Effective Sales Reporting is Essent

Effective Sales Reporting is Essential




A client asks, "I manage a sales force of six, but don't have a good grasp on what they are doing on a daily and weekly basis. What kind of information should I ask them for? How often should it be turned in? What should I do with it?"

Running a sales organization without effective reporting is like driving with your eyes closed: you won't get where you want to go. The three reports that are essential to any well-run sales organization, no matter what the size, are the daily call report, the productivity report, and the sales forecast.

The Daily Call Report

The daily call report tells you how and how often your sales representatives are calling on the accounts in their assigned territory. The specific data asked for in this report varies by company and industry but most commonly includes what companies the salespeople called on, who they spoke with, whether the calls were in person or by phone, what they talked about, what the next action steps will be and when the next scheduled calls are.

Daily call reports should be turned in (or run, depending on your level of automation), on a daily basis and read carefully at least every other day. Reviewing them every few weeks does not allow you to verify information in the report on a timely basis.

The Productivity Report

The purpose of the productivity report is to keep you informed about the level of activity taking place within the sales organization and to make sure that each salesperson is meeting or exceeding the productivity standards you have established. The data often includes the number of outbound calls, conversations, voice mails, customer meetings, and sales presentations. The report should compare actual results against the benchmarks you have established for each activity.

Productivity reports should be turned in (or run) and reviewed on a weekly basis. Many managers compare the activities on the productivity report to both the phone bill and the daily call report to verify what is being reported.

The Sales Forecast

The sales forecast has multiple purposes including helping to estimate revenue, determining what opportunities need executive attention, and paving the way for post-sale product or service delivery. The accuracy of a sales forecast strongly affects the entire organization and is therefore the most important report generated. This document generally contains prospect names, sales opportunity sizes, indications of where the sales opportunities are in the sales cycle, and what the customers are buying. It is the sales representative's best estimate of which sales will close during the next 30, 60, or 90 days and, in most companies, is due at the beginning of each month with occasional revisions due mid-month if the need arises.

Each sales representative must clearly understand what criteria a potential account must meet before they are allowed to put it on the forecast, otherwise the data will be meaningless. Once an account has been placed on the sales forecast, it must not be removed without the salesperson having discussed it in detail with their manager.

Reviewing these reports is time consuming. But keep on top of them. If the sales staff suspects that you don't review the reports, they will make a token effort at writing them and you will start to lose touch with the sales organization. Remember the old adage "inspect what you expect." By setting goals and letting your salespeople know you are committed to tracking progress toward them, you will vastly increase the performance and predictability of your business.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

รายงานการขายที่มีประสิทธิภาพเป็นสำคัญ ไคลเอนต์ถาม "ฉันจัดการขายหก แต่ไม่มีความเข้าใจดีในสิ่งที่พวกเขาทำบนพื้นฐานประจำวัน และประจำสัปดาห์ ชนิดของข้อมูลฉันควรถามพวกเขาสำหรับ บ่อยควรจะอยู่ใน ไรกับมัน"เรียกใช้องค์กรที่ขายโดยไม่รายงานผลนั้นเช่นขับรถ ด้วยตาของคุณปิด: คุณจะไม่ได้รับที่คุณต้องการไป รายงานสามการองค์กรขายห้อง ไม่ว่าขนาดใด มีการเรียกรายงานประจำวัน รายงานการผลิต และคาดการณ์ยอดขายเรียกรายงานประจำวันเรียกรายงานประจำวันบอกวิธี และความถี่ของตัวแทนขายโทรบัญชีในอาณาเขตของตนกำหนดไว้ ข้อมูลที่ระบุที่ร้องขอในรายงานนี้บริษัทและอุตสาหกรรม แต่มากที่สุดรวมถึงพนักงานขายในบริษัทใด พวกเขาได้พูดกับ ว่าการเรียก หรือ ทางโทรศัพท์ สิ่งที่พวกเขาพูดคุยเกี่ยวกับ ขั้นตอนการดำเนินการต่อไปที่จะ และเมื่อการเรียกกำหนดเวลาถัดไปทุกวันโทรรายงานควรจะอยู่ใน (หรือ รัน ขึ้นอยู่กับระดับการทำงานอัตโนมัติของ), ประจำวันและอ่านอย่างระมัดระวังในทุก ๆ วัน ตรวจทานทุกสัปดาห์ทำให้การตรวจสอบข้อมูลในรายงานทันเวลารายงานประสิทธิภาพการทำงานวัตถุประสงค์ของการรายงานประสิทธิภาพการทำงานคือ การให้คุณทราบเกี่ยวกับระดับของกิจกรรมที่เกิดขึ้นภายในองค์กรการขาย และให้แน่ใจว่า เป็นที่ประชุมพนักงานขายแต่ละ หรือเกินมาตรฐานประสิทธิภาพการทำงานคุณได้กำหนดไว้ ข้อมูลมักจะมีหมายเลขโทรศัพท์ขาออก สนทนา เสียง การประชุมลูกค้า และนำเสนอขาย รายงานควรเปรียบเทียบผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจริงกับมาตรฐานที่คุณได้กำหนดสำหรับแต่ละกิจกรรมรายงานประสิทธิภาพการทำงานควรอยู่ใน (หรือทำ) และทบทวนเป็นประจำทุกสัปดาห์ ผู้จัดการมากเปรียบเทียบกับรายงานประสิทธิภาพการทำงานเพื่อเก็บเงินทั้งโทรศัพท์และโทรรายงานประจำวันในการตรวจสอบที่รายงานการคาดการณ์การขายคาดการณ์ยอดขายมีหลายวัตถุประสงค์รวมทั้งการประเมินรายได้ กำหนดสนใจผู้บริหารต้องการโอกาส และปูทางให้หลังการขายผลิตภัณฑ์หรือบริการ ความถูกต้องของการคาดการณ์ขอขายมีผลต่อทั้งองค์กร และจึงสร้างรายงานที่สำคัญที่สุด เอกสารนี้ประกอบด้วยชื่อลูกค้า ขายโอกาสขนาด ความที่โอกาสการขายในรอบการขาย และสิ่งที่ลูกค้าซื้อโดยทั่วไป ประเมินที่ดีที่สุดของตัวแทนขายซึ่งการขายจะปิดในระหว่างการถัดไป 30, 60, 90 วัน หรือ และ ในบริษัทส่วนใหญ่ ครบกำหนดที่จุดเริ่มต้นของแต่ละเดือนมีการแก้ไขเป็นครั้งคราวครบกำหนดกลางเดือนถ้า ต้องการพนักงานขายแต่ละอย่างต้องเข้าใจหลักเกณฑ์ใดที่ผู้ใช้อาจต้องตรงกับก่อนที่อนุญาตให้เก็บไว้ในการคาดการณ์ มิฉะนั้น ข้อมูลจะไม่มีความหมาย เมื่อบัญชีผู้ใช้อยู่บนการคาดการณ์ยอดขาย จะต้องไม่ถูกลบออก โดยพนักงานขายที่มีกล่าวถึงมันในรายละเอียดกับผู้จัดการของพวกเขาตรวจทานรายงานเหล่านี้จะใช้เวลานาน แต่เก็บไว้บน ถ้าพนักงานขายสงสัยว่า คุณไม่ตรวจสอบรายงาน พวกเขาจะทำให้ความพยายามของโทเค็นที่เขียนพวกเขา และคุณจะเริ่มสูญเสียการติดต่อกับหน่วยงานขาย จำสุภาษิตเก่า "การตรวจสอบสิ่งที่คุณคาดหวัง" โดยการตั้งเป้าหมาย และปล่อยให้พนักงานของคุณทราบว่า คุณทำให้การติดตามคืบหน้าพวกเขา คุณอย่างมากมายจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและการคาดการณ์ของธุรกิจของคุณ

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

รายงานการขายที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นลูกค้าถามว่า "ฉันจัดการแรงขายหก แต่ไม่ได้มีความเข้าใจที่ดีเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขากำลังทำในชีวิตประจำวันและรายสัปดาห์. สิ่งที่ชนิดของข้อมูลที่ฉันควรจะถามพวกเขาสำหรับ? บ่อยแค่ไหน ? มันควรจะเปิดในสิ่งที่ฉันควรทำอย่างไรกับมัน " เล่นเป็นองค์กรที่ขายโดยไม่มีการรายงานผลเป็นเหมือนการขับรถด้วยตาของคุณปิด: คุณจะไม่ได้รับตำแหน่งที่คุณต้องการไป สามรายงานที่มีความสำคัญต่อองค์กรใดขายดีทำงานไม่ว่าสิ่งที่ขนาดที่มีรายงานการโทรแบบรายวันรายงานผลผลิตและการคาดการณ์ยอดขาย. เดอะเดลี่รายงานโทรรายงานการโทรทุกวันบอกคุณว่าและความถี่ของคุณ พนักงานขายจะเรียกในบัญชีที่อยู่ในดินแดนของพวกเขาได้รับมอบหมาย ข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงถามในรายงานฉบับนี้จะแตกต่างกันโดย บริษัท และอุตสาหกรรม แต่มากที่สุดรวมถึงสิ่งที่ บริษัท พนักงานขายเรียกร้องที่พวกเขาได้พูดคุยกับไม่ว่าจะเป็นสายที่อยู่ในบุคคลหรือทางโทรศัพท์สิ่งที่พวกเขาพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่ขั้นตอนการดำเนินการต่อไปจะ และเมื่อเป็นสายที่กำหนดต่อไปเป็น. รายงานการโทรทุกวันควรจะเปิดใช้ (หรือเรียกใช้ขึ้นอยู่กับระดับของระบบอัตโนมัติ) ในชีวิตประจำวันและการอ่านอย่างละเอียดอย่างน้อยทุกวัน ๆ การตรวจสอบพวกเขาทุกไม่กี่สัปดาห์ที่ผ่านมาไม่ได้ช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบข้อมูลในรายงานในเวลาที่เหมาะสม. ผลผลิตรายงานวัตถุประสงค์ของการรายงานการผลิตคือการแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับระดับของกิจกรรมที่เกิดขึ้นภายในองค์กรการขายและเพื่อให้แน่ใจว่า พนักงานขายแต่ละคนมีการประชุมหรือเกินมาตรฐานการผลิตที่คุณได้สร้าง ข้อมูลมักจะมีจำนวนการโทรออก, การสนทนา, อีเมลเสียงการประชุมของลูกค้าและนำเสนอขาย รายงานควรเปรียบเทียบผลที่เกิดขึ้นจริงกับมาตรฐานที่คุณได้กำหนดขึ้นสำหรับแต่ละกิจกรรม. รายงานผลผลิตควรจะเปิดใน (หรือ Run) และมีการทบทวนเป็นประจำทุกสัปดาห์ ผู้จัดการหลายคนเปรียบเทียบกิจกรรมในรายงานการผลิตทั้งค่าโทรศัพท์และรายงานการโทรทุกวันเพื่อตรวจสอบสิ่งที่จะถูกรายงาน. ยอดขายการคาดหมายการคาดการณ์ยอดขายมีวัตถุประสงค์หลายรวมทั้งช่วยในการประมาณการรายได้การกำหนดสิ่งที่โอกาสที่ต้องให้ความสนใจผู้บริหารและปู ทางสำหรับสินค้าหลังการขายหรือการส่งมอบบริการ ความถูกต้องของการคาดการณ์ยอดขายอย่างมากส่งผลกระทบต่อทั้งองค์กรและดังนั้นจึงเป็นรายงานที่สำคัญที่สุดที่สร้างขึ้น เอกสารนี้โดยทั่วไปมีชื่อโอกาสขนาดโอกาสการขายข้อบ่งชี้ของการที่โอกาสในการขายอยู่ในวงจรการขายและสิ่งที่ลูกค้าจะซื้อ มันเป็นประมาณการที่ดีที่สุดตัวแทนขายของซึ่งยอดขายจะปิดในช่วงถัดไป 30, 60 หรือ 90 วันและใน บริษัท ส่วนใหญ่เป็นผลมาจากที่จุดเริ่มต้นของแต่ละเดือนมีการแก้ไขเป็นครั้งคราวเนื่องจากกลางเดือนถ้าจำเป็นต้องเกิดขึ้น. แต่ละยอดขาย ตัวแทนอย่างชัดเจนจะต้องเข้าใจสิ่งที่เกณฑ์บัญชีที่มีศักยภาพจะต้องตอบสนองก่อนที่พวกเขาได้รับอนุญาตให้ใส่ไว้ในการคาดการณ์มิฉะนั้นข้อมูลจะไม่มีความหมาย เมื่อบัญชีที่ได้รับการวางอยู่บนการคาดการณ์ยอดขายก็จะต้องไม่ถูกลบออกโดยไม่พนักงานขายมีการหารือในรายละเอียดกับผู้จัดการของพวกเขา. การตรวจสอบรายงานเหล่านี้จะใช้เวลานาน แต่เก็บไว้ที่ด้านบนของพวกเขา หากพนักงานขายต้องสงสัยว่าคุณไม่ได้ตรวจสอบรายงานที่พวกเขาจะทำให้ความพยายามโทเค็นที่เขียนพวกเขาและคุณจะเริ่มสูญเสียการติดต่อกับองค์กรการขาย จำสุภาษิตเก่า "ตรวจสอบสิ่งที่คุณคาดหวัง." โดยการตั้งค่าเป้าหมายและให้พนักงานขายของคุณรู้ว่าคุณมีความมุ่งมั่นที่จะติดตามความคืบหน้าต่อพวกคุณอย่างมากมายจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและการคาดการณ์ของธุรกิจของคุณ