Even when a business is small, comm

Even when a business is small, communication is of the utmost importance. Today’s technology allows us to talk without ever having to vocally utter a word. However, the type of communication device used, i.e. phone, email, in-person meeting, should depend on the situation.

“The overall goal of a varied use of [communication technology] is to ensure that all staff have all the information that they need, at all times, to do their jobs well,” says Billie Blair, president and CEO of the management consulting firm, Change Strategists, Inc., based in Los Angeles. “Managers and bosses sometimes select a mode that is their favorite and ignore the others, to the detriment of the organization.”

Here are some strengths and weaknesses of popular communication modes:

Email
Strength: It’s a quick, easy way to put something in writing.
Lori Vest, managing director of Communicore Visual Communications, ?a television production studio in Birmingham, Mich., says email is great for reiterating information that might have been stated in a meeting but is still needed in writing, i.e., a change in policy. She also recommends email for reminders such as turning in one’s tax forms or for quick announcements, such as the office letting out early.
Weakness: It’s impersonal and public.
Blair highly advises covering more sensitive matters, such as a layoff, in a staff meeting. Also, someone outside the company can easily obtain an email, so nothing should be included in an email if it could embarrass the company, such as a serious mistake in procedure.

Phone Call
Strength: It can easily connect people who are physically apart.
“Phone calls should be used when there’s a need for information to be conveyed and reacted to by the person called,” Blair says. Blair also recommends using the phone for discussing confidential information, such as firing an employee.
Weakness: Because the communication is verbal, some information can be forgotten later.
If someone doesn’t have a critical detail in writing, it can be easily looked over later. “A way to avoid this is to talk from bullet points and to reiterate the information at the close of the conversation,” says Blair. “Or, if confidential information is not involved, follow up with an email covering the salient points.”

Staff Meeting
Strength: It can serve as a morale boost and be a great way to think as a team.
Vest says her staff enjoys their “morning huddles” because they usually chat casually. They tell funny stories, work- and non-work-related, which gives them a chance to just blow off steam. Blair says a staff meeting is also a good opportunity to brainstorm and have the whole group serve as a sounding board.
Weakness: They can become rote exercises, reducing their productivity.
Blair cautions that staff meetings can become boring if not conducted well, and the staff will be increasingly uninterested if they’re scheduled too frequently. She suggests asking the staff how often they’d like to meet and making sure to save any trivial information, such as the holiday schedule, for email.

Text message
Strength: It’s a quick way to get one or two simple points across.
Texting isn’t just for social communication anymore. A small business owner can use texting as a quick message device, especially if an employee is working offsite. However, Blair says you must tell your employees to expect occasional texts, so that a text that says, “I need to see you,” doesn’t come off as intimidating.
Weakness: Not ideal for a message to multiple people.
Blair says texting should be reserved for only one-on-one, immediate business matters that aren’t confidential.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

แม้แต่เมื่อธุรกิจมีขนาดเล็ก การสื่อสารเป็นความ วันนี้เทคโนโลยีช่วยให้เราสามารถพูดคุย โดยไม่เคยส่งคำร้อง อย่างไรก็ตาม ชนิดของสื่อสารอุปกรณ์ที่ใช้ เช่นโทรศัพท์ อีเมล การประชุม ในคนควรขึ้นอยู่กับสถานการณ์ด้วย

"เป้าหมายโดยรวมของการใช้แตกต่างกัน [เทคโนโลยีการสื่อสาร] คือ เพื่อให้แน่ใจว่า พนักงานมีข้อมูลทั้งหมดที่พวกเขาต้องการ ทั้งหมดเวลา การทำงานดี กล่าวว่า บิลลีแบลร์ ประธานและซีอีโอของการจัดการของบริษัทที่ปรึกษา เปลี่ยน Strategists, Inc. อยู่ในลอสแองเจลิส "ผู้บริหารและผู้บังคับบัญชาบางครั้งเลือกโหมดที่เป็นรายการโปรดของพวกเขา และไม่สนใจผู้อื่น การร้ายขององค์กร"

ที่นี่มีจุดแข็งและจุดอ่อนของวิธีการสื่อสารยอดนิยมบาง:

อีเม
แรง: เป็นวิธีรวดเร็ว ง่ายใส่บางสิ่งบางอย่างในการเขียน
เสื้อกั๊ก Lori กรรมการผู้จัดการสื่อสารภาพ Communicore, ? สตูดิโอผลิตโทรทัศน์ในเบอร์มิงแฮม Mich. กล่าวว่า อีเมล์เป็น reiterating ข้อมูลที่อาจมีการระบุในการประชุม แต่ยังจำเป็นในการเขียน เช่น การเปลี่ยนแปลงในนโยบาย นอกจากนี้เธอยังแนะนำอีเมล์ สำหรับจดหมายเตือนชำระเงินเช่นเปิดในฟอร์มภาษีของ หรือ ประกาศด่วน เช่น office ให้ออกก่อน
จุดอ่อน: มันเป็นไม้มี และสาธารณะ
แบลร์มากให้คำแนะนำครอบคลุมมีความไวต่อเรื่อง เช่นการ layoff ในการประชุมเจ้าหน้าที่ ยัง คนนอกสามารถได้รับอีเมล เพื่ออะไรควรมีอีเมล์ถ้ามันสามารถผู้ใหญ่บริษัท เช่นความผิดพลาดร้ายแรงในขั้นตอนการ

โทรศัพท์
แรง: สามารถเดินเชื่อมต่อผู้ที่มีร่างแยกได้
แบลร์กล่าวว่า "โทรศัพท์ควรใช้เมื่อมีความจำเป็นสำหรับข้อมูลที่จะใช้ และปฏิกิริยาที่เกิดขึ้น โดยบุคคลที่เรียกว่า แบลร์ยังแนะนำให้ใช้โทรศัพท์สำหรับการสนทนาเกี่ยวกับข้อมูลลับเฉพาะ เช่นยิงพนักงาน
จุดอ่อน: เนื่องจากการสื่อสารด้วยวาจา ข้อมูลบางอย่างที่ลืมในภายหลัง
ถ้าคนไม่มีรายละเอียดสำคัญในการเขียน มันสามารถจะได้ดูผ่านในภายหลัง "วิธีการหลีกเลี่ยงปัญหานี้คือ การพูดจากจุดแสดงหัวข้อย่อย และสำทับข้อมูลณวันที่ปิดของการสนทนา กล่าวว่า แบลร์ "ขึ้น ถ้าเกี่ยวข้องกับข้อมูลลับเฉพาะไม่ ตาม ด้วยอีเมล์ที่ครอบคลุมประเด็น"

พนักงานประชุม
แรง: มันจะเป็นการเพิ่มขวัญ และเป็นวิธีดีคิดเป็นทีม.
เสื้อกั๊กกล่าวว่า พนักงานของเธอตลอดการ "เช้า huddles" เนื่องจากพวกเขามักจะคุยไม่ตั้งใจ พวกเขาบอกเล่าเรื่องราวตลก และไม่ทำงานเกี่ยวกับงาน ซึ่งทำให้โอกาสที่จะเพียงความกระตือรือร้น แบลร์กล่าวว่า การประชุมพนักงานยังเป็นโอกาสที่ดีในการระดมความคิด และมีทั้งกลุ่มที่ทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษา
จุดอ่อน: พวกเขาสามารถกลายเป็นออกกำลังกายอาจ การลดประสิทธิภาพของพวกเขาได้
ข้อควรระวังแบลร์ที่ประชุมพนักงานสามารถกลายเป็นน่าเบื่อถ้า ไม่ดำเนินการอย่างดี และพนักงานจะได้ uninterested มากขึ้นถ้าพวกเขากำลังจัดกำหนดการบ่อยเกินไป เธอแนะนำถามพนักงานว่าพวกเขาอยากจะพบ และตรวจสอบการบันทึกข้อมูลเล็กน้อย เช่นกำหนดการฮอลิเดย์ สำหรับอีเมล์

ข้อ
แรง: เป็นวิธีรวดเร็วไปหนึ่ง หรือสองจุดอย่างทั่วกัน
Texting ไม่เพียงสำหรับการสื่อสารทางสังคมอีกต่อไป เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสามารถใช้ texting เป็นอุปกรณ์ความรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าพนักงาน ทำงานเชิง อย่างไรก็ตาม แบลร์กล่าวว่า คุณต้องแจ้งให้พนักงานคาดหวังว่าข้อความเป็นครั้งคราว เพื่อให้ข้อความที่กล่าวว่า "ฉันต้องการคุณ ไม่หลุดเป็นสับสน
จุดอ่อน: ไม่เหมาะสำหรับข้อความที่หลายคน
แบลร์กล่าวว่า ควรจอง texting สำหรับธุรกิจทันที แพ็คเกจเฉพาะเรื่องที่เป็นความลับ

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

แม้เมื่อธุรกิจมีขนาดเล็กการสื่อสารเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด เทคโนโลยีในปัจจุบันช่วยให้เราสามารถพูดคุยโดยไม่ต้องพูดมากพูดไม่ออก แต่ประเภทของอุปกรณ์สื่อสารที่ใช้โทรศัพท์เช่นอีเมล, การประชุมในบุคคลควรจะขึ้นอยู่กับสถานการณ์"เป้าหมายโดยรวมของการใช้งานที่แตกต่างกันของ [เทคโนโลยีการสื่อสาร] เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนมีข้อมูลทั้งหมดที่พวกเขา ต้องการตลอดเวลาที่จะทำงานของพวกเขาดี "แบงค์แบลร์ประธานและซีอีโอของ บริษัท ที่ปรึกษาด้านการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง Strategists, Inc อยู่ใน Los Angeles กล่าวว่า ". ผู้จัดการและผู้บังคับบัญชาบางครั้งเลือกโหมดที่เป็นที่ชื่นชอบของพวกเขาและไม่สนใจคนอื่น ๆ เพื่อความเสียหายขององค์กร" จุดแข็งและจุดอ่อนของโหมดการติดต่อสื่อสารที่เป็นที่นิยมที่นี่มี: อีเมล์Strength: มันเป็นวิธีที่รวดเร็วง่ายที่จะนำบางสิ่งบางอย่างในการเขียน . Lori เสื้อกั๊กกรรมการผู้จัดการของ Communicore ภาพการสื่อสาร? สตูดิโอผลิตรายการโทรทัศน์ในเบอร์มิงแฮมมิแชลกล่าวว่าอีเมลเป็นที่ดีสำหรับการคงคำแนะนำข้อมูลที่อาจได้รับการระบุไว้ในการประชุม แต่ยังคงมีความจำเป็นในการเขียนคือการเปลี่ยนแปลงนโยบาย . เธอยังแนะนำอีเมลสำหรับการแจ้งเตือนเช่นการเปลี่ยนในแบบฟอร์มภาษีอย่างใดอย่างหนึ่งหรือประกาศอย่างรวดเร็วเช่นสำนักงานให้ออกมาในช่วงต้นของความอ่อนแอ: มันไม่มีตัวตนและประชาชนแบลร์สูงแนะนำให้ครอบคลุมเรื่องที่มีความสำคัญมากขึ้นเช่นการเลิกจ้างในการประชุมพนักงาน . นอกจากนี้คนภายนอก บริษัท สามารถได้รับอีเมลดังนั้นไม่มีอะไรที่ควรจะรวมอยู่ในอีเมลว่ามันจะทำให้เกิดปัญหาของ บริษัท ดังกล่าวเป็นความผิดพลาดร้ายแรงในขั้นตอนการโทรโทรศัพท์Strength: มันสามารถเชื่อมโยงผู้คนที่มีร่างกายออกจากกันได้อย่างง่ายดาย" โทรศัพท์ควรจะใช้เมื่อมีความจำเป็นในการให้ข้อมูลที่ถูกถ่ายทอดและปฏิกิริยาตอบสนองต่อโดยบุคคลที่เรียกว่า "แบลร์กล่าวว่า แบลร์ยังแนะนำให้ใช้โทรศัพท์สำหรับการพูดถึงข้อมูลที่เป็นความลับเช่นการยิงพนักงานจุดอ่อน: เนื่องจากการสื่อสารเป็นวาจาข้อมูลบางอย่างอาจจะลืมต่อมาถ้ามีคนไม่ได้มีรายละเอียดที่สำคัญในการเขียนก็สามารถมองได้อย่างง่ายดายผ่าน ต่อมา "วิธีที่จะหลีกเลี่ยงปัญหานี้คือการพูดคุยจากจุด bullet และจะย้ำข้อมูลที่ใกล้ชิดของการสนทนา" แบลร์กล่าวว่า "หรือถ้าข้อมูลที่เป็นความลับที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับการติดตามด้วยอีเมลที่ครอบคลุมจุดสำคัญ." การประชุมเจ้าหน้าที่Strength: มันสามารถทำหน้าที่เป็นกำลังใจในการทำงานเพิ่มขึ้นและเป็นวิธีที่ดีที่จะคิดว่าเป็นทีมเสื้อกล่าวว่าพนักงานของเธอมีความสุขของพวกเขา " ตอนเช้าจับกลุ่ม "เพราะพวกเขามักจะพูดคุยอย่างไม่เป็นทางการ พวกเขาบอกเรื่องราวตลกทำงานและการทำงานที่ไม่เกี่ยวข้องซึ่งทำให้พวกเขามีโอกาสที่จะเพียงแค่เป่าไอน้ำออก แบลร์กล่าวว่าการประชุมเจ้าหน้าที่ยังเป็นโอกาสดีที่จะระดมความคิดและมีทั้งกลุ่มทำหน้าที่เป็นคณะกรรมการการทำให้เกิดเสียงจุดอ่อน: พวกเขาจะกลายเป็นออกกำลังกายท่องจำการลดการผลิตของพวกเขาแบลร์เตือนว่าการประชุมเจ้าหน้าที่สามารถกลายเป็นน่าเบื่อถ้าไม่ได้ทำดีและ พนักงานจะไม่สนใจมากขึ้นหากพวกเขากำลังกำหนดบ่อยเกินไป เธอแนะนำให้ถามพนักงานว่าบ่อยครั้งที่พวกเขาต้องการที่จะตอบสนองความต้องการและให้แน่ใจว่าการบันทึกข้อมูลสำคัญใด ๆ เช่นตารางเวลาวันหยุดสำหรับอีเมลข้อความข้อความStrength: มันเป็นวิธีที่รวดเร็วที่จะได้รับหนึ่งหรือสองจุดง่ายทั่วTexting ISN 't เพียงเพื่อการสื่อสารทางสังคมอีกต่อไป เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสามารถใช้เป็นอุปกรณ์การส่งข้อความข้อความได้อย่างรวดเร็วโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ แต่แบลร์กล่าวว่าคุณต้องบอกพนักงานของคุณจะคาดหวังว่าข้อความเป็นครั้งคราวเพื่อให้ข้อความที่กล่าวว่า "ผมต้องการที่จะเห็นคุณ" ไม่ได้ออกมาเป็นที่น่ากลัวจุดอ่อน: ไม่เหมาะสำหรับการส่งข้อความถึงคนหลายคนแบลร์กล่าวว่า texting ควรจะสงวนไว้เพียงหนึ่งในหนึ่งเรื่องธุรกิจได้ทันทีที่ไม่ได้เป็นความลับ

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

แม้ว่าธุรกิจมีขนาดเล็ก การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญที่สุด เทคโนโลยีวันนี้ช่วยให้เราสามารถพูดได้โดยไม่ต้องเปล่งเสียงพูดคำ อย่างไรก็ตาม ชนิดของอุปกรณ์การสื่อสารที่ใช้ ได้แก่ โทรศัพท์ อีเมล์ ในคนประชุม ควรจะขึ้นอยู่กับสถานการณ์

" เป้าหมายโดยรวมของการใช้แตกต่างกันของ [ ] เทคโนโลยีการสื่อสารเพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานทุกคนมีข้อมูลทั้งหมดที่พวกเขาต้องการ ตลอดเวลา เพื่อทำงานดี " ว่า บิลลี่ แบลร์ ประธานและซีอีโอของ บริษัท ที่ปรึกษาด้านการจัดการ การเปลี่ยนแปลงยุทธศาสตร์ ซึ่งอยู่ใน ลอสแอนเจลิส " ผู้บริหารและผู้บังคับบัญชา บางครั้งเลือกโหมดที่ชื่นชอบของพวกเขาและไม่สนใจผู้อื่นเพื่อความเสียหายขององค์กร "

นี่เป็นจุดแข็งและจุดอ่อนของโหมดการสื่อสารอีเมลยอดนิยม :


แรง : มันเป็นอย่างรวดเร็ววิธีง่ายๆในการใส่อะไรในการเขียน
ลอรี่เสื้อกั๊ก กรรมการผู้จัดการ บริษัท communicore ภาพสื่อสาร ? การผลิตรายการโทรทัศน์ในสตูดิโอในลอนดอน , เบอร์มิงแฮมบอกอีเมล์ที่ดีสำหรับธรรมข้อมูล ที่จะได้รับการระบุไว้ในการประชุม แต่ยังคงเป็นที่ต้องการในการเขียน ได้แก่ การเปลี่ยนแปลงในนโยบาย เธอยังแนะนำสำหรับการแจ้งเตือนอีเมลเช่นการเปิดในรูปแบบของภาษีหรือประกาศอย่างรวดเร็ว เช่น สำนักงานให้เร็วขึ้น
จุดอ่อน : เป็น impersonal และสาธารณะ
แบลร์ขอแนะครอบคลุมความอ่อนไหวเรื่องเช่น การเลิกจ้าง ในการประชุม นอกจากนี้ คนอื่นนอกบริษัทสามารถได้รับอีเมล ดังนั้นไม่มีอะไรที่ควรจะรวมอยู่ในอีเมล ถ้ามันสามารถทำให้ บริษัท เช่นข้อผิดพลาดร้ายแรงในกระบวนการ


แรงโทร : มันสามารถเชื่อมต่อกับผู้ที่มีร่างกายออกจากกัน
" โทรศัพท์ควรใช้เมื่อมีความต้องการที่จะถ่ายทอดและปฏิกิริยาจากคนที่เรียกว่า " แบลร์ กล่าว แบลร์ยังแนะนำการใช้โทรศัพท์เพื่ออภิปรายข้อมูลที่เป็นความลับ เช่น ยิงพนักงาน
จุดอ่อน : เพราะการสื่อสารด้วยวาจา ข้อมูลบางอย่างอาจจะลืมไปนะ
ถ้าใครไม่มีรายละเอียดที่สำคัญในการเขียนมันสามารถดูได้ในภายหลัง " วิธีที่จะหลีกเลี่ยงปัญหานี้คือการบอกจากจุดที่กระสุนและย้ำข้อมูลที่ปิดของการสนทนา , " กล่าวว่า แบลร์ " หรือถ้าข้อมูลที่เป็นความลับ จะไม่มี ติดตาม กับอีเมลที่ครอบคลุมจุดเด่น "


กำลังประชุมพนักงาน : มันสามารถใช้เป็นเพิ่มขวัญและเป็นวิธีที่ดีที่จะคิดว่าเป็นทีม
เสื้อพนักงานบอกว่าเธอตลอด " เช้า huddles " เพราะพวกเขามักจะพูดคุยแบบสบายๆ พวกเขาเล่าเรื่องตลก งานและไม่ทำงานที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะช่วยให้พวกเขามีโอกาสที่จะปลดปล่อยบ้าง แบลร์บอกว่าประชุมพนักงานยังเป็นโอกาสดีที่จะได้ระดมสมอง และมีทั้งกลุ่มเป็นเสียงคณะกรรมการ
จุดอ่อน : พวกเขาสามารถกลายเป็นการท่องจำ แบบฝึกหัด การลดการผลิตของพวกเขา .
แบลร์ ข้อควรระวังที่ประชุมเจ้าหน้าที่ จะกลายเป็นน่าเบื่อ ถ้าไม่ดำเนินการ และเจ้าหน้าที่จะน่าสนใจมากขึ้นถ้าพวกเขานัดบ่อยด้วย เธอแนะนำ ถามพนักงานว่าพวกเขามักจะต้องการที่จะตอบสนองและให้แน่ใจว่าบันทึกข้อมูลเล็กๆ น้อยๆ เช่น ตารางวันหยุด สำหรับอีเมล์ ข้อความ

แรง : มันเป็นวิธีที่รวดเร็วในการได้รับหนึ่งหรือสองจุดที่เรียบง่าย
ข้ามส่งข้อความไม่เพียงสำหรับการสื่อสารในสังคมอีกต่อไป เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กสามารถใช้ส่งข้อความเป็นอุปกรณ์ข้อความด่วน โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าพนักงานทำงานนอกสถานที่ แต่แบลร์บอกว่าคุณต้องบอกคนของคุณเพื่อให้ข้อความเป็นครั้งคราว เพื่อให้ข้อความที่กล่าวว่า " ผมต้องการที่จะเห็นคุณ " ไม่หลุดออกมาอย่างน่ากลัว
จุดอ่อน : ไม่เหมาะสำหรับการส่งข้อความไปยังหลาย ๆคน
แบลร์บอกว่าส่งข้อความควรจะสงวนไว้สำหรับเฉพาะสองต่อสอง เรื่องธุรกิจทันทีว่า ไม่ได้เป็นความลับ