Subject: A/R Collection - Payment r

Subject: A/R Collection - Payment received by mail Date Issue: June 6th, 2016
CC: Accounting Effective Date: August 1st, 2016
Prepared by:
Position: Financial Controller

Signature:
Approved By:
Position: General Manager

Signature:


OBJECTIVE

To guarantee the safety of the payment collection flow from the external mail into the hotel.

POLICY

1. Segregation of duties should be maintained with advance deposits and A/R payments in cash or cheques not directly handled by Accounts Receivable staff or any person having access to A/R system or general ledger.

2. Post-dated cheques should never be accepted in payment of current transactions.

3. All payments received by mail or from the Bill Collector must be entered into a cheques received register before handing over to the General Cashier.

4. The cheque received register must be reconciled to the bank deposits.

5. All payments received by mail or from the Bill Collector should be banked the same day, if possible (or within three working days maximum).

PROCEDURE

I- Payments received by mail
(Mainly payments related to city ledger and advance deposits)

1. The Financial Controller should formally designate the person to inspect all incoming mail for cheques (Secretary of Finance, GM Secretary, etc).

2. Once received, all cheques should be recorded on a “cheques received register” in 2 copies, stating for each cheque:
• Date received
• Date Issued
• Bank issuing and branch
• Payer’s name
• The cheque number
• Amount paid
• Description (invoice reference) if any
The last entry must be underlined and the page totaled. All cheques should be photocopied and any papers accompanying the cheques should be stapled to the cheque photocopy.

3. The cheques received with one copy of the register, dated and signed by the remitter should be immediately handed over to the General Cashier for subsequent banking.




4. The General Cashier will reconcile all cheques with the register and sign both copies of the register in acknowledgement. The General Cashier must inspect all cheques for proper signature or endorsement:
• If a cheque is received without a proper signature, the Financial Controller should immediately be informed and follow-up with the issuer.
• All cheques should be endorsed with the restrictive endorsement “For Deposit Only” along with the hotel’s designated bank deposit account number.

5. Distribution of the “cheques received register” should be as follows:
• First copy: to General Cashier to be attached with the daily General Cashier Report.
• Second copy: to Accounts Receivable with attached a copy of all cheques for subsequent posting; once done, the register should be filed permanently in
chronological order.

II- Payments received from a Bill Collector (mostly applies in Asia)

1. When receiving payments from a Bill Collector, the General Cashier should receive an Official Receipt (prepared in 3 copies) stating the date, nature of payment (cash or cheque
#), description, total amount paid and to be signed by both the client and the Bill Collector. All cheques given must be inspected for proper signature and endorsement.

2. The Official Receipt is distributed as follows:
• Original copy : to the client
• Second copy : to General Cashier
• Third copy : permanently filed in numerical order
In addition, the Bill Collector should record individually all payments received on a Daily Collection Report in 2 copies, stating:
• Means of payment (cash or cheque)
• Payer’s name and invoice reference
• Amount paid
with the last entry to be underlined and the page totaled.

3. All collections of the day with attached related official receipts and the Daily Collection Report dated and signed by the Bill Collector should be handed to the General Cashier for subsequent banking through a separate bank deposit.

4. The General Cashier will reconcile all cash and cheques received to the Daily Collection Report and sign the 2 copies of the report in acknowledgement.

5. Distribution of the Daily Collection Report should be as follows:
• First copy kept by General Cashier to be subsequently attached with his daily General Cashier Report.
• Second copy with attached copy of all cheques (if any) should be handed over to the Accounts Receivable for posting and should then be filed in chronological order.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

เรื่อง: คอลเล็คชั่น a/r - รับทางไปรษณีย์วันปัญหาการชำระเงิน: 6 มิถุนายน 2016CC: บัญชีมีผลบังคับใช้วัน: 1 สิงหาคม 2016จัดทำโดย: ตำแหน่ง: ผู้ควบคุมการเงินลายเซ็น: อนุมัติโดย: ตำแหน่ง: ผู้จัดการทั่วไปลายเซ็น:วัตถุประสงค์เพื่อรับประกันความปลอดภัยของลำดับการเก็บชำระเงินจากจดหมายภายนอกในโรงแรมนโยบาย1. การแบ่งแยกหน้าที่ควรรักษา a/r ชำระเงินสดหรือเช็คที่จัดการได้โดยตรง โดยพนักงานบัญชีลูกหนี้หรือบุคคลใดที่มีการเข้าถึงระบบ a/r หรือบัญชีแยกประเภททั่วไปและการฝากเงินล่วงหน้า2. เช็คควรไม่ยอมรับในการชำระเงินของธุรกรรมปัจจุบัน3. ชำระเงินทั้งหมดที่ได้รับ ทางไปรษณีย์ หรือ เก็บเงินต้องถูกป้อนลงในทะเบียนเช็ครับก่อนมอบให้แคชเชียร์ทั่วไป4. การลงทะเบียนรับเช็คต้องจะปรับยอดเงินฝากธนาคารเพื่อ5.เงื่อนไขการชำระเงิน ทางไปรษณีย์ หรือ เก็บเงินควรสามารถ banked วันเดียว ถ้าเป็นไปได้ (หรือภาย ในสามวันทำงานสูงสุด)ขั้นตอนการฉันเงื่อนไขการชำระเงินทางไปรษณีย์(ส่วนใหญ่การชำระเงินที่เกี่ยวข้องกับการเมืองและเงินบัญชีแยกประเภทเงินฝาก)1. การควบคุมทางการเงินอย่างเป็นทางควรกำหนดบุคคลที่จะตรวจสอบจดหมายขาเข้าทั้งหมดเช็ค (เลขานุการการเงิน เลขานุการ GM ฯลฯ)2. เมื่อรับ เช็คทั้งหมดควรถูกบันทึกบนเครื่อง "เช็ครับลงทะเบียน" ในสำเนา 2 ระบุแต่ละรายการ:•วันรับ•วันที่ออก•ออกธนาคารและสาขาชื่อผู้ชำระเงิน••หมายเลขเช็ค•จำนวนเงินที่ชำระ•คำอธิบาย (อ้างอิงใบแจ้งหนี้) ถ้ามีรายการสุดท้ายต้องถูกขีดเส้นใต้ และหน้ารวม ควรแสดงทั้งเช็ค และเอกสารใด ๆ ประกอบเช็คควรจะเย็บเล่มให้สำเนาเช็ค3. เช็คที่ได้รับสำเนาของการลงทะเบียน วันที่ และลงนาม โดยผู้ที่ควรมอบผ่านทันทีเก็บทั่วไปสำหรับธนาคารในเวลาต่อมา 4. พนักงานทั่วไปจะกระทบเช็คทั้งหมด มีการลงทะเบียน และลงชื่อทั้งสองสำเนาของการลงทะเบียนเข้ารับทราบ พนักงานทั่วไปต้องตรวจเช็คทั้งหมดสำหรับลายเซ็นที่ถูกต้องหรือการรับรอง:•ถ้าเช็คได้รับไม่มีลายเซ็นที่ถูกต้อง ตัวควบคุมทางการเงินทันทีควรจะทราบและติดตามผลกับผู้ออก•เช็คทั้งหมดควรรับรองพร้อมรับรองการจำกัด "สำหรับฝากเงินเท่านั้น" พร้อมกับของโรงแรมกำหนดหมายเลขบัญชีเงินฝากธนาคาร5. การกระจายของการ "ลงทะเบียนเช็ครับ" ควรจะเป็นดังนี้:•สำเนาแรก: การเงินทั่วไปที่จะแนบกับรายงานแคชเชียร์ทั่วไปทุกวัน•สองสำเนา: บัญชีลูกหนี้พร้อมแนบสำเนาเช็คทั้งหมดสำหรับการลงรายการบัญชี เมื่อเสร็จแล้ว การลงทะเบียนควรยื่นอย่างถาวรในลำดับนั้นII - เงินรับจากการเก็บเงิน (ส่วนใหญ่ใช้ในเอเชีย)1. เมื่อรับชำระเงินจากการเก็บเงิน แคชเชียร์ทั่วไปควรได้รับการรับอย่างเป็นทางการ (เตรียมไว้ในสำเนา 3) ระบุวัน ลักษณะของการชำระเงิน (เงินสดหรือเช็ค#), คำอธิบาย ยอดเงินรวมที่ชำระและ จะต้องลงนาม โดยลูกค้าและเก็บเงิน รับทั้งหมดเช็คต้องตรวจสอบลายเซ็นที่ถูกต้องและรับรอง2.ใบเสร็จรับเงินที่มีกระจายเป็นดังนี้:•ต้นฉบับ: ไปยังไคลเอนต์•สำเนาที่สอง: การเงินทั่วไป•สามสำเนา: ยื่นอย่างถาวรในลำดับตัวเลขนอกจากนี้ เก็บเงินควรบันทึกพร้อมทั้งเงื่อนไขการชำระเงินวันรวบรวมรายงานใน 2 สำเนา ระบุ:•วิธีการชำระเงิน (เงินสดหรือเช็ค)อ้างอิงชื่อและใบแจ้งหนี้ของผู้ชำระเงิน••จำนวนเงินที่ชำระรายการสุดท้ายจะถูกขีดเส้นใต้และหน้ารวม3. คอลเลกชันทุกวันพร้อมแนบใบเสร็จอย่างเป็นทางการที่เกี่ยวข้องและรายงานเก็บรายวันลงวัน และลงนาม โดยเก็บเงินควรมอบให้แคชเชียร์ทั่วไปสำหรับการธนาคารผ่านฝากเงินแยกต่างหาก4. พนักงานทั่วไปจะกระทบยอดเงินสดและเช็คที่ได้รับรายงานเรียกเก็บเงินรายวันทั้งหมด และ 2 สำเนาของรายงานเข้ารับทราบ5. การแจกจ่ายรายงานเรียกเก็บเงินประจำวันควรเป็นดังนี้:•คัดลอกแรกโดยทั่วไปเงินจะแนบมากับรายงานแคชเชียร์ทั่วไปประจำวันของเขา•คัดลอกที่สองพร้อมทั้งแนบสำเนาเช็ค (ถ้ามี) ควรถูกมอบให้บัญชีลูกหนี้เพื่อลงรายการบัญชี และควรยื่นตามลำดับแล้ว

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

เรื่อง: A / R เก็บ - การชำระเงินที่ได้รับจากอีเมล ณ วันที่: 6 มิถุนายน 2016
CC บัญชีตั้งแต่วันที่ 1 สิงหาคม 2016
จัดทำโดย:
ตำแหน่ง: ควบคุมทางการเงินลายเซ็น: อนุมัติโดย: ตำแหน่ง: ผู้จัดการทั่วไปลายเซ็น: วัตถุประสงค์ในการรับประกัน ความปลอดภัยของการไหลของการเรียกเก็บเงินจากจดหมายภายนอกเข้าไปในโรงแรม. นโยบาย1 การแบ่งแยกหน้าที่ควรจะรักษาด้วยการฝากเงินและการชำระเงินล่วงหน้า A / R ในเงินสดหรือเช็คไม่ได้จัดการได้โดยตรงโดยพนักงานบัญชีลูกหนี้หรือบุคคลใดที่มีการเข้าถึงระบบ / R หรือบัญชีแยกประเภททั่วไป. 2 โพสต์วันที่ตรวจสอบไม่ควรที่จะได้รับการยอมรับในการชำระเงินของการทำธุรกรรมในปัจจุบัน. 3 การชำระเงินทั้งหมดที่ได้รับจากอีเมลหรือจากบิลนักสะสมต้องถูกป้อนเข้าสู่การตรวจสอบที่ได้รับการลงทะเบียนก่อนที่จะส่งไปยังทั่วไปแคชเชียร์. 4 การตรวจสอบที่ได้รับการลงทะเบียนจะต้องคืนดีกับเงินฝากธนาคาร. 5 การชำระเงินทั้งหมดที่ได้รับจากอีเมลหรือจากบิลสะสมควรจะแถวันเดียวกันถ้าเป็นไปได้ (หรือภายในสามวันทำการสูงสุด). วิธีการชำระเงินที่ได้รับจาก I- อีเมล(ส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับการชำระเงินบัญชีแยกประเภทเมืองและเงินฝากล่วงหน้า) 1 ควบคุมทางการเงินอย่างเป็นทางการควรกำหนดบุคคลที่จะตรวจสอบอีเมลที่เข้ามาทั้งหมดสำหรับการตรวจสอบ (รัฐมนตรีว่าการกระทรวงการคลังเลขานุการจีเอ็ม ฯลฯ ). 2 เมื่อได้รับการตรวจสอบทุกคนควรได้รับการบันทึกอยู่ใน "การตรวจสอบการรับสมัคร" ใน 2 ชุดที่ระบุสำหรับแต่ละตรวจสอบ: •วันที่ได้รับ•วันที่ออก•ธนาคารผู้ออกบัตรและสาขา•ชื่อผู้ชำระเงิน•จำนวนการตรวจสอบ•จำนวนเงินที่ชำระ•คำอธิบาย (ข้อมูลอ้างอิงใบแจ้งหนี้ ) ถ้ามีรายการสุดท้ายจะต้องขีดเส้นใต้และหน้าทั้งสิ้น ตรวจสอบทุกคนควรได้รับการถ่ายเอกสารและเอกสารใด ๆ ที่มาพร้อมกับการตรวจสอบควรจะเย็บถ่ายสำเนาการตรวจสอบ. 3 การตรวจสอบที่ได้รับกับหนึ่งสำเนาทะเบียนลงวันที่และลงนามโดยส่งเงินที่ควรจะส่งทันทีไปที่แคชเชียร์ทั่วไปสำหรับธนาคารที่ตามมา. 4 ทั่วไปแคชเชียร์จะกระทบการตรวจสอบทั้งหมดที่มีการลงทะเบียนและเข้าสู่ระบบทั้งสองชุดของการลงทะเบียนในการรับรู้ ทั่วไปแคชเชียร์จะต้องตรวจสอบการตรวจสอบทั้งหมดสำหรับลายเซ็นที่เหมาะสมหรือรับรอง: •หากมีการตรวจสอบที่ได้รับโดยไม่ต้องมีลายเซ็นที่เหมาะสมควบคุมทางการเงินทันทีควรทราบและติดตามกับผู้ออก. •ตรวจสอบทุกคนควรได้รับการรับรองด้วยการรับรองที่เข้มงวด " สำหรับการฝากเงินเท่านั้น "พร้อมกับเลขที่บัญชีเงินฝากธนาคารที่กำหนดของโรงแรม. 5 การแพร่กระจายของ "การตรวจสอบที่ได้รับการลงทะเบียน" ควรเป็นดังนี้•คัดลอกแรก: ทั่วไปแคชเชียร์ที่จะแนบมากับชีวิตประจำวันรายงานทั่วไปแคชเชียร์. •สำเนาที่สอง: การบัญชีลูกหนี้กับแนบสำเนาของการตรวจสอบทั้งหมดสำหรับการโพสต์ตามมา; เมื่อเสร็จแล้วลงทะเบียนควรจะยื่นอย่างถาวรในตามลำดับ. II- การชำระเงินที่ได้รับจากบิลสะสม (ส่วนใหญ่นำไปใช้ในเอเชีย) 1 เมื่อได้รับการชำระเงินจากบิลสะสมทั่วไปแคชเชียร์ควรจะได้รับใบเสร็จรับเงินอย่างเป็นทางการ (จัดทำขึ้นจำนวน 3 ชุด) ระบุวันที่ธรรมชาติของการชำระเงิน (เงินสดหรือเช็ค#), รายละเอียดจำนวนเงินทั้งหมดที่จ่ายและได้รับการลงนามโดยทั้งลูกค้าและ บิลสะสม ตรวจสอบทุกอย่างที่ได้รับต้องตรวจสอบลายเซ็นที่เหมาะสมและการรับรอง. 2 ใบเสร็จอย่างเป็นทางการจะมีการกระจายดังนี้•สำเนาต้นฉบับ: ไปยังลูกค้า•สำเนาที่สอง: ทั่วไปแคชเชียร์สำเนา•สาม: ยื่นถาวรในลำดับตัวเลขนอกจากนี้บิลสะสมควรบันทึกเป็นรายบุคคลการชำระเงินที่ได้รับทั้งหมดในรายงานการเก็บรายวันใน 2 สำเนาเซน: •วิธีการชำระเงิน (เงินสดหรือเช็ค) •ผู้ชำระเงินชื่อและการอ้างอิงใบแจ้งหนี้•จำนวนเงินที่ชำระกับรายการสุดท้ายที่จะขีดเส้นใต้และหน้ารวมทั้งสิ้น. 3 คอลเลกชันของทุกวันด้วยแนบใบเสร็จรับเงินที่เกี่ยวข้องอย่างเป็นทางการและรายงานการเก็บรายวันวันที่และลงนามโดยบิลสะสมควรจะส่งให้แคชเชียร์ทั่วไปสำหรับธนาคารที่ตามมาผ่านเงินฝากธนาคารที่แยกต่างหาก. 4 ทั่วไปแคชเชียร์จะกระทบยอดเงินสดและเช็คทั้งหมดที่ได้รับการรายงานการเก็บทุกวันและการลงนาม 2 ฉบับรายงานในการรับรู้ได้. 5 การแพร่กระจายของรายงานการเก็บรายวันควรจะเป็นดังนี้. •คัดลอกแรกเก็บไว้โดยทั่วไปแคชเชียร์ที่จะแนบมาในภายหลังกับนายพลรายงานแคชเชียร์ประจำวันของเขา•สำเนาที่สองกับแนบสำเนาของการตรวจสอบทั้งหมด (ถ้ามี) ควรจะส่งไปยังบัญชีลูกหนี้ สำหรับการโพสต์แล้วควรจะยื่นตามลำดับ