CASH RECEIPTS PROCEDURESThe sales o

CASH RECEIPTS PROCEDURES
The sales order procedure described a credit transaction that resulted in the establishment of an account receivable. Payment on the account is due at some future date, which the terms of trade determine. Cash receipts procedures apply to this future event. They involve receiving and securing the cash; depositing the cash in the bank; matching the payment with the customer and adjusting the correct account; and properly accounting for and reconciling the financial details of the transaction. The DFD in Figure 4-9 shows the relationship between these tasks. They are described in detail in the following section.

OPEN MAIL AND PREPARE REMITTANCE ADVICE. A mail room employee opens envelopes containing customers’ payments and remittance advice. Remittance advice (see Figure 4-10) contain in- formation needed to service individual customers’ accounts. This includes payment date, account number, amount paid, and customer check number. Only the portion above the perforated line is the remittance advice, which the customer removes and returns with the payment. In some systems, the lower portion of the document is a customer statement that the billing department sends out periodically. In other cases, this could be the original customer invoice, which was described in the sales order procedures.
The remittance advice is a form of a turnaround document, as described in Chapter 2. Its importance is most apparent in firms that process large volumes of cash receipts daily. For example, processing a check from John Smith with no supporting details would require a time-consuming and costly search through perhaps thousands of records to find the correct John Smith. This task is greatly simplified when the customer provides necessary account number and posting information. Because of the possibility of transcription errors and omissions, however, sellers do not rely on their customers to provide this information directly on their checks. Errors are avoided and operational efficiency is greatly improved when using remittance advice.
Mail room personnel route the checks and remittance advice to an administrative clerk who endorses the checks ‘‘For Deposit Only’’ and reconciles the amount on each remittance advice with the corresponding check. The clerk then records each check on a form called a remittance list (or cash prelist), where all cash received is logged. In this example, the clerk prepares three copies of the remittance list. The original copy is sent with the checks to the record and deposit checks function. The second copy goes with the remittance advice's to the update AR function. The third goes to a reconciliation task.

RECORD AND DEPOSIT CHECKS. A cash receipts employee verifies the accuracy and completeness of the checks against the prelist. Any checks possibly lost or misdirected between the mail room and

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

ขั้นตอนการรับเงินสด
ธุรกรรมเครดิตที่ทำให้เกิดการจัดตั้งบัญชีลูกหนี้อธิบายขั้นตอนการสั่งขาย การชำระเงินในบัญชีได้ครบกำหนดในวันใดในอนาคต ซึ่งกำหนดเงื่อนไขทางการค้า ขั้นตอนการรับเงินสดกับเหตุการณ์นี้ในอนาคต พวกเขาเกี่ยวข้องกับการได้รับ และเงินสด การรักษาความปลอดภัย ฝากเงินสดในธนาคาร จับคู่การชำระเงินกับลูกค้าและปรับปรุงบัญชีที่ถูกต้อง และถูกต้องสำหรับบัญชี และรายละเอียดทางการเงินของธุรกรรมการกระทบยอด DFD ในรูป 4-9 แสดงความสัมพันธ์ระหว่างงานเหล่านี้ พวกเขาจะอธิบายในรายละเอียดในต่อไปนี้ส่วน

เปิดจดหมายและเตรียมการชำระเงินผ่านธนาคารแนะนำ พนักงานห้องจดหมายที่เปิดซองจดหมายที่ประกอบด้วยการชำระเงินและแจ้งชำระเงินผ่านธนาคารของลูกค้า คำแนะนำการชำระเงินผ่านธนาคาร (ดูรูปที่ 4-10) ประกอบด้วยจำเป็นในการบริการของลูกค้าแต่ละบัญชีในก่อ ซึ่งรวมถึงวันชำระเงิน เลขบัญชี ยอดเงินที่ชำระ และลูกค้าเช็ค เฉพาะส่วนที่เหนือเส้น perforated เป็นใบแจ้งการชำระเงินผ่านธนาคาร ที่ลูกค้าเอา และคืนพร้อมการชำระเงิน ในบางระบบ ส่วนล่างของเอกสารเป็นรายงานลูกค้าที่เรียกเก็บเงินภาคส่งออกเป็นระยะ ๆ ในบางกรณี อาจเป็นหนี้ลูกค้าเดิม ซึ่งถูกอธิบายในใบสั่งขายตอน
ใบแจ้งการชำระเงินผ่านธนาคารเป็นรูปแบบของเอกสารระยะ ตามที่อธิบายไว้ในบทที่ 2 ความสำคัญได้ชัดเจนที่สุดในบริษัทที่ดำเนินการจำนวนมากของใบเสร็จรับเงินทุกวัน ตัวอย่าง การประมวลผลการตรวจสอบจากสมชาย มีรายละเอียดไม่สนับสนุนจะต้องมีการค้นหาใช้เวลานาน และค่าใช้จ่ายผ่านบางทีพันระเบียนหาจอห์นสมิธที่ถูกต้อง งานนี้เป็นแบบง่ายมากเมื่อลูกค้าได้เตรียมหมายเลขบัญชีที่จำเป็นและลงรายการบัญชีข้อมูล เนื่องจาก มีความเป็นไปได้ของข้อผิดพลาด transcription และละเลย อย่างไรก็ตาม ผู้ไม่พึ่งพาลูกค้าให้ข้อมูลนี้โดยตรงในการตรวจสอบ หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด และประสิทธิภาพการดำเนินงานมากเพิ่มขึ้นเมื่อใช้ใบแจ้งการชำระเงินผ่านธนาคาร
บุคลากรห้องจดหมายเวียนเช็คและใบแจ้งการชำระเงินผ่านธนาคารจะมีเจ้าหน้าที่ดูแลที่ endorses เช็ค ''สำหรับฝากเฉพาะ '' และกระทบยอดในแจ้งชำระเงินผ่านธนาคารแต่ละมีการตรวจสอบที่สอดคล้องกัน เสมียนแล้วระเบียนตรวจสอบแต่ละแบบเรียกว่ารายการชำระเงินผ่านธนาคาร (หรือเงินสด prelist), รับเงินสดทั้งหมดที่ถูกบันทึกไว้ ในตัวอย่างนี้ เสมียนเตรียมสำเนาของรายการชำระเงินผ่านธนาคาร ฉบับส่งพร้อมตรวจสอบระเบียน และฟังก์ชันการตรวจสอบเงินฝาก ใบไปพร้อมชำระเงินผ่านธนาคารใบแจ้งการปรับปรุง AR ที่สามไปยังงานการกระทบยอด

คอร์ดและฝากตรวจสอบ เป็นพนักงานรับเงินตรวจสอบความถูกต้องและสมบูรณ์ของการตรวจสอบกับ prelist ที่ การตรวจสอบใด ๆ อาจสูญหาย หรือความจริงระหว่างห้องจดหมาย และ

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

ขั้นตอนการรายรับเงินสด
ขั้นตอนใบสั่งขายที่อธิบายการทำธุรกรรมบัตรเครดิตที่มีผลในการจัดตั้งบัญชีลูกหนี้ การชำระเงินในบัญชีเป็นเพราะ ณ วันที่บางในอนาคตซึ่งแง่ของการค้ากำหนด ขั้นตอนการเงินสดรับนำไปใช้กับเหตุการณ์ในอนาคต พวกเขาเกี่ยวข้องกับการรับและการรักษาความปลอดภัยเงินสด; ฝากเงินสดในธนาคาร; จับคู่ชำระเงินกับลูกค้าและการปรับบัญชีที่ถูกต้อง; และถูกบันทึกบัญชีและการตรวจสอบรายละเอียดทางการเงินของการทำธุรกรรม DFD ในรูปที่ 4-9 แสดงความสัมพันธ์ระหว่างงานเหล่านี้ พวกเขาจะอธิบายในรายละเอียดในส่วนต่อไปMAIL เปิดและเตรียมความพร้อมที่ส่งคำแนะนำ พนักงานห้องจดหมายเปิดซองจดหมายที่มีการชำระเงินของลูกค้าและให้คำแนะนำโอนเงิน คำแนะนำการโอนเงิน (ดูรูปที่ 4-10) มีข้อมูลข่าวสารที่จำเป็นในการให้บริการเพื่อลูกค้าแต่ละคน ซึ่งรวมถึงวันที่ชำระเงินเลขที่บัญชีจำนวนเงินที่จ่ายและเลขที่เช็คลูกค้า เพียงบางส่วนเหนือเส้นพรุนเป็นคำแนะนำที่โอนเงินที่ลูกค้าเอาและกลับมาพร้อมกับการชำระเงิน ในบางระบบส่วนล่างของเอกสารที่เป็นคำสั่งของลูกค้าที่แผนกการเรียกเก็บเงินส่งออกเป็นระยะ ๆ ในกรณีอื่น ๆ นี้อาจจะมีใบแจ้งหนี้ลูกค้าเดิมซึ่งได้รับการอธิบายไว้ในขั้นตอนการสั่งขายคำแนะนำโอนเงินเป็นรูปแบบของเอกสารที่ตอบสนองที่กล่าวไว้ในบทที่ 2 ความสำคัญของมันคือเห็นได้ชัดมากที่สุดใน บริษัท ที่ดำเนินการปริมาณมาก เงินสดทุกวัน ตัวอย่างเช่นการประมวลผลการตรวจสอบจากจอห์นสมิ ธ โดยไม่มีรายละเอียดการสนับสนุนจะต้องใช้เวลานานและค่าใช้จ่ายการค้นหาผ่านอาจจะหลายพันรายการที่จะหาจอห์นสมิ ธ ที่ถูกต้อง งานนี้จะง่ายมากเมื่อลูกค้ามีเลขที่บัญชีและข้อมูลที่จำเป็นในการโพสต์ เพราะเป็นไปได้ของข้อผิดพลาดการถอดความและการละเลย แต่ผู้ขายไม่พึ่งพาลูกค้าของพวกเขาที่จะให้ข้อมูลนี้โดยตรงในการตรวจสอบของพวกเขา ข้อผิดพลาดที่จะหลีกเลี่ยงและประสิทธิภาพการดำเนินงานจะดีขึ้นมากเมื่อใช้โอนเงินคำแนะนำจดหมายบุคลากรห้องเส้นทางการตรวจสอบและให้คำแนะนำโอนเงินไปที่การบริหารพนักงานที่รับรองการตรวจสอบ '' สำหรับการฝากเงินเพียง '' และประนีประนอมจำนวนเงินในแต่ละคำแนะนำโอนเงินที่มีการตรวจสอบที่เกี่ยวข้อง . เสมียนแล้วบันทึกแต่ละตรวจสอบในรูปแบบที่เรียกว่ารายการโอนเงิน (หรือ prelist เงินสด) ที่เป็นเงินสดทั้งหมดที่ได้รับจะถูกบันทึกไว้ ในตัวอย่างนี้พนักงานเตรียมความพร้อมสามฉบับของรายการโอนเงิน สำเนาต้นฉบับจะถูกส่งไปกับการตรวจสอบการบันทึกและตรวจสอบเงินฝากฟังก์ชั่น สำเนาที่สองไปกับคำแนะนำโอนเงินไปยังฟังก์ชั่นการปรับปรุง AR ที่สามไปที่งานปรองดองบันทึกและตรวจสอบความเป็นเงินฝาก พนักงานเงินสดตรวจสอบความถูกต้องและความสมบูรณ์ของการตรวจสอบกับ prelist การตรวจสอบใด ๆ ที่อาจจะสูญหายหรือเตลิดระหว่างห้องจดหมายและ

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

เงินสดรับขั้นตอน
ขั้นตอนสั่งซื้อขายอธิบายสินเชื่อธุรกรรมที่ก่อให้เกิดการจัดตั้งบัญชีลูกหนี้ เงินในบัญชี เนื่องจากในบางวันในอนาคต ซึ่งในแง่ของการค้ากำหนด เงินสดรับขั้นตอนใช้กับเหตุการณ์ในอนาคต พวกเขาเกี่ยวข้องกับการรับและรักษาเงินสด ฝากถอนเงินในธนาคารการจับคู่การชำระเงินกับลูกค้า และการปรับบัญชีให้ถูกต้อง และถูกทางและ reconciling รายละเอียดทางการเงินของธุรกรรม DFD ในรูป 4-9 แสดงความสัมพันธ์ระหว่างงานเหล่านี้ จะอธิบายในรายละเอียดในส่วนต่อไปนี้

เปิดจดหมายและจัดเตรียมคำแนะนำการโอนเงินห้องจดหมายพนักงานเปิดซองจดหมายที่มีการชำระเงินของลูกค้า และให้คำแนะนำในการโอนเงิน แนะนำการโอนเงิน ( ดูรูปที่ 4-10 ) ประกอบด้วยในการต้องการบริการบัญชีลูกค้าแต่ละราย ซึ่งรวมถึงการชำระเงินวันที่ , หมายเลขบัญชี ยอดเงินที่จ่ายและเลขที่เช็คของลูกค้า เฉพาะส่วนเหนือเส้นปรุคือการแนะนำซึ่งลูกค้าเอา และกลับมาพร้อมกับเงิน ในบางระบบ ช่วงล่างของเอกสารลูกค้า ชี้แจงว่า การเรียกเก็บเงินแผนกส่งเป็นระยะ ๆ ในกรณีอื่น ๆนี้อาจจะมีใบแจ้งหนี้ของลูกค้าเดิม ซึ่งได้อธิบายไว้ในขั้นตอนการสั่งซื้อขาย .
โอนเงินคำแนะนำเป็นรูปแบบของการเคลื่อนไหวเอกสาร ตามที่อธิบายไว้ในบทที่ 2ความสำคัญของมันเป็นที่ชัดเจนที่สุดใน บริษัท ที่ผลิตปริมาณมากของเงินสดรับประจำวัน ตัวอย่างเช่น ประมวลผล ตรวจสอบ จาก จอห์น สมิธ ไม่มีรายละเอียดสนับสนุน จะต้องใช้เวลานาน และเสียค่าใช้จ่ายการค้นหาผ่านบางทีพันระเบียนค้นหาถูกต้อง จอห์น สมิธ งานนี้ง่ายมาก เมื่อลูกค้ามีเลขที่บัญชีที่จำเป็นและการโพสต์ข้อมูลเพราะความเป็นไปได้ของข้อผิดพลาดการถอดความและการละเว้น แต่ผู้ขายไม่พึ่งพาลูกค้าของพวกเขาเพื่อให้ข้อมูลนี้โดยตรงในการตรวจสอบของพวกเขา ข้อผิดพลาดจะหลีกเลี่ยง และประสิทธิภาพการดำเนินงานคือการปรับปรุงอย่างมากเมื่อใช้
แนะนำการโอนเงินห้องจดหมายบุคลากรตรวจสอบและแนะนำเส้นทางการเป็นธุรการเสมียนที่รับรองการตรวจสอบสำหรับเงินฝากเท่านั้น ' ' และเชื่อมปริมาณในแต่ละการคำแนะนำที่มีการตรวจสอบที่สอดคล้องกัน เสมียนแล้วระเบียนแต่ละตรวจสอบแบบฟอร์มที่เรียกว่ารายการโอนเงิน ( หรือ prelist เงินสด ) ซึ่งเงินทั้งหมดที่ได้รับการบันทึก ในตัวอย่างนี้เสมียนเตรียมสามชุดของรายชื่อการโอนเงิน ต้นฉบับจะถูกส่ง ด้วยการตรวจสอบการบันทึกและตรวจสอบเงินฝากฟังก์ชัน สำเนาที่สองไปโอนเงิน แนะนำให้อัพเดทเป็นฟังก์ชัน สามไปสมานฉันท์งาน

บันทึกและฝากเช็ค พนักงานเงินสดรับตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนของการตรวจสอบกับ prelist .การตรวจสอบใด ๆ จะหายไปหรือผิดระหว่างห้องและ
จดหมาย