Talking with a customer on the phon

Talking with a customer on the phone can often be a difficult task. Without seeing an individual’s face, messages can become muddled and meanings misinterpreted.

To improve your telephone communication skills, be sure to master the following tips:

When the phone rings, are you annoyed at the interruption? The way you and your employees answer the phone sets the stage for your customers' experience with you. Here are five tips for ensuring your phone skills give a good impression.

I have to admit I really don't like the telephone. Maybe it is because it is an interruption in an already "overscheduled" world. Even if it is someone I really want to talk to, it sometimes feels like a chore "to be nice"! With the amount of spam phone calls I still seem to receive, even after being on the "Do not call list", I must admit I make assumptions when I pick up the phone. If there is a nano-second of a pause when I pick up the phone, I immediately assume I am on someone's computer list just waiting to pounce if they here a real person on the other end of the phone.

1. Adopt a Positive Tone
Projecting an enthusiastic, natural, and attentive tone while on the phone can help a customer feel comfortable during a conversation.

When you answer the phone, smile as you greet the person on the other line. Although it may be a bit of a cliché, a smile can truly be heard through the telephone. Smiling as soon as you connect with the customer will begin the interaction positively and create room for a productive and friendly exchange.

Also, be aware of your vocal qualities throughout the call. Control your rate of speech, your pitch, and your overall timbre. The average individual speaks at a pace of 130 to 150 words per minute. Match this rate while on the phone.

Anything faster will be difficult for the customer to understand while anything slower will give the impression that you are slow and lazy.

Try timing yourself in order to ensure that the rate at which you’re speaking falls into the 130 to 150 words per minute range. Keep the pitch of your voice in mind while you’re on the phone as well.

3. Be Sincere

Starting with the greeting, conversations over the phone must be sincere. Say hello and be genuine. Try to avoid scripted greetings as most sound artificial and inauthentic.

Include the company’s name, your name, and offer your assistance as soon as you answer the phone. If you’re receiving a transferred call or if you’re working on the switchboard, state the name of the department you are a part of in order to give the client the appropriate information. Doing this will ease the customer into the exchange and let he or she know that you are calm and ready to help.

Once you’re in the middle of the conversation, give the person on the other end of the line genuine answers. Be sure to word these in a positive manner, as you don’t want to inject any negativity into the exchange.


2. Clear Enunciation
The ability to understand what someone is saying on the phone separates a productive conversation from one filled with tension.

Whenever you are on the telephone, speak clearly. Enunciate and use simple words and phrases. Don’t employ overly complex vocabulary.

The last thing you want to do is confuse the customer on the line or make them feel inferior. Also, avoid slang and filler words. Saying things like “dude,” “yeah,” and “um” will detract from the quality of the interaction, making constructive problem solving harder to attain. If you have a tendency to use filler words such as “um” or “like.” practice taking a pause instead.

Chewing gum or eating during a conversation can also lead to mumbled speech so avoid both of these practices in order to optimize your customer service.

4. Use the Name
As soon as you receive a customer’s name, use it.

While you should use the customer’s name, don’t abuse it.
Include it naturally throughout the conversation. Also, don’t be afraid to ask them for the proper pronunciation. Most customers will appreciate this gesture. Get the spelling correct, too.

Callers will value the personal touch you provide with a name.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

คุยโทรศัพท์กับลูกค้ามักจะเป็นงานที่ยาก โดยไม่เห็นใบหน้าของบุคคล ข้อความสามารถกลายเป็น muddled และความหมายชัดเจนเพื่อปรับปรุงทักษะการสื่อสารของโทรศัพท์ของคุณ ให้แน่ใจว่าหลักเคล็ดลับต่อไปนี้:เมื่อโทรศัพท์ดัง ท่านรำคาญที่ขัดจังหวะหรือไม่ วิธีคุณและพนักงานรับโทรศัพท์ตั้งเวทีสำหรับประสบการณ์ของลูกค้ากับคุณ นี่คือ 5 เคล็ดลับสร้างความประทับให้ทักษะของคุณโทรศัพท์ฉันต้องยอมรับจริง ๆ ไม่ชอบโทรศัพท์ อาจจะเป็นเพราะการถูกขัดจังหวะในโลกแล้ว "overscheduled" แม้จะเป็นคน นี้ต้องพูดคุยกับ มันบางครั้งรู้สึกเหมือนน่าเบื่อ "จะดี" มีจำนวนสแปมโทรฉันยังคงดูเหมือนจะได้รับ แม้หลังจากการไม่ต้องเรียกรายการ" ยอมรับฉันทำให้สมมติฐานเมื่อผมรับโทรศัพท์ หากนาโนวินาทีของการหยุดชั่วคราวเมื่อผมรับโทรศัพท์ ฉันทันทีสมมติผมของใครบางคนคอมพิวเตอร์รายการรอคั่วถ้าพวกเขาที่นี่บุคคลจริงในส่วนอื่น ๆ ของโทรศัพท์1. นำโทนสีเป็นบวกฉายภาพมีความกระตือรือร้น ธรรมชาติ และเอาใจใส่เสียงในขณะโทรศัพท์สามารถช่วยให้ลูกค้ารู้สึกสะดวกสบายในระหว่างการสนทนาเมื่อคุณรับโทรศัพท์ ยิ้ม ตามคุณทักทายบุคคลในสายอื่น ๆ ถึงแม้ว่ามันจะเป็นอย่างคิดโบราณ รอยยิ้มอย่างแท้จริงได้ยินผ่านทางโทรศัพท์ ยิ้มทันทีที่คุณเชื่อมต่อกับลูกค้าจะเริ่มต้นการโต้ตอบเชิงบวก และสร้างห้องสำหรับการแลกเปลี่ยนผลผลิต และเป็นมิตรAlso, be aware of your vocal qualities throughout the call. Control your rate of speech, your pitch, and your overall timbre. The average individual speaks at a pace of 130 to 150 words per minute. Match this rate while on the phone. Anything faster will be difficult for the customer to understand while anything slower will give the impression that you are slow and lazy.Try timing yourself in order to ensure that the rate at which you’re speaking falls into the 130 to 150 words per minute range. Keep the pitch of your voice in mind while you’re on the phone as well.3. Be Sincere Starting with the greeting, conversations over the phone must be sincere. Say hello and be genuine. Try to avoid scripted greetings as most sound artificial and inauthentic. Include the company’s name, your name, and offer your assistance as soon as you answer the phone. If you’re receiving a transferred call or if you’re working on the switchboard, state the name of the department you are a part of in order to give the client the appropriate information. Doing this will ease the customer into the exchange and let he or she know that you are calm and ready to help. Once you’re in the middle of the conversation, give the person on the other end of the line genuine answers. Be sure to word these in a positive manner, as you don’t want to inject any negativity into the exchange. 2. Clear EnunciationThe ability to understand what someone is saying on the phone separates a productive conversation from one filled with tension.Whenever you are on the telephone, speak clearly. Enunciate and use simple words and phrases. Don’t employ overly complex vocabulary. The last thing you want to do is confuse the customer on the line or make them feel inferior. Also, avoid slang and filler words. Saying things like “dude,” “yeah,” and “um” will detract from the quality of the interaction, making constructive problem solving harder to attain. If you have a tendency to use filler words such as “um” or “like.” practice taking a pause instead. Chewing gum or eating during a conversation can also lead to mumbled speech so avoid both of these practices in order to optimize your customer service.4. Use the NameAs soon as you receive a customer’s name, use it. While you should use the customer’s name, don’t abuse it.Include it naturally throughout the conversation. Also, don’t be afraid to ask them for the proper pronunciation. Most customers will appreciate this gesture. Get the spelling correct, too. Callers will value the personal touch you provide with a name.

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

พูดคุยกับลูกค้าทางโทรศัพท์มักจะเป็นงานที่ยาก โดยไม่เห็นใบหน้าของแต่ละบุคคลข้อความจะกลายเป็นงงและความหมายตีความ.

เพื่อพัฒนาทักษะการสื่อสารทางโทรศัพท์ของคุณให้แน่ใจว่าได้ต้นแบบเคล็ดลับต่อไปนี้:

เมื่อเสียงกริ่งโทรศัพท์, คุณรำคาญที่หยุดชะงักหรือไม่ วิธีการที่คุณและพนักงานรับโทรศัพท์ชุดขั้นตอนสำหรับประสบการณ์ของลูกค้าของคุณกับคุณ ที่นี่ห้าเคล็ดลับสำหรับการสร้างความมั่นใจในทักษะโทรศัพท์ของคุณให้การแสดงผลที่ดี.

ผมต้องยอมรับว่าผมไม่ชอบโทรศัพท์ บางทีมันอาจจะเป็นเพราะมันเป็นการหยุดชะงักในการให้แล้วโลก "overscheduled" ถึงแม้ว่าจะเป็นคนที่ผมอยากจะพูดคุยกับบางครั้งมันก็รู้สึกเหมือนงานบ้าน "จะดี"! ด้วยปริมาณขยะโทรศัพท์ที่ฉันยังดูเหมือนจะได้รับแม้หลังจากการที่ "รายการไม่เรียกว่า" ผมต้องยอมรับว่าผมทำให้สมมติฐานเมื่อฉันหยิบโทรศัพท์ขึ้นมา หากมีนาโนที่สองของการหยุดเมื่อฉันหยิบโทรศัพท์ขึ้นมาฉันทันทีถือว่าผมอยู่ในรายชื่อคอมพิวเตอร์ของใครบางคนรอคอยที่จะโผเข้าหาถ้าพวกเขาที่นี่เป็นคนจริงในส่วนอื่น ๆ ของโทรศัพท์.

1 นำมาใช้เป็นโทนบวก
ฉายกระตือรือร้นธรรมชาติและใส่ใจเสียงขณะที่โทรศัพท์สามารถช่วยให้ลูกค้ารู้สึกสะดวกสบายในระหว่างการสนทนา.

เมื่อคุณรับโทรศัพท์, รอยยิ้มที่คุณทักทายคนในสายอื่น ๆ แม้ว่ามันอาจจะเป็นบิตของความคิดโบราณ, รอยยิ้มสามารถอย่างแท้จริงจะได้ยินผ่านทางโทรศัพท์ ยิ้มทันทีที่คุณเชื่อมต่อกับลูกค้าที่จะเริ่มต้นการมีปฏิสัมพันธ์ในเชิงบวกและสร้างห้องพักสำหรับการแลกเปลี่ยนการผลิตและเป็นมิตร.

นอกจากนี้จะตระหนักถึงคุณภาพเสียงของคุณตลอดทั้งการโทร ควบคุมอัตราของคุณในการพูดสนามของคุณและต่ำโดยรวมของคุณ แต่ละเฉลี่ยพูดที่ก้าวจาก 130-150 คำต่อนาที อัตราการจับคู่นี้ขณะที่โทรศัพท์.

สิ่งใดได้เร็วขึ้นจะเป็นเรื่องยากสำหรับลูกค้าที่จะเข้าใจอะไรในขณะที่ช้าลงจะให้ความประทับใจที่คุณจะช้าและขี้เกียจ.

ลองระยะเวลาตัวเองในการสั่งซื้อเพื่อให้แน่ใจว่าอัตราที่คุณกำลังตกอยู่ในการพูด 130-150 คำต่อนาทีช่วง ให้ระดับเสียงของเสียงของคุณในใจขณะที่คุณอยู่บนโทรศัพท์มือถือเช่นกัน.

3 มีความจริงใจ

ที่เริ่มต้นด้วยการทักทายการสนทนาทางโทรศัพท์จะต้องมีความจริงใจ ทักทายและเป็นของแท้ พยายามหลีกเลี่ยงการทักทาย scripted เป็นส่วนใหญ่เสียงเทียมและไม่น่าไว้วางใจ.

รวมชื่อ บริษัท , ชื่อของคุณและให้ความช่วยเหลือของคุณทันทีที่คุณรับโทรศัพท์ หากคุณได้รับโอนสายหรือถ้าคุณกำลังทำงานบนแผงที่ระบุชื่อของแผนกที่คุณเป็นส่วนหนึ่งของเพื่อที่จะให้ลูกค้าข้อมูลที่เหมาะสม การทำเช่นนี้จะทำให้ลูกค้าเข้ามาแลกเปลี่ยนและปล่อยให้เขาหรือเธอรู้ว่าคุณมีความสงบและพร้อมที่จะช่วย.

เมื่อคุณอยู่ในช่วงกลางของการสนทนาที่ให้คนในส่วนอื่น ๆ ของคำตอบของแท้เส้น ให้แน่ใจว่าคำเหล่านี้ในลักษณะที่เป็นบวกในขณะที่คุณไม่ต้องการที่จะฉีดปฏิเสธใด ๆ ในการแลกเปลี่ยน.


2 ล้างแถลง
ความสามารถในการที่จะเข้าใจสิ่งที่คนไม่ว่าจะเป็นทางโทรศัพท์แยกการสนทนาการผลิตจากที่หนึ่งที่เต็มไปด้วยความตึงเครียด.

เมื่อใดก็ตามที่คุณอยู่ในโทรศัพท์พูดอย่างชัดเจน แถลงและใช้คำและวลีที่เรียบง่าย ไม่ได้จ้างคำศัพท์ที่มีความซับซ้อนมากเกินไป.

สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการจะทำคือสร้างความสับสนให้กับลูกค้าในบรรทัดหรือทำให้พวกเขารู้สึกด้อยกว่า นอกจากนี้หลีกเลี่ยงคำสแลงและฟิลเลอร์คำ บอกสิ่งที่ชอบ "ครับ" "ใช่" และ "หนอ" จะทำให้คุณภาพของการปฏิสัมพันธ์ที่ทำให้ปัญหาที่สร้างสรรค์การแก้ยากที่จะบรรลุ หากคุณมีแนวโน้มที่จะใช้คำฟิลเลอร์เช่น "หนอ" หรือ "ชอบ." การปฏิบัติการหยุดการทำงานชั่วคราวแทนก.

หมากฝรั่งหรือการรับประทานอาหารในระหว่างการสนทนายังสามารถนำไปสู่การพูดพึมพำเพื่อหลีกเลี่ยงการทั้งสองของการปฏิบัติเหล่านี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของลูกค้า บริการ.

4 ใช้ชื่อ
เร็วที่สุดเท่าที่คุณจะได้รับชื่อลูกค้าที่ใช้มัน.

ในขณะที่คุณควรจะใช้ชื่อของลูกค้าที่ไม่ได้ละเมิดมัน.
รวมมันเป็นธรรมชาติตลอดการสนทนา นอกจากนี้ไม่ต้องกลัวที่จะถามพวกเขาสำหรับการออกเสียงที่ถูกต้อง ลูกค้าส่วนใหญ่จะประทับใจกับรูปแบบนี้ ได้รับการสะกดคำที่ถูกต้องด้วย.

สายที่จะค่าสัมผัสส่วนบุคคลที่คุณให้มีชื่อ

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

พูดคุยกับลูกค้าทางโทรศัพท์ สามารถจะเป็นงานที่ยาก โดยไม่เห็นของแต่ละคน หน้าข้อความที่สามารถกลายเป็นงงความหมายและการตีความผิด ๆเพื่อพัฒนาทักษะการสื่อสารทางโทรศัพท์ของคุณ ให้แน่ใจว่าอาจารย์เคล็ดลับต่อไปนี้ :โทรศัพท์ดังขึ้น คุณรำคาญที่ขัดจังหวะ ? วิธีที่คุณและพนักงานของคุณรับโทรศัพท์ชุดขั้นตอนสำหรับประสบการณ์ของลูกค้าของคุณกับคุณ ที่นี่ห้าเคล็ดลับเพื่อให้โทรศัพท์มือถือของคุณทำให้ความประทับใจที่ดีฉันต้องยอมรับฉันไม่ชอบโทรศัพท์ บางทีอาจเป็นเพราะมันเป็นจังหวะในการอยู่แล้ว " overscheduled " โลก แม้ว่าจะเป็นคนที่ฉันต้องการคุยกับ บางครั้งรู้สึกเหมือนงานบ้าน " ทำดี " กับปริมาณของอีเมลขยะโทรศัพท์ฉันยังดูเหมือนจะได้รับ แม้ว่าจะอยู่ใน " ไม่ " รายชื่อโทร ผมต้องยอมรับว่าผมตั้งสมมติฐาน เมื่อผมหยิบโทรศัพท์ขึ้นมา ถ้าไม่มีนาโนวินาทีหยุดชั่วคราวเมื่อฉันรับโทรศัพท์ ฉันเลยคิดว่าฉันในรายชื่อคอมพิวเตอร์บางคนรอโฉบถ้าพวกเขาที่นี่เป็นคนจริงในส่วนอื่น ๆของโทรศัพท์1 . รับสัญญาณบวกการกระตือรือร้น ธรรมชาติและใส่ใจเสียงบนโทรศัพท์สามารถช่วยให้ลูกค้ารู้สึกสบายในระหว่างการสนทนาเมื่อคุณรับโทรศัพท์ ยิ้มอย่างที่คุณทักทายคนที่อยู่อีกสาย แม้ว่ามันอาจจะเป็นบิตของสำนักนายกรัฐมนตรี ยิ้มอย่างแท้จริงสามารถได้ยินผ่านโทรศัพท์ ยิ้มทันทีที่คุณเชื่อมต่อกับลูกค้าจะเริ่มปฏิสัมพันธ์ในเชิงบวกและสร้างห้องสำหรับการผลิตและการแลกเปลี่ยนกันเองยังตระหนักถึงคุณภาพเสียงของคุณตลอดไป การควบคุมอัตราของการพูดของคุณระดับเสียงและคุณภาพเสียงโดยรวมของคุณ แต่ละคนเฉลี่ยพูดในจังหวะที่ 130 - 150 คำ / นาที ราคาเท่ากัน ขณะที่ทางโทรศัพท์อะไรได้เร็วขึ้น จะยากสำหรับลูกค้าที่จะเข้าใจอะไรช้า ขณะที่จะให้ความประทับใจที่คุณจะ ช้า และ ขี้เกียจลองเวลาตัวเองเพื่อให้แน่ใจว่าอัตราที่คุณกำลังพูดอยู่ใน 130 - 150 คำ / นาที ช่วง ให้ระดับเสียงของเสียงของคุณในใจขณะที่คุณกำลังคุยโทรศัพท์ ได้เป็นอย่างดี3 . ต้องจริงใจเริ่มด้วยการทักทาย , บทสนทนาทางโทรศัพท์ต้องจริงใจ กล่าวสวัสดี และของแท้ พยายามหลีกเลี่ยงอย่างที่สุด เสียงทักทายตามสคริปต์ และประดิษฐ์รวมเป็นชื่อบริษัท ชื่อของคุณ และเสนอความช่วยเหลือของคุณทันทีที่คุณรับโทรศัพท์ ถ้าคุณได้รับโอนโทร หรือถ้าคุณกำลังทำงานบนแผง , รัฐชื่อของแผนกคุณเป็นส่วนหนึ่ง เพื่อให้ลูกค้าได้ข้อมูลที่เหมาะสม ทำแบบนี้จะช่วยลูกค้าในการแลกเปลี่ยนและให้เขาหรือเธอ รู้ ว่า คุณ จะ สงบ และพร้อมที่จะช่วยเมื่อคุณอยู่ในช่วงกลางของการสนทนา ทำให้คนปลายสายแท้ครับ ให้แน่ใจว่าคำเหล่านี้ในลักษณะที่เป็นบวก คุณไม่ต้องฉีด negativity ในตรา2 . ชัดเจนหดหู่ใจความสามารถในการเข้าใจสิ่งที่คนอื่นจะพูดเกี่ยวกับโทรศัพท์แยกการสนทนาการผลิตจากหนึ่งที่เต็มไปด้วยความตึงเครียดเมื่อใดก็ตามที่คุณมีในโทรศัพท์ พูดให้ชัดเจน ชัดเจน และใช้คำที่ง่ายและวลี อย่าใช้คำศัพท์สุดเหวี่ยงซับซ้อนสิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการจะทำคือ สับสนระหว่างลูกค้าในบรรทัดหรือทำให้พวกเขารู้สึกด้อยกว่า นอกจากนี้ หลีกเลี่ยงคำพูดแสลงและสารเติมแต่ง ว่าสิ่งที่ชอบ " เพื่อน " " ใช่ " " อืม " จะเบี่ยงเบนจากคุณภาพของการปฏิสัมพันธ์ การสร้างสรรค์ การแก้ปัญหายากที่จะบรรลุ หากคุณมีแนวโน้มที่จะใช้คำที่เติม เช่น " อืม " หรือ " ชอบ " ฝึกการหยุดแทนการเคี้ยวหมากฝรั่ง หรือรับประทานระหว่างการสนทนายังสามารถนำไปสู่พึมพำคำพูดเพื่อหลีกเลี่ยงทั้งการปฏิบัติเหล่านี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการบริการลูกค้าของคุณ4 . ใช้ชื่อทันทีที่คุณได้รับชื่อของลูกค้าที่ใช้ในขณะที่คุณควรใช้ชื่อลูกค้า อย่าใช้มันรวมธรรมชาติ ตลอดการสนทนา นอกจากนี้ อย่ากลัวที่จะถามพวกเขาสำหรับการออกเสียงที่ถูกต้อง ลูกค้าส่วนใหญ่จะประทับใจกับท่าทางนี้ ได้รับการสะกดที่ถูกต้องด้วยสายจะมูลค่าสัมผัสส่วนบุคคลที่คุณให้กับชื่อ