How to Get the Most out of Your Exe

How to Get the Most out of Your Executive Assistant
As innovative CEOs have discovered, executive assistants can do much more to help them perform effectively, beyond simply digitizing what used to be paper tasks. Modern EAs are conducting corporate research, providing advice on community outreach and even subbing for their bosses at meetings. Here are some tips on how to effectively utilize your EA.
Posted by: fran hawthorne May 10, 2012


Key Takeaways
Include the executive assistant in strategy meetings
Keep the assistant informed about important business issues
Use the assistant as a sounding board
When David Pottruck was chief executive of Charles Schwab and it came time to set the budget for his executive office, he barely talked with anyone from the finance department. Instead, a vice president and a manager of finance met monthly with Pottruck’s executive assistant, Colleen Bagan-McGill, to exchange information on past budgets, the CEO’s wish list and corporate estimates. Only when it got to the tough negotiating did Pottruck step in. “Instead of David’s having a 45-minute meeting, he just had a 10-minute meeting,” Bagan-McGill says.
Adds Pottruck, “She has the business acumen and the judgment. She would make most of the requests on my time go away.”
(Pottruck was fired from Schwab in July 2004 after revenues and the stock price fell. He now runs a small, San Francisco-based private equity firm called Red Eagle Ventures, with Bagan-McGill as chief administrative officer.)
Theoretically, CEOs know that the traditional secretary of the “Mad Men” era is as obsolete as the Dictaphone and the three-martini lunch. Chief executives today don’t need to dictate letters because they write their own e-mail. They’ve renamed their secretaries “executive assistants” and armed them with computers.
As innovative CEOs like Pottruck have discovered, EAs can do much more to help them perform effectively, beyond simply digitizing what used to be paper tasks. Modern EAs are conducting corporate research, providing advice on community outreach and even subbing for their bosses at meetings. “Executives need to see them not just as support, but as real business partners,” says Ana Dutra, CEO of Korn/Ferry Leadership and Talent Consulting, the subsidiary of executive recruiter Korn/Ferry that handles corporate governance and management and is a $93 million business on its own.
A Spy at Meetings
One of the most dramatic changes is that EAs are starting to attend important corporate meetings. For instance, Dutra has brought her EA, Linda Dziubala, with her to the firm’s annual, two-day global leadership meeting for the past three years, joining the chief financial officer, the chief operating officer, the four regional heads and eight other managers. Both women say that these sessions, along with Dutra’s explanations of her priorities and strategy, help Dziubala in juggling the CEO’s schedule.
“If I know we’re trying to work more closely with [the Korn/Ferry search division],” Dziubala says, “those are appointments I would book without checking with Ana.” Dutra estimates that her assistant’s independence and knowledge reduce the time she has to spend on back-and-forth checking by about one-fifth.
Executive assistants might even do a little corporate espionage around the table. “If I’m engaged in the meeting, and I’m thinking about what I’m talking about,” Pottruck says, “she’s watching everyone’s behavior. She can see who’s really bought into the ideas and who is just checking their BlackBerry?”
The Public Face
For less-crucial meetings, particularly community events, the CEO may not need to show up at all. When neither the director of a particular library project at the Carnegie Corporation nor Carnegie president Vartan Gregorian could attend a two-day meeting of a library consortium in Washington, D.C. two years ago, Dr. Gregorian sent Jeanne D’Onofrio, his recently promoted EA. (More proof of the EA’s increased importance: Gregorian urged D’Onofrio to get a master’s degree in public administration and then promoted her to chief of staff and operations.)
Bagan-McGill gave tours of the Schwab offices and attended monthly meetings with a San Francisco public school volunteer partnership that the company sponsored. For about 10 years, she says, she sat at the corporate table for the group’s annual lunch, along with executive vice-presidents and senior vice-presidents from Schwab. That’s probably two hours per luncheon freed up from Pottruck’s schedule, she points out.
“A [traditional] secretary doesn’t maybe have the social graces to be in a large corporate situation, or they can’t speak broadly about the company,” adds Bagan-McGill, who was promoted twice in light of her added responsibilities.
Research and Advice
If old-fashioned CEOs used to ask their secretaries for advice on birthday gifts, today the assistants give advice on business issues. Dziubala doesn’t just attend the Korn/Ferry leadership meetings; sometimes she speaks up. Because her EA used to work on the search side of the company, Dutra says, “A couple of times she actually brought to the table the viewpoint of the other line of business, and that was invaluable, helping us to understand how our search partners look at the information we put in the shared system.”
Gregorian, at Carnegie, appointed D’Onofrio to the six-member search committee—along with four vice-presidents and the IT director—to hire a new HR director four years ago, while she was still his EA. “I expected that she would use her deep knowledge of the corporation and its needs and culture to identify candidates,” Gregorian says. During the process, he and his EA conferred regularly.
Whenever a new member joins one of Genentech CEO Ian T. Clark’s outside boards, his EA, Aggie Pagnillo, researches that person’s background online. Bagan-McGill found a speechwriter for Pottruck and also pointed out the importance of buying a corporate box when the San Francisco Giants built their new ballpark in 2000.
An Assistant for the Assistant
The EA job at larger companies has gotten so complex that some EAs may even have their own assistants for old-style secretarial tasks. Pagnillo’s assistant at Genentech orders supplies and arranges catering, freeing up Pagnillo to take on more advanced work like organizing and editing the PowerPoints for sales presentations. At Schwab, Bagan-McGill oversaw three lower-level EAs, each of whom worked different shifts in Pottruck’s nearly 24-hour day. When the CEO travels, the second-tier assistant will keep the office running while the primary EA flies with the boss.
“Anything that can be delegated so that the executive assistant can focus on the CEO’s needs saves the CEO time,” says Sheila W. Wellington, clinical professor of management and organizations at New York University’s Stern School of Business.
For all the changes in the assistant’s role, that’s one priority that hasn’t changed.
At Small Companies, Everyone’s a Manager
Everyone does double-duty at small companies, so it’s no surprise that these executive assistants may have particularly complex responsibilities. “The person is going to be cross-functionally talented,” says Leni Miller, president of EASearch, a consulting firm based in Sausalito, California that specializes in placing top-level executive assistants. “She has some good bookkeeping skills, some good tech skills, but she also has a really good overview of how the whole company needs to work together.”
As executive assistant to Lucinda Lee Katz, head of the Marin Country Day School in Corte Madera, California, a $19 million educational business with 560 students, Susan Walker manages her boss’s calendar while also supervising the receptionist and office/facilities manager, organizing the annual graduation ceremony and subbing for Katz at meetings to plan the academic year. When the school undertook a major expansion, she even chose the furniture.
Before working for CEO Ian T. Clark at Genentech, Aggie Pagnillo was the executive assistant to the CEO of a small venture capital firm in Silicon Valley. One minute she was discussing space needs with a rental agent; the next, she was showing the IT guy what was wrong with the firm’s computer servers.
Just as some executives work better in a big company where their responsibilities are siloed, so do some executive assistants, and a CEO needs to make sure the person matches the job. Pagnillo, for one, says, “I was grateful when I came to Genentech that I wore just one hat.”
The Skills that CEOs Seek
When Ana Dutra came to Korn/Ferry four years ago and needed an executive assistant, she knew immediately that Linda Dziubala was the right person for her. “The first thing Linda did was something I would have done,” Dutra explains. “She said, ‘Let’s go out and have coffee and talk about your expectations about the job.’”
Indeed, most CEOs are looking for just that kind of initiative when they hire EASearch to find an executive assistant, says Leni Miller, president of the San Francisco-area consulting firm. In her list of the top 21 traits of senior-level EAs, “proactive focus on support” comes first.
Former Charles Schwab Corp. CEO David Pottruck lists three key criteria: “interpersonal skills, efficiency and work ethic,” including a willingness to be available to him 24/7 the same way he’s available to clients. For his part, Carnegie Corp. president Vartan Gregorian says: “Most important is the EA’s ability to understand and anticipate the needs of the CEO.” Other crucial attributes are organizational ability, an awareness of world events and “mutual respect.”
EASearch’s list has a mix of specific qualities, such as “exceptional organizational skills,” the ability to utilize new technology, “knowledge of cultural differences” around the world and good communication skills.
Greater Glory: Eight Executive Assistants-Tu

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

วิธีการเต็มของผู้ช่วยผู้บริหารเป็นนวัตกรรม CEOs ได้ค้นพบ ผู้ช่วยผู้บริหารสามารถทำมากขึ้นเพื่อช่วยในการดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกเหนือจากเพียงดิจิทัลอะไรใช้ งานกระดาษ EAs ที่ทันสมัยจะทำวิจัยของบริษัท ให้คำแนะนำในสังคม และเหมาะมากกกแม้แต่สำหรับผู้บังคับบัญชาของพวกเขาที่ประชุม ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางอย่างเกี่ยวกับวิธีการใช้อีเอของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพโพสต์โดย: fran hawthorne 10 พ.ค. 2555สำคัญเกี่ยวกับภัตตาคารรวมผู้ช่วยผู้บริหารในการประชุมกลยุทธ์ให้ผู้ช่วยทราบประเด็นสำคัญทางธุรกิจใช้ผู้ช่วยเป็นที่ปรึกษาเมื่อ ผู้บริหารระดับสูงของ David Pottruck Schwab ชาร์ลส์และมาเวลางบประมาณของสำนักงานผู้บริหารของเขา เขาแทบไม่พูดกับใครจากแผนกการเงิน แทน รองประธานและผู้จัดการทางการเงินตรงตามรายเดือนกับของ Pottruck ผู้ช่วยผู้บริหาร คอพุกาม-McGill การแลกเปลี่ยนข้อมูลเกี่ยวกับงบประมาณที่ผ่านมา CEO ของรายการประเมินองค์กร พุกาม-McGill กล่าวว่า เฉพาะเมื่อจะมีการเจรจาต่อรองยากไม่ค่ะขั้นตอน Pottruck "แทนของ David ประชุม 45 นาที เขาเพิ่งมีการประชุม 10 นาที"เพิ่ม Pottruck "เธอได้อคิวเมนท์ธุรกิจและพิพากษา เธอจะทำให้ส่วนใหญ่ของการร้องขอในเวลาของฉันไป "(Pottruck ถูกยิงจาก Schwab ใน 2547 กรกฎาคมหลังจากรายได้ และราคาหุ้นตก ตอนนี้วิ่งแบบเล็ก San Francisco โดยส่วนตัวหุ้นเรียกว่าอินทรีแดงค้า กับพุกาม-McGill เป็นประธานเจ้าหน้าที่บริหารบริษัท)ตามหลักวิชา CEOs ทราบว่าเลขานุการยุค "คนบ้า" โบราณล้าสมัย Dictaphone และอาหารกลางวัน 3 มาร์ตินี่ หัวหน้าผู้บริหารวันนี้อย่าได้บอกตัวอักษรเนื่องจากเขียนอีเมลของตนเอง พวกเขาได้เปลี่ยนชื่อเรื่อง "ผู้บริหารผู้ช่วยของเขา" และอาวุธกับคอมพิวเตอร์เป็น CEOs นวัตกรรมเช่น Pottruck ได้ค้นพบ EAs สามารถทำมากขึ้นเพื่อช่วยในการดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกเหนือจากเพียงดิจิทัลอะไรใช้งานกระดาษจะ EAs ที่ทันสมัยจะทำวิจัยของบริษัท ให้คำแนะนำในสังคม และเหมาะมากกกแม้แต่สำหรับผู้บังคับบัญชาของพวกเขาที่ประชุม "ผู้บริหารจำเป็นต้องเห็นไม่เพียงสนับสนุน แต่ เป็นธุรกิจจริง คู่ กล่าวว่า เอเอ็นเอ Dutra, CEO กรณ์/เรือผู้นำ และความสามารถให้คำ ปรึกษา บริษัทในเครือของผู้บริหารผู้จัดการหน้าใหม่กรณ์/เรือที่จัดการกำกับดูแลและการจัดการ และ ธุรกิจ 93 ล้านดอลลาร์นั้นสายลับที่ประชุมเปลี่ยนแปลงมากที่สุดอย่างหนึ่งคือว่า EAs จะเริ่มเข้าร่วมประชุมสำคัญขององค์กร เช่น Dutra ได้นำเธอ EA ลินดา Dziubala กับเธอประชุมของบริษัทความเป็นผู้นำของโลกประจำปี สองวันผ่านมาสามปี ประธานเจ้าหน้าที่การเงิน บริหารปฏิบัติ หัวภูมิภาคสี่ และแปดผู้จัดการอื่น ๆ ผู้หญิงทั้งสองพูดว่า ช่วงเวลา พร้อมกับคำอธิบายของ Dutra ของเธอสำคัญและกลยุทธ์ ช่วย Dziubala ในการเล่นกลของ CEO กำหนดการ“If I know we’re trying to work more closely with [the Korn/Ferry search division],” Dziubala says, “those are appointments I would book without checking with Ana.” Dutra estimates that her assistant’s independence and knowledge reduce the time she has to spend on back-and-forth checking by about one-fifth.Executive assistants might even do a little corporate espionage around the table. “If I’m engaged in the meeting, and I’m thinking about what I’m talking about,” Pottruck says, “she’s watching everyone’s behavior. She can see who’s really bought into the ideas and who is just checking their BlackBerry?”The Public FaceFor less-crucial meetings, particularly community events, the CEO may not need to show up at all. When neither the director of a particular library project at the Carnegie Corporation nor Carnegie president Vartan Gregorian could attend a two-day meeting of a library consortium in Washington, D.C. two years ago, Dr. Gregorian sent Jeanne D’Onofrio, his recently promoted EA. (More proof of the EA’s increased importance: Gregorian urged D’Onofrio to get a master’s degree in public administration and then promoted her to chief of staff and operations.)Bagan-McGill gave tours of the Schwab offices and attended monthly meetings with a San Francisco public school volunteer partnership that the company sponsored. For about 10 years, she says, she sat at the corporate table for the group’s annual lunch, along with executive vice-presidents and senior vice-presidents from Schwab. That’s probably two hours per luncheon freed up from Pottruck’s schedule, she points out.“A [traditional] secretary doesn’t maybe have the social graces to be in a large corporate situation, or they can’t speak broadly about the company,” adds Bagan-McGill, who was promoted twice in light of her added responsibilities.Research and AdviceIf old-fashioned CEOs used to ask their secretaries for advice on birthday gifts, today the assistants give advice on business issues. Dziubala doesn’t just attend the Korn/Ferry leadership meetings; sometimes she speaks up. Because her EA used to work on the search side of the company, Dutra says, “A couple of times she actually brought to the table the viewpoint of the other line of business, and that was invaluable, helping us to understand how our search partners look at the information we put in the shared system.”Gregorian, at Carnegie, appointed D’Onofrio to the six-member search committee—along with four vice-presidents and the IT director—to hire a new HR director four years ago, while she was still his EA. “I expected that she would use her deep knowledge of the corporation and its needs and culture to identify candidates,” Gregorian says. During the process, he and his EA conferred regularly.Whenever a new member joins one of Genentech CEO Ian T. Clark’s outside boards, his EA, Aggie Pagnillo, researches that person’s background online. Bagan-McGill found a speechwriter for Pottruck and also pointed out the importance of buying a corporate box when the San Francisco Giants built their new ballpark in 2000.An Assistant for the AssistantThe EA job at larger companies has gotten so complex that some EAs may even have their own assistants for old-style secretarial tasks. Pagnillo’s assistant at Genentech orders supplies and arranges catering, freeing up Pagnillo to take on more advanced work like organizing and editing the PowerPoints for sales presentations. At Schwab, Bagan-McGill oversaw three lower-level EAs, each of whom worked different shifts in Pottruck’s nearly 24-hour day. When the CEO travels, the second-tier assistant will keep the office running while the primary EA flies with the boss.“Anything that can be delegated so that the executive assistant can focus on the CEO’s needs saves the CEO time,” says Sheila W. Wellington, clinical professor of management and organizations at New York University’s Stern School of Business.For all the changes in the assistant’s role, that’s one priority that hasn’t changed.At Small Companies, Everyone’s a ManagerEveryone does double-duty at small companies, so it’s no surprise that these executive assistants may have particularly complex responsibilities. “The person is going to be cross-functionally talented,” says Leni Miller, president of EASearch, a consulting firm based in Sausalito, California that specializes in placing top-level executive assistants. “She has some good bookkeeping skills, some good tech skills, but she also has a really good overview of how the whole company needs to work together.”As executive assistant to Lucinda Lee Katz, head of the Marin Country Day School in Corte Madera, California, a $19 million educational business with 560 students, Susan Walker manages her boss’s calendar while also supervising the receptionist and office/facilities manager, organizing the annual graduation ceremony and subbing for Katz at meetings to plan the academic year. When the school undertook a major expansion, she even chose the furniture.Before working for CEO Ian T. Clark at Genentech, Aggie Pagnillo was the executive assistant to the CEO of a small venture capital firm in Silicon Valley. One minute she was discussing space needs with a rental agent; the next, she was showing the IT guy what was wrong with the firm’s computer servers.Just as some executives work better in a big company where their responsibilities are siloed, so do some executive assistants, and a CEO needs to make sure the person matches the job. Pagnillo, for one, says, “I was grateful when I came to Genentech that I wore just one hat.”The Skills that CEOs SeekWhen Ana Dutra came to Korn/Ferry four years ago and needed an executive assistant, she knew immediately that Linda Dziubala was the right person for her. “The first thing Linda did was something I would have done,” Dutra explains. “She said, ‘Let’s go out and have coffee and talk about your expectations about the job.’”Indeed, most CEOs are looking for just that kind of initiative when they hire EASearch to find an executive assistant, says Leni Miller, president of the San Francisco-area consulting firm. In her list of the top 21 traits of senior-level EAs, “proactive focus on support” comes first.Former Charles Schwab Corp. CEO David Pottruck lists three key criteria: “interpersonal skills, efficiency and work ethic,” including a willingness to be available to him 24/7 the same way he’s available to clients. For his part, Carnegie Corp. president Vartan Gregorian says: “Most important is the EA’s ability to understand and anticipate the needs of the CEO.” Other crucial attributes are organizational ability, an awareness of world events and “mutual respect.”EASearch’s list has a mix of specific qualities, such as “exceptional organizational skills,” the ability to utilize new technology, “knowledge of cultural differences” around the world and good communication skills.
Greater Glory: Eight Executive Assistants-Tu

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

วิธีการได้รับประโยชน์สูงสุดจากผู้ช่วยของคุณในฐานะที่เป็นซีอีโอที่มีการค้นพบนวัตกรรม, ผู้ช่วยผู้บริหารสามารถทำมากขึ้นเพื่อช่วยให้พวกเขาดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าแค่การแปลงเป็นดิจิทัลสิ่งที่เคยเป็นงานกระดาษ
EAs โมเดิร์นมีการดำเนินการวิจัยขององค์กรให้คำแนะนำเกี่ยวกับชุมชนและแม้กระทั่ง subbing สำหรับผู้บังคับบัญชาของพวกเขาในที่ประชุม . นี่คือเคล็ดลับบางอย่างเกี่ยวกับวิธีการได้อย่างมีประสิทธิภาพใช้ EA
ของคุณโพสโดย: fran Hawthorne 10 พฤษภาคม 2012 ประเด็นสำคัญรวมถึงผู้ช่วยผู้บริหารในการประชุมกลยุทธ์ให้ช่วยแจ้งเกี่ยวกับปัญหาทางธุรกิจที่สำคัญใช้ผู้ช่วยเป็นคณะกรรมการการทำให้เกิดเสียงเมื่อดาวิดPottruck เป็นหัวหน้า บริหารของชาร์ลส์ชวาบและมันถึงเวลาที่จะตั้งงบประมาณในการบริหารของเขาเขาแทบจะไม่ได้พูดคุยกับทุกคนจากแผนกการเงิน แทนรองประธานและผู้จัดการของเงินทุนพบรายเดือนที่มีผู้ช่วยผู้บริหาร Pottruck ของคอลลีนพุกาม-กิลในการแลกเปลี่ยนข้อมูลเกี่ยวกับงบประมาณที่ผ่านมารายการสินค้าที่ต้องการของซีอีโอและประมาณการขององค์กร ก็ต่อเมื่อได้ไปเจรจาที่ยากลำบากได้ขั้นตอน Pottruck ใน. "แทนดาวิดมีการประชุม 45 นาทีเขาก็มีการประชุม 10 นาที" พุกาม-กิลกล่าว. เพิ่ม Pottruck "เธอมีความเฉียบแหลมทางธุรกิจและการ การตัดสิน เธอจะทำให้มากที่สุดของการร้องขอในเวลาของฉันหายไป. "(Pottruck ถูกไล่ออกจาก Schwab ในเดือนกรกฎาคมปี 2004 หลังจากรายได้และราคาหุ้นปรับตัวลดลง. ตอนนี้เขาทำงานเล็กซานหุ้น บริษัท ฟรานซิสที่ใช้ส่วนตัวที่เรียกว่าอินทรีแดง Ventures ด้วย พุกาม-กิลเป็นหัวหน้าเจ้าหน้าที่บริหาร.) ในทางทฤษฎีซีอีโอรู้ว่าเลขานุการแบบดั้งเดิมของ "คนบ้า" เป็นยุคล้าสมัยเป็นเครื่องอัดเสียงและรับประทานอาหารกลางวันที่สามมาร์ตินี่ หัวหน้าคณะผู้บริหารในวันนี้ไม่จำเป็นต้องกำหนดตัวอักษรเพราะพวกเขาเขียนอีเมลของตัวเอง พวกเขาได้เปลี่ยนชื่อเป็นเลขานุการของพวกเขา "ผู้ช่วยผู้บริหาร" และติดอาวุธให้กับคอมพิวเตอร์. ในฐานะที่เป็นซีอีโอที่เป็นนวัตกรรมใหม่เช่น Pottruck ได้ค้นพบ EAs สามารถทำมากขึ้นเพื่อช่วยให้พวกเขาดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าแค่การแปลงเป็นดิจิทัลสิ่งที่เคยเป็นงานกระดาษ EAs โมเดิร์นมีการดำเนินการวิจัยขององค์กรให้คำแนะนำเกี่ยวกับชุมชนและแม้กระทั่ง subbing สำหรับผู้บังคับบัญชาของพวกเขาในที่ประชุม "ผู้บริหารระดับสูงจำเป็นต้องเห็นพวกเขาไม่ได้เป็นเพียงการสนับสนุน แต่เป็นคู่ค้าทางธุรกิจที่แท้จริง" อานา Dutra ซีอีโอของ Korn / Ferry เป็นผู้นำและการให้คำปรึกษาด้านความสามารถพิเศษซึ่งเป็น บริษัท ย่อยของนายหน้าบริหาร Korn / Ferry ที่จัดการการกำกับดูแลกิจการและการบริหารจัดการและเป็น $ 93 กล่าวว่า ล้านบาทธุรกิจของตัวเอง. สายลับที่ประชุมหนึ่งในการเปลี่ยนแปลงที่น่าทึ่งที่สุดก็คือว่า EAs จะเริ่มต้นที่จะเข้าร่วมการประชุมขององค์กรที่สำคัญ ยกตัวอย่างเช่น Dutra ได้นำเธออีลินดา Dziubala กับเธอในการของ บริษัท ประจำปีการประชุมเป็นผู้นำสองวันทั่วโลกสำหรับสามปีที่ผ่านมาการเข้าร่วมประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงิน, เจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติการที่สี่หัวในระดับภูมิภาคและแปดผู้จัดการอื่น ๆ . ผู้หญิงทั้งสองคนบอกว่าการประชุมเหล่านี้พร้อมกับคำอธิบาย Dutra ของลำดับความสำคัญและกลยุทธ์ของเธอช่วย Dziubala ในเล่นกลกำหนดการซีอีโอของ. "ถ้าฉันรู้ว่าเรากำลังพยายามที่จะทำงานอย่างใกล้ชิดกับที่ [Korn / ส่วนการค้นหาเรือเฟอร์รี่]" Dziubala กล่าวว่า "ผู้ที่มีการนัดหมายฉันจะสำรองโดยไม่ต้องตรวจสอบกับอานา." Dutra ประมาณการว่าความเป็นอิสระของผู้ช่วยของเธอและความรู้ที่ช่วยลดเวลาที่เธอมีการใช้จ่ายที่ด้านหลังและออกมาตรวจสอบประมาณหนึ่งในห้า. the ผู้ช่วยผู้บริหารก็อาจจะทำองค์กรเล็ก ๆ น้อย ๆ หน่วยสืบราชการลับรอบโต๊ะ "ถ้าฉันมีส่วนร่วมในการประชุมและฉันคิดเกี่ยวกับสิ่งที่ผมกำลังพูดถึง" Pottruck กล่าวว่า "เธอดูพฤติกรรมของทุกคน เธอสามารถมองเห็นผู้ที่ซื้อจริงๆในความคิดและที่เป็นเพียงการตรวจสอบ BlackBerry ของพวกเขา? "ใบหน้าสาธารณะสำหรับการประชุมน้อยที่สำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งกิจกรรมชุมชนซีอีโออาจไม่จำเป็นต้องที่จะแสดงขึ้นในทุก เมื่อไม่มีผู้อำนวยการของโครงการห้องสมุดโดยเฉพาะอย่างยิ่งที่คาร์เนกีคอร์ปอเรชั่นหรือคาร์เนกีประธานวาร์เกรกอเรียนสามารถเข้าร่วมการประชุมสองวันของสมาคมห้องสมุดในวอชิงตันดีซีเมื่อสองปีก่อนที่ดร. เกรกอเรียนส่ง Jeanne D'Onofrio เมื่อเร็ว ๆ นี้เขาเลื่อนตำแหน่ง EA . (หลักฐานเพิ่มเติมถึงความสำคัญที่เพิ่มขึ้นของ EA: เกรกอเรียนกระตุ้น D'Onofrio ที่จะได้รับปริญญาโทในการบริหารงานภาครัฐและจากนั้นการเลื่อนตำแหน่งของเธอที่จะเสนาธิการและการดำเนินงาน.) พุกาม-กิลให้ทัวร์ของสำนักงาน Schwab และเข้าร่วมการประชุมรายเดือนที่มีซาน ฟรานซิสโรงเรียนของรัฐความร่วมมืออาสาสมัครที่ บริษัท ฯ ได้รับการสนับสนุน ประมาณ 10 ปีเธอบอกว่าเธอนั่งอยู่ที่โต๊ะขององค์กรสำหรับอาหารกลางวันประจำปีของกลุ่มพร้อมกับรองประธานบริหารและรองประธานอาวุโสจากชวา นั่นอาจเป็นสองชั่วโมงต่องานเลี้ยงอาหารกลางวันอิสระขึ้นจากตาราง Pottruck เธอชี้ให้เห็น. "เป็น [ดั้งเดิม] เลขานุการไม่อาจจะมีพระหรรษทานทางสังคมที่จะอยู่ในสถานการณ์ที่องค์กรขนาดใหญ่หรือพวกเขาไม่สามารถพูดในวงกว้างเกี่ยวกับ บริษัท " เพิ่มพุกาม-กิลที่ได้รับการเลื่อนเป็นครั้งที่สองในแง่ของความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้นของเธอ. วิจัยและแนะนำหากซีอีโอเก่าที่ใช้ในการขอให้เลขานุการของพวกเขาสำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับของขวัญวันเกิดในวันนี้ช่วยให้คำแนะนำเกี่ยวกับปัญหาทางธุรกิจ Dziubala ไม่เพียง แต่เข้าร่วม Korn / Ferry การประชุมผู้นำ บางครั้งเธอก็พูดขึ้น เพราะอีเธอใช้ในการทำงานทางด้านการค้นหาของ บริษัท Dutra กล่าวว่า "สองสามครั้งที่เธอนำมาจริงในตารางมุมมองของสายอื่น ๆ ของธุรกิจและที่ทรงคุณค่าช่วยให้เราเข้าใจว่าพันธมิตรการค้นหาของเรา ดูข้อมูลที่เราใส่ในระบบที่ใช้ร่วมกัน. "เกรกอเรียนที่คาร์เนกีได้รับการแต่งตั้งD'Onofrio เพื่อการค้นหาหกกรรมการพร้อมกับสี่รองประธานและผู้อำนวยการด้านไอทีที่จะจ้างผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลใหม่สี่ปีที่ผ่านมา ในขณะที่เธอยังคงเป็นของเขาอีเอ "ผมคาดว่าเธอจะใช้ความรู้ลึกของเธอของ บริษัท และความต้องการและวัฒนธรรมในการระบุผู้สมัคร" กล่าวว่าเกรกอเรียน ในระหว่างขั้นตอนที่เขาและอีเอของเขาหารืออย่างสม่ำเสมอ. เมื่อใดก็ตามที่เป็นสมาชิกใหม่เข้าร่วมเป็นหนึ่งในซีอีโอเจเนนเทเอียนตคลาร์กบอร์ดนอกของเขาอีเอแอ็กกี้ Pagnillo, วิจัยพื้นหลังของบุคคลที่ออนไลน์ พุกาม-กิลพบผอมโซสำหรับ Pottruck และยังชี้ให้เห็นความสำคัญของการซื้อกล่องขององค์กรเมื่อซานฟรานซิไจแอนต์สร้างสนามเบสบอลใหม่ของพวกเขาในปี 2000 เป็นผู้ช่วยสำหรับผู้ช่วยงานอีเอที่ บริษัท ขนาดใหญ่ที่มีอากาศที่ซับซ้อนเพื่อให้ EAs บางคนอาจ แม้จะมีผู้ช่วยตัวเองสำหรับงานเลขานุการแบบเก่า ผู้ช่วย Pagnillo ที่สั่งซื้อวัสดุสิ้นเปลือง Genentech และจัดอาหาร, พ้นขึ้น Pagnillo ที่จะใช้ในการทำงานที่สูงขึ้นเช่นการจัดระเบียบและแก้ไข PowerPoints สำหรับนำเสนอขาย ที่ Schwab, พุกาม-กิลคุมสาม EAs ในระดับต่ำกว่าที่แต่ละคนทำงานที่แตกต่างกันในการเปลี่ยนแปลง Pottruck เกือบวันตลอด 24 ชั่วโมง เมื่อซีอีโอการเดินทาง, ผู้ช่วยสองชั้นจะให้สำนักงานการทำงานในขณะที่บินหลัก EA กับเจ้านาย. "อะไรก็ตามที่สามารถได้รับการแต่งตั้งเพื่อให้ผู้ช่วยผู้บริหารสามารถมุ่งเน้นไปที่ความต้องการของซีอีโอที่จะช่วยประหยัดเวลาซีอีโอ" ชีล่า W กล่าวว่า . เวลลิงตันศาสตราจารย์คลินิกของการจัดการและหน่วยงานที่ New York University โรงเรียนสเติร์นของธุรกิจ. สำหรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในบทบาทของผู้ช่วยที่เป็นคนสำคัญที่ไม่ได้เปลี่ยน. ที่ บริษัท ขนาดเล็กทุกคนเป็นผู้จัดการทุกคนไม่หน้าที่สองที่มีขนาดเล็กบริษัท จึงน่าแปลกใจที่ผู้ช่วยผู้บริหารเหล่านี้อาจมีความรับผิดชอบที่ซับซ้อนโดยเฉพาะอย่างยิ่งไม่มี "คนที่เป็นไปได้ข้ามหน้าที่มีความสามารถ" มิลเลอร์กล่าวว่า Leni ประธาน EASearch บริษัท ที่ปรึกษาอยู่ในซอซาลิโต, แคลิฟอร์เนียที่มีความเชี่ยวชาญในการวางผู้ช่วยผู้บริหารระดับบนสุด "เธอมีทักษะการทำบัญชีที่ดีบางทักษะที่มีเทคโนโลยีที่ดี แต่เธอยังมีภาพรวมที่ดีจริงๆของวิธีการที่ บริษัท ทั้งความต้องการที่จะทำงานร่วมกัน." ในฐานะที่เป็นผู้ช่วยลูซินด้าลีแคทซ์หัวของวันโรงเรียนมารีประเทศคอร์เตเดอรา แคลิฟอร์เนีย $ 19,000,000 ธุรกิจทางการศึกษาที่มีนักเรียน 560 ซูซานวอล์คเกอร์จัดการปฏิทินเจ้านายของเธอในขณะที่ยังดูแลพนักงานต้อนรับและสำนักงาน / ผู้จัดการสิ่งอำนวยความสะดวกการจัดพิธีสำเร็จการศึกษาประจำปีและ subbing สำหรับแคทซ์ในที่ประชุมในการวางแผนปีการศึกษา เมื่อโรงเรียนมารับการขยายตัวที่สำคัญเธอยังเลือกเฟอร์นิเจอร์. ก่อนที่จะทำงานให้กับซีอีโอเอียนตคลาร์กที่ Genentech, แอ็กกี้ Pagnillo เป็นผู้ช่วยซีอีโอของ บริษัท ร่วมทุนขนาดเล็กใน Silicon Valley หนึ่งนาทีที่เธอได้รับการพูดคุยพื้นที่ต้องการกับตัวแทนเช่า; ต่อไปเธอก็แสดงให้เห็นถึงคนไอทีสิ่งที่ผิดกับ บริษัท เซิร์ฟเวอร์คอมพิวเตอร์. เช่นเดียวกับผู้บริหารบางส่วนทำงานได้ดีขึ้นใน บริษัท ขนาดใหญ่ที่ความรับผิดชอบของพวกเขาจะ siled เพื่อทำผู้ช่วยผู้บริหารบางส่วนและซีอีโอต้องการที่จะให้แน่ใจว่าคนที่ตรงกับ งาน. Pagnillo, หนึ่ง, กล่าวว่า "ผมรู้สึกขอบคุณเมื่อฉันมาถึง Genentech ที่ฉันสวมเพียงหนึ่งหมวก." ทักษะที่ซีอีโอขอเมื่ออานา Dutra มาถึง Korn / Ferry สี่ปีที่ผ่านมาและจำเป็นต้องมีผู้ช่วยผู้บริหารเธอรู้ได้ทันทีว่า ลินดา Dziubala เป็นคนที่เหมาะสมสำหรับเธอ "สิ่งแรกที่ลินดาไม่ได้เป็นสิ่งที่ฉันจะทำ" Dutra อธิบาย "เธอกล่าวว่า 'ขอออกไปและมีเครื่องชงกาแฟและพูดคุยเกี่ยวกับความคาดหวังของคุณเกี่ยวกับงาน.'" แท้จริงแล้วซีอีโอส่วนใหญ่กำลังมองหาเพียงแค่ชนิดของความคิดริเริ่มที่ว่าเมื่อพวกเขาจ้าง EASearch ที่จะหาผู้ช่วยผู้บริหาร, Leni มิลเลอร์ประธานกล่าวว่า ซานฟรานซิพื้นที่ บริษัท ที่ปรึกษา ในรายการของด้านบน 21 ลักษณะของระดับอาวุโส EAs เธอ "มุ่งเน้นเชิงรุกในการสนับสนุน" มาก่อน. อดีต Charles Schwab คอร์ปซีอีโอเดวิด Pottruck แสดงสามเกณฑ์สำคัญ: "ทักษะอย่างมีประสิทธิภาพและจรรยาบรรณในการทำงาน" รวมทั้งความตั้งใจที่จะ สามารถใช้ได้กับเขา 24/7 แบบเดียวกับที่เขามีให้กับลูกค้า สำหรับบทบาทของเขาเป็นประธานาธิบดีคาร์เนกี้คอร์ปวาร์เกรกอเรียนกล่าวว่า "สิ่งที่สำคัญที่สุดคือความสามารถของอีเอที่จะเข้าใจและคาดการณ์ความต้องการของซีอีโอที่." คุณลักษณะสำคัญอื่น ๆ ที่มีความสามารถขององค์กรความตระหนักของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในโลกและ "ความเคารพซึ่งกันและกัน." รายการ EASearch ของ มีส่วนผสมของคุณภาพที่เฉพาะเจาะจงเช่น "ทักษะองค์กรพิเศษ" ความสามารถในการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีใหม่ "ความรู้ของความแตกต่างทางวัฒนธรรม" ทั่วโลกและทักษะการสื่อสารที่ดี. มหานคร Glory: แปดบริหารผู้ช่วย Tu-

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

วิธีการได้รับประโยชน์สูงสุดของผู้ช่วยผู้บริหาร
เป็นซีอีโอได้ค้นพบนวัตกรรม , ผู้ช่วยผู้บริหารสามารถทำมากขึ้นเพื่อช่วยให้พวกเขาดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ มากกว่าแค่ digitizing ที่ใช้ เป็น งานกระดาษ EAS ที่ทันสมัยการวิจัยของ บริษัท ให้คำแนะนำเกี่ยวกับชุมชนและแม้แต่แทนเจ้านายของพวกเขาในการประชุมนี่คือเคล็ดลับบางอย่างเกี่ยวกับวิธีการอย่างมีประสิทธิภาพใช้ EA .
โพสต์โดย : ฟราน Hawthorne อาจ 10 , 2012



ที่สำคัญประเด็น ได้แก่ ผู้ช่วยผู้บริหารในกลยุทธ์การประชุม
ให้ผู้ช่วยทราบเกี่ยวกับปัญหาทางธุรกิจที่สำคัญ
ใช้ผู้ช่วยเป็นกระดานหู
เมื่อ เดวิด pottruck คือหัวหน้าผู้บริหารของชาร์ลส์ ชวาบ และมัน ถึงเวลาที่จะกำหนดงบประมาณสำหรับผู้บริหารสำนักงานเขาแทบจะไม่พูดกับใคร จากแผนกการเงิน แทน , รองประธานและผู้จัดการการเงินพบรายเดือนกับผู้ช่วย pottruck , คอลลีน พุกาม แมคกิลล์ เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลเกี่ยวกับงบประมาณที่ผ่านมา ซีอีโอของรายการและประมาณการขององค์กร เมื่อมีการเจรจาต่อรองยากทำ pottruck ก้าวเข้ามา " แทน เดวิด มีการประชุม 45 นาทีเขามีประชุม 10 นาที " พุกามกิลบอกว่า เพิ่ม pottruck
" เธอมีความเฉียบแหลมทางธุรกิจและการตัดสินใจ เธอจะให้มากที่สุดของการร้องขอในเวลาของฉันไป "
( pottruck ถูกไล่ออกจากวัสดุก่อสร้างในเดือนกรกฎาคม 2004 หลังจากรายได้และราคาหุ้นลดลง ตอนนี้เขาวิ่งขนาดเล็กซานฟรานซิสโกตามบริษัททุนเอกชนเรียกว่ากิจการแดงอินทรีเจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป หัวหน้ากิลกับพุกาม )
ทางทฤษฏี ซีอีโอรู้ว่าเลขาดั้งเดิมของ " คนบ้า " ยุคเป็นเรื่องล้าสมัย เป็นเครื่องอัดเสียง และสาม มาร์ตินี่ อาหารกลางวัน หัวหน้าผู้บริหารวันนี้ไม่ต้องบอก เพราะเขาเขียนจดหมายอีเมลของพวกเขาเอง พวกเขาได้เปลี่ยนชื่อเป็น " ผู้ช่วยเลขานุการผู้บริหาร " และติดอาวุธให้กับคอมพิวเตอร์
เป็นซีอีโอใหม่เช่น pottruck ค้นพบ EAS สามารถทำมากขึ้นเพื่อช่วยให้พวกเขาดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ มากกว่าแค่ digitizing ที่ใช้ เป็น งานกระดาษ EAS ที่ทันสมัยการวิจัยของ บริษัท ให้คำแนะนำเกี่ยวกับชุมชนและแม้แต่แทนเจ้านายของพวกเขาในการประชุม " ผู้บริหารต้องเห็นพวกเขาไม่เพียง แต่สนับสนุน แต่เป็นคู่ค้าทางธุรกิจที่แท้จริง " ว่า dutra อานา ,