OverviewThis policy is to ensure th

Overview
This policy is to ensure that city ledger receivables are invoiced to the customer in an accurate and timely manner. This policy also directs that credit committee meetings are to be held monthly.

Policy
Banquet and catering events are processed through the Property Management System (PMS) and the Guest Ledgers are to be transferred to the City Ledger within a maximum of five (5) business days of the close of the event. An invoice is to be generated, verified and delivered to the customer within an additional three business days.

City ledger balances are to be aged based upon the date of transfer to the City Ledger (Hotel Finance Policy 430.03, “Accounts Receivable – Aging”). The aging of City Ledger balances is to be closely monitored to limit the amount of uncollectible accounts.

Procedures
Invoice Preparation
On a daily basis, the accounts receivable associate is to review the list of accounts receivable transferred to the City Ledger for completeness, verifying that all group master accounts have been appropriately transferred.

Upon transfer, each account is to be reviewed for accuracy as discussed below, and an invoice is to be prepared for all amounts to be billed. Invoices are to be prepared and presented in a manner that accurately states the amounts due from the customer. Invoices are not to be inflated even if requested by the customer. In no case can the description of non-hotel service charges; such as, paid out to third parties and shop charges, be stated as hotel-provided services or in an amount different from the amount actually owed.

Invoice Verification
Once the invoice is prepared, the accounts receivable associate is to reconcile the invoice to the guest folios, banquet checks (Hotel Finance Policy 460.01, “Revenue Accounting – Banquet Charges”) and support for any miscellaneous charges. These billing folios are to have been reviewed with the customer by the Sales and Banquet Departments prior to the end of their event. All variances between the invoice and supporting documents need to be investigated with the applicable Department Heads. The original invoice and supporting documentation are to be mailed to the customer and a copy of all documents is to be maintained in the billing folder. Copies of any follow-up billing or communication with the customer are to also be included in the billing file (Hotel Finance Policy 430.10, “Accounts Receivable - Collection Guidelines”).

Credit Committee Meeting
The General Manager is to hold a monthly Credit Committee meeting. The Credit Committee is to be composed of the General Manager, Hotel Director of Finance/Controller, and a representative from each of the following departments: Front Office, Reservations, Sales, Catering, and Food & Beverage (where practical) to ensure that collection efforts are shared among them.

For SVO properties, it is the SVO Centralized A/R team to hold the monthly Credit Committee meeting. The Credit Committee is to be composed of the A/R team, Resort Sales, and representatives from operations and/or Finance from each property.
1. An Accounts Receivable Aging Report is to be distributed to each attendee. The aging report is to be aged as of the end of the current month, where system allows, so that all attendees can see the impact as of month-end if items are not collected. The aging report reviewed and discussed during the Credit Meeting is to be attached to the Credit Meeting minutes.
2. All significant accounts receivable are to be reviewed and appropriate action determined for accounts over 60 days aged. Such actions may include involving an associate outside the Accounting Department to assist in the collection of an account.
3. The committee is also to review open group master/posting master accounts as part of the meeting agenda. The most effective report from PMS (i.e., guest ledger, open posting master, etc…) should be used for the review.
4. Policy and procedure-related problems that have occurred in any department are to be discussed and resolved.
5. The minutes of each meeting are to be signed by the General Manager and the Hotel Director of Finance/Controller for Hotels and the Resort Director of Finance/Controller for SVO properties; and upon request, be forwarded to the Regional Director of Finance. Copies of the signed minutes are to be maintained on file by the General Manager and attached to the account reconciliation (closing cockpit for NAD hotels) for hotels and by the SVO A/R team for SVO properties, such that they are available for review during property visits or audits, and may be randomly requested by the regional, divisional, or global compliance teams.
6. A status report is to be forwarded to the Regional Director of Finance on a monthly basis for accounts over 120 days old.
7. Significant charge backs are to be discussed as part of the meeting.
Related Documents

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

ภาพรวมนโยบายนี้จะให้แน่ใจว่า เมืองบัญชีแยกประเภทลูกหนี้แจ้งให้กับลูกค้าในลักษณะที่ถูกต้อง และทันเวลา นโยบายนี้กำหนดจะจัดขึ้นทุกเดือนประชุมคณะกรรมการสินเชื่อนโยบายห้องจัดเลี้ยงและงานจัดเลี้ยงมีการประมวลผลผ่านระบบจัดการทรัพย์สิน (PMS) และบัญชีแยกประเภทลูกค้าจะถูกโอนไปบัญชีแยกประเภทการเมืองภายในสูงสุดห้า (5) วันของเหตุการณ์ปิด ใบแจ้งหนี้จะถูกสร้างขึ้น ตรวจสอบ และจัดส่งให้กับลูกค้าในการเพิ่มเติมสามวันเมืองยอดดุลบัญชีแยกประเภทจะมีอายุตามวันที่ของการโอนย้ายการเมือง (การ 430.03 นโยบายทางการเงินของโรงแรม การ "บัญชีลูกหนี้–การกำหนดอายุ") อายุของยอดดุลบัญชีแยกประเภทการเมืองจะมีการตรวจสอบอย่างใกล้ชิดเพื่อจำกัดจำนวนของบัญชีที่ไม่สามารถเรียกเก็บได้ขั้นตอนการเตรียมใบแจ้งหนี้ในประจำวัน การบัญชีลูกหนี้รศ ตรวจทานรายการของลูกหนี้ถูกโอนย้ายไปแยกเมืองสมบูรณ์ ตรวจสอบว่า ทั้งหมดกลุ่มบัญชีหลักได้รับอย่างเหมาะสมแล้วเมื่อโอนย้าย แต่ละบัญชีจะมีการตรวจทานความถูกต้องตามที่อธิบายไว้ด้านล่าง และใบแจ้งหนี้จะเตรียมพร้อมสำหรับยอดเงินทั้งหมดที่จะเรียกเก็บ ใบแจ้งหนี้จะเตรียม และนำเสนอในลักษณะที่ถูกต้องระบุยอดเงินครบกำหนดชำระจากลูกค้า ใบแจ้งหนี้จะไม่ได้สูงเกินจริงแม้ว่าลูกค้าที่ร้องขอ ในกรณีที่ไม่สามารถอธิบายค่าธรรมเนียมบริการ-โรงแรม เช่น จ่ายให้กับบุคคลที่สามและค่าธรรมเนียมร้าน ระบุ เป็นโรงแรมให้บริการ หรือ ในจำนวนที่แตกต่างจากยอดเงินค้างชำระจริงตรวจสอบใบแจ้งหนี้เมื่อจัดทำใบแจ้งหนี้ บัญชีลูกหนี้รศจะกระทบยอดใบแจ้งหนี้ไป folios พัก ห้องจัดเลี้ยง (โรงแรมเงินนโยบาย 460.01 "รายได้บัญชี–จัดเลี้ยงค่าธรรมเนียม") ตรวจสอบ และสนับสนุนสำหรับค่าธรรมเนียมเบ็ดเตล็ดใด ๆ Folios เรียกเก็บเงินเหล่านี้จะได้ตรวจทานกับลูกค้า โดยการขายและแผนกจัดเลี้ยงก่อนการสิ้นสุดของเหตุการณ์ของพวกเขา ผลต่างทั้งหมดระหว่างใบแจ้งหนี้และเอกสารสนับสนุนที่จำเป็นต้องถูกตรวจสอบกับหัวหน้าแผนกเกี่ยวข้อง ใบแจ้งหนี้เดิมและสนับสนุนเอกสารจะถูกส่งไปยังลูกค้า และสำเนาของเอกสารทั้งหมดจะสามารถเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่เรียกเก็บเงิน สำเนาของการเรียกเก็บเงินใด ๆ ติดตามผลหรือการสื่อสารกับลูกค้าจะรวมอยู่ในไฟล์เรียกเก็บเงิน (430.10 นโยบายทางการเงินของโรงแรม "บัญชีลูกหนี้–รวบรวมแนวทาง") การประชุมคณะกรรมการสินเชื่อผู้จัดการทั่วไปจะจัดประชุมคณะกรรมการสินเชื่อเป็นรายเดือน คณะกรรมการสินเชื่อจะประกอบด้วยผู้ จัดการทั่วไป แหล่งของเงิน/ควบคุม และตัวแทนจากแผนกต่าง ๆ ดังต่อไปนี้: สำนักงาน จอง ขาย Catering และอาหาร และเครื่องดื่ม (ปฏิบัติ) เพื่อให้แน่ใจพยายามใช้ร่วมกันในหมู่พวกเขาสำหรับคุณสมบัติ SVO เป็นทีม a/r SVO ส่วนกลางการจัดประชุมคณะกรรมการสินเชื่อรายเดือน คณะกรรมการสินเชื่อจะเป็นของ a/r ทีม ขายรีสอร์ท และตัวแทนจากการดำเนินงานหรือเงินแต่ละแห่ง1. การบัญชีลูกหนี้เงินจะกระจายไปแต่ละผู้เข้าร่วมประชุม รายงานอายุหนี้ได้จะมีอายุ ณจุดสิ้นสุดของเดือนปัจจุบัน ที่ระบบอนุญาตให้ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดสามารถดูผลกระทบ ณสิ้นเดือนไม่มีการรวบรวมสินค้า รายงานอายุหนี้ตรวจสอบ และหารือระหว่างการประชุมสินเชื่อจะแนบการประชุมสินเชื่อ2. ทั้งหมดสำคัญลูกหนี้จะต้องทบทวน และการดำเนินการที่เหมาะสมที่กำหนดสำหรับบัญชีมากกว่า 60 วันอายุ การดำเนินการดังกล่าวอาจรวมถึงการรศนอกแผนกบัญชีเพื่อช่วยในการรวบรวมบัญชีที่เกี่ยวข้องกับ3. คณะกรรมการก็ได้ทบทวนเปิดกลุ่มหลัก/ลงรายการบัญชีหลักเป็นส่วนหนึ่งของระเบียบวาระการประชุม รายงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุดจาก PMS (เช่น บัญชีแยกประเภทลูกค้า เปิดหลักการลงรายการบัญชี ฯลฯ ...) ควรใช้สำหรับการตรวจทาน4. นโยบายและปัญหาที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่เกิดขึ้นในแผนกใด ๆ กล่าวถึง และได้รับการแก้ไข5. รายงานการประชุมแต่ละครั้งจะมีการลงชื่อผู้จัดการทั่วไปและแหล่งของเงิน/ควบคุมสำหรับโรงแรมและรีสอร์ทกรรมการเงิน/ควบคุมคุณสมบัติ SVO และตามคำขอ ถูกส่งต่อไปภูมิภาคผู้อำนวยการของทางการเงิน สำเนาลงนามจะอยู่ในแฟ้มโดยผู้จัดการทั่วไป และกับการกระทบยอดบัญชี (ปิดบัญชีส่วนควบคุมและโรงแรม) โรงแรม และทีม a/r SVO SVO คุณสมบัติ เช่นให้มีทบทวนในระหว่างเข้าชมคุณสมบัติหรือการตรวจสอบ และอาจสุ่มร้อง โดยทีมปฏิบัติตามภูมิภาค divisional หรือโลก6. รายงานสถานะจะถูกส่งต่อไปภูมิภาคผู้อำนวยการของทางการเงินรายเดือนตามบัญชีมากกว่า 120 วัน7. หลังค่าธรรมเนียมสำคัญจะกล่าวถึงเป็นส่วนหนึ่งของการประชุมเอกสารที่เกี่ยวข้อง

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

ภาพรวม
นโยบายนี้คือเพื่อ ให้แน่ใจว่า บัญชีแยกประเภทลูกหนี้เป็นเมืองในส่วนของลูกค้าที่ถูกต้องและทันเวลา นโยบายนี้ยังชักจูงว่า การประชุมคณะกรรมการสินเชื่อจะจัดขึ้นทุกเดือน นโยบาย

ห้องจัดเลี้ยงและเหตุการณ์อาหารประมวลผลผ่านระบบการจัดการทรัพย์สิน ( PMS ) และแขกบัญชีที่จะโอนไปบัญชีแยกประเภท ภายในเมืองได้สูงสุดห้า ( 5 ) วันของการปิดของเหตุการณ์ ใบแจ้งหนี้จะถูกสร้างขึ้น , ตรวจสอบและส่งมอบให้กับลูกค้าภายในอีก 3 วัน

ยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทจะเป็นเมืองที่มีอายุตามวันที่โอนไปบัญชีแยกประเภท ( เมืองโรงแรม 430.03 " นโยบายการเงิน , บัญชีลูกหนี้–อายุ " ) อายุของบัญชีดุลการเมืองต้องดูแลอย่างใกล้ชิดเพื่อ จำกัด จำนวนของบัญชี uncollectible .



ใบขั้นตอนการเตรียมการในแต่ละวันบัญชีลูกหนี้เชื่อมโยงคือการตรวจสอบรายการบัญชีลูกหนี้โอนไปบัญชีแยกประเภทเป็นเมืองสมบูรณ์ ตรวจสอบว่า บัญชีทั้งหมดปริญญาโทกลุ่มได้รับอย่างเหมาะสมโอน

เมื่อโอนแต่ละบัญชีจะถูกตรวจสอบความถูกต้องตามที่กล่าวไว้ด้านล่าง และใบแจ้งหนี้ที่ถูกเตรียมไว้สำหรับทุกยอดเงินจะถูกเรียกเก็บเงิน .ใบแจ้งหนี้จะถูกจัดเตรียมและนำเสนอในลักษณะที่ถูกต้อง เนื่องจากรัฐเงินจากลูกค้า ใบแจ้งหนี้ไม่ได้พองแม้ว่าการร้องขอจากลูกค้า ในกรณีที่ไม่สามารถให้รายละเอียดของค่าใช้จ่ายที่ไม่ใช่โรงแรม บริการ เช่น จ่ายต่อบุคคลที่สาม และร้านค่า จะระบุที่โรงแรมจัดเตรียมไว้บริการ หรือเงินที่แตกต่างจากจํานวนจริง

ที่เป็นหนี้ .ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ใบแจ้งหนี้
เมื่อถูกเตรียมพร้อม บัญชีลูกหนี้ ร่วมกันเป็นใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า folios , ตรวจห้อง ( โรงแรม การเงิน นโยบาย 460.01 " บัญชีค่าใช้จ่ายและรายได้เลี้ยง " ) และการสนับสนุนสำหรับการใด ๆค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด . folios เรียกเก็บเงินเหล่านี้จะได้รับการตรวจสอบกับลูกค้า โดยการขายและแผนกจัดเลี้ยงก่อนที่จะจบกิจกรรมของพวกเขาทุกความแปรปรวนระหว่างใบแจ้งหนี้และเอกสารสนับสนุนต้องถูกสอบสวนด้วย หัวหน้าภาควิชาที่เกี่ยวข้อง ใบแจ้งหนี้เดิม และเอกสารจะถูกส่งไปยังลูกค้าและสำเนาของเอกสารทั้งหมดจะถูกเก็บรักษาไว้ใน รายการโฟลเดอร์สำเนาใด ๆติดตามการเรียกเก็บเงิน หรือการสื่อสารกับลูกค้าจะยังสามารถรวมอยู่ในแฟ้มการเรียกเก็บเงิน ( โรงแรม การเงิน นโยบาย 430.10 " บัญชีลูกหนี้ - คอลเลกชันแนวทาง " )


 การประชุมคณะกรรมการสินเชื่อ ผู้จัดการทั่วไป คือ การประชุมคณะกรรมการสินเชื่อรายเดือน คณะกรรมการสินเชื่อคือจะประกอบด้วย ผู้จัดการทั่วไป โรงแรม ผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน / ควบคุมและตัวแทนจากแต่ละหน่วยงานดังต่อไปนี้ : สำนักงาน , จอง , ขาย , จัดเลี้ยงอาหาร เครื่องดื่ม ด้านหน้า และ& ( ปฏิบัติ ) เพื่อให้แน่ใจว่า ความพยายามของคอลเลกชันที่ใช้ร่วมกันในหมู่พวกเขา

คุณสมบัติดังนั้น , มันเป็นดังนั้นส่วนกลาง / R ทีมประชุมคณะกรรมการสินเชื่อรายเดือน คณะกรรมการสินเชื่อจะประกอบด้วยทีม A / R , ขายรีสอร์ทและผู้แทนจากการดําเนินงานและ / หรือการเงินจากแต่ละคุณสมบัติ .
1 บัญชีลูกหนี้ Aging รายงานที่จะแจกจ่ายให้กับผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละ . การรายงานเป็นอายุเป็นจุดสิ้นสุดของเดือนปัจจุบันที่ช่วยให้ระบบเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนสามารถดูผลกระทบของเดือนนี้ ถ้ารายการที่ไม่ได้เก็บมาการตรวจสอบและอภิปรายในการประชุมรายงานเครดิตจะแนบเครดิตรายงานการประชุม .
2 บัญชีลูกหนี้ ที่สำคัญจะมีการทบทวนและการกระทำที่เหมาะสมกำหนดบัญชีสำหรับ 60 วันผู้สูงอายุ การกระทำดังกล่าวอาจรวมถึงที่เกี่ยวข้องเชื่อมโยงนอกแผนกบัญชีเพื่อช่วยในการเก็บรวบรวมบัญชี .
3คณะกรรมการยังต้องทบทวนเปิดกลุ่มหลัก / โพสต์ปริญญาโทบัญชีเป็นส่วนหนึ่งของวาระการประชุม . รายงานที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดจาก PMS ( เช่น แขก แยกประเภท เปิดการโพสต์หลัก , ฯลฯ . . ) ควรจะใช้สำหรับการตรวจสอบ .
4 นโยบายและขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับปัญหาที่เกิดขึ้นในแผนกใดๆ จะได้รับการกล่าวถึงและการแก้ไข .
5นาทีของการประชุมแต่ละครั้งจะต้องลงนามโดยผู้จัดการโรงแรมและผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน / ตัวควบคุมสำหรับโรงแรมและรีสอร์ท ผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน / ควบคุมคุณสมบัติดังนั้น และขอส่งต่อไปยังผู้อำนวยการภูมิภาคการเงินสำเนาลงนามนาทีจะสามารถรักษาไฟล์ผู้จัดการและติดบัญชีปรองดอง ( ปิดห้องนักบินโรงแรม NAD ) โรงแรมและด้วยดังนั้น A / R ทีมคุณสมบัติดังนั้น , เช่นที่พวกเขาสามารถตรวจสอบในระหว่างการเข้าชมทรัพย์สินหรือการตรวจสอบ และอาจจะขอสุ่มตามภูมิภาค แผนก หรือตามโลกทีม .
6รายงานจะถูกส่งต่อไปยังภูมิภาค ผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน บนพื้นฐานรายเดือนสำหรับบัญชีกว่า 120 วัน .
7 หลังค่าใช้จ่ายอย่างมีนัยสำคัญที่จะกล่าวถึงเป็นส่วนหนึ่งของการประชุม
เอกสารที่เกี่ยวข้อง