AudienceFirst, analyze your audienc

Audience
First, analyze your audience to help you determine what information to include and what tone to use.
• How are my readers connected to this project? How will its outcome affect them?
• What decisions will my readers need to make after reading the progress report?
• What information do they need to have in order to oversee this project effectively?
• How much do the readers know about the technical aspects of the project?
• Are my readers comfortable using the technical jargon of my industry?
Now, determine the best way to communicate with your audience. Progress reports can take different forms.
• Brief oral reports at weekly or monthly staff meetings
• Periodic emails to colleagues
• Memos to supervisors
• Formal reports for clients or government agencies
Chances are your supervisors will have specified which form they want. If they haven’t, you may want to ask
them about their preferences. If you’ll be producing multiple progress reports, or if several divisions of an
organization will be producing similar reports, you may want to create a template to follow, so information
will be presented the same way each time.
If you’re producing an internal report for a colleague or supervisor, it may be acceptable to adopt a less
formal tone. You should use a more formal tone, and possibly explain more of the technical jargon
associated with the project, when reporting to an outside audience, such as a group of investors or clients.
As with any kind of business or technical communication, though, your tone should always be courteous and
professional.
Convey information clearly and simply. Always be specific, direct, and honest.
Consider whether you should present your progress report as a narrative or a bulleted list. Also, would using
color, headings, graphs, or tables make your report easier to understand? Would it help to highlight new
information in bold or a particular color?

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

ผู้ชมครั้งแรก วิเคราะห์ผู้ฟังของคุณช่วยให้คุณกำหนดข้อมูลที่จะรวมและโทนสีอะไรจะใช้•วิธีอ่านของฉันเชื่อมต่อกับโครงการนี้หรือไม่ จะผลกระทบเหล่านั้น•จะตัดสินใจว่าผู้อ่านของฉันจำเป็นต้องทำหลังจากอ่านรายงานความคืบหน้าหรือไม่•ข้อมูลต้องมีการดูแลโครงการนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่•จำนวนผู้อ่านทราบเกี่ยวกับทางด้านเทคนิคของโครงการหรือไม่•มีผู้อ่านของฉันสบายใช้ศัพท์แสงทางเทคนิคของอุตสาหกรรมของฉันตอนนี้ กำหนดเพื่อสื่อสารกับผู้ชม รายงานความก้าวหน้าสามารถใช้ในรูปแบบต่าง ๆ•ปากสั้น ๆ รายงานรายสัปดาห์หรือรายเดือนการประชุมพนักงาน•อีเมล์เป็นครั้งคราวกับเพื่อนร่วมงาน•บันทึกถึงผู้บังคับบัญชา•รายงานอย่างเป็นทางการสำหรับลูกค้าหรือหน่วยงานของรัฐบาลโอกาสผู้บังคับบัญชาของคุณจะระบุแบบฟอร์มที่พวกเขาต้องการ ถ้าพวกเขาไม่ได้ คุณอาจต้องการสอบถาม เกี่ยวกับลักษณะของพวกเขา ถ้าคุณจะมีการผลิตหลายรายงานความก้าวหน้า หรือถ้าหน่วยงานต่าง ๆ ของการ องค์กรจะผลิตรายงานคล้าย คุณอาจต้องการสร้างแม่แบบเพื่อทำตาม ให้ข้อมูล จะแสดงเดียวกันถ้าคุณกำลังผลิตรายงานภายในสำหรับผู้ร่วมงานหรือผู้ควบคุมงาน มันอาจจะยอมรับเพื่อนำมาใช้น้อย เสียงอย่างเป็นทางการ คุณควรใช้เสียงอย่างเป็นทางการมากขึ้น และอาจจะอธิบายศัพท์แสงทางเทคนิคมากขึ้น เชื่อมโยงกับโครงการ เมื่อรายงานผู้ชมภายนอก เช่นกลุ่มนักลงทุนหรือลูกค้า เป็นกับทุกชนิดของธุรกิจหรือการสื่อสารทางเทคนิค แม้ว่า เสียงของคุณเสมอควรสุภาพ และ มืออาชีพนำเสนอข้อมูลอย่างชัดเจน และเรียบง่าย จะมีเฉพาะ โดยตรง และซื่อสัตย์พิจารณาว่า คุณควรนำเสนอรายงานความคืบหน้าของคุณเป็นการเล่าเรื่องหรือรายการสัญลักษณ์ จะใช้ สี หัวเรื่อง กราฟ ตาราง หรือสร้างรายงานของคุณเข้าใจได้ง่ายขึ้น มันจะช่วยเน้นใหม่ ข้อมูลที่เป็นตัวหนาหรือสีเฉพาะ

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

ผู้ชม
เป็นครั้งแรกในการวิเคราะห์ผู้ชมของคุณจะช่วยให้คุณกำหนดข้อมูลที่จะรวมและสิ่งที่โทนสีที่จะใช้.
•วิธีการอ่านของฉันเชื่อมต่อกับโครงการนี้หรือไม่ วิธีผลของมันจะส่งผลกระทบต่อพวกเขา?
•อะไรตัดสินใจผู้อ่านของฉันจะต้องทำหลังจากที่ได้อ่านรายงานความคืบหน้าหรือไม่
•ข้อมูลอะไรบ้างที่พวกเขาจำเป็นต้องมีเพื่อที่จะดูแลโครงการนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ?
•เท่าไหร่ผู้อ่านรู้เกี่ยวกับด้านเทคนิคของ โครงการหรือไม่
•มีผู้อ่านของฉันสบายใจในการใช้ศัพท์แสงทางเทคนิคของอุตสาหกรรมของฉันได้อย่างไร
ตอนนี้หาวิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารกับผู้ชมของคุณ รายงานความคืบหน้าสามารถใช้รูปแบบที่แตกต่างกัน.
•รายงานในช่องปากบทสรุปที่ประชุมเจ้าหน้าที่สัปดาห์หรือรายเดือน
•ธาตุอีเมลให้เพื่อนร่วมงาน
•บันทึกผู้บังคับบัญชา
•รายงานอย่างเป็นทางการสำหรับลูกค้าหรือหน่วยงานภาครัฐ
โอกาสที่ผู้บังคับบัญชาของคุณจะได้ระบุซึ่งรูปแบบที่พวกเขาต้องการ ถ้าพวกเขาไม่ได้คุณอาจต้องการที่จะถาม
พวกเขาเกี่ยวกับการตั้งค่าของพวกเขา ถ้าคุณจะได้รับรายงานความคืบหน้าการผลิตหลาย ๆ หรือถ้าหลายหน่วยงานของ
องค์กรที่จะได้รับการผลิตรายงานที่คล้ายกันคุณอาจต้องการที่จะสร้างแม่แบบที่จะปฏิบัติตามเพื่อให้ข้อมูลที่
จะนำเสนอวิธีการเดียวกันในแต่ละครั้ง.
หากคุณกำลังการผลิต รายงานภายในสำหรับเพื่อนร่วมงานหรือผู้บังคับบัญชามันอาจจะเป็นที่ยอมรับได้เพื่อนำมาใช้น้อย
เสียงอย่างเป็นทางการ คุณควรใช้โทนสีที่เป็นทางการมากขึ้นและอาจจะอธิบายเพิ่มเติมของศัพท์แสงทางเทคนิค
ที่เกี่ยวข้องกับโครงการเมื่อการรายงานไปยังผู้ชมภายนอกเช่นกลุ่มของนักลงทุนหรือลูกค้า.
เช่นเดียวกับชนิดของธุรกิจใด ๆ หรือการสื่อสารทางเทคนิค แต่ของคุณ เสียงควรจะสุภาพและ
เป็นมืออาชีพ.
นำเสนอข้อมูลอย่างชัดเจนและง่าย เสมอที่เฉพาะเจาะจงโดยตรงและมีความซื่อสัตย์.
พิจารณาว่าคุณควรจะนำเสนอรายงานความคืบหน้าของคุณเป็นเรื่องเล่าหรือรายการที่มีสัญลักษณ์ นอกจากนี้จะใช้
สีส่วนหัวของกราฟหรือตารางทำรายงานของคุณง่ายต่อการเข้าใจ? มันจะช่วยเพื่อเน้นใหม่
ข้อมูลในตัวหนาหรือสีโดยเฉพาะ?

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

ผู้ชม
แรกวิเคราะห์ , ผู้ชมของคุณจะช่วยให้คุณตรวจสอบข้อมูลอะไรที่จะรวมและสิ่งที่สีที่จะใช้ .
- แล้วผู้อ่านของฉันเชื่อมต่อกับโครงการนี้ แล้วผลของมันส่งผลกระทบต่อพวกเขา
- แล้วการตัดสินใจจะผู้อ่านของฉันต้องทำหลังจากอ่านรายงานความคืบหน้า ?
- ข้อมูลอะไรที่พวกเขาจำเป็นต้องมีเพื่อที่จะดูแลโครงการนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
บวกเท่าไหร่ผู้อ่านรู้เกี่ยวกับด้านเทคนิคของโครงการ
- อ่านได้สบายใช้ศัพท์แสงทางเทคนิคของอุตสาหกรรมของฉัน ?
ตอนนี้ตรวจสอบวิธีการที่ดีที่สุดในการสื่อสารกับผู้ชมของคุณ รายงานความคืบหน้าสามารถใช้รูปแบบที่แตกต่างกัน .
- สั้นในช่องปากรายงานรายสัปดาห์หรือรายเดือนเจ้าหน้าที่ประชุม
-
- ) อีเมลไปยังเพื่อนร่วมงานหัวหน้างาน
บันทึก- ระบบรายงานสำหรับลูกค้าหรือหน่วยงานราชการ
โอกาสงานของคุณจะต้องกำหนดแบบฟอร์มที่พวกเขาต้องการ ถ้าพวกเขาไม่ได้ , คุณอาจต้องการที่จะถาม
พวกเขาเกี่ยวกับการตั้งค่าของ ถ้าคุณจะผลิตรายงานความคืบหน้าหลายหรือถ้าหลายส่วนของ
องค์กรจะผลิตรายงานที่คล้ายกัน คุณอาจต้องการสร้างแม่แบบที่จะปฏิบัติตามเพื่อให้ข้อมูล
จะแสดงลักษณะเดียวกันในแต่ละครั้ง ถ้าคุณผลิต
รายงานภายใน เพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้าก็อาจจะยอมรับได้อุปการะน้อย
เป็นทางการเสียง คุณควรใช้เสียงที่เป็นทางการมากขึ้นและอาจจะอธิบายเพิ่มเติมของศัพท์แสงทางเทคนิค
ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ เมื่อรายงานให้กับผู้ชมภายนอก เช่น กลุ่มของนักลงทุนหรือลูกค้า
เป็นกับทุกประเภทของธุรกิจหรือการสื่อสารทางเทคนิค แต่น้ำเสียงของคุณเสมอควรสุภาพและ

สื่อมืออาชีพ ข้อมูลอย่างชัดเจน และเพียง มักจะเป็นเฉพาะ โดยตรง และซื่อสัตย์
พิจารณาว่า คุณควรเสนอรายงานความก้าวหน้าของคุณ เป็น เรื่องเล่า หรือรายการที่มีสัญลักษณ์ . นอกจากนี้จะใช้
สีหัวเรื่องกราฟ หรือตารางให้รายงานของคุณง่ายต่อการเข้าใจมันจะช่วยให้เพื่อเน้นข้อมูลใหม่
เป็นตัวหนาหรือสีโดยเฉพาะ