Telephone MannersGood phone manners

Telephone Manners
Good phone manners are important both at work and at home. When you are on the phone with someone, your only interaction is verbal, so saying the right things is important to make the right impression.
If you are answering the phone at a job, your employer may have a specific way they would like you to answer the phone. If they haven't told you, take the initiative and ask - it will show that you care about your performance and how your company is perceived.
If your company doesn't have any standards for telephone procedures, follow the same standards that you would if you were answering the phone at home or at a friend's. Speak clearly, be polite, and offer to take a message or help out if you are answering the phone for someone else.
Here are some common practices that will make you sound polite, whether talking on the phone to a friend, customer, potential employer, or complete stranger.
Answering the Phone
Some people like to let people know who they've reached as soon as they pick up the phone. Companies and some individuals may answer the phone "You've reached the John Smith Corporation" or "Hello, this is John Smith." When in doubt, a simple "Hello" or "Hello, this is John" will do. Unless someone (such as an employer) asks you to answer the phone in a particular way, choose a style that's comfortable for you and polite to others. Just avoid answering the phone in a way that may make the person on the other end feel uncomfortable or put on the spot (such as, "What?" or "Who is this?")
Taking Messages
If you answer someone else's phone or answer for someone who is not around, you should always offer to take a message. Again, this can be as simple as saying "I'm sorry, John's stepped out. May I take a message?" or "I'm sorry, he's busy at the moment. May I take your name and number and have him call you back?"
If the person who is calling asks you to help out instead and you don't feel comfortable or don't know the answer to their questions, it is always polite to say, "I'm sorry I don't know but I'd be happy to pass the message on to John." Just remember to pass the message on! If someone leaves a message, be sure to write down their name, phone number, time they called and the message - then be sure to give the message to the person they were calling.
Taking messages does no good if the person they are for never sees them. Set up a system for delivering phone messages. If it's at home, you might decide to put a notepad by the phone and write messages there, or put them on the refrigerator. If it's at work, you may set up a 'message box' or agree to leave messages in a certain place (on the bulletin board, in someone's inbox, etc.)
Interrupting Others
Wait until someone has finished their phone conversation before talking to them. If it's urgent and you need to use the phone or talk to someone who is on the phone, don't pick up the line and start talking. Instead, say "Excuse me, may I talk to you for a second?" or "I'm sorry, but I need to make an urgent call, do you mind if I use the phone?"
The Phone is Your Tool
There are times when the phone calls (or the people on the line) can be too demanding. Being polite doesn't mean you have to sacrifice your own time or drop whatever you are doing. If you are at a job or answering someone else's phone, it is your responsibility to be as polite and helpful as possible, including taking messages. (You shouldn't be answering someone else's phone if you aren't going to take the time to help out.) However, if someone calls you at home or catches you in the middle of something urgent, it is fine to offer to call them back. You can say, for example, "I'm sorry, but we were just about to sit down to dinner, can I call you back after we finish?" or "I'm sorry, but I was just about to run out the door, can I call you when I get back?"
Nowadays, many companies call people at home to try to sell them services; it's fine to tell these people that you aren't interested (it's even fine to ask them not to call you at home anymore!), as long as you do it nicely. Again, a simple "I'm sorry, but I'm not interested" or "I'm sorry but I don't make decisions over the phone; please don't call again" can put an end to some of these calls.

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

มารยาททางโทรศัพท์มารยาทโทรศัพท์ที่ดีเป็นสิ่งสำคัญทั้งในที่ทำงานและที่บ้าน เมื่อคุณกำลังคุยโทรศัพท์กับใคร การปฏิสัมพันธ์ของคุณเท่านั้นคือวาจา แล้วพูดในสิ่งที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้การแสดงผลที่เหมาะสมถ้าคุณจะรับโทรศัพท์ที่งาน นายจ้างของคุณอาจมีลักษณะเฉพาะ พวกเขาอยากให้คุณรับโทรศัพท์ ถ้าพวกเขาไม่ได้บอกคุณใช้ความคิดริเริ่มและถาม -- มันจะแสดงที่คุณดูแลเกี่ยวกับการปฏิบัติและวิธีการที่ บริษัท ของคุณจะรับรู้หาก บริษัท ของคุณไม่ได้มีขั้นตอนมาตรฐานสำหรับโทรศัพท์ ตามมาตรฐานเดียวกันกับที่คุณต้องการหากคุณตอบรับโทรศัพท์ที่บ้านหรือกับเพื่อน พูดชัดเจน สุภาพ และให้ใช้ข้อความ หรือ ช่วย ถ้าคุณคุยโทรศัพท์กับคนอื่นนี่คือการปฏิบัติทั่วไปบางอย่างที่จะทำให้คุณเสียงสุภาพว่า คุยโทรศัพท์กับเพื่อน ลูกค้า นายจ้างอาจเกิดขึ้น หรือคนแปลกหน้าตอบโทรศัพท์บางคนชอบที่จะให้คนรู้จักพวกเขาก็มาถึง ทันทีที่รับโทรศัพท์ บริษัท และบางคนอาจจะรับโทรศัพท์คุณมาถึง บริษัท จอห์น สมิธ " หรือ " สวัสดี นี่ จอห์น สมิธ " เมื่อสงสัย ง่าย ๆ " สวัสดี " หรือ " สวัสดี นี่ จอห์น " จะทำ ถ้าใครบางคน ( เช่นนายจ้าง ) ขอให้คุณรับโทรศัพท์ได้ในทางหนึ่ง เลือกสไตล์ที่สบายสำหรับคุณและสุภาพกับคนอื่น ๆ เพียงหลีกเลี่ยงการตอบคำถามในลักษณะที่อาจทำให้คนที่อยู่ปลายสายรู้สึกอึดอัด หรือใส่จุด ( เช่น " อะไร " หรือ " นี่ใคร ? " )เอาข้อความถ้าคุณรับโทรศัพท์ของคนอื่น หรือ ตอบ สำหรับคนที่ไม่ได้อยู่รอบ ๆคุณควรเสนอให้ใช้ข้อความ อีก นี้สามารถเป็นง่ายๆเป็นว่า " ขอโทษนะ จอห์น ก้าวออกมา จะฝากข้อความไว้ไหม ? " หรือ " ผมขอโทษ เขากำลังยุ่งอยู่ ฝากชื่อและเบอร์โทรศัพท์ให้เขาโทรกลับ ?ถ้าคนที่โทรมาขอให้คุณช่วยออกไปแทน และคุณไม่รู้สึกสะดวกสบายหรือ ไม่รู้คำตอบของคำถามของพวกเขา มันเป็นเสมอสุภาพจะพูดว่า " ผมขอโทษ ผมไม่รู้ แต่ผมยินดีที่จะผ่านข้อความบนจอ " แต่อย่าลืมฝากข้อความไว้ ! ถ้าบางคนทิ้งข้อความให้แน่ใจว่าได้เขียนชื่อ , หมายเลขโทรศัพท์ , เวลาพวกเขาโทรและข้อความจากนั้นให้แน่ใจว่าเพื่อให้ข้อความไปยังคนที่พวกเขาโทรมาเอาข้อความไม่ดีถ้าคนที่พวกเขาจะไม่เคยเห็นพวกเขา ตั้งค่าระบบสำหรับการส่งข้อความโทรศัพท์ ถ้ามันอยู่ในบ้าน คุณอาจตัดสินใจที่จะใส่ใน notepad โดยโทรศัพท์และเขียนข้อความนั้น หรือใส่ไว้ในตู้เย็น ถ้ามันทำงาน คุณอาจจะตั้งค่ากล่องข้อความ " " หรือตกลงที่จะออกจากข้อความในสถานที่หนึ่ง ( บนกระดานข่าว ในมีกล่องจดหมาย , ฯลฯ )รบกวนผู้อื่นรอจนกว่ามีคนจบ การสนทนาทางโทรศัพท์ของพวกเขาก่อนที่จะพูดคุยกับพวกเขา ถ้ามันเร่งด่วนและคุณจำเป็นต้องใช้โทรศัพท์หรือพูดกับใครทางโทรศัพท์ ไม่รับสาย และเริ่มพูด แทนที่จะพูดว่า " ขอโทษนะครับ ผมขอคุยกับคุณสักครู่ได้มั้ยคะ ? " หรือ " ฉันขอโทษ แต่ฉันต้องการที่จะทำให้การโทรด่วน ขอใช้โทรศัพท์หน่อยได้มั้ย ? "โทรศัพท์เป็นเครื่องมือของคุณมีเวลาเมื่อโทรศัพท์ ( หรือผู้คนบนบรรทัด ) สามารถสั่งมากเกินไป สุภาพ ไม่ได้หมายความว่า คุณจะต้องอุทิศเวลาของคุณเองหรือปล่อยสิ่งที่คุณกำลังทำ ถ้าคุณอยู่ที่งาน หรือตอบโทรศัพท์คนอื่น มันเป็นความรับผิดชอบของคุณที่จะสุภาพและเป็นประโยชน์ที่สุด รวมทั้งการส่งข้อความ ( คุณไม่ควรตอบรับโทรศัพท์คนอื่นถ้าคุณไม่ใช้เวลาในการช่วยออก ) แต่ถ้าใครเรียกคุณที่บ้านหรือจับได้ว่าคุณติดธุระด่วน จะปรับให้โทรพวกเขากลับมา คุณสามารถพูดได้ ตัวอย่างเช่น " ฉันขอโทษ แต่เรากำลังจะนั่งกินข้าว ผมเรียกคุณกลับมาหลังจากที่เราเสร็จสิ้น ? " ขอโทษนะ แต่ฉันกำลังจะวิ่งออกจากประตู ผมเรียกคุณเมื่อฉันกลับมา ?ปัจจุบันหลาย บริษัท เรียกทุกคนในบ้านพยายามที่จะขายพวกเขาบริการ ไม่เป็นไรจะบอกคนเหล่านี้ว่า คุณไม่ได้สนใจ ( จะดีจะถามพวกเขาที่จะไม่โทรหาที่บ้านเลย ! ) ตราบใดที่คุณทำมันได้ดี อีกครั้ง ง่าย ๆ " ขอโทษนะ แต่ฉันไม่สนใจหรอก " หรือ " เสียใจแต่ไม่ตัดสินใจ ทางโทรศัพท์ โปรดอย่าโทรมาอีก " ก็จบเรื่องของโทรศัพท์เหล่านี้