Workgroup Application Software for Business Teams
Many activities in organizations are carried out by workgroups. Learn about specialized workgroup software that makes it easier for members to communicate and collaborate more effectively in this video lesson.
Workgroup Software
A workgroup is a collection of individuals working together on a task. This could be a formal unit in an organization, such as a department, or a temporary group working together on a specific project. Specialized workgroup software makes it possible for workgroup members to share data files, to schedule meetings, or to define workflows where files are automatically forwarded to the right people at each stage of a process.
Many personal applications extend into workgroup applications. For example, if everyone in a group is using the same online calendar to schedule their meetings, then shared access can be set up to create a common scheduling tool. However, there are also applications specifically developed for workgroups.
Workgroup software applications are also referred to as collaborative software or groupware. There are several categories of workgroup applications, including electronic communications, electronic conferencing, and scheduling and coordination tools. Increasingly, workgroup applications have become web-based, meaning you can access the applications using a web browser. This makes it easier to work in groups of any size in geographically separate locations.
Electronic Communications
Electronic communication applications send messages, documents, and files between people on different computer systems. This includes tools like email, voicemail, instant messaging, and wikis. Email is short for electronic mail. It allows for the exchange of digital messages between one sender and one or more recipients. There are a few strategies to make email more effective for workgroups. One approach is to set up a group in your contacts. You only have to do this once, and then if you want to email the entire group, you only have to enter the group name.
If many different individuals will be sending emails to the group, another approach is to set up an electronic mailing list, or listserv. Individuals are added to this list and messages sent to the listserv address are sent out to all list members. This is particularly useful for very large groups and groups whose membership constantly changes. Many organizations have an electronic mailing list of all their employees so that one email message can reach everyone.
Voicemail makes it possible for users to receive, send, and store spoken messages. Voicemail is mostly used for you to record a message if someone is not able to answer their phone, but some voicemail systems can be set up for you to reach a group of people with one message. Voicemail can be cumbersome to work with if you have a large number of messages, since it may not always be immediately clear who has called and what the message is. Using a voicemail-to-text service, you can have your voicemail translated into text and converted to an email message.
Chat
Instant messaging, or IM, is a widely-used form of online chat, which refers to text-based communication over the Internet in real time. This is similar to sending text messages on your mobile phone. IM uses a software application to compose, send, and receive messages. This sounds like email, but the difference is that IM occurs in real time, so your messages appear instantaneously and you can see who is online.
The software application for IM typically shows up as a small window floating on top of your other applications. This makes it possible to keep an eye on your messages while continuing with your other tasks. Quite a few companies have an online chat option on their website. Click on the link, and you actually get to chat with a live person.
A wiki is a web application that makes it possible for people to develop content in a collaborative manner. Multiple individuals can add, modify, or delete contents. While wikis can be moderated to ensure content development follows certain rules, the purpose of a wiki is to develop content in an interactive, collaborative manner. The best example of a wiki is Wikipedia, a completely online and collaboratively developed encyclopedia.
Electronic Conferencing
Electronic conferencing applications consist of software that makes it possible to have meetings in real time without being physically in the same location. This includes audio conferencing, video conferencing, and electronic meeting systems.
Audio conferencing allows for simultaneous two-way audio transmissions between multiple parties. This is also referred to as conference call. Typically, one party sets up the conference call, allowing others to call in. This allows any number of participants to be part of the call. Audio conferencing typically relies on regular telephone lines for the connection, but it requires at least one telephone which is specifically set up for this purpose.
Video conferencing uses interactive communications technology to enable simultaneous two-way video and audio transmissions. This has also become very popular for personal use through
Workgroup โปรแกรมสำหรับธุรกิจทีมในองค์กรที่ดำเนินการ โดยกลุ่มงาน เรียนรู้เกี่ยวกับซอฟต์แวร์กรุ๊ปเฉพาะที่ทำให้สมาชิกสามารถสื่อสาร และทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในบทเรียนนี้แสดงผลได้ง่ายซอฟต์แวร์กรุ๊ปWorkgroup คือ กลุ่มของบุคคลที่ทำงานร่วมกัน นี้อาจเป็นหน่วยอย่างเป็นทางการในองค์กร เช่นแผนก กลุ่มชั่วคราวที่ทำงานร่วมกันบนโครงการเฉพาะ ซอฟต์แวร์เฉพาะกรุ๊ปทำให้สมาชิกใน workgroup เพื่อใช้ร่วมกันแฟ้มข้อมูล การจัดกำหนดการประชุม หรือ การกำหนดเวิร์กโฟลว์ที่แฟ้มจะส่งต่อโดยอัตโนมัติกับคนในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการงานหลาย ๆ ส่วนบุคคลขยายไปยังโปรแกรมประยุกต์กรุ๊ป ตัวอย่าง ถ้าทุกคนในกลุ่มใช้ปฏิทินออนไลน์เดียวกันการจัดกำหนดการประชุมของพวกเขา แล้วถึงจะกันสร้างเครื่องมือการจัดทั่วไป อย่างไรก็ตาม ยังมีโปรแกรมประยุกต์ที่พัฒนาขึ้นโดยเฉพาะสำหรับกลุ่มงานโปรแกรมประยุกต์ซอฟต์แวร์กรุ๊ปยังอย่างเป็น groupware หรือซอฟต์แวร์ทำงานร่วมกัน มีหลายประเภทของ workgroup โปรแกรม สื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ การประชุมทางอิเล็กทรอนิกส์ และเครื่องมือวางแผนและประสานงาน มากขึ้น ใช้งานกรุ๊ปได้กลายเป็นเว็บ หมายถึง คุณสามารถเข้าถึงโปรแกรมประยุกต์ที่ใช้เว็บเบราว์เซอร์ ซึ่งทำให้ง่ายต่อการทำงานในกลุ่มของขนาดใดในสถานที่แยกจากกันทางภูมิศาสตร์สื่อสารอิเล็กทรอนิกส์โปรแกรมประยุกต์การสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ส่งข้อความ เอกสาร และไฟล์ระหว่างผู้ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ที่แตกต่างกัน ซึ่งรวมถึงเครื่องมือต่าง ๆ เช่นอีเมล์ ฝากข้อความ ส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที เว็บวิกิ อีเมล์คือ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์สั้นสำหรับ จะช่วยให้การแลกเปลี่ยนข้อความดิจิทัลระหว่างผู้ส่งหนึ่งและหนึ่ง หรือเพิ่มเติมผู้รับ มีกี่กลยุทธ์ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับกลุ่มอีเมล์ วิธีการหนึ่งคือการ ตั้งกลุ่มในผู้ติดต่อของคุณ คุณจะต้องทำครั้งเดียว และจากนั้น ถ้าคุณต้องการส่งอีเมล์ทั้งกลุ่ม คุณจะต้องป้อนชื่อกลุ่มถ้าบุคคลที่แตกต่างกันมากจะส่งอีเมล์ไปยังกลุ่ม วิธีอื่นคือการ ตั้งค่ารายการจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ การ listserv บุคคลจะถูกเพิ่มลงในรายการนี้ และเป็นส่งออกข้อความที่ส่งไปยัง listserv รายการสมาชิกทั้งหมด นี้เป็นประโยชน์สำหรับกลุ่มขนาดใหญ่และกลุ่มที่เป็นสมาชิกที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา หลายองค์กรมีรายชื่อส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของพนักงานทั้งหมดของพวกเขาเพื่อให้ข้อความอีเมล์ที่หนึ่งที่สามารถเข้าถึงทุกคนฝากข้อความทำให้ผู้ใช้ได้รับ ส่ง และจัดเก็บข้อความพูด ส่วนใหญ่ใช้การฝากข้อความสำหรับบันทึกข้อความถ้าบุคคลไม่สามารถตอบรับโทรศัพท์ของพวกเขา แต่บางระบบฝากข้อความสามารถตั้งค่าการเข้าถึงกลุ่มคนที่มีข้อความหนึ่ง ฝากข้อความอาจยุ่งยากในการทำงานกับถ้าคุณมีจำนวนมากของข้อความ เนื่องจากมันอาจเสมอไม่ชัดเจนทันทีที่เรียกว่าและข้อใด ใช้บริการฝากข้อความข้อความ คุณสามารถมีระบบฝากข้อความของคุณในการแปลข้อความ และแปลงเป็นข้อความอีเมล์แชททันทีส่งข้อความ หรือ IM เป็นรูปแบบที่ใช้กันอย่างแพร่หลายของการสนทนาออนไลน์ ซึ่งหมายถึงการสื่อสารข้อความผ่านอินเทอร์เน็ตในเวลาจริง นี่คือคล้ายกับการส่งข้อความทางโทรศัพท์มือถือของคุณ IM ใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์ในการเขียน ส่ง และรับข้อความ นี้เสียงเช่นอีเมล์ แต่มีความแตกต่างว่า IM เกิดขึ้นในเวลาจริง เพื่อแสดงข้อความของคุณ instantaneously และคุณสามารถดูผู้ที่กำลังการประยุกต์ใช้ซอฟต์แวร์สำหรับ IM จะแสดงขึ้นเป็นหน้าต่างขนาดเล็กที่ลอยอยู่ด้านบนของคุณโปรแกรมประยุกต์อื่น ซึ่งทำให้สามารถเก็บตาบนข้อความของคุณในขณะที่ต่อเนื่องกับงานของคุณ บริษัทค่อนข้างไม่กี่ตัวเลือกสนทนาออนไลน์บนเว็บไซต์ของตนได้ คลิกที่การเชื่อมโยง และคุณได้รับเพื่อสนทนากับบุคคลที่อยู่A wiki is a web application that makes it possible for people to develop content in a collaborative manner. Multiple individuals can add, modify, or delete contents. While wikis can be moderated to ensure content development follows certain rules, the purpose of a wiki is to develop content in an interactive, collaborative manner. The best example of a wiki is Wikipedia, a completely online and collaboratively developed encyclopedia.Electronic ConferencingElectronic conferencing applications consist of software that makes it possible to have meetings in real time without being physically in the same location. This includes audio conferencing, video conferencing, and electronic meeting systems.Audio conferencing allows for simultaneous two-way audio transmissions between multiple parties. This is also referred to as conference call. Typically, one party sets up the conference call, allowing others to call in. This allows any number of participants to be part of the call. Audio conferencing typically relies on regular telephone lines for the connection, but it requires at least one telephone which is specifically set up for this purpose.Video conferencing uses interactive communications technology to enable simultaneous two-way video and audio transmissions. This has also become very popular for personal use through
การแปล กรุณารอสักครู่..