Complaint LettersA complaint letter

Complaint Letters
A complaint letter requests some sort of compensation for defective or damaged merchandise or for inadequate or delayed services. While many complaints can be made in person, some circumstances require formal business letters. The complaint may be so complex that a phone call cannot effectively resolve the problem; or the writer may prefer the permanence, formality, and seriousness of a business letter. The essential rule in writing a complaint letter is to maintain your poise and diplomacy, no matter how justified your gripe is. Avoid making the recipient an adversary.
Note: Complaints by e-mail may not be as effective as those by regular mail so that option is not included here.
Early in the letter, identify the reason you are writing—to register a complaint and to ask for some kind of compensation. Avoid leaping into the details of the problem in the first sentence.
Provide a fully detailed narrative or description of the problem. This is the "evidence."
State exactly what compensation you desire, either before or after the discussion of the problem or the reasons for granting the compensation. (It may be more tactful and less antagonizing to delay this statement in some cases.)
Explain why your request should be granted. Presenting the evidence is not enough: state the reasons why this evidence indicates your requested should be granted.
Suggest why it is in the recipient's best interest to grant your request: appeal to the recipient's sense of fairness, desire for continued business, but don't threaten. Find some way to view the problem as an honest mistake. Don't imply that the recipient deliberately committed the error or that the company has no concern for the customer. Toward the end of the letter, express confidence that the recipient will grant your request.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

จดหมายร้องเรียนจดหมายร้องเรียนเรียกร้องบางประเภทของค่าตอบแทน สำหรับสินค้าชำรุด หรือเสียหาย หรือล่าช้า หรือไม่เพียงพอ ในขณะที่ข้อร้องเรียนต่าง ๆ ได้ในบุคคล บางกรณีต้องใช้จดหมายทางธุรกิจ ร้องเรียนอาจซับซ้อนที่โทรศัพท์ไม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพแก้ปัญหา หรือผู้เขียนอาจต้อง permanence ระดับ และความจริงจังของจดหมายธุรกิจ กฎสำคัญในการเขียนจดหมายร้องเรียนเพื่อ รักษาความเที่ยงและการทูต ไม่ชิดขอบวิธี gripe ของคุณเป็นของคุณได้ หลีกเลี่ยงการทำให้ผู้รับปฏิปักษ์หมายเหตุ: ข้อร้องเรียนทางอีเมล์ไม่ได้มีประสิทธิภาพเป็นที่โดยให้ตัวเลือกไว้ที่นี่ต้นในจดหมาย ระบุเหตุผลที่คุณกำลังเขียน — เพื่อร้องเรียนการลงทะเบียน และขอค่าตอบแทนบางประการ หลีกเลี่ยงการกระโจนเข้าไปในรายละเอียดของปัญหาในประโยคแรกให้เล่าเรื่องทั้งหมดรายละเอียดหรือคำอธิบายของปัญหา นี่คือ "หลักการ"ระบุค่าตอบแทนว่าอะไรล่ะ ก่อน หรือหลัง จากการอภิปรายปัญหาหรือสาเหตุที่ค่าตอบแทน (อาจเพิ่มเติม tactful และน้อยกว่า antagonizing การเลื่อนคำสั่งนี้ในบางกรณีด้วย)อธิบายทำไมควรได้รับการร้องขอ นำเสนอหลักฐานไม่เพียงพอ: รัฐควรให้เหตุผลที่ทำไมหลักฐานนี้ระบุว่า ท่านต้องการแนะนำทำไมอยู่ในดอกเบี้ยดีที่สุดของผู้รับให้คำขอของคุณ: เป็นผู้รับความยุติธรรม ความต่อเนื่องธุรกิจ ดึงดูด แต่ไม่คุกคาม หาวิธีบางอย่างเพื่อดูปัญหาเป็นสุจริต ไม่ได้หมายถึงว่า ผู้รับข้อผิดพลาดโดยเจตนามุ่งมั่น หรือว่า บริษัทมีความกังวลสำหรับลูกค้า ไปทางส่วนท้ายของจดหมาย แสดงความเชื่อมั่นว่า ผู้รับจะอนุญาตการร้องขอ

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

จดหมายร้องเรียนจดหมายร้องเรียนขอเรียงลำดับของการชดเชยบางส่วนสำหรับสินค้าชำรุดหรือเสียหายหรือการให้บริการที่ไม่เพียงพอหรือล่าช้า ในขณะที่การร้องเรียนจำนวนมากสามารถทำในคนบางสถานการณ์ต้องใช้ตัวอักษรธุรกิจอย่างเป็นทางการ ร้องเรียนอาจจะซับซ้อนเพื่อให้โทรศัพท์ได้อย่างมีประสิทธิภาพไม่สามารถแก้ไขปัญหานั้น หรือนักเขียนอาจจะชอบความคงทนที่เป็นทางการและความรุนแรงของจดหมายธุรกิจ กฎสำคัญในการเขียนจดหมายร้องเรียนคือการรักษาความสุขุมและการทูตของคุณไม่ว่าจับเป็นธรรมของคุณอยู่ หลีกเลี่ยงการทำให้ผู้รับฝ่ายตรงข้าม.. หมายเหตุ: การร้องเรียนทางอีเมล์อาจจะไม่เป็นผลเป็นผู้ที่ทางไปรษณีย์เพื่อให้ตัวเลือกที่ไม่ได้รวมอยู่ที่นี่ในช่วงต้นของจดหมายที่ระบุเหตุผลที่คุณกำลังเขียนเพื่อลงทะเบียนการร้องเรียนและการที่ขอชนิดของการชดเชยบางส่วน หลีกเลี่ยงการกระโจนเข้าไปในรายละเอียดของปัญหาในประโยคแรก. จัดให้มีการบรรยายรายละเอียดทั้งหมดหรือรายละเอียดของปัญหา นี่คือ "หลักฐาน." รัฐชดเชยสิ่งที่คุณต้องการไม่ว่าจะก่อนหรือหลังการอภิปรายของปัญหาหรือสาเหตุของการให้ค่าตอบแทน (อาจจะมีมากขึ้นและมีไหวพริบขุ่นข้องหมองใจน้อยที่จะชะลอคำสั่งนี้ในบางกรณี.) อธิบายว่าทำไมคำขอของคุณควรจะได้รับ การนำเสนอหลักฐานไม่เพียงพอ: ระบุเหตุผลที่ว่าทำไมหลักฐานนี้แสดงการร้องขอของคุณควรจะได้รับ. ขอแนะนำว่าทำไมมันอยู่ในความสนใจที่ดีที่สุดของผู้รับที่จะให้ตามคำขอของคุณ: อุทธรณ์ไปยังความรู้สึกของผู้รับของความเป็นธรรมความปรารถนาสำหรับธุรกิจอย่างต่อเนื่อง แต่สวม ' เสื้อคุกคาม หาวิธีที่จะดูปัญหาที่เกิดขึ้นเป็นความผิดพลาดที่ซื่อสัตย์บาง ไม่ได้หมายความว่าผู้รับจงใจมุ่งมั่นที่มีข้อผิดพลาดหรือว่า บริษัท มีความกังวลสำหรับลูกค้าที่ไม่มี ในช่วงท้ายของจดหมายแสดงความมั่นใจว่าผู้รับจะให้ตามคำขอของคุณ

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

จดหมายร้องทุกข์ ร้องเรียนขอ
จดหมายบางอย่างชดเชยสินค้าที่บกพร่อง หรือเสียหาย หรือให้บริการไม่เพียงพอ หรือล่าช้า ในขณะที่หลายข้อร้องเรียนได้ด้วยตัวเอง บางสถานการณ์ต้องใช้จดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการ การร้องเรียนที่อาจจะซับซ้อนดังนั้นที่โทรศัพท์ไม่สามารถมีประสิทธิภาพในการแก้ไขปัญหา หรือผู้เขียนอาจต้องการความทนทาน พิธีและความรุนแรงของจดหมายธุรกิจ กฎที่สำคัญในการเขียนจดหมายร้องเรียนเพื่อรักษาท่วงทีและการทูต ไม่ว่าไม่บ่นคือ หลีกเลี่ยงการทำให้ผู้รับฝ่ายตรงข้าม .
หมายเหตุ : ร้องเรียนทางอีเมลอาจจะไม่เป็นที่มีประสิทธิภาพเป็นโดยทางไปรษณีย์ปกติ ดังนั้นตัวเลือกที่ไม่ได้รวมอยู่ที่นี่ .
ต้นในจดหมายระบุเหตุผลที่คุณเขียนลงทะเบียนร้องเรียนและขอบางชนิดของการชดเชย หลีกเลี่ยงการกระโจนลงไปในรายละเอียดของปัญหาในประโยคแรก .
ให้รายละเอียดครบ เรื่องเล่า หรือรายละเอียดของปัญหา นี่เป็น " หลักฐาน "
รัฐว่าค่าตอบแทนที่คุณต้องการทั้งก่อนและหลังการสนทนาของปัญหา หรือเหตุผลในการชดเชย ( มันอาจจะฉลาดมากกว่า และน้อยกว่า การเป็นปฏิปักษ์กับคำสั่งนี้ในบางกรณี )
อธิบายทำไมการร้องขอของคุณควรจะได้รับ เสนอหลักฐานไม่เพียงพอ : รัฐเหตุผลหลักฐานนี้บ่งชี้ว่า คุณต้องการจะได้รับ .
ว่าทำไมมันอยู่ในความสนใจที่ดีที่สุดของผู้รับ ทำตามคำขอของคุณ : อุทธรณ์ไปยังผู้รับความรู้สึกของความยุติธรรม ต้องการทางธุรกิจอย่างต่อเนื่อง แต่ไม่ขู่ หาวิธีที่จะดูปัญหาผิดพลาดจริงๆ ไม่ได้หมายความว่าผู้รับเจตนาก่อความผิดพลาด หรือ ว่า บริษัทไม่มีความกังวลสำหรับลูกค้า ในช่วงท้ายของจดหมายแสดงความมั่นใจว่าผู้รับจะทำตามคำขอของคุณ