means that before a vendor's invoic

means that before a vendor's invoice is entered into the accounting records and scheduled for payment, the invoice
must reflect:
· what the company had ordered and subsequently received
· at the agreed upon price
· with the proper extended amounts, totals and payment terms, etc.
To safeguard a company's cash and other assets, the accounts payable process should have internal controls. A few
reasons for internal controls are to:
· prevent paying a fraudulent invoice
· prevent paying an inaccurate invoice
· prevent paying the wrong vendor
· prevent paying a vendor invoice twice
· be certain that all vendor invoices are accounted for
The accounts payable process must also be efficient and accurate in order for the company's financial statements to be
accurate and complete. You may use a voucher in order to document or "vouch for" the completeness of the approval
process. You can visualize a voucher as a cover sheet for attaching the supporting documents (purchase order, receiving
report, vendor's invoice, etc.) and for noting the proper approvals, account numbers, and other information for each
vendor invoice or bill. When the vendor invoice is paid, the voucher and its attachments (including a copy of the check
that was issued) will be stored in a paid voucher/invoice file.
How to record a bill (purchase invoice)
When you use an accounts payable account, you enter the invoices that you get from vendors when you receive them.
Each vendor invoice is routed to accounts payable for processing. After the invoice is verified and approved, the amount
will be credited to the company's Accounts Payable account and will also be debited to another account (often as an
expense or asset).
The following lines show the way this transaction is recorded. The Journal entry debits office supplies expense for $1,000
and credits accounts payable for $1,000. This is the journal entry that would be recorded if you purchased $1,000 of
office supplies and then entered that bill into your accounting system.
DEBIT Office supplies $1’000
CREDIT Trade payables $1’000
How to pay a bill (purchase payment)
When you later pay that bill, do the following Journal Entry. You debit accounts payable for $1,000 and credit cash for
$1,000. The net effect on accounts payable combining both the purchase and the payment is zero.
DEBIT Trade payables $1’000

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

หมายความ ว่า ก่อนเข้าบันทึกทางบัญชี และกำหนดการชำระเงิน ใบแจ้งหนี้ใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายแสดง:· สิ่งบริษัทสั่ง และต่อมาได้รับ· ในการตกลงตามราคา· มีจำนวนเหมาะสมเพิ่มเติม ผลรวม และเงื่อนไขการชำระเงิน ฯลฯการรักษาเงินสดของบริษัทและทรัพย์สินอื่น ๆ การชำระบัญชีควรมีการควบคุมภายใน นิดเดียวเหตุผลสำหรับการควบคุมภายในจะ:· ป้องกันการจ่ายใบแจ้งหนี้ปลอม· ป้องกันการจ่ายใบแจ้งหนี้ไม่ถูกต้อง· ป้องกันการจ่ายเงินของผู้จัดจำหน่ายที่ไม่ถูกต้อง· ป้องกันการจ่ายใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายสองครั้ง· ให้แน่ใจว่า มีบัญชีใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายทั้งหมดสำหรับการชำระบัญชียังต้องมีประสิทธิภาพ และถูกต้องตามลำดับสำหรับงบการเงินของบริษัทจะถูกต้อง และสมบูรณ์ คุณอาจใช้ใบสำคัญเอกสาร หรือ "vouch สำหรับ" สมบูรณ์ของการอนุมัติกระบวนการ คุณสามารถเห็นภาพสำคัญเป็นปะสำหรับแนบสนับสนุนเอกสาร (ใบสั่งซื้อ การรับสินค้ารายงาน ใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย เป็นต้น) และการสังเกตการอนุมัติที่เหมาะสม บัญชีหมายเลข และข้อมูลอื่น ๆ สำหรับแต่ละหนี้หรือเรียกเก็บเงิน เมื่อมีชำระใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย ใบสำคัญ และเป็นสิ่งที่แนบมา (รวมถึงสำเนาของเช็คที่ออก) จะถูกเก็บไว้ในแฟ้มใบสำคัญจ่าย/ใบแจ้งหนี้วิธีการบันทึกรายการ (ใบ)เมื่อคุณใช้บัญชีเจ้าหนี้บัญชี คุณป้อนใบแจ้งหนี้ที่คุณได้รับจากผู้จัดจำหน่ายเมื่อคุณได้รับพวกเขาใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายแต่ละถูกส่งไปยังบัญชีเจ้าหนี้สำหรับการประมวลผล หลังจากตรวจสอบ และ อนุมัติ ยอดใบแจ้งหนี้จะเครดิตบัญชีเจ้าหนี้บัญชีของบริษัท และจะยังมีการเดบิตบัญชีอื่น (มักเป็นการค่าใช้จ่ายหรือสินทรัพย์)บรรทัดต่อไปนี้แสดงวิธีการบันทึกธุรกรรมนี้ รายเดบิตค่าใช้จ่ายอุปกรณ์สำนักงานสำหรับ $1000และเครดิตบัญชีเจ้าหนี้สำหรับ $1000 นี่คือรายการสมุดรายวันที่จะถูกบันทึกถ้าคุณซื้อของ $1000สำนักงานอุปกรณ์แล้ว ป้อนสูตรที่ลงในระบบบัญชีของคุณวัสดุสำนักงานเดบิต $1 ' 000สินเชื่อการค้าเจ้าหนี้ $1 ' 000วิธีการชำระรายการ (ชำระเงินซื้อ)เมื่อคุณชำระตั๋วนั้นในภายหลัง ทำรายต่อไปนี้ คุณเดบิตบัญชีเจ้าหนี้ $1000 และเครดิตเงินสดสำหรับ$1000 ผลสุทธิในบัญชีเจ้าหนี้รวมทั้งการซื้อและการชำระเงินเป็นศูนย์เดบิตเจ้าหนี้การค้า $1 ' 000

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

หมายความว่าก่อนที่จะออกใบแจ้งหนี้ของผู้ขายที่มีการลงนามในบันทึกบัญชีและกำหนดไว้สำหรับการชำระเงินใบแจ้งหนี้
จะต้องสะท้อนให้เห็นถึง:
·สิ่งที่ บริษัท ได้สั่งและต่อมาได้รับ
·ที่ตกลงราคา
·ด้วยจำนวนเงินที่เหมาะสมขยายผลรวมและเงื่อนไขการชำระเงิน ฯลฯ .
เพื่อเป็นการปกป้องเงินสดของ บริษัท และสินทรัพย์อื่น ๆ ที่บัญชีการจ่ายควรจะมีระบบการควบคุมภายใน ไม่กี่
เหตุผลในการควบคุมภายในคือ:
·ป้องกันการจ่ายเงินใบแจ้งหนี้ปลอม
·ป้องกันการจ่ายเงินใบแจ้งหนี้ไม่ถูกต้อง
·ป้องกันการจ่ายเงินผู้ขายผิด
·ป้องกันการจ่ายเงินตามใบแจ้งหนี้ของผู้ขายครั้งที่สอง
·ให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ผู้ขายบัญชี
ลูกหนี้การค้ายังต้อง จะมีประสิทธิภาพและถูกต้องเพื่อให้งบการเงินของ บริษัท ที่จะมี
ความถูกต้องและสมบูรณ์ คุณอาจจะใช้คูปองเพื่อให้เอกสารหรือ "รับรอง" ความสมบูรณ์ของการอนุมัติ
กระบวนการ คุณสามารถเห็นภาพบัตรกำนัลเป็นแผ่นฝาครอบสำหรับการแนบเอกสารประกอบการ (คำสั่งซื้อที่ได้รับ
รายงานใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย ฯลฯ ) และการสังเกตการอนุมัติที่เหมาะสมหมายเลขบัญชีและข้อมูลอื่น ๆ สำหรับแต่ละ
ใบแจ้งหนี้ของผู้ขายหรือการเรียกเก็บเงิน เมื่อใบแจ้งหนี้ผู้ขายจะจ่ายเงิน, บัตรกำนัลและสิ่งที่แนบมา (รวมทั้งสำเนาของการตรวจสอบ
ที่ออก) จะถูกเก็บไว้ในไฟล์คูปอง / ใบแจ้งหนี้การชำระเงิน
วิธีการบันทึกการเรียกเก็บเงิน (ใบแจ้งหนี้การซื้อ)
เมื่อคุณใช้บัญชีเจ้าหนี้การค้า คุณป้อนใบแจ้งหนี้ที่คุณได้รับจากผู้ขายเมื่อคุณได้รับพวกเขา
ในใบแจ้งหนี้ของผู้ขายแต่ละครั้งจะถูกส่งไปยังเจ้าหนี้สำหรับการประมวลผล หลังจากที่ใบแจ้งหนี้ที่มีการยืนยันและได้รับการอนุมัติจำนวนเงินที่
จะโอนเข้าบัญชีของ บริษัท ฯ บัญชีเจ้าหนี้และจะถูกหักจากบัญชีอื่น (มักจะเป็น
ค่าใช้จ่ายหรือสินทรัพย์)
บรรทัดต่อไปนี้แสดงวิธีการทำธุรกรรมนี้จะถูกบันทึกไว้ สำนักงานวารสารเดบิตรายการวัสดุค่าใช้จ่าย $ 1,000
และเครดิตเจ้าหนี้ 1,000 ดอลลาร์ นี่คือรายการบันทึกที่จะถูกบันทึกไว้ถ้าคุณซื้อ 1,000 ดอลลาร์
เครื่องใช้สำนักงานและจากนั้นก็เข้าไปเรียกเก็บเงินที่เป็นระบบบัญชีของคุณ
สำนักงาน DEBIT ซัพพลาย $ 1'000
เจ้าหนี้การค้าเครดิต $ 1'000
วิธีการชำระเงินที่เรียกเก็บเงิน (ชำระเงินซื้อ)
เมื่อคุณในภายหลัง จ่ายบิลที่ทำวารสารรายการต่อไปนี้ คุณหักเจ้าหนี้ราคา $ 1,000 และเงินสดเครดิตสำหรับ
$ 1,000 ผลกระทบสุทธิที่เจ้าหนี้รวมทั้งการซื้อและการชำระเงินเป็นศูนย์
เจ้าหนี้การค้า DEBIT $ 1'000

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

หมายถึงก่อนที่ใบแจ้งหนี้ของผู้ขายถูกป้อนลงในบันทึกบัญชีและกำหนดชำระเงิน ใบแจ้งหนี้ :

ต้องสะท้อนด้วยสิ่งที่ บริษัท ได้สั่งและต่อมาได้รับ

ด้วยที่ตกลงราคากับปริมาณที่เหมาะสมด้วยการรวมและเงื่อนไขการชําระเงิน ฯลฯ
ปกป้องเงินสดของ บริษัท และสินทรัพย์ อื่น ๆบัญชีเจ้าหนี้กระบวนการควรมีการควบคุมภายใน ไม่กี่
เหตุผลสำหรับการควบคุมภายในเพื่อป้องกันการจ่ายด้วย :

ด้วยใบแจ้งหนี้ใบแจ้งหนี้ฉ้อโกงป้องกันการจ่ายด้วยถูกต้องป้องกันการจ่ายด้วย

ผิดไม่ให้ผู้ขายจ่ายผู้ขายใบแจ้งหนี้ใบแจ้งหนี้สองครั้ง
ด้วยให้แน่ใจว่าผู้ขายทั้งหมดจะคิด
บัญชีเจ้าหนี้กระบวนการยังต้องมีประสิทธิภาพ และถูกต้องในการสั่งซื้อสำหรับ บริษัท งบการเงินเป็น
ที่ถูกต้องและสมบูรณ์คุณอาจจะใช้คูปองนี้เพื่อให้เอกสารหรือ " รับรอง " ความสมบูรณ์ของกระบวนการรับรอง

คุณสามารถเห็นภาพนี้เป็นปกแผ่นสำหรับติดเอกสารสนับสนุน ( สั่งซื้อ , รับรายงานใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย ฯลฯ ) และสังเกตการอนุมัติเหมาะสม เลขบัญชี และข้อมูลอื่น ๆสำหรับแต่ละ
ผู้ขายใบแจ้งหนี้ หรือบิล เมื่อผู้ขายใบแจ้งหนี้เป็นเงินคูปอง และสิ่งที่แนบมาของ ( รวมถึงสำเนาของการตรวจสอบ
ที่ออก ) จะถูกเก็บไว้ในที่จ่ายบัตร / ใบแจ้งหนี้ที่ไฟล์ .
วิธีการบันทึกบิล ( ใบแจ้งหนี้ซื้อ )
เมื่อคุณใช้บัญชีเจ้าหนี้บัญชีที่คุณระบุใบแจ้งหนี้ที่คุณจะได้รับจากผู้ขายเมื่อคุณได้รับพวกเขา .
ผู้ขายแต่ละใบแจ้งหนี้เป็นหนึ่งในบัญชีเจ้าหนี้ เพื่อการประมวลผล หลังใบแจ้งหนี้คือ การตรวจสอบและอนุมัติจํานวน
จะถูกโอนไปยังบัญชีของบริษัทเจ้าหนี้ บัญชี และจะถูกหักเข้าบัญชีอื่น ( มักจะเป็นค่าใช้จ่ายหรือสินทรัพย์
)
บรรทัดต่อไปนี้แสดงวิธีที่รายการนี้ได้ถูกบันทึกไว้ วารสารรายการเดบิตค่าใช้จ่ายวัสดุสำนักงานบัญชี $ 1000
และเครดิตเจ้าหนี้สำหรับ $ 1 , 000 นี่เป็นบันทึกประจำวัน ที่จะได้รับการบันทึกหากคุณซื้อ $ 1 , 000 ของ
เครื่องใช้สำนักงาน และจากนั้นป้อนบิลเข้าระบบบัญชี เดบิต วัสดุสำนักงาน .

$ 1 , $ 1 , เครดิตเจ้าหนี้การค้า
วิธีการจ่ายเงิน ( เงินซื้อ )
ต่อมาเมื่อคุณจ่ายบิล , ทำวารสาร รายการต่อไปนี้ คุณ เดบิต บัญชีเจ้าหนี้ สำหรับ $ 1 , 000 และเงินสดเครดิต
$ 1000 ผลสุทธิในบัญชีรวมทั้งการซื้อและการชำระเงินเป็น 0
เจ้าหนี้เดบิตเจ้าหนี้ $ 1 , การค้า