Cash disbursements system Cartoon D

Cash disbursements system
Cartoon District Council
1. Background
Daphne is employed by Cartoon District Council as the Creditors and Payroll Clerk. She estimates
that she spends approximately 60% of her time on creditors. She is assisted by Velma (Accountant
Clerk) who inputs Engineering Design Services invoices; she is also Daphne’s back up if Daphne is
one leave.
Velma was trained by Daphne and is able to complete all functions required for the creditor’s clerk
role. Daphne is confident that Velma has a sound understanding of the process. It was originally
intended that Velma would provide more assistance to Daphne but she has been allocated other duties
instead.
2. Policies and Procedures
The Council has a policy manual which is available to staff on the intranet. Copy of the policies
obtained. The delegations manual is also on the intranet, the delegations were revised and effective
from September 2xx1.
The delegation manual was further revised to clarity the existing policy. However, the revised
delegations are yet to be communicated to staff.
Daphne has various procedures documents which are available to Velma and Fred. Shaggy
(Accountant) also has sound understanding of the creditors functions and NCS in general.
3. The Purchase Process
(a) Order Books
Order books are managed by Scrappy (Office Manager, Toontown). Scrappy keeps a register of order
books. The resister records the name or location of the book holder and the numbers of the orders
contained in each book. We noted that there are more than 1-2 books on issue to some department :
 Admin 7
 IT 5
 Toytown service center 3
Once order books are completed they are to be returned to the council building in Toontown where
they are filed.
Any staff member can order goods as long as they have obtained approved from their manager.
Daphne noted that most orders are completed by managers or staff with budget responsibilities.
Orders are required for most purchases. Items to be orders over $5}000 must enter the tender process.
The monitoring of the tendering policy is the responsibility of the department, although Daphne has
noted some instances where the quotes are document on the order.
Orders are not required for items as electricity, telephone and certain publications orders. Orders for
standard line rentals for the telephone and electricity accounts payment of invoices are pre-authorised
and the coding is standard.
Meridian invoices are paid based on a pre-approved order, it is not considered necessary to approve
these invoices on a monthly basis as they are routine. The coding is standard but is to be reviewed by
Property Services and the Water and Sewerage Manager to ensure the codes remain appropriate.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

ระบบการเบิกจ่ายเงินสด สภาอำเภอการ์ตูน 1. พื้นหลัง ดาฟเน่เป็นลูกจ้าง โดยการ์ตูนสภาเขตเป็นเจ้าหนี้และค่าจ้างพนักงาน เธอประเมิน ว่า เธอใช้ประมาณ 60% ของเวลาของเธอบนเจ้าหนี้ เธอถูกช่วย โดยลูกโป่ง (นักบัญชีพนักงาน) ที่อินพุตวิศวกรรมออกแบบบริการใบแจ้งหนี้ นอกจากนี้เธอยังเป็นของดาฟเน่หลังหากเป็นดาฟเน่ลาหนึ่ง ลูกโป่งได้รับการฝึกฝน โดยดาฟเน่ และสามารถดำเนินการฟังก์ชันทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับเจ้าหน้าที่ของเจ้าหนี้บทบาท ดาฟเน่มีความมั่นใจว่า ลูกโป่งมีความเข้าใจเสียงของกระบวนการ เพราะเดิมตั้งใจว่า ลูกโป่งจะให้ความช่วยเหลือเพิ่มเติมแก่ควย แต่เธอได้รับการจัดสรรหน้าที่อื่นแทน 2. นโยบายและขั้นตอนสภามีคู่มือนโยบายซึ่งมีพนักงานบนอินทราเน็ต สำเนานโยบาย รับ คู่มือการมอบหมายยังอยู่บนอินทราเน็ต การมอบหมายการปรับปรุง และมีประสิทธิภาพจาก 2xx1 กันยายน คู่มือการมอบหมายแก้ไขเพิ่มเติมปรับปรุงเพื่อความชัดเจนในนโยบายที่มีอยู่ อย่างไรก็ตาม ปรับปรุงการมอบหมายยังไม่ได้ถูกสื่อสารไปยังพนักงาน ดาฟเน่มีเอกสารขั้นตอนต่าง ๆ ที่มีกับลูกโป่งและเฟร็ด ปุย(นักบัญชี) ยังมีความเข้าใจเสียงของ NCS และฟังก์ชันเจ้าหนี้ทั่วไป 3. กระบวนการซื้อ (ก) สั่งซื้อหนังสือ สั่งซื้อหนังสือจะถูกจัดการ โดย Scrappy (ผู้จัดการสำนักงาน Toontown) กระท่อนกระแท่นทำให้การลงทะเบียนของใบสั่งหนังสือ การลงทะเบียนบันทึกชื่อหรือตำแหน่งวางหนังสือและหมายเลขของใบสั่งมีอยู่ในหนังสือแต่ละเล่ม เราตั้งข้อสังเกตว่า มีมากกว่า 1-2 หนังสือบนปัญหากรมบาง: ดูแล 7ได้ 5จากประเทศศูนย์บริการ 3 เมื่อเสร็จสิ้นการสั่งซื้อหนังสือ พวกเขาจะถูกส่งกลับไปสภาอาคาร Toontown ที่พวกเขาที่ยื่น พนักงานทุกคนสามารถสั่งซื้อสินค้าตราบใดที่พวกเขาได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการดาฟเน่ตั้งข้อสังเกตว่า คำสั่งซื้อเสร็จสมบูรณ์ โดยผู้จัดการหรือพนักงานที่ มีความรับผิดชอบงบประมาณใบสั่งจำเป็นสำหรับการซื้อส่วนใหญ่ สินค้าที่จะสั่งผ่าน $5 } 000 ต้องป้อนการชำระเงินการตรวจสอบของนโยบาย tendering ความรับผิดชอบของแผนก แม้ว่ามีดาฟเน่ข้อสังเกตบางกรณีที่เอกสารในใบสั่งที่ใบเสนอราคา ใบสั่งไม่ถูกต้องสำหรับสินค้าเป็นไฟฟ้า โทรศัพท์ หรือสั่งซื้อสิ่งพิมพ์บางอย่าง ใบสั่งสำหรับสงวนมีบรรทัดมาตรฐานเช่าสำหรับการโทรศัพท์และไฟฟ้าบัญชีชำระเงินของใบแจ้งหนี้และการเขียนโปรแกรมเป็นมาตรฐาน เส้นแวงใบแจ้งหนี้มีจ่ายตามใบสั่งอนุมัติล่วงหน้า ก็ไม่ถือว่าจำเป็นเพื่ออนุมัติใบแจ้งหนี้เหล่านี้เป็นประจำทุกเดือนเป็นกิจวัตรประจำวัน การเขียนโปรแกรมเป็นมาตรฐาน แต่เป็นการตรวจสอบโดยบริการ และน้ำ และจัดการการจำกัดของเสียเพื่อให้รหัสยังคงเหมาะสม

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

ระบบการเบิกจ่ายเงินสด
การ์ตูนสภาตำบล
1 พื้นหลัง
Daphne เป็นลูกจ้างการ์ตูนสภาตำบลเป็นเจ้าหนี้และการจ่ายเงินเดือนพนักงาน เธอประมาณการ
ว่าเธอใช้เวลาประมาณ 60% ของเวลาที่เธออยู่กับเจ้าหนี้ เธอคือการช่วยเหลือจากเวล (บัญชี
เสมียน) ซึ่งปัจจัยการผลิตวิศวกรรมใบแจ้งหนี้บริการออกแบบ; เธอยังเป็นสำรองของ Daphne Daphne ถ้าเป็น
หนึ่งลา.
เวลได้รับการฝึกฝนโดย Daphne และสามารถที่จะดำเนินการฟังก์ชั่นทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับพนักงานเจ้าหนี้
บทบาท Daphne มีความมั่นใจว่าเวลมีความเข้าใจเสียงของกระบวนการ ตอนแรกมันถูก
ตั้งใจว่าเวลจะให้ความช่วยเหลือมากขึ้นเพื่อ Daphne แต่เธอได้รับการจัดสรรหน้าที่อื่น
แทน.
2 นโยบายและขั้นตอน
สภามีคู่มือนโยบายซึ่งสามารถใช้ได้กับพนักงานบนอินทราเน็ต สำเนาของนโยบาย
ที่ได้รับ คู่มือคณะผู้แทนยังเป็นอินทราเน็ตคณะผู้แทนได้รับการปรับปรุงและมีประสิทธิภาพ
จาก 2xx1 กันยายน.
คู่มือคณะผู้แทนการแก้ไขต่อไปชัดเจนในนโยบายที่มีอยู่ อย่างไรก็ตามการบัญชีฉบับนี้
คณะผู้แทนยังไม่ได้สื่อสารกับพนักงาน.
Daphne มีเอกสารขั้นตอนต่างๆที่มีอยู่ให้กับเวลและเฟร็ด ปุย
(บัญชี) นอกจากนี้ยังมีความเข้าใจเสียงของฟังก์ชั่นและเจ้าหนี้ NCS ทั่วไป.
3 กระบวนการจัดซื้อ
(ก) การสั่งซื้อหนังสือ
หนังสือคำสั่งซื้อจะถูกจัดการโดยกระท่อนกระแท่น (ผู้จัดการสำนักงาน, Toontown) กระท่อนกระแท่นช่วยให้การลงทะเบียนของการสั่งซื้อ
หนังสือ ต้านทานบันทึกชื่อหรือสถานที่ตั้งของผู้ถือหนังสือและตัวเลขของคำสั่งซื้อที่
มีอยู่ในหนังสือแต่ละเล่ม เราตั้งข้อสังเกตว่ามีมากกว่า 1-2 หนังสือเกี่ยวกับปัญหาบางอย่างไปยังแผนก:
ธุรการ 7
ไอที 5
ศูนย์บริการ Toytown 3
เมื่อสั่งซื้อหนังสือจะเสร็จสมบูรณ์พวกเขาจะถูกส่งกลับไปยังอาคารสภา Toontown ที่
พวกเขาจะยื่น.
ใด ๆ พนักงานสามารถสั่งซื้อสินค้าตราบเท่าที่พวกเขาได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการของพวกเขา.
Daphne ตั้งข้อสังเกตว่าคำสั่งซื้อส่วนใหญ่จะเสร็จสมบูรณ์โดยผู้จัดการหรือพนักงานที่มีความรับผิดชอบงบประมาณ.
คำสั่งซื้อที่จำเป็นสำหรับการซื้อสินค้ามากที่สุด รายการที่จะสั่งซื้อเกิน $ 5} 000 จะต้องเข้าสู่กระบวนการประกวดราคา.
แถบตรวจนโยบายอุทัยเป็นความรับผิดชอบของกรมแม้ว่า Daphne มี
การตั้งข้อสังเกตบางกรณีที่คำพูดที่มีเอกสารในการสั่งซื้อ.
คำสั่งซื้อไม่จำเป็นต้องสำหรับรายการไฟฟ้า โทรศัพท์และสิ่งพิมพ์บางคำสั่ง การสั่งซื้อสำหรับ
เช่าสายมาตรฐานสำหรับโทรศัพท์และไฟฟ้าบัญชีการชำระเงินของใบแจ้งหนี้ก่อนได้รับอนุญาต
และการเข้ารหัสเป็นมาตรฐาน.
ใบแจ้งหนี้เมริเดียนจะได้รับเงินขึ้นอยู่กับการสั่งซื้อล่วงหน้าได้รับการอนุมัติก็จะไม่ถือว่าเป็นสิ่งจำเป็นในการอนุมัติ
ใบแจ้งหนี้เหล่านี้เป็นประจำทุกเดือนเป็น พวกเขาเป็นประจำ การเข้ารหัสเป็นมาตรฐาน แต่จะได้รับการตรวจสอบโดย
บริการต่างๆและและท่อน้ำทิ้ง Manager เพื่อให้แน่ใจว่ารหัสที่ยังคงอยู่ในที่เหมาะสม