การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมและมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน ดังนั้น เมื่อมีการประชุม จึงเป็นหน้าที่ของฝ่ายเลขานุการที่จะต้องรับผิดชอบจัดทำรายงานการประชุม ปัญหาของการเขียนรายงานการประชุมที่พบบ่อยคือ ไม่รู้วิธีการดําเนินการประชุมที่ถูกต้อง ไม่รู้จะจดอย่างไร ไม่เข้าใจประเด็นของเรื่อง ผู้จดบันทึกการประชุมจะต้องรู้วิธีคิดก่อนเขียน รู้ลําดับความคิด รู้โครงสร้างความคิด รู้องค์ประกอบเนื้อหา จะทําให้เขียนได้เข้าใจง่าย ไมสับสนวกวน