Internal Audit Report Fleet Invento

Internal Audit Report
Fleet Inventory Processing
September 10, 2010
reduced to prevent over stocking.
The distribution of warehouse parts begins when a work order is opened for repair service or
scheduled maintenance of vehicles and equipment, or when warehouse personnel identifies the
need to re-order parts. A work order is initially prepared by the Fleet Service Representative (FSR)
in the Faster System upon a vehicle complaint/request for service form completed by the person
bringing the vehicle for service. A technician is assigned to evaluate the needed repairs and/or
perform the required service work. For parts needed, the technician comes to the warehouse and
identifies what the work requires. If a non-stock part, a form is completed and the purchase order
placed; if the part is in stock, the warehouse employee enters the information in the work order, pulls
the part(s) from the storeroom and gives it to the technician. The part number(s) is also entered on
a warehouse log sheet and signed by the technician as evidence of receipt. When parts issued are
entered on the work order, inventory levels for that part are automatically reduced in Faster.
When the technician completes the work, the FSR is notified and vehicle keys are returned. At this
time, the FSR changes the work order status to Ready or Finished, depending whether notification
that the work is completed is necessary, or if the vehicle is returned to someone waiting. A copy of
the vehicle complaint/service request form is given to the individual receiving the vehicle. At the end
of the work day, a Fleet Shop supervisor reviews work orders in Finished status for parts and labor
charges and changes the status to Closed. For repairs and service requests considered to be
"major" in nature, the area/department requiring the service is notified by email of the estimated
costs before the work is actually performed.
Parts used along with labor charges as reflected in the work order, are included in the charge-back
amounts reported to Finance on a monthly basis and posted to departmental general ledger
accounts. Non-stock parts charges are based on the cost at the time of purchase, while stock part
charges represent an average cost based on the last three purchase prices paid for the part. Fleet
Management applies a 20% mark-up to the cost of both non-stock and stock parts to cover
overhead expenses. For stocked parts, the Faster System calculates an average of the cost for the
last three purchase prices in the history of the part. The mark-up percentage is analyzed annually
based on (A) the total of warehouse employees' salary and benefits and overhead expenses for the
warehouse location and (B) the cost of parts, tires, etc. issued. For example, the 20% mark-up was
arrived at by (A+ B), where A= $140,000 and B=$700,000.
The annual physical inventory for fiscal year 2009 was delayed due to the implementation of a new
bar code/scanning system with PDA (personal digital assistant) units. We were also informed that
the parts labels used on the storage shelves had not printed correctly and the PDA scanners could
not read the part numbers correctly. Since the PDA technology was being used for the first time to
perform physical inventory counts, the label printing problem had not surfaced earlier, thus a new
printer had to be obtained and all storage shelves re-labeled. The physical inventory was started on
October 23 and concluded on October 26, 2009, resulting in 1 ,528 distinct parts active in its
inventory, 31,054 items in stock, and a value of $163,990.
Purchases for parts are charged to the Inventory Purchase Warehouse general ledger account
(51 0-4500-000482) under the Fleet Management Fund. During the year, the Fleet Division charges
user departments on a monthly basis for parts used. For the fiscal year 2008/09, $690,700 out of
$695,725 (99.27%) was charged out to the various City departments. While the $5,025 difference
not charged out had a negligible impact on the Fleet Management Fund, the fund still had an
operating loss of $1,586,268 (inclusive of deprecation charges of $3,237,442). Similar operating
losses existed in prior fiscal years resulting in the Fleet Management Fund's Net Assets balance to
decrease to $8,535,794 as report in the City Comprehensive Annual Financial Report for the fiscal

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

รายงานการตรวจสอบภายใน การประมวลผลสินค้าคงคลังกองเรือ 10 กันยายน 2010 ลดลงเพื่อป้องกันไม่ให้ผ่านมิติ การกระจายของส่วนคลังสินค้าเริ่มต้นเมื่อมีเปิดใบสั่งผลิตสำหรับบริการซ่อม หรือ กำหนดการบำรุงรักษายานพาหนะและอุปกรณ์ หรือ เมื่อเจ้าหน้าที่คลังสินค้าที่ระบุใน ต้องการสั่งซื้อชิ้นส่วนใหม่ สั่งงานเริ่มเตรียมพร้อมโดยการกองเรือบริการพนักงาน (FSR) ในได้เร็วขึ้นระบบเมื่อรถร้อง/คำขอแบบฟอร์มบริการที่เสร็จสมบูรณ์ โดยบุคคล นำรถบริการ ช่างเทคนิคให้ประเมินการซ่อมแซมที่จำเป็น และ/หรือ ทำงานที่ต้องใช้บริการ สำหรับชิ้นส่วนที่ต้องการ ช่างเทคนิคมาถึงคลังสินค้า และ ระบุงานที่ต้องการ ถ้าไม่ใช่หุ้นส่วน แบบฟอร์มเสร็จ และใบสั่งซื้อ วาง ถ้าส่วนอยู่ในสต็อก พนักงานคลังสินค้าป้อนข้อมูลในใบสั่งงาน ดึง บางส่วนจาก storeroom และให้กับช่าง ยังมีป้อนหมายเลขส่วนบน คลังสินค้าล็อกแผ่น และลงนาม โดยช่างเทคนิคเป็นหลักฐานการรับสินค้า เมื่อชิ้นส่วนที่ออกกำลัง ป้อนบนใบสั่งผลิต ระดับสินค้าคงคลังสำหรับส่วนที่อยู่โดยอัตโนมัติลดลงใน Faster เมื่อช่างที่ทำงาน แจ้ง FSR และยานพาหนะคีย์จะถูกส่งกลับ ที่นี้ เวลา FSR เปลี่ยนสถานะของใบสั่งผลิตพร้อม หรือเสร็จ สิ้น ขึ้นอยู่กับว่าแจ้งให้ทราบ ที่งานจะเสร็จสมบูรณ์เป็นสิ่งจำเป็น หรือ ถ้ารถถูกส่งกลับไปคนรอ สำเนา แบบฟอร์มคำร้องเรียน/บริการรถถูกกำหนดให้บุคคลที่ได้รับรถ ในตอนท้าย ของวันทำงาน กองควบคุมตรวจทานใบสั่งงานในสถานะเสร็จสิ้นสำหรับชิ้นส่วนและแรงงาน ค่าธรรมเนียม และเปลี่ยนสถานะเป็นปิด สำหรับซ่อมแซมและการบริการที่ร้องขอได้ "หลัก" ในธรรมชาติ พื้นที่/แผนกให้บริการได้รับทราบทางอีเมล์ของการประเมิน ค่าใช้จ่ายก่อนทำงานจริง ชิ้นส่วนที่ใช้กับค่าแรงงานตามที่ปรากฏในใบสั่งผลิต รวมอยู่ในค่าธรรมเนียมย้อน จำนวนรายงานการเงินรายเดือน และลงรายการบัญชีในบัญชีแยกประเภททั่วไปของภาควิชา บัญชี ค่าธรรมเนียมไม่มีหุ้นส่วนอยู่กับต้นทุนเวลาซื้อ ในขณะที่หุ้นส่วน ค่าธรรมเนียมหมายถึงต้นทุนเฉลี่ยโดยใช้ราคาซื้อสามชำระส่วน กองเรือรบ จัดการใช้ 20% เพิ่มกับต้นทุนไม่ใช่หุ้น และหุ้นส่วนเพื่อครอบคลุม ค่าใช้จ่ายค่าใช้จ่ายในการ ส่วนเครื่องดื่ม เร็วระบบคำนวณราคาเฉลี่ยของต้นทุนสำหรับการ ล่าสุด สามซื้อราคาในประวัติศาสตร์ของ วิเคราะห์เปอร์เซ็นต์เพิ่มเป็นประจำทุกปี ตาม (A) จำนวนพนักงานคลังสินค้าเงินเดือน และผลประโยชน์ และค่าใช้จ่ายในค่าใช้จ่ายสำหรับการ ที่ตั้งคลังสินค้าและ (B) ต้นทุนของอะไหล่ ยาง ฯลฯ ออก ตัวอย่าง 20% เพิ่มเป็น มาถึงที่ (A + B), โดยที่ A = $140,000 และ B = $700, 000 กายภาพประจำปีสำหรับปีงบประมาณ 2552 ล่าช้าเนื่องจากการใช้งานของใหม่ ระบบที่/สแกนบาร์โค้ดกับ PDA (ผู้ช่วยดิจิตอลส่วนตัว) เราแนะนำว่า ส่วนป้ายชื่อที่ใช้ในชั้นที่มีพิมพ์อย่างถูกต้อง และสแกนเนอร์ PDA สามารถ ไม่อ่านตัวเลขบางส่วนถูก เนื่องจากการใช้เทคโนโลยี PDA สำหรับครั้งแรก ทำการตรวจนับสินค้าคงคลังทางกายภาพ ปัญหาเกี่ยวกับการพิมพ์ป้ายชื่อก็ไม่แสดงก่อนหน้านี้ ดังนั้นใหม่ มีเครื่องพิมพ์ที่ได้รับ และชื่อชั้นทั้งหมดอีกครั้ง คลังสินค้าเริ่มต้นใน 23 ตุลาคม และสรุป 26 ตุลาคม 2009 ผล 1, 528 แตกต่างส่วนงานของ สินค้าคงคลัง 31,054 สินค้าในสินค้าคงคลัง และค่าของ $163,990 ซื้อสำหรับส่วนคิดค่าใช้จ่ายในบัญชีแยกประเภททั่วไปคลังสินค้าการซื้อสินค้าคงคลัง (51 0-4500-000482) ภายใต้กองทุนจัดการกองทัพเรือ ในระหว่างปี ค่าธรรมเนียมฝ่ายกองเรือรบ แผนกผู้ใช้เป็นประจำทุกเดือนสำหรับชิ้นส่วนที่ใช้ สำหรับปี 2008/09, $690,700 จาก $695,725 (99.27%) คิดออกไปยังแผนกการเมืองต่าง ๆ ขณะที่ส่วนต่าง $5,025 คิดไม่ออก เคยมีผลกระทบต่อระยะกองจัดการกองทุนรวม กองทุนยังคงมีการ การดำเนินงานขาดทุน $1,586,268 (รวมค่าธรรมเนียม deprecation ของ $3,237,442) คล้ายการทำงาน ขาดทุนอยู่ในปีบัญชีก่อนหน้านี้ได้ในยอดดุลของสินทรัพย์สุทธิของกองทุนจัดการกองการ ลดไป $8,535,794 รายงานในเมืองครอบคลุมปีรายงานทางการเงินสำหรับเงิน

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

รายงานการตรวจสอบภายในกองคลังการประมวลผล

10 กันยายน 2010
ลดลงเพื่อป้องกันไม่ให้ผ่านถุงน่อง
การส่วนคลังสินค้าเริ่มต้นขึ้นเมื่องานจะเปิดให้บริการซ่อมหรือ
ตารางการซ่อมบำรุงของยานพาหนะและอุปกรณ์ หรือเมื่อพนักงานคลังสินค้าระบุ
ต้องการสั่งซื้ออะไหล่ Re คำสั่งดังกล่าวได้เตรียมบริการตัวแทน ( FSR )
กองเรือในระบบได้เร็วขึ้นเมื่อรถร้องเรียน / ขอบริการรูปแบบเสร็จสมบูรณ์โดยบุคคล
นำรถบริการ ช่างเทคนิคได้รับมอบหมายให้ประเมินการซ่อมแซมที่จำเป็น และ / หรือใช้บริการ
การดําเนินงาน สำหรับอะไหล่ , ช่างเทคนิคมาถึงโกดัง
ระบุอะไรงานต้องการ ถ้าเป็นส่วนที่ไม่ใช่หุ้น รูปแบบจะเสร็จสมบูรณ์และสั่งซื้อ
วางไว้ ;ถ้าส่วนที่เป็นสต็อกคลังสินค้าพนักงานป้อนข้อมูลในการทำงานเพื่อดึง
ส่วน ( s ) จากห้องเก็บของ และให้ช่าง ส่วนหมายเลข ( s ) ที่ถูกป้อนบน
คลังสินค้าบันทึกแผ่นและลงนามโดยช่างเทคนิค เป็นหลักฐานในการรับของ เมื่อส่วนที่ออกมี
ป้อนในคำสั่งงานสินค้าคงคลังระดับลดลงโดยอัตโนมัติในส่วนที่เร็วขึ้น
เมื่อช่างเสร็จงาน , เหตุผลคือแจ้งและกุญแจรถถูกส่งกลับ ในเวลานี้
, FSR เปลี่ยนแปลงคำสั่งสถานะพร้อมเสร็จ ขึ้นอยู่กับว่าแจ้ง
ที่งานจะเสร็จเป็นสิ่งที่จำเป็น หรือถ้ารถกลับมาที่บางคนรอคอย สำเนา
ร้องเรียนรถ / บริการขอแบบฟอร์มไปให้แต่ละคนได้รับรถในตอนท้าย
ของงานวันกองทัพรีวิวร้านหัวหน้าสั่งงานเสร็จสถานะชิ้นส่วนและค่าใช้จ่ายแรงงาน
และเปลี่ยนสถานะปิด ซ่อมแซมและบริการการร้องขอถือว่า
" หลัก " ในธรรมชาติ พื้นที่ ฝ่ายที่ต้องการให้บริการการแจ้งเตือนทางอีเมลของต้นทุนประมาณ
ก่อนการทำงานจริงมาแสดง
อะไหล่ที่ใช้พร้อมกับค่าใช้จ่ายแรงงานที่สะท้อนในงานที่สั่ง จะรวมอยู่ในค่าธรรมเนียมกลับ
ยอดรายงานทางการเงินบนพื้นฐานรายเดือน และลงรายการบัญชีไปยังบัญชีแยกประเภท
ทั่วไปของแผนก ส่วนหุ้นที่ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายจะขึ้นอยู่กับค่าใช้จ่ายในเวลาที่ซื้อ ในขณะที่ค่าใช้จ่ายส่วนหนึ่ง
หุ้นแสดงต้นทุนเฉลี่ยจากช่วงสามซื้อราคาจ่ายสำหรับส่วนหนึ่ง กองเรือ
การจัดการกับ 20% หมายถึงค่าใช้จ่ายของทั้งสองไม่ใช่หุ้น และส่วนหุ้นที่จะครอบคลุม
ค่าใช้จ่ายค่าใช้จ่าย สำหรับเก็บชิ้นส่วน เร็วกว่าระบบจะคำนวณค่าเฉลี่ยของต้นทุนสำหรับ
3 ซื้อราคาสุดท้ายในประวัติศาสตร์ของส่วน เครื่องหมายขึ้นร้อยละวิเคราะห์เป็นรายปี
ตาม ( ก ) รวมของพนักงานคลังสินค้าเงินเดือนและผลประโยชน์และค่าใช้จ่ายค่าใช้จ่ายสำหรับ
โกดังที่ตั้งและ ( ข ) ค่าใช้จ่ายของชิ้นส่วนยาง ฯลฯ ออก ตัวอย่าง ร้อยละ 20 มาร์คขึ้น
มาถึงโดย ( B ) ที่ = $ 140 , 000 และ B = $ 700000 .
เบี้ยเลี้ยงสินค้าคงคลังสำหรับปีงบประมาณ 2552 ล่าช้าเนื่องจากการใหม่
/ ระบบสแกนบาร์โค้ดกับ PDA ( ผู้ช่วยส่วนตัวดิจิตอล ) หน่วย นอกจากนี้เรายังทราบว่า
ส่วนป้ายที่ใช้ในการจัดเก็บชั้นวางไม่พิมพ์อย่างถูกต้อง และ PDA สแกนเนอร์สามารถ
ไม่อ่านส่วนตัวเลขได้อย่างถูกต้อง เนื่องจากเทคโนโลยีที่ใช้ PDA ครั้งแรก

แสดงนับสินค้าคงคลังกายภาพ , การพิมพ์ฉลากปัญหาไม่ได้โผล่มาก่อนหน้านี้ ดังนั้นเครื่องพิมพ์ใหม่
ต้องได้รับและชั้นวางกระเป๋าใหม่ป้ายสินค้าคงคลังทางกายภาพเริ่มต้นบน
23 ตุลาคมและได้ข้อสรุปเกี่ยวกับตุลาคม 26 , 2009 , ผลใน 1 , 528 ชิ้นส่วนที่แตกต่างกันอยู่ในสินค้าคงคลังของตน
, 31054 รายการในตลาดหลักทรัพย์ และค่าของ $ 163990 .
ซื้ออะไหล่คิดค่าซื้อสินค้าคงคลังคลังสินค้าบัญชีทั่วไปบัญชี
( 51 0-4500-000482 ) ภายใต้การบริหารจัดการกองทุน ในระหว่างปีส่วนค่าธรรมเนียม
กองเรือผู้ใช้แผนกในแต่ละเดือน สำหรับส่วนที่ใช้ สำหรับปีงบประมาณ 2008 / 09 , $ 690700 ออกจาก
$ 695725 ( 99.27 % ) ถูกตั้งข้อหากับแผนกเมืองต่าง ๆ ในขณะที่ $ 5025 ความแตกต่าง
ไม่ได้ออกไปมีผลกระทบเล็กน้อยใน Fleet การจัดการกองทุน , กองทุนยังคงมี
ดำเนินงานขาดทุน $ 1586268 ( รวมคัดค้านค่าใช้จ่ายของ $ 3237442 ) งาน
คล้ายกันขาดทุนอยู่ ก่อนปีงบประมาณ ส่งผลให้สินทรัพย์สุทธิของกองทุนการจัดการกองเรือสมดุล

ลด $ 8535794 ตามที่รายงานในเมืองที่ครอบคลุมรายงานทางการเงินประจำปีประจำปีงบประมาณ