1. เปิดเครื่องแฟกซ์
2. แนบแบบส่งแฟกซ์ ที่ระบุชื่อหรือที่อยู่ผู้ส่ง ส่งถึงใคร ต าแหน่งอะไร หน่วยงานไหน แฟกซ์หมายเลขอะไร โทรศัพท์หมายเลขอะไร เรื่องหรือข้อความที่ส่ง วัน/เดือน/ปี ที่ส่ง
3. นำใบแนบส่งแฟกซ์ว่างไว้ด้านบนของเอกสารที่ต้องการส่ง
4. คว่ำเอกสารที่ต้องการส่งลงในช่องส่งเอกสาร
5. กดเบอร์ปลายทาง
6. รอสัญญาณแฟกซ์ ถ้าว่างจะมีเสียง ตื้อยาวๆแปลว่าส่งได้ ถ้าไม่ว่างจะเป็นเสียงตื้อสั้นๆแปลว่ายังส่งไม่ได้ (เสียงสัญญาณเหมือนกับสัญญาณของโทรศัพท์)
7. เมื่อสัญญาณว่างก็กดส่ง
8. ถ้าท าการส่งเสร็จแล้วที่หน้าจอจะขึ้นว่า Complete
9. ตรวจสอบผู้รับว่าได้รับเอกสารครบถ้วนตามจ านวนที่ส่งให้หรือไม่
แบบฟอร์มการส่งแฟกซ์ ประกอบด้วยรายละเอียดดังนี้
1. หัวกระดาษระบุชื่อหน่วยงาน ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ โทรสาร e-mail ผู้ส่ง
2. ผู้รับ ให้ลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือส่วนราชการ หรือชื่อบุคคล
3. ผู้ส่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ที่ส่งหนังสือ หรือส่วนราชการ หรือชื่อบุคคล เบอร์โทรศัพท์ โทรสาร
เพื่อติดต่อกลับกรณีที่ผู้รับได้รับเอกสารไม่ครบถ้วน
5. จำนวนเอกสารที่ส่งให้ระบุด้วยว่าส่งจำนวนกี่แผ่น
6. จำนวนเอกสารที่ส่งให้ระบุจำนวนหน้าให้ชัดเจนเพื่อสะดวกต่อการตรวจสอบ