Make sure you address the reader by his or her correct name and job title. You might call the
company president "Maxi" on the golf course or in an informal note, but "Rita Maxwell,
President" would be more appropriate for a formal memo. Be specific and concise in your
subject line. For example, "Clothes" as a subject line could mean anything from a dress code
update to a production issue. Instead use something like, "Fall Clothes Line Promotion."
Opening segment
The purpose of a memo is usually found in the opening paragraph and includes: the purpose of
the memo, the context and problem, and the specific assignment or task. Before indulging the
reader with details and the context, give the reader a brief overview of what the memo will be
about. Choosing how specific your introduction will be depends on your memo plan style. The
more direct the memo plan, the more explicit the introduction should be. Including the purpose
of the memo will help clarify the reason the audience should read this document. The
introduction should be brief, and should be approximately the length of a short paragraph.
The context is the event, circumstance, or background of the problem you are solving. You may
use a paragraph or a few sentences to establish the background and state the problem. Oftentimes
it is sufficient to use the opening of a sentence to completely explain the context, such as,
"Through market research and analysis..."
Include only what your reader needs, but be sure it is clear.
One essential portion of a memo is the task statement where you should describe what you are
doing to help solve the problem. If the action was requested, your task may be indicated by a
หน้า 1 จาก 61 Welcome to the Purdue OWL This page is brought to you by the OWL at Purdue (https://owl.english.purdue.edu/). When printing this page, you must include the entire legal notice at bottom. Contributors:Courtnay Perkins, Allen Brizee. Summary: This handout will help you solve your memo-writing problems by discussing what a memo is, describing the parts of memos, and providing examples and explanations that will make your memos more effective. Audience and Purpose Memos have a twofold purpose: they bring attention to problems and they solve problems. They accomplish their goals by informing the reader about new information like policy changes, price increases, or by persuading the reader to take an action, such as attend a meeting, or change a current production procedure. Regardless of the specific goal, memos are most effective when they connect the purpose of the writer with the interests and needs of the reader. Choose the audience of the memo wisely. Ensure that all of the people that the memo is addressed to need to read the memo. If it is an issue involving only one person, do not send the memo to the entire office. Also, be certain that material is not too sensitive to put in a memo; sometimes the best forms of communication are face-to-face interaction or a phone call. Memos are most effectively used when sent to a small to moderate number of people to communicate company or job objectives. Contributors:Courtnay Perkins, Allen Brizee. Summary: This handout will help you solve your memo-writing problems by discussing what a memo is, describing the parts of memos, and providing examples and explanations that will make your memos more effective.
หน้า 2 จาก 62 Parts of a Memo Standard memos are divided into segments to organize the information and to help achieve the writer's purpose. Heading Segment The heading segment follows this general format: TO: (readers' names and job titles) FROM: (your name and job title) DATE: (complete and current date) SUBJECT: (what the memo is about, highlighted in some way) Make sure you address the reader by his or her correct name and job title. You might call the company president "Maxi" on the golf course or in an informal note, but "Rita Maxwell, President" would be more appropriate for a formal memo. Be specific and concise in your subject line. For example, "Clothes" as a subject line could mean anything from a dress code update to a production issue. Instead use something like, "Fall Clothes Line Promotion." Opening Segment The purpose of a memo is usually found in the opening paragraph and includes: the purpose of the memo, the context and problem, and the specific assignment or task. Before indulging the reader with details and the context, give the reader a brief overview of what the memo will be about. Choosing how specific your introduction will be depends on your memo plan style. The more direct the memo plan, the more explicit the introduction should be. Including the purpose of the memo will help clarify the reason the audience should read this document. The introduction should be brief, and should be approximately the length of a short paragraph. Context The context is the event, circumstance, or background of the problem you are solving. You may use a paragraph or a few sentences to establish the background and state the problem. Oftentimes it is sufficient to use the opening of a sentence to completely explain the context, such as, "Through market research and analysis..." Include only what your reader needs, but be sure it is clear. Task Segment One essential portion of a memo is the task statement where you should describe what you are doing to help solve the problem. If the action was requested, your task may be indicated by a sentence opening like,
หน้า 3 จาก 63 "You asked that I look at...." If you want to explain your intentions, you might say, "To determine the best method of promoting the new fall line, I will...." Include only as much information as is needed by the decision-makers in the context, but be convincing that a real problem exists. Do not ramble on with insignificant details. If you are having trouble putting the task into words, consider whether you have clarified the situation. You may need to do more planning before you're ready to write your memo. Make sure your purpose- statement forecast divides your subject into the most important topics that the decision-maker needs. Summary Segment If your memo is longer than a page, you may want to include a separate summary segment. However, this section not necessary for short memos and should not take up a significant amount of space. This segment provides a brief statement of the key recommendations you have reached. These will help your reader understand the key points of the memo immediately. This segment may also include references to methods and sources you have used in your research. Discussion Segments The discussion segments are the longest portions of the memo, and are the parts in which you include all the details that support your ideas. Begin with the information that is most important. This may mean that you will start with key findings or recommendations. Start with your most general information and move to your specific or supporting facts. (Be sure to use the same format when including details: strongest to weakest.) The discussion segments include the supporting ideas, facts, and research that back up your argument in the memo. Include strong points and evidence to persuade the reader to follow your recommended actions. If this section is inadequate, the memo will not be as effective as it could be. Closing Segment After the reader has absorbed all of your information, you want to close with a courteous ending that states what action you want your reader to take. Make sure you consider how the reader will benefit from the desired actions and how you can make those actions easier. For example, you might say, "I will be glad to discuss this recommendation with you during our Tuesday trip to the spa and follow through on any decisions you make." Necessary Attachments Make sure you document your findings or provide detailed information whenever necessary. You can do this by attaching lists, graphs, tables, etc. at the end of your memo. Be sure to refer
หน้า 4 จาก 64 to your attachments in your memo and add a notation about what is attached below your closing, like this: Attached: Focus Group Results, January- May 2007 Contributors: Courtnay Perkins, Allen Brizee. Summary: This handout will help you solve your memo-writing problems by discussing what a memo is, describing the parts of memos, and providing examples and explanations that will make your memos more effective. Format The format of a memo follows the general guidelines of business writing. A memo is usually a page or two long, should be single spaced and left justified. Instead of using indentations to show new paragraphs, skip a line between sentences. Business materials should be concise and easy to read. Therefore it is beneficial to use headings and lists to help the reader pinpoint certain information. You can help your reader understand your memo better by using headings for the summary and the discussion segments that follow it. Write headings that are short but that clarify the content of the segment. For example, instead of using "Summary" for your heading, try "New Advertising Recommendations," which is much more specific. The major headings you choose are the ones that should be incorporated in your purpose-statement in the opening paragraph. For easy reading, put important points or details into lists rather than paragraphs when possible. This will draw the readers' attention to the section and help the audience remember the information better. Using lists will help you be concise when writing a memo. The segments of the memo should be allocated in the following manner: Header: 1/8 of the
ตรวจสอบให้แน่ใจว่า คุณอ่านตามเขา หรือเธอถูกต้องชื่อและงานชื่อเรื่อง คุณอาจเรียกการ บริษัทเพรสซิเดนท์ "แม็กซี่" ในสนามกอล์ฟ หรือในบันทึกย่อไม่เป็นทางการ แต่ "ริต้าแมกซ์เวลล์ ประธาน"จะเป็นที่เหมาะสมสำหรับบันทึกอย่างเป็นทางการ เฉพาะเจาะจง และกระชับในการ บรรทัดเรื่อง ตัวอย่าง "เสื้อผ้า" เป็นบรรทัดชื่อเรื่องอาจหมายถึง อะไรจากการแต่งกาย ปรับปรุงปัญหาการผลิต ใช้แทน สิ่งที่ชอบ "ฤดูใบไม้ร่วงเสื้อผ้ารายการโปรโมชั่น"เปิดเซ็กเมนต์วัตถุประสงค์ของใบโดยปกติจะอยู่ในย่อหน้าเปิด และรวมถึง: วัตถุประสงค์ของ ใบ บริบท และ ปัญหา และกำหนดเฉพาะ หรืองาน ก่อนสระ อ่านรายละเอียดและบริบท ให้อ่านคร่าว ๆ ของสิ่งที่ใบจะมี เกี่ยวกับการ เลือกวิธีการแนะนำของคุณจะขึ้นอยู่กับลักษณะของแผนบันทึก ที่ เพิ่มเติมตรงแผนบันทึก ยิ่งชัดเจนแนะนำควร รวมทั้งวัตถุประสงค์ ของบันทึกจะได้ชี้แจงเหตุผลที่ผู้ชมควรอ่านเอกสารนี้ ที่ แนะนำควรจะกระชับ และควรประมาณความยาวของย่อหน้าสั้น ๆบริบทเป็นเหตุการณ์ สถานการณ์ หรือพื้นหลังของคุณจะแก้ปัญหา คุณอาจ ใช้ไม่กี่ประโยคหรือย่อหน้าเพื่อสร้างพื้นหลัง และระบุปัญหา อาจเกิด มันเพียงพอที่จะใช้เปิดประโยคสมบูรณ์อธิบายบริบท เช่น"ผ่านการวิจัยตลาดและวิเคราะห์..."รวมเท่า ที่อ่านของคุณต้อง แต่ให้แน่ใจว่า เป็นที่ชัดเจนงบงานที่คุณควรอธิบายสิ่งที่คุณกำลังเป็นส่วนสำคัญหนึ่งของการบันทึก ทำให้ช่วยแก้ปัญหา ถ้าการดำเนินการที่ร้องขอ งานของคุณอาจจะระบุเป็นหน้า 1 จาก 61 ยินดีต้อนรับสู่นกฮูกเพอร์ดูเพจนี้ถูกนำมาให้คุณ โดยนกฮูกที่เพอร์ดู (ส่วน https://owl.english.purdue.edu/) เมื่อพิมพ์หน้านี้ คุณต้องมีเงื่อนไขทางกฎหมายทั้งหมดที่ด้านล่าง ระบุวันร่วมสมทบ: Courtnay, Brizee อัลเลน สรุป: คู่มือนี้จะช่วยคุณแก้ปัญหาของคุณเขียนบันทึก โดยสนทนาบันทึกอะไร อธิบายส่วนของบันทึก และตัวอย่างและคำอธิบายที่จะทำให้บันทึกของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น ผู้ชมและบันทึกวัตถุประสงค์มีวัตถุประสงค์อยู่สองประการ: ช่วยนำความสนใจไปที่ปัญหา และปัญหาเหล่านั้น พวกเขาบรรลุเป้าหมายของพวกเขา โดยการบอกผู้อ่านเกี่ยวกับข้อมูลใหม่เช่นการเปลี่ยนแปลงนโยบาย ขึ้นราคา หรือจูงใจผู้อ่านดำเนินการ เช่นเข้าร่วมประชุม หรือเปลี่ยนกระบวนการผลิตปัจจุบัน โดยเป้าหมายที่เจาะจง บันทึกมีประสิทธิภาพสูงสุดเมื่อเชื่อมต่อวัตถุประสงค์ของผู้เขียน มีความสนใจ และความต้องการของผู้อ่าน เลือกชมของใบอย่างชาญฉลาด ให้แน่ใจว่าทุกคนที่เป็นที่อยู่บันทึกต้องอ่านบันทึก ถ้าเป็นประเด็นที่เกี่ยวข้องกับบุคคลหนึ่งเท่านั้น ไม่ส่งใบไปยังสำนักงานทั้งหมด ยัง ให้แน่ใจว่า วัสดุไม่สำคัญเกินไปใส่ในใบ บางครั้งรูปแบบการสื่อสารมีโทรศัพท์หรือการโต้ตอบแบบพบปะ บันทึกได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดใช้เมื่อส่งไปเล็กปานกลางจำนวนคนสื่อสารวัตถุประสงค์ของบริษัทหรืองานนั้น ระบุวันร่วมสมทบ: Courtnay, Brizee อัลเลน สรุป: คู่มือนี้จะช่วยคุณแก้ปัญหาของคุณเขียนบันทึก โดยสนทนาบันทึกอะไร อธิบายส่วนของบันทึก และตัวอย่างและคำอธิบายที่จะทำให้บันทึกของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นหน้า 2 จาก 62 ส่วนของบันทึกบันทึกมาตรฐานแบ่งออกเป็นเซ็กเมนต์ เพื่อจัดระเบียบข้อมูล และช่วยให้บรรลุวัตถุประสงค์ของผู้เขียน ส่วนหัวส่วนหัวตามรูปแบบทั่วไปนี้: การ: (ของผู้อ่านชื่อและตำแหน่งงาน) จาก: (ชื่อของคุณชื่อและงาน) วัน: (วันปัจจุบัน และสมบูรณ์) เรื่อง: (บันทึกสิ่งที่เน้นเกี่ยวกับ ในบางวิธี) ให้แน่ใจว่า คุณอ่านตามเขา หรือเธอถูกต้องชื่อและงานชื่อเรื่อง คุณอาจติดต่อบริษัทเพรสซิเดนท์ "แม็กซี่" ในสนามกอล์ฟ หรือ ในบันทึก ย่อไม่เป็นทางการ แต่ "ริต้าแมกซ์เวลล์ ประธาน" น่าจะเหมาะสมมากขึ้นสำหรับบันทึกอย่างเป็นทางการ สามารถระบุ และกระชับในบรรทัดหัวเรื่องของคุณ ตัวอย่าง "เสื้อผ้า" เป็นบรรทัดชื่อเรื่องอาจหมายถึง อะไรจากการปรับปรุงแต่งปัญหาผลิต ใช้แทน สิ่งที่ชอบ "ฤดูใบไม้ร่วงเสื้อผ้ารายการโปรโมชั่น" เปิดส่วนวัตถุประสงค์ของใบโดยปกติจะอยู่ในย่อหน้าเปิด และรวมถึง: วัตถุประสงค์ของใบ บริบท และ ปัญหา และกำหนดเฉพาะ หรืองาน ก่อนสระอ่านรายละเอียดและเนื้อหา ให้อ่านคร่าว ๆ ของสิ่งบันทึกจะ เลือกวิธีการแนะนำของคุณจะขึ้นอยู่กับลักษณะของแผนบันทึก ยิ่งตรงแผนบันทึก ยิ่งชัดเจนแนะนำควร รวมทั้งวัตถุประสงค์ของบันทึกจะช่วยชี้แจงเหตุผลที่ผู้ชมควรอ่านเอกสารนี้ แนะนำควรจะกระชับ และควรประมาณความยาวของย่อหน้าสั้น ๆ บริบทบริบทคือ เหตุการณ์ สถานการณ์ หรือพื้นหลังของคุณจะแก้ปัญหา คุณอาจใช้ย่อหน้าหรือกี่ประโยคเพื่อสร้างพื้นหลัง และระบุปัญหา อาจเกิดได้เพียงพอที่จะใช้เปิดประโยคอธิบายบริบท เช่น "ผ่านการวิจัยตลาดและวิเคราะห์..." อย่างสมบูรณ์ รวมเท่า ที่อ่านของคุณต้อง แต่ให้แน่ใจว่า เป็นที่ชัดเจน งานจำเป็นส่วนหนึ่งแบ่งส่วนของใบสั่งงานซึ่งคุณควรอธิบายสิ่งที่คุณทำเพื่อช่วยแก้ปัญหาได้ ถ้าการดำเนินการที่ร้องขอ งานของคุณอาจจะระบุ โดยประโยคเปิดเช่นหน้า 3 จาก 63 "You asked that I look at...." If you want to explain your intentions, you might say, "To determine the best method of promoting the new fall line, I will...." Include only as much information as is needed by the decision-makers in the context, but be convincing that a real problem exists. Do not ramble on with insignificant details. If you are having trouble putting the task into words, consider whether you have clarified the situation. You may need to do more planning before you're ready to write your memo. Make sure your purpose- statement forecast divides your subject into the most important topics that the decision-maker needs. Summary Segment If your memo is longer than a page, you may want to include a separate summary segment. However, this section not necessary for short memos and should not take up a significant amount of space. This segment provides a brief statement of the key recommendations you have reached. These will help your reader understand the key points of the memo immediately. This segment may also include references to methods and sources you have used in your research. Discussion Segments The discussion segments are the longest portions of the memo, and are the parts in which you include all the details that support your ideas. Begin with the information that is most important. This may mean that you will start with key findings or recommendations. Start with your most general information and move to your specific or supporting facts. (Be sure to use the same format when including details: strongest to weakest.) The discussion segments include the supporting ideas, facts, and research that back up your argument in the memo. Include strong points and evidence to persuade the reader to follow your recommended actions. If this section is inadequate, the memo will not be as effective as it could be. Closing Segment After the reader has absorbed all of your information, you want to close with a courteous ending that states what action you want your reader to take. Make sure you consider how the reader will benefit from the desired actions and how you can make those actions easier. For example, you might say, "I will be glad to discuss this recommendation with you during our Tuesday trip to the spa and follow through on any decisions you make." Necessary Attachments Make sure you document your findings or provide detailed information whenever necessary. You can do this by attaching lists, graphs, tables, etc. at the end of your memo. Be sure to referหน้า 4 จาก 64 to your attachments in your memo and add a notation about what is attached below your closing, like this: Attached: Focus Group Results, January- May 2007 Contributors: Courtnay Perkins, Allen Brizee. Summary: This handout will help you solve your memo-writing problems by discussing what a memo is, describing the parts of memos, and providing examples and explanations that will make your memos more effective. Format The format of a memo follows the general guidelines of business writing. A memo is usually a page or two long, should be single spaced and left justified. Instead of using indentations to show new paragraphs, skip a line between sentences. Business materials should be concise and easy to read. Therefore it is beneficial to use headings and lists to help the reader pinpoint certain information. You can help your reader understand your memo better by using headings for the summary and the discussion segments that follow it. Write headings that are short but that clarify the content of the segment. For example, instead of using "Summary" for your heading, try "New Advertising Recommendations," which is much more specific. The major headings you choose are the ones that should be incorporated in your purpose-statement in the opening paragraph. For easy reading, put important points or details into lists rather than paragraphs when possible. This will draw the readers' attention to the section and help the audience remember the information better. Using lists will help you be concise when writing a memo. The segments of the memo should be allocated in the following manner: Header: 1/8 of the
การแปล กรุณารอสักครู่..