The grammar of text on slides; Issue #293 August 20, 2013
Despite what some commentators say, I don’t believe that we should eliminate all text from every slide. In my workshops I explain that text on slides is necessary and helps the audience in many ways. In this article, I want to talk about the grammar of text on slides. I regularly get questions on this topic, and I have summarized my advice in this article.
Before I start with my thoughts, let me address why this is an important topic. Why should we care about how the text is written? Does it really matter whether some text is sentence case and other is Title Case? Does it matter whether there are periods or not? I believe it does. Because the audience infers meaning from how the text is formatted, and they interpret our words differently depending on how we write them on the slide. As a presenter, we want our message to be as clear as possible, which includes making the words on a slide mean exactly what we want the audience to understand.
I will start with the headline at the top of the slide. Many people refer to this as the title since PowerPoint uses a Title placeholder for this text. I think defining the text at the top of the slide as a headline that summarizes the point you want the audience to understand is key to how we format this text. As a headline statement, it is more like a sentence, so I think we should write it using sentence case, with only the first word and proper nouns being capitalized, instead of Title Case, where every word is capitalized. The headline is not a full sentence, so there should not be a period at the end. A well written headline helps the audience quickly understand the point of the slide and it helps the presenter know the single point they need to make to the audience on this slide. One of my clients in the financial services industry recently commented that by using headlines instead of titles, their presentation was clearer for the audience and easier to deliver.
I probably get more questions about how to format bullet points than I do about any other text on a slide. I want to start by addressing whether text points on a slide need a bullet point or not. A bullet point indicates a hierarchical relationship, with each level of bullet points breaking down the higher level point above it. In many slides I see, there is no hierarchical relationship in the list of points. In this case, I suggest you remove the bullet point character and use a simple list of text points. Use extra line spacing after each point to make the points properly separated on the slide. If you are using bullet points, use a filled bullet character that has enough presence to be seen and will indicate to the audience where each point starts.
When formatting points on a slide, make sure the indentation is correct. For bullet points, the bullet character should sit to the left of the text with the lines of text starting at the same spot on each line. Using the default bullet point content placeholder sets this up for you automatically. If you are creating bullet points in a text box, set the hanging indent properly in the ruler. If you are not using bullet points, each text point should be left aligned and start in the same spot on each line. If you have removed the bullet formatting from the default content placeholder, you will need to correct the hanging indent in the ruler to properly align the text points. I show you how to format text in PowerPoint in this video.
The final tip about text or bullet points on a slide is to remember that they are supposed to be brief points to give the audience context for what you are about to say. Text or bullet points are not supposed to be a transcript of what you will say, so they should not be formatted like the sentences in a report. There should be no period at the end of a text or bullet point because it is not a proper sentence. The points should be written using sentence case instead of Title Case because they are not titles.
The last type of text I want to address is a quotation. When you are quoting an expert, historical figure, or other person, make sure you use quotation marks around the entire quote. This indicates to the audience what the person said and separates it from any other text on the slide. When using a quote, include the entire text of what they said or wrote, even if it is long. Audiences no longer accept shortening a quote by using the three dots (…) to indicate that you have removed some of the quote. Audiences have seen too many quotes twisted by the media to mean something totally different than what the speaker or writer actually said. If there are a few words that you want the audience to focus on in the quote, use the text highlighting technique I show in this video to make those words stand out.
As I said at the start of this article, I think text plays an important role in our slides. Use the tips I have provided here to help format the text so it is easy for the audience to interpret your message correctly.
Share this:
ไวยากรณ์ของข้อความบนภาพนิ่ง ; ปัญหา# 31 สิงหาคม 20 , 2013
แม้จะมีบางส่วนแสดงความเห็นว่า ผมไม่คิดว่าเราควรจะกำจัดข้อความทั้งหมดจากทุกๆ สไลด์ ในการประชุมเชิงปฏิบัติการของฉันฉันอธิบายว่าข้อความบนภาพนิ่งที่จำเป็นและช่วยให้ผู้ชมในหลายวิธี ในบทความนี้ฉันต้องการที่จะพูดคุยเกี่ยวกับไวยากรณ์ของข้อความบนสไลด์ ฉันเป็นประจำได้รับคำถามในหัวข้อนี้และผมได้สรุป คำแนะนำในบทความนี้ .
ก่อนที่ฉันจะเริ่มกับความคิดของฉัน ให้ฉันอยู่จึงเป็นหัวข้อสำคัญ ทำไมเราต้องแคร์ว่าข้อความที่เขียน มันไม่ได้สำคัญว่าข้อความบางประโยคกรณีและอื่น ๆเป็นกรณีชื่อ ไม่ว่ามีระยะเวลาหรือไม่ ? ผมเชื่อว่ามันมีอยู่จริง เพราะผู้ชมจะพบความหมายว่าข้อความที่ถูกจัดรูปแบบและพวกเขาตีความของเราคำต่างกัน ขึ้นอยู่กับว่าเราเขียนบนสไลด์ เป็นพรีเซนเตอร์ เราต้องการให้ข้อความของเราจะเป็นที่ชัดเจนเป็นไปได้ ซึ่งรวมถึงการทำคำบนสไลด์หมายถึงสิ่งที่เราต้องการให้ผู้ชมเข้าใจ .
ผมจะเริ่มต้นด้วยหัวข้อที่ด้านบนของภาพนิ่ง หลายคนอ้างถึงนี้เป็นชื่อเรื่องเพราะ PowerPoint ใช้ชื่อเรื่องที่ใส่ข้อความนี้ฉันคิดว่าการกำหนดข้อความที่ด้านบนของภาพนิ่งเป็นพาดหัวข่าวที่สรุปประเด็นที่คุณต้องการให้ผู้ชมเข้าใจเป็นหลัก อย่างไรเรามีรูปแบบข้อความนี้ เป็นพาดหัว ข้อความ มันเป็นเหมือนประโยค ดังนั้นฉันคิดว่าเราควรจะเขียนโดยใช้ประโยคกรณี มีเพียงคำแรก และคำนามที่เหมาะสมถูกนิยามแทนกรณีที่ทุกคำเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ .ที่สำคัญคือไม่ใช่ประโยคเต็ม ดังนั้นไม่ควรมีระยะเวลาที่สิ้นสุด เขียนได้ดีขึ้นช่วยให้ผู้ชมได้อย่างรวดเร็วเข้าใจจุดของภาพนิ่ง และมันช่วยให้คนรู้จุดเดียวที่พวกเขาต้องการเพื่อให้ผู้ชมบนภาพนิ่งนี้ หนึ่งในลูกค้าของฉันในอุตสาหกรรมบริการทางการเงินเมื่อเร็ว ๆนี้ให้ความเห็นว่า โดยใช้หัวข้อแทนชื่อการนำเสนอของพวกเขาได้ชัดเจนและง่ายขึ้นสำหรับผู้ชมที่จะส่งมอบ .
ฉันอาจได้รับคำถามเกี่ยวกับวิธีการรูปแบบกระสุนจุดมากกว่าที่ฉันทำเกี่ยวกับข้อความอื่นใดบนภาพนิ่ง ฉันต้องการเริ่มต้นด้วย เรียกว่าข้อความจุดบนภาพนิ่งต้องการกระสุนจุดหรือไม่ กระสุนจุด บ่งชี้ว่า ความสัมพันธ์แบบลำดับชั้น ,กับระดับของจุด bullet แบ่งระดับจุดข้างต้นมันแต่ละ หลายภาพนิ่ง ผมเห็น ไม่มีลำดับชั้นความสัมพันธ์ในจุดรายการของ ในกรณีนี้ ผมแนะนำให้คุณเอากระสุนจุดตัวอักษรและใช้รายการที่เรียบง่ายของจุดข้อความ ใช้เพิ่มระยะห่างบรรทัดหลังจากแต่ละจุดให้คะแนนอย่างถูกต้องแยกบนสไลด์ ถ้าคุณใช้จุดกระสุนใช้เติมกระสุนตัวละครที่มีตัวตนพอที่จะเห็นและจะแสดงให้ผู้ชม ซึ่งแต่ละจุดจะเริ่ม
เมื่อจัดรูปแบบจุดบนภาพนิ่ง ให้แน่ใจว่า เยื้องที่ถูกต้อง สำหรับจุดที่กระสุนกระสุนตัวละครควรนั่งด้านซ้ายของข้อความที่มีบรรทัดของข้อความที่เริ่มต้นที่จุดเดียวกันในแต่ละบรรทัดการใช้จุด bullet เนื้อหาที่ใส่ชุดนี้เริ่มต้นขึ้นสำหรับคุณโดยอัตโนมัติ ถ้าคุณจะสร้างจุดกระสุนในกล่องข้อความ ตั้งค่าการเยื้องแขวนอย่างถูกต้องในไม้บรรทัด ถ้าคุณไม่ได้ใช้จุด bullet , แต่ละจุดให้ข้อความชิดซ้าย และเริ่มต้นในจุดเดียวกันในแต่ละบรรทัด ถ้าคุณจะเอากระสุน การจัดรูปแบบเนื้อหาที่ใส่ตั้งแต่เริ่มต้น ,คุณจะต้องแก้ไขแขวนเยื้องในไม้บรรทัด ถูกจัดข้อความจุด ผมแสดงให้คุณเห็นวิธีการจัดรูปแบบข้อความใน Powerpoint ในวิดีโอนี้ .
สุดท้ายเคล็ดลับเกี่ยวกับจุดข้อความหรือสัญลักษณ์บนภาพนิ่ง คือ ว่า พวกเขาจะต้องเป็นจุดสั้น ๆเพื่อให้ผู้ชมบริบทของสิ่งที่คุณกำลังจะพูดจุดข้อความหรือกระสุนไม่ควรจะมีสำเนาของสิ่งที่คุณจะพูด ดังนั้นพวกเขาไม่ควรจัดรูปแบบเหมือนประโยคในรายงาน ไม่ควรมีระยะเวลาที่ส่วนท้ายของข้อความหรือสัญลักษณ์จุด เพราะมันไม่ได้เป็นประโยคที่ถูกต้อง จุดที่ควรเขียนด้วยประโยคกรณีแทนกรณีเพราะพวกเขาไม่ได้
ชื่อเรื่องชนิดสุดท้ายของข้อความที่ฉันต้องการที่อยู่ คือ ใบเสนอราคา เมื่อคุณอ้างผู้เชี่ยวชาญประวัติศาสตร์ , หรือ บุคคลอื่น ๆ ให้แน่ใจว่า คุณใช้เครื่องหมายอัญประกาศรอบอ้างอิงทั้งหมด นี้บ่งชี้ว่า คนดู สิ่งที่เขาพูด และแยกจากข้อความอื่นใดบนสไลด์ เมื่อใช้อ้าง รวมถึงข้อความทั้งหมดของสิ่งที่พวกเขาพูดหรือเขียน ถ้ามันนานผู้ชมไม่รับเช่น ใบเสนอราคา โดยใช้สามจุด ( . . . ) เพื่อระบุว่าคุณได้ลบบางส่วนของใบเสนอราคา ผู้ชมได้เห็นมากเกินไปราคาบิดโดยสื่อหมายถึงสิ่งที่แตกต่างกันอย่างสมบูรณ์กว่าสิ่งที่ผู้พูดหรือผู้เขียนจริง ๆ ว่า หากมีคำไม่กี่คำที่คุณต้องการให้ผู้ชมที่จะมุ่งเน้นในใบเสนอราคาใช้ข้อความที่เน้นเทคนิคที่ผมแสดงในวิดีโอนี้เพื่อให้คำเหล่านั้นออกมา
ฉันบอกว่าที่จุดเริ่มต้นของบทความนี้ , ฉันคิดว่าข้อความ มีบทบาทสำคัญในสไลด์ของเรา ใช้เคล็ดลับที่ผมได้ให้ไว้ที่นี่เพื่อช่วยจัดรูปแบบข้อความดังนั้นจึงเป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้ชมที่จะแปลข้อความของคุณที่ถูกต้อง นี้ :
แบ่งปัน
การแปล กรุณารอสักครู่..