Talking with a customer on the phon

Talking with a customer on the phone can often be a difficult task. Without seeing an individual’s face, messages can become muddled and meanings misinterpreted.

To improve your telephone communication skills, be sure to master the following tips:

When the phone rings, are you annoyed at the interruption? The way you and your employees answer the phone sets the stage for your customers' experience with you. Here are five tips for ensuring your phone skills give a good impression.

I have to admit I really don't like the telephone. Maybe it is because it is an interruption in an already "overscheduled" world. Even if it is someone I really want to talk to, it sometimes feels like a chore "to be nice"! With the amount of spam phone calls I still seem to receive, even after being on the "Do not call list", I must admit I make assumptions when I pick up the phone. If there is a nano-second of a pause when I pick up the phone, I immediately assume I am on someone's computer list just waiting to pounce if they here a real person on the other end of the phone.

1. Adopt a Positive Tone
Projecting an enthusiastic, natural, and attentive tone while on the phone can help a customer feel comfortable during a conversation.

When you answer the phone, smile as you greet the person on the other line. Although it may be a bit of a cliché, a smile can truly be heard through the telephone. Smiling as soon as you connect with the customer will begin the interaction positively and create room for a productive and friendly exchange.

Also, be aware of your vocal qualities throughout the call. Control your rate of speech, your pitch, and your overall timbre. The average individual speaks at a pace of 130 to 150 words per minute. Match this rate while on the phone.

Anything faster will be difficult for the customer to understand while anything slower will give the impression that you are slow and lazy.

Try timing yourself in order to ensure that the rate at which you’re speaking falls into the 130 to 150 words per minute range. Keep the pitch of your voice in mind while you’re on the phone as well.

3. Be nge.


2. Clear Enunciation
The ability to understand what someone is saying on the phone separates a productive conversation from one filled with tension.

Whenever you are on the telephone, speak clearly. Enunciate and use simple words and phrases. Don’t employ overly complex vocabulary.

The last thing you want to do is confuse the customer on the line or make them feel inferior. Also, avoid slang and filler words. Saying things like “dude,” “yeah,” and “um” will detract from the quality of the interaction, making constructive problem solving harder to attain. If you have a tendency to use filler words such as “um” or “like.” practice taking a pause instead.

Chewing gum or eating during a conversation can also lead to mumbled speech so avoid both of these practices in order to optimize your customer service.

4. Use the Name
As soon as you receive a customer’s name, use it.

Write down the individual’s initials in order to “monogram” the call. This will help you remember the client’s name and will personalize the call for you.

While you should use the customer’s name, don’t abuse it.
Include it naturally throughout the conversation. Also, don’t be afraid to ask them for the proper pronunciation. Most customers will appreciate this gesture. Get the spellin

5. Leave the Customer Satisfied
As with most things, finishing a conversation on the right note can create lasting positivity and a satisfied customer.

In order to achieve a great ending to a telephone call, make sure that the caller understands the information you passed along before you hang up. Ask the customer, “Is there anything else I can help you with?” Answer any final questions he or she may have to ensure complete comprehension and satisfaction. Also, provide any information that the customer might need in the future. If he or she needs to call back, share optimal contact times and whom he or she should call.

Once all of the necessary information has been shared, finish the call in a friendly manner. Say, “Have a nice day” or, “It was nice talking with you”. This will let the customer know that you happily helped them and that you would be willing to aid them again in the future.

Finishing a conversation in a positive manner can transform what may have started as an angry phone call to a pleasant experience for the customer.


In Summary
Effective communication results in productive relationships and can yield better customer service and sales.

Whenever you’re handling clients over the phone, remain positive and do all that you can to satisfy them. Empathize with them when necessary and be personable.

Customers will certainly recognize when they’re being treated with courteousness, care, and consideration, which will translate to repeat business.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

คุยโทรศัพท์กับลูกค้ามักจะเป็นงานที่ยาก โดยไม่เห็นใบหน้าของบุคคล ข้อความสามารถกลายเป็น muddled และความหมายชัดเจนเพื่อปรับปรุงทักษะการสื่อสารของโทรศัพท์ของคุณ ให้แน่ใจว่าหลักเคล็ดลับต่อไปนี้:เมื่อโทรศัพท์ดัง ท่านรำคาญที่ขัดจังหวะหรือไม่ วิธีคุณและพนักงานรับโทรศัพท์ตั้งเวทีสำหรับประสบการณ์ของลูกค้ากับคุณ นี่คือ 5 เคล็ดลับสร้างความประทับให้ทักษะของคุณโทรศัพท์ฉันต้องยอมรับจริง ๆ ไม่ชอบโทรศัพท์ อาจจะเป็นเพราะการถูกขัดจังหวะในโลกแล้ว "overscheduled" แม้จะเป็นคน นี้ต้องพูดคุยกับ มันบางครั้งรู้สึกเหมือนน่าเบื่อ "จะดี" มีจำนวนสแปมโทรฉันยังคงดูเหมือนจะได้รับ แม้หลังจากการไม่ต้องเรียกรายการ" ยอมรับฉันทำให้สมมติฐานเมื่อผมรับโทรศัพท์ หากนาโนวินาทีของการหยุดชั่วคราวเมื่อผมรับโทรศัพท์ ฉันทันทีสมมติผมของใครบางคนคอมพิวเตอร์รายการรอคั่วถ้าพวกเขาที่นี่บุคคลจริงในส่วนอื่น ๆ ของโทรศัพท์1. นำโทนสีเป็นบวกฉายภาพมีความกระตือรือร้น ธรรมชาติ และเอาใจใส่เสียงในขณะโทรศัพท์สามารถช่วยให้ลูกค้ารู้สึกสะดวกสบายในระหว่างการสนทนาเมื่อคุณรับโทรศัพท์ ยิ้ม ตามคุณทักทายบุคคลในสายอื่น ๆ ถึงแม้ว่ามันจะเป็นอย่างคิดโบราณ รอยยิ้มอย่างแท้จริงได้ยินผ่านทางโทรศัพท์ ยิ้มทันทีที่คุณเชื่อมต่อกับลูกค้าจะเริ่มต้นการโต้ตอบเชิงบวก และสร้างห้องสำหรับการแลกเปลี่ยนผลผลิต และเป็นมิตรด้วย จะตระหนักถึงคุณภาพของเสียงตลอดทั้งสาย ควบคุมอัตราของเสียง ระยะห่างของคุณ และต่ำโดยรวมของคุณ เฉลี่ยแต่ละคนพูดที่ก้าวของ 130 ถึง 150 คำต่อนาที ตรงนี้ราคาในขณะที่บนโทรศัพท์ อะไรเร็วกว่าจะเป็นเรื่องยากสำหรับลูกค้าที่เข้าใจในขณะที่สิ่งช้าลงจะให้ความรู้สึกที่ว่า คุณจะช้า และขี้เกียจลองกำหนดเวลาตัวเองเพื่อให้แน่ใจว่า ราคาที่คุณกำลังพูดอยู่ใน 130 ถึง 150 คำต่อนาทีช่วง ระยะห่างของเสียงของคุณมาได้ในขณะที่คุณกำลังโทรศัพท์เช่นกัน3. ได้ nge 2. ยกเลิกประกาศความสามารถในการเข้าใจสิ่งที่คนจะพูดในโทรศัพท์แยกการสนทนาประสิทธิผลจากหนึ่งเต็มไป ด้วยความตึงเครียดเมื่อคุณมีโทรศัพท์ พูดได้อย่างชัดเจน ออกเสียง และใช้คำง่าย ๆ และวลี ไม่ใช้ศัพท์ซับซ้อนเกินไป สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการทำเป็นสับสนลูกค้าบรรทัด หรือทำให้พวกเขารู้สึกด้อยกว่า ยัง หลีกเลี่ยงคำสแลงและฟิลเลอร์ บอกว่า สิ่งที่ต้องการ "เพื่อน" "ใช่" และ "um" จะทำคุณภาพของการโต้ตอบ การสร้างสรรค์ปัญหาแก้ยากที่จะบรรลุ ถ้าคุณมีแนวโน้มที่จะใช้ฟิลเลอร์คำเช่น "um" หรือ "เหมือน" ปฏิบัติการหยุดชั่วคราวแทน หมากฝรั่ง หรือกินในระหว่างการสนทนาสามารถยังนำไปสู่เสียง mumbled ดังนั้นหลีกเลี่ยงปฏิบัติเหล่านี้ทั้งสองการเพิ่มประสิทธิภาพการบริการลูกค้าของคุณ4. ใช้ชื่อทันทีที่คุณได้รับชื่อลูกค้า ใช้ จดชื่อย่อของแต่ละบุคคลเพื่อ "monogram" โทร นี้จะช่วยคุณจำชื่อของลูกค้า และจะทำการโทรสำหรับคุณ ในขณะที่คุณควรใช้ชื่อของลูกค้า ไม่ละเมิดก็รวมมันตามธรรมชาติตลอดการสนทนา ยัง ไม่ต้องกลัวที่จะถามพวกเขาสำหรับการออกเสียงที่เหมาะสม ลูกค้าส่วนใหญ่จะชื่นชอบรูปแบบนี้ ได้รับการ spellin5. ปล่อยให้ลูกค้าพอใจเป็นสิ่งสูงสุด จบการสนทนาบนหมายเหตุขวาสามารถสร้างบวกนานและพอใจของลูกค้าเพื่อให้การสิ้นสุดความดีการโทรศัพท์ แน่ใจว่า ผู้เรียกเข้าใจข้อมูลที่คุณส่งผ่านไปตามก่อนที่คุณวางสาย ขอลูกค้า "คือมีสิ่งใดที่ฉันสามารถช่วยคุณได้ ตอบคำถามสุดท้ายที่เขาหรือเธออาจมีความเข้าใจที่สมบูรณ์และความพึงพอใจ นอกจากนี้ ให้ข้อมูลใด ๆ ที่ลูกค้าอาจจำเป็นในอนาคต ถ้าเขาหรือเธอต้องการ แบ่งปันเวลาติดต่อเหมาะสมที่สุดและคนที่เขาหรือเธอควรเรียกเมื่อมีการใช้ร่วมทั้งหมดของข้อมูลที่จำเป็น เสร็จสิ้นการเรียกอย่างเป็นมิตร บอกว่า "มีวันดี" หรือ "มันไม่ดีพูดคุยกับคุณ" นี้จะช่วยให้ลูกค้ารู้ว่า คุณมีความสุขช่วยให้พวกเขา และว่า คุณจะยินดีที่ช่วยพวกเขาอีกในอนาคต จบการสนทนาในทางบวกสามารถเปลี่ยนแปลงอะไรอาจเริ่มเป็นโทรศัพท์โกรธเพื่อประสบการณ์ของลูกค้าในสรุปสื่อสารที่มีผลในความสัมพันธ์และสามารถให้บริการลูกค้าและขายดีกว่า เมื่อคุณกำลังจัดการกับลูกค้าผ่านทางโทรศัพท์ ยังคงเป็นบวก และทำทุกอย่างที่คุณสามารถที่จะตอบสนองพวกเขา เอาใจใส่กับพวกเขาเมื่อจำเป็น และเป็น personable ลูกค้าจะรับรู้แน่นอนว่าเมื่อพวกเขากำลังได้รับการรักษา ด้วย courteousness ดูแล การ พิจารณา ที่จะแปลไปเรื่อย ๆ

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

พูดคุยกับลูกค้าทางโทรศัพท์ สามารถจะเป็นงานที่ยาก โดยไม่เห็นของแต่ละคน หน้าข้อความที่สามารถกลายเป็นงงความหมายและการตีความผิด ๆเพื่อพัฒนาทักษะการสื่อสารทางโทรศัพท์ของคุณ ให้แน่ใจว่าอาจารย์เคล็ดลับต่อไปนี้ :โทรศัพท์ดังขึ้น คุณรำคาญที่ขัดจังหวะ ? วิธีที่คุณและพนักงานของคุณรับโทรศัพท์ชุดขั้นตอนสำหรับประสบการณ์ของลูกค้าของคุณกับคุณ ที่นี่ห้าเคล็ดลับเพื่อให้โทรศัพท์มือถือของคุณทำให้ความประทับใจที่ดีฉันต้องยอมรับฉันไม่ชอบโทรศัพท์ บางทีอาจเป็นเพราะมันเป็นจังหวะในการอยู่แล้ว " overscheduled " โลก แม้ว่าจะเป็นคนที่ฉันต้องการคุยกับ บางครั้งรู้สึกเหมือนงานบ้าน " ทำดี " กับปริมาณของอีเมลขยะโทรศัพท์ฉันยังดูเหมือนจะได้รับ แม้ว่าจะอยู่ใน " ไม่ " รายชื่อโทร ผมต้องยอมรับว่าผมตั้งสมมติฐาน เมื่อผมหยิบโทรศัพท์ขึ้นมา ถ้าไม่มีนาโนวินาทีหยุดชั่วคราวเมื่อฉันรับโทรศัพท์ ฉันเลยคิดว่าฉันในรายชื่อคอมพิวเตอร์บางคนรอโฉบถ้าพวกเขาที่นี่เป็นคนจริงในส่วนอื่น ๆของโทรศัพท์1 . รับสัญญาณบวกการกระตือรือร้น ธรรมชาติและใส่ใจเสียงบนโทรศัพท์สามารถช่วยให้ลูกค้ารู้สึกสบายในระหว่างการสนทนาเมื่อคุณรับโทรศัพท์ ยิ้มอย่างที่คุณทักทายคนที่อยู่อีกสาย แม้ว่ามันอาจจะเป็นบิตของสำนักนายกรัฐมนตรี ยิ้มอย่างแท้จริงสามารถได้ยินผ่านโทรศัพท์ ยิ้มทันทีที่คุณเชื่อมต่อกับลูกค้าจะเริ่มปฏิสัมพันธ์ในเชิงบวกและสร้างห้องสำหรับการผลิตและการแลกเปลี่ยนกันเองยังตระหนักถึงคุณภาพเสียงของคุณตลอดไป การควบคุมอัตราของการพูดของคุณระดับเสียงและคุณภาพเสียงโดยรวมของคุณ แต่ละคนเฉลี่ยพูดในจังหวะที่ 130 - 150 คำ / นาที ราคาเท่ากัน ขณะที่ทางโทรศัพท์อะไรได้เร็วขึ้น จะยากสำหรับลูกค้าที่จะเข้าใจอะไรช้า ขณะที่จะให้ความประทับใจที่คุณจะ ช้า และ ขี้เกียจลองเวลาตัวเองเพื่อให้แน่ใจว่าอัตราที่คุณกำลังพูดอยู่ใน 130 - 150 คำ / นาที ช่วง ให้ระดับเสียงของเสียงของคุณในใจขณะที่คุณกำลังคุยโทรศัพท์ ได้เป็นอย่างดี3 . เป็นแง .2 . ชัดเจนหดหู่ใจความสามารถในการเข้าใจสิ่งที่คนอื่นจะพูดเกี่ยวกับโทรศัพท์แยกการสนทนาการผลิตจากหนึ่งที่เต็มไปด้วยความตึงเครียดเมื่อใดก็ตามที่คุณมีในโทรศัพท์ พูดให้ชัดเจน ชัดเจน และใช้คำที่ง่ายและวลี อย่าใช้คำศัพท์สุดเหวี่ยงซับซ้อนสิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการจะทำคือ สับสนระหว่างลูกค้าในบรรทัดหรือทำให้พวกเขารู้สึกด้อยกว่า นอกจากนี้ หลีกเลี่ยงคำพูดแสลงและสารเติมแต่ง ว่าสิ่งที่ชอบ " เพื่อน " " ใช่ " " อืม " จะเบี่ยงเบนจากคุณภาพของการปฏิสัมพันธ์ การสร้างสรรค์ การแก้ปัญหายากที่จะบรรลุ หากคุณมีแนวโน้มที่จะใช้คำที่เติม เช่น " อืม " หรือ " ชอบ " ฝึกการหยุดแทนการเคี้ยวหมากฝรั่ง หรือรับประทานระหว่างการสนทนายังสามารถนำไปสู่พึมพำคำพูดเพื่อหลีกเลี่ยงทั้งการปฏิบัติเหล่านี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการบริการลูกค้าของคุณ4 . ใช้ชื่อทันทีที่คุณได้รับชื่อของลูกค้าที่ใช้เขียนชื่อย่อของแต่ละคนเพื่อที่จะ " ใช้อักษรย่อ " เรียก นี้จะช่วยให้คุณจดจำชื่อของลูกค้า และจะปรับแต่งโทรศัพท์สำหรับคุณในขณะที่คุณควรใช้ชื่อลูกค้า อย่าใช้มันรวมธรรมชาติ ตลอดการสนทนา นอกจากนี้ อย่ากลัวที่จะถามพวกเขาสำหรับการออกเสียงที่ถูกต้อง ลูกค้าส่วนใหญ่จะประทับใจกับท่าทางนี้ ได้รับ spellin5 . ให้ลูกค้าพอใจกับสิ่งที่ส่วนใหญ่ จบบทสนทนาในหมายเหตุขวาสามารถสร้างทั้งยาวนานและความพึงพอใจของลูกค้าเพื่อให้บรรลุที่ดีสิ้นสุดการโทร ให้แน่ใจว่า โทรเข้าใจข้อมูลที่คุณส่งผ่านไปตามก่อนจะวางสาย ถามลูกค้าว่า " มีอะไรให้ฉันช่วยไหม " ตอบคำถามสุดท้าย เขาหรือเธออาจจะต้องให้ความเข้าใจที่สมบูรณ์และความพึงพอใจ นอกจากนี้ยังให้ข้อมูลใด ๆที่ลูกค้าอาจต้องการในอนาคต ถ้าเขาหรือเธอต้องการที่จะเรียกกลับมาแบ่งปันเวลาที่ติดต่อที่เหมาะสมและที่เขาหรือเธอควรจะโทรเมื่อข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นได้ใช้ร่วมกัน เสร็จสิ้นการโทรในลักษณะที่เป็นมิตร พูดว่า " โชคดีนะ " หรือ " ก็ยินดีที่ได้พูดกับคุณ " นี้จะช่วยให้ลูกค้ารู้ว่าคุณช่วยให้พวกเขามีความสุขและคุณจะยินดีที่จะช่วยเหลือพวกเขาอีกครั้งในอนาคตการสนทนาในลักษณะที่เป็นบวกสามารถเปลี่ยนสิ่งที่อาจเริ่มเป็นโกรธโทรศัพท์เพื่อประสบการณ์ที่สวยงามสำหรับลูกค้าในการสรุปการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ผลลัพธ์ในความสัมพันธ์การผลิตและสามารถให้ผลที่ดีกว่าการบริการลูกค้าและการขายเมื่อใดก็ตามที่คุณกำลังจัดการกับลูกค้าผ่านทางโทรศัพท์ ยังคงเป็นบวก และทำทุกสิ่งที่คุณสามารถที่จะตอบสนองพวกเขา เห็นใจพวกเขาเมื่อจำเป็น และเป็นสง่า .ลูกค้าจะรับรู้แน่นอนเมื่อพวกเขากำลังได้รับการรักษาด้วยความสุภาพ การดูแล และการพิจารณา ซึ่งจะแปลซ้ำ ธุรกิจ