DOCUMENT MANAGEMENT The concept of

DOCUMENT MANAGEMENT

The concept of what is a document is changing. Active links are blurring the differences between one file object and the next. In a well-engineered system, these objects and their links can all look like a single document.

A document can be redefined to be a snapshot of some set of information that can:

(1) incorporate many complex information types such as full motion video and voice annotation;

(2) exist in multiple places across a network;

(3) change on the fly as other subordinate documents are updated;

(4) be assessed and modified by many people simultaneously if they have authorization to do so[7].

The following is series of examples in which the paperless office concept is implemented.

One example is that of a research laboratory which wants to move from keeping; records in spiral-bound notebooks to an integrated system which catalogues the activities of the researchers and aids in creating innovative products. A successful laboratory system might rely on mutimedia databases to store data, texts of various kinds, electronically scanned photographs, and data streams representing the results of experiments or test tabulations[4].

Another example is Alitali airlines. Each of its 30,000 yearly purchase and repair orders required ten supporting documents. As required by Italian law, all these documents had to be stored for two years before being transferred to microfilm in the company's general archives. The 750,000 documents were stored in three 16-shelf automated filing cabinets and nine other paper-storage devices. On an average day, 65 documents had to be located and retrieved, resulting in the loss of many hours of employee time and the time required to update and maintain the filing system. The paper documents were accessible by only one person at a time. What management wanted was a system to store, access, and archive all those documents, provide multiuser access, and integrate the paper-based information with the information in the company's on-line databases.

Each document is scanned in by an operator who then enters the appropriate index information for document type, purchase order number, item number, and box number (if paper copy of document needs to be stored). The images are compressed and sent to optical storage. The retrieval front end enables a person to perform keyword searches, display up to nine different documents on-screen, scale or rotate the image, zoom in on particular sections, and output the document. It is primarily archival in nature[8].

Northwest Airlines had a microfiche system for maintenance manuals. For instance, the manual and parts catalogue for a Boeing 727 total about 50,000 pages. Having highly skilled maintenance workers searching for the proper document on a microfiche system was neither fast nor cost-effective. The maintenance documents were stored on optical disks. In addition to significantly cutting the time required to retrieve a maintenance document, it provided better indexing and output quality and it made it easier to keep the information on the system up to date[8].

A lawyer needs the ability to locate information based on content and context. For example, a lawyer preparing to defend against a look-and-feel lawsuit not only needs to verify that the necessary briefs and pleadings have been filed, but also needs access to information that will help to prepare and substantiate the case. This means full text-searching abilities and the ability to group information by the content rather than the context of a document. The legal department at Executive Life has such a system[8].

USAA, a San Antonio-based insurance company, possesses the largest document image processing system in the world with 1,400 high resolution imaging terminals that serve over 200 users, both local and remote. The handling of a typical document is as follows. When it first arrives in the mail-room, a letter is opened by a machine. A mail analyst enters into the computer the applicable customer data and the routeing of the document. Indexing is largely automated with the computer supplying routeing and indexing data based on the customer and type of transaction. There is an elapsed time of 11 seconds per document. It is then scanned. The document is available to all users of the system within 15-20 seconds, including those at remote sites. By 1995 when the company can begin to legally discard images that are stored in the system, it will contain 250 million documents with over 1.5 billion pages. It is currently working on an image system that will support property and casualty claims processing in addition to policy and underwriting servicing. It will have to store and retrieve one million colour photographs and 400,000 tape recordings it receives each year[8].

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

การจัดการเอกสารแนวความคิดของสิ่งที่เป็นเอกสารที่มีการเปลี่ยนแปลง การเชื่อมโยงที่ใช้งานจะเบลอความแตกต่างระหว่างวัตถุไฟล์และถัดไป ในระบบที่มีการออกแบบวัตถุเหล่านี้และการเชื่อมโยงของพวกเขาสามารถทั้งหมดที่มีลักษณะเป็นเอกสารเดียวเอกสารสามารถสูงสุดที่จะเป็นภาพรวมของชุดบางส่วนของข้อมูลที่สามารถ: (1) รวมหลายชนิดข้อมูลที่ซับซ้อนเช่นภาพเคลื่อนไหวเต็มรูปแบบ และคำอธิบายประกอบเสียง(2) ที่มีอยู่ในหลายสถานที่ผ่านเครือข่าย; (3) การเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับการบินเป็นเอกสารในสังกัดอื่น ๆ มีการปรับปรุง; (4) ได้รับการประเมินและแก้ไขโดยคนจำนวนมากพร้อม ๆ กันหากพวกเขาได้รับอนุญาตให้ทำเช่นนั้น [7] . ต่อไปนี้เป็นชุดของตัวอย่างที่ไม่แนวคิดสำนักงานไร้กระดาษถูกนำมาใช้เป็นตัวอย่างหนึ่งของห้องปฏิบัติการวิจัยซึ่งต้องการที่จะย้ายจากการรักษา; บันทึกในสมุดบันทึกเกลียวผูกพันกับระบบแบบบูรณาการที่แคตตาล็อกกิจกรรมของนักวิจัยและช่วยในการสร้างผลิตภัณฑ์ที่เป็นนวัตกรรม ระบบการตรวจทางห้องปฏิบัติการที่ประสบความสำเร็จอาจจะพึ่งพาฐานข้อมูล mutimedia ในการเก็บข้อมูลตำราหลายชนิดรูปภาพที่สแกนด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์และกระแสข้อมูลที่เป็นตัวแทนของผลการทดลองหรือทดสอบ tabulations [4] อีกตัวอย่างหนึ่งคือสายการบิน Alitali แต่ละปี 30,000 ซื้อและซ่อมแซมที่จำเป็นตามคำสั่งของสิบเอกสารประกอบ ตามที่กฎหมายอิตาลี, เอกสารทั้งหมดเหล่านี้จะถูกเก็บไว้เป็นเวลาสองปีก่อนที่จะถูกถ่ายโอนไปยังไมโครฟิล์มของ บริษัท ในจดหมายเหตุทั่วไป เอกสาร 750,000 ถูกเก็บไว้ในสาม 16 ชั้นวางของตู้เก็บเอกสารแบบอัตโนมัติและอุปกรณ์เก้ากระดาษเก็บข้อมูลอื่น ๆ ในวันเฉลี่ย 65 เอกสารที่ต้องได้รับการตั้งอยู่และเรียกผลในการสูญเสียของหลายชั่วโมงของเวลาของพนักงานและเวลาที่จำเป็นในการปรับปรุงและบำรุงรักษาระบบการจัดเก็บ เอกสารที่เป็นกระดาษที่สามารถเข้าถึงได้โดยเพียงคนเดียวในเวลา สิ่งที่ต้องการก็คือการจัดการระบบการจัดเก็บเข้าถึงและเก็บเอกสารทั้งหมดเหล่านั้นให้สามารถเข้าถึงผู้ใช้หลายคนและบูรณาการข้อมูลกระดาษที่ใช้กับข้อมูลใน บริษัท ของออนไลน์ฐานข้อมูลเอกสารแต่ละครั้งจะถูกสแกนโดยผู้ประกอบการที่เข้ามาแล้ว ข้อมูลดัชนีที่เหมาะสมสำหรับประเภทของเอกสาร, เลขที่ใบสั่งซื้อจำนวนรายการและหมายเลขกล่อง (ถ้ากระดาษสำเนาของเอกสารจะต้องมีการเก็บไว้) ภาพจะถูกบีบอัดและส่งไปเก็บแสง ปลายด้านหน้าดึงช่วยให้บุคคลที่จะดำเนินการค้นหาคำหลักแสดงถึงเก้าเอกสารที่แตกต่างกันบนหน้าจอขนาดหรือหมุนภาพซูมในส่วนเฉพาะและออกเอกสาร มันเป็นส่วนใหญ่การจัดเก็บในธรรมชาติ [8] Northwest Airlines มีระบบฟิล์มสำหรับคู่มือการบำรุงรักษา ยกตัวอย่างเช่นแคตตาล็อกคู่มือและชิ้นส่วนสำหรับเครื่องบินโบอิ้ง 727 รวมประมาณ 50,000 หน้า มีแรงงานที่มีทักษะสูงในการบำรุงรักษาหาเอกสารที่เหมาะสมในระบบฟิล์มก็ไม่ได้อย่างรวดเร็วและไม่เสียค่าใช้จ่ายที่มีประสิทธิภาพ เอกสารการบำรุงรักษาที่ถูกเก็บไว้บนดิสก์แสง นอกจากนี้จะมีการตัดเวลาที่จำเป็นในการเรียกเอกสารการบำรุงรักษาก็ให้ทำดัชนีและผลผลิตที่มีคุณภาพดีขึ้นและมันทำให้มันง่ายขึ้นเพื่อให้ข้อมูลเกี่ยวกับระบบถึงวันที่ [8] ทนายความต้องการความสามารถในการค้นหาข้อมูลที่อยู่บนพื้นฐานของ เนื้อหาและบริบท ตัวอย่างเช่นทนายความเตรียมความพร้อมเพื่อป้องกันคดีลักษณะและความรู้สึกที่ไม่เพียง แต่จะต้องตรวจสอบว่ากางเกงที่จำเป็นและคำให้ได้รับการยื่น แต่ยังต้องการการเข้าถึงข้อมูลที่จะช่วยให้การจัดทำและยืนยันกรณี ซึ่งหมายความว่าความสามารถในการค้นหาข้อความเต็มรูปแบบและความสามารถในการข้อมูลของกลุ่มโดยเนื้อหามากกว่าบริบทของเอกสาร ฝ่ายกฎหมายที่บริหารชีวิตมีระบบดังกล่าว [8] USAA, บริษัท ประกันภัย San Antonio-based, มีระบบประมวลผลภาพเอกสารที่ใหญ่ที่สุดในโลกที่มีความละเอียดสูง 1,400 ขั้วการถ่ายภาพที่ให้บริการกว่า 200 คนทั้งในระดับท้องถิ่นและระยะไกล . การจัดการเอกสารทั่วไปมีดังนี้ เมื่อมันมาถึงครั้งแรกในจดหมายห้องจดหมายเปิดเครื่อง นักวิเคราะห์อีเมลเข้าสู่คอมพิวเตอร์ของข้อมูลของลูกค้าที่ใช้บังคับและ routeing ของเอกสาร การจัดทำดัชนีส่วนใหญ่เป็นไปโดยอัตโนมัติกับคอมพิวเตอร์ routeing จัดหาและการจัดทำดัชนีข้อมูลที่อยู่บนพื้นฐานของลูกค้าและประเภทของการทำธุรกรรม มีเวลาที่ผ่านไป 11 วินาทีต่อเอกสาร มันถูกสแกนแล้ว เอกสารที่สามารถใช้ได้กับผู้ใช้ทั้งหมดของระบบภายใน 15-20 วินาทีรวมถึงผู้ที่ไซต์ระยะไกล 1995 โดยเมื่อ บริษัท สามารถเริ่มต้นถูกต้องตามกฎหมายทิ้งภาพที่ถูกเก็บไว้ในระบบก็จะมี 250 ล้านเอกสารที่มีมากกว่า 1.5 พันล้านหน้า มันกำลังทำงานอยู่ในระบบภาพที่จะสนับสนุนการประมวลผลของทรัพย์สินและอุบัติเหตุเรียกร้องนอกเหนือจากการกำหนดนโยบายและการจัดจำหน่ายการให้บริการ ก็จะมีการจัดเก็บและเรียกหนึ่งล้านรูปถ่ายสีและ 400,000 บันทึกเทปที่ได้รับในแต่ละปี [8]

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

แนวคิดของการจัดการเอกสารว่าเอกสารมีการเปลี่ยนแปลง การเชื่อมโยงที่ใช้งานอยู่จะเบลอความแตกต่างระหว่างวัตถุไฟล์หนึ่งและต่อไป ในดีวิศวกรรมระบบ วัตถุเหล่านี้ และการเชื่อมโยงของพวกเขาทั้งหมดจะสามารถดูเอกสารฉบับเดียว

เอกสารสามารถถูกนิยามใหม่ที่จะทำให้ภาพรวมของชุดข้อมูลที่สามารถ :

( 1 ) รวมชนิดข้อมูลที่ซับซ้อนมากเช่นวิดีโอเคลื่อนไหวแบบเต็มและเสียงบันทึกย่อ ;

( 2 ) มีอยู่ในหลายสถานที่ในเครือข่าย ;

( 3 ) การเปลี่ยนแปลงในการบินเอกสารย่อยอื่น ๆที่มีการปรับปรุง ;

( 4 ) การประเมินและแก้ไขโดยหลายๆ คนพร้อมกัน ถ้าพวกเขามีสิทธิ ทำแล้ว [ 7 ]

ต่อไปนี้เป็นชุดของตัวอย่างที่ใช้แนวคิดสำนักงานไร้กระดาษ .

ตัวอย่างหนึ่งคือของห้องปฏิบัติการวิจัยซึ่งต้องการย้ายจากการบันทึกในสมุดบันทึกเกลียวผูก ; กับระบบบูรณาการที่แคตตาล็อก กิจกรรมของนักวิจัย และช่วยในการสร้างนวัตกรรมผลิตภัณฑ์ระบบปฏิบัติการที่ประสบความสำเร็จอาจจะอาศัยฐานข้อมูลมัลติมีเดียที่จะเก็บข้อมูลข้อความหลากหลายชนิด ใช้สแกนภาพถ่าย และกระแสข้อมูลแสดงผลการทดลองหรือการทดสอบทดสอบ [ 4 ]

อีกตัวอย่างคือ alitali สายการบิน แต่ละของ 30 , 000 ปีและคำสั่งซื้อซ่อมแซมเอกสารสนับสนุน 10 ตามที่กฎหมายอิตาลีเอกสารเหล่านี้ทั้งหมดจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 2 ปี ก่อนที่จะถูกโอนไปยังไมโครฟิล์มในบริษัททั่วไปเก็บ เอกสารที่เกี่ยวข้องเก็บไว้สาม 16 ชั้นอัตโนมัติและอุปกรณ์อื่น ๆ ตู้เอกสารเก้ากระดาษที่เก็บ ในวันเฉลี่ย 65 เอกสารต้องมีการตั้งอยู่และได้มาซึ่งจะส่งผลในการสูญเสียของหลายชั่วโมงของเวลาของพนักงานและเวลาที่ใช้ในการปรับปรุงและบำรุงรักษาระบบการจัดเก็บ กระดาษเอกสารที่สามารถเข้าถึงได้ โดยมีเพียงบุคคลเดียวที่เวลา สิ่งที่ผู้บริหารต้องการระบบการจัดเก็บการเข้าถึงและจัดเก็บเอกสารทั้งหมด ให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงและบูรณาการข้อมูลกระดาษกับข้อมูลใน บริษัท ออนไลน์ ฐานข้อมูล

เอกสารแต่ละสแกน โดยผู้ประกอบการที่เข้าสู่ข้อมูลดัชนีที่เหมาะสมสำหรับประเภทเอกสาร เลขที่ใบสั่งซื้อหมายเลขรายการและกล่องหมายเลข ( ถ้าลอกกระดาษของเอกสารจะต้องเก็บไว้ ) ภาพจะถูกบีบอัดและส่งแสงกระเป๋า . ด้านหน้าดึงปลายช่วยให้บุคคลเพื่อดำเนินการค้นหาคำหลักที่แสดงถึงเก้าที่แตกต่างกันเอกสารบนหน้าจอขนาด หรือหมุนภาพ , ซูมในบางส่วน และออกเอกสาร มันเป็นหลักจดหมายเหตุในธรรมชาติ [ 8 ]

สายการบินตะวันตกเฉียงเหนือมีไมโครฟิชระบบสำหรับการบำรุงรักษาคู่มือ ตัวอย่าง และคู่มือชิ้นส่วนแคตตาล็อกสำหรับโบอิ้ง 727 รวมประมาณ 50 , 000 หน้ามีคนงานซ่อมบำรุงที่มีทักษะสูงหาเอกสารที่เหมาะสม ในระบบไมโครฟิชก็ไม่รวดเร็วหรือมีประสิทธิภาพ การรักษาเอกสารที่ถูกเก็บไว้ในแผ่นดิสก์แสง . นอกจากนี้ต้องมีการกำหนดเวลาที่จะเรียกใช้รักษาเอกสารให้ดัชนีที่ดีขึ้นและผลผลิตที่มีคุณภาพและทำให้มันง่ายขึ้นเพื่อให้ข้อมูลในระบบถึงวันที่ [ 8 ]

ทนายความที่ต้องการความสามารถในการค้นหาข้อมูลจากเนื้อหาและบริบท ตัวอย่างเช่น ทนายเตรียมป้องกันดู และรู้สึกว่าคดีไม่เพียง แต่ต้องการที่จะตรวจสอบว่ากางเกงในที่จำเป็นและร้องขอได้ยื่นแต่ยังต้องการการเข้าถึงข้อมูลที่จะช่วยให้ในการเตรียมและพิสูจน์คดี ซึ่งหมายความว่าข้อความเต็มการค้นหาความสามารถและความสามารถในกลุ่มข้อมูลด้วยเนื้อหาที่มากกว่าเนื้อหาของเอกสาร ฝ่ายกฎหมายในชีวิตผู้บริหารได้เช่นระบบ [ 8 ]

usaa , ซานอันโตนิโอโดยบริษัทประกันภัยมีภาพเอกสารระบบการประมวลผลที่ใหญ่ที่สุดในโลก ด้วยภาพความละเอียดสูงที่ใช้ขั้ว 1400 กว่า 200 ราย ทั้งท้องถิ่นและระยะไกล การจัดการเอกสารทั่วไป มีดังนี้ เมื่อแรกมาถึงในห้องจดหมาย จดหมายจะถูกเปิดโดยเครื่อง จดหมายวิเคราะห์เข้าไปในคอมพิวเตอร์ ข้อมูลที่ใช้ลูกค้าและเส้นทางของเอกสารการทำดัชนีอัตโนมัติส่วนใหญ่กับคอมพิวเตอร์ การจัดหาเส้นทางและข้อมูลดัชนีบนพื้นฐานของลูกค้าและประเภทของธุรกรรม มีเวลา 11 วินาทีต่อเอกสาร มันคืออะไร แล้วสแกน เอกสารที่สามารถใช้ได้กับผู้ใช้ทั้งหมดของระบบภายใน 15-20 วินาที รวมทั้งผู้ที่ไซต์ระยะไกลโดยปี 1995 เมื่อ บริษัท สามารถเริ่มต้นการ ถูกต้องตามกฎหมาย ทิ้งภาพที่จัดเก็บไว้ในระบบก็จะประกอบด้วย 250 ล้านเอกสารกว่า 1.5 พันล้านหน้า มันกำลังทำงานบนรูปภาพ ระบบที่จะสนับสนุนคุณสมบัติความเสียหายเรียกร้องและการประมวลผล นอกจากนี้ นโยบาย และการให้บริการ จะต้องจัดเก็บและเรียกหนึ่งล้าน สี ภาพ และ 400 ,000 เทปบันทึกที่ได้รับในแต่ละปี [ 8 ]