Now we know we need to make sure WA

Now we know we need to make sure WATCH OUT


1. Financial Invoices and Vendor Pricing

Condition (Current Situation):
Goods and services, which should be purchased via Purchase Orders, are purchased using Financial Invoices (FI). Financial invoices are not submitted for processing timely. FI pricing does not agree to outline agreements in SAP and/or contract pricing in HCM.

Consequence/Risk (Magnitude of the difference between what is and what should be):
Financial Invoices:
Audit Services reviewed 30 Financial Invoices (FIs) with an approximate value of $1.4M from July 2012 through July 2013 and noted the following:

• 4 out of 30 (13%) financial invoices with an approximate value of $15K were inappropriately used for the purchase of material inventory and subcontractor services provided at the well site. These materials/services should have been purchased via Purchase Order (PO) channel.

• 6 out of 30 (20%) financial invoices with an approximate value of $101K had an average delay of 307 days between the invoice date and the clearing date. Once the invoices were received by accounts payable, invoices were paid according to the payment terms outlined in the contract. The delay between invoice date and clearing date was related to delays receiving the corrected invoices from the vendor. The liability, however, was not recognized until payment was processed.
 2 out of 6 (33%) financial invoices with an approximate value of $17K were dating back to 2010 and 2011.

Vendor Pricing:
Audit Services reviewed invoices associated with 10 POs and 10 FIs with an approximate value of $2.9M processed between August 2012 and July 2013 and noted the following:

• 2 out of 20 (10 %) invoices with an approximate value of $672K had prices for goods and services which did not agree with the prices listed in the Approved Purchase Outline Agreement (APOA) and the contract uploaded into the Halliburton Contract Management (HCM) system.
• 1 out of 20 (5 %) invoices with an approximate value of $157K had prices for goods and services which did not agree with the prices listed in the Approved Purchase Outline Agreement (APOA), however the FI pricing matched the vendor contract.

Impact/Risk
Utilizing the FI buying channel to purchase material inventory removes the additional controls present in the purchase order process, which hinders the ability to track material usage and purchase history.

Failure to capture and record liabilities misstates the financial statement by understating liabilities and expenses.

Financial Invoices that do not agree to an outline agreement creates the potential for inaccurate payments which can expose the company to inflated pricing ultimately negatively impacting working capital and FBOI percentages. Outline agreements that do not reflect the current pricing details create inefficiencies in the purchasing process. In addition, it may lead to decreased visibility over potential fraudulent activities if collusion were to occur.

Criteria (What should be):
Company Business Practice 4-11025 “Financial Invoice” states that the FI process may not be used for purchase transactions, regardless of value, involving: capital Assets, inventory, production orders and traceable plant maintenance parts (Maintenance Department requirement for SAP part numbers, which are necessary for certification and Maintenance Order record purposes.) These types of invoices or requests for payments for purchases of goods and services by Halliburton must be processed through SAP MM processing, which includes Requisitions, Purchase Orders, and Proof of Delivery in a three-way matching process.

Business Practice 4-11025 “Financial Invoice” also states that purchase transactions over $2,500 (that are not part of the FI Approved List) must have an executed priced contract in Halliburton Contract Management (HCM) and an Approval Priced Outline Agreement in SAP between Halliburton and the supplier.

Company Business Practice 4-11026 “Accounting for Accrued Liabilities and Expense Accruals” states it is the responsibility of the Local F&A Manager to adequately record and report all Liabilities for each accounting period in accordance with U.S. GAAP and Company Policy and business practices for his/her location. It is the responsibility of all other functional area management to participate in and provide feedback on reviews of all reported Liabilities, whether contingent or accrued, and to provide oversight on the establishment of Company –wide Liabilities.

Supplier contracting guidelines established in the Work Method WM-GL-HAL-PTP-207 states “the SAP Approved Purchase Outline Agreement (APOA) is an internal document used by the Company to import accurate pricing and other terms into each Purchase Order. The prices for goods and service in the APOA must match what is in the HCM contract document and attributes, and the OA number should be accurately linked in HCM to ensure that the details of the contract appear in each PO.”

Cause (Reasons for the difference):
The location did not create a Purchase Requisitions (PR) and a PO to purchase materials and subcontract service at the well site, because these transactions were considered immaterial (less than $2,500). Accounts Payable personnel processed the invoices as FIs with reference to an APOA number.

The location had previously performed reconciliations with the vendor only at the vendor request. The location implemented an annual reconciliation with all vendors which resulted in several older invoice payments in 2013. .

After the Process Management Review (PMR) completed earlier this year, the location’s Procurement team has been working on executing the action plan developed. As part of the action plan, the top twenty vendors’ APOA have already been updated. The remaining vendors’ APOAs are being reviewed and updated when discrepancies are identified.

Thomas Lim
VOIP 88 606 6647
MOBILE [phone]

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

ตอนนี้เรารู้ว่า เราต้องทำให้แน่ใจว่าดูออก1. ใบแจ้งหนี้การเงินและผู้จัดจำหน่ายการกำหนดราคาเงื่อนไข: (สถานการณ์ปัจจุบัน)สินค้าและบริการ ซึ่งควรจะซื้อผ่านใบสั่งซื้อ จะซื้อโดยใช้ใบแจ้งหนี้ทางการเงิน (FI) ไม่มีส่งใบแจ้งหนี้ทางการเงินสำหรับการประมวลผลทันเวลา ไร้สายราคาไม่กันร่างข้อตกลงใน SAP และ/หรือสัญญาราคาในเด็ด ๆ เกี่ยวกับโรงแรม สัจจะ/ความเสี่ยง (ขนาดของความแตกต่างระหว่างสิ่งที่ควร):ใบแจ้งหนี้ทางการเงิน:บริการตรวจสอบตรวจทานใบแจ้งหนี้เงิน 30 (FIs) กับค่าเฉลี่ยของ $1 4 เมตรตั้งแต่เดือนกรกฎาคมถึงเดือน 2013 กรกฎาคม และกล่าวต่อไปนี้:• 4 จาก 30 (13%) เงินใบแจ้งหนี้กับค่าเฉลี่ยของ $15K สมใช้สำหรับสั่งซื้อวัสดุสินค้าคงคลังและการผลิตการบริการที่ดี บริการวัสดุเหล่านี้ควรถูกซื้อผ่านช่องทางการสั่งซื้อ (PO)• 6 จาก 30 (20%) เงินใบแจ้งหนี้กับค่าเฉลี่ยของ $101K มีความล่าช้าเฉลี่ย 307 วันระหว่างวันใบแจ้งหนี้และวันหักบัญชีได้ เมื่อเจ้าหนี้ได้รับใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ได้รับค่าจ้างตามเงื่อนไขการชำระเงินที่ระบุไว้ในสัญญา การหน่วงเวลาระหว่างวันใบแจ้งหนี้และวันหักบัญชีเกี่ยวข้องกับความล่าช้าในการรับใบแจ้งหนี้ที่แก้ไขแล้วจากผู้ขาย ความรับผิดชอบ แต่ ไม่รู้จักจนกระทั่งมีการประมวลผลการชำระเงิน 2 จาก 6 (33%) เงินใบแจ้งหนี้กับค่าเฉลี่ยของ $17K มีเดทกลับ 2010 และ 2011ราคาจำหน่าย:ตรวจสอบบริการตรวจทานใบแจ้งหนี้สัมพันธ์กับ 10 POs และ FIs 10 มีค่าเฉลี่ยของ $2. 9M ดำเนินการระหว่างเดือน 2555 สิงหาคมและ 2013 กรกฎาคม และกล่าวต่อไปนี้:•ใบแจ้งหนี้ 2 จาก 20 (10%) กับค่าเฉลี่ยของ $672K มีราคาสินค้าและบริการที่ได้ไม่ตรงกับราคาที่แสดงในการอนุมัติซื้อเค้าร่างข้อตกลง (APOA) และสัญญาการอัปโหลดงาน Halliburton สัญญาจัดการ (เด็ด ๆ เกี่ยวกับโรงแรม)•ใบแจ้งหนี้ 1 ของ 20 (5%) กับค่าเฉลี่ยของ $157K มีราคาสินค้าและบริการที่ได้ไม่ตรงกับราคาที่แสดงในการอนุมัติซื้อเค้าร่างข้อตกลง (APOA), แต่ราคาไร้คู่สัญญาผู้จัดจำหน่ายผลกระทบ/ความเสี่ยงใช้ไร้สายซื้อช่องทางซื้อเอาวัสดุสินค้าคงคลังที่แสดงตัวควบคุมเพิ่มเติมในการสั่งซื้อ ที่ทำความสามารถในการติดตามการใช้วัสดุ และประวัติการซื้อล้มเหลวในการจับภาพ และบันทึกหนี้สิน misstates งบการเงิน โดย understating หนี้สินและค่าใช้จ่าย ใบแจ้งหนี้ทางการเงินที่ไม่ยอมรับข้อตกลงเค้าสร้างศักยภาพสำหรับการชำระเงินไม่ถูกต้องซึ่งสามารถแสดงข้อมูลบริษัทที่จะราคาสูงเกินจริงในที่สุด ส่งผลกระทบต่อเงินทุนหมุนเวียนและ FBOI เปอร์เซ็นต์ เค้าร่างข้อตกลงที่แสดงถึงรายละเอียดราคาปัจจุบันสร้าง inefficiencies ในกระบวนการซื้อ มันอาจทำให้มองเห็นลดลงมากกว่ากิจกรรมการหลอกลวงอาจเกิดขึ้นถ้าวางจะ เกิดขึ้น เงื่อนไข (ที่ควร):บริษัทธุรกิจฝึกหัด 4-11025 อเมริกา "ใบแจ้งหนี้ทางการเงิน" ที่ไม่สามารถใช้กระบวนการไร้สายสำหรับธุรกรรมซื้อ ว่าค่า เกี่ยวข้องกับ: ทรัพย์สิน สินค้าคงคลัง ใบสั่งผลิต และชิ้นส่วนบำรุงรักษาโรงงานใหม่ (แผนกบำรุงรักษาความต้องการสำหรับ SAP ส่วนหมายเลข ที่จำเป็นสำหรับการรับรองและเพื่อบำรุงรักษาสั่งบันทึก) ต้องสามารถประมวลผลชนิดเหล่านี้ของใบแจ้งหนี้หรือคำขอสำหรับการชำระเงินสำหรับการซื้อสินค้าและบริการ โดย Halliburton ผ่าน SAP MM ประมวลผลซึ่งประกอบด้วยใบสั่ง ใบ สั่งซื้อ และหลักฐานการจัดส่งในกระบวนการจับคู่สามทางปฏิบัติธุรกิจ 4-11025 "เงินใบแจ้งหนี้" ได้ระบุที่ธุรกรรมซื้อกว่า $2500 (ที่ไม่ใช่ส่วนหนึ่งของรายการอนุมัติสาย) ยังต้องมีการดำเนินการราคาสัญญา Halliburton สัญญาจัดการ (เด็ด ๆ เกี่ยวกับโรงแรม) และอนุมัติราคาเค้าตกลงใน SAP Halliburton และซัพพลายเออร์ บริษัทธุรกิจฝึกหัด 4-11026 "บัญชีสำหรับสะสมหนี้สินและค่าใช้จ่ายการรับรู้" ระบุเป็นความรับผิดชอบเฉพาะ F และ A จัดการเพื่อบันทึก และรายงานหนี้สินทั้งหมดสำหรับแต่ละรอบบัญชี GAAP สหรัฐฯ และ นโยบายของบริษัท และธุรกิจในสถานเขา/เธออย่างเพียงพอ มันเป็นความรับผิดชอบจัดการพื้นที่ทำงานทั้งหมด เพื่อเข้าร่วม และแสดงความคิดเห็นในรีวิวทั้งหมดรายงานหนี้สิน ผูกพันกับ หรือค้างรับ และ เพื่อให้การกำกับดูแลในการจัดตั้งบริษัท-หนี้สินมากมายผู้ทำสัญญาแนวทางก่อตั้งในอเมริกางานวิธี WM-GL-HAL-PTP-207 "SAP อนุมัติเค้าร่างข้อตกลงการซื้อ (APOA) เป็นเอกสารภายในที่ใช้ โดยบริษัทนำเข้าถูกต้องราคาและเงื่อนไขอื่น ๆ ในแต่ละใบสั่งซื้อ ราคาสินค้าและบริการ APOA ต้องตรงกับสิ่งที่อยู่ในเอกสารสัญญาเด็ด ๆ เกี่ยวกับโรงแรมและแอตทริบิวต์ และหมายเลข OA ควรต้องเชื่อมโยงในเด็ด ๆ เกี่ยวกับการโรงแรมเพื่อให้แน่ใจว่า รายละเอียดของสัญญาปรากฏในแต่ละ PO"(สาเหตุของความแตกต่าง) สาเหตุ:สถานที่ไม่ได้สร้างการซื้อใบ (PR) และ PO เป็นวัสดุ และสัญญาบริการที่เว็บไซต์ดี เนื่องจากธุรกรรมเหล่านี้ได้ถือ immaterial (น้อยกว่า $2500) เจ้าหน้าที่บัญชีเจ้าหนี้ดำเนินการใบแจ้งหนี้เป็น FIs โดยอ้างอิงหมายเลข APOAสถานที่มีก่อนหน้านี้ดำเนินการกระทบยอดกับผู้จัดจำหน่ายที่คำขอของผู้จัดจำหน่าย สถานที่ดำเนินการกระทบยอดประจำปีกับผู้ขายทั้งหมดซึ่งมีผลในการชำระเงินใบแจ้งหนี้เก่าหลายในปี 2013 . หลังจากตรวจสอบการจัดการกระบวนการ (PMR) เสร็จสิ้นก่อนหน้านี้ปีนี้ ทีมจัดซื้อของสถานที่มีการทำงานในการดำเนินการตามแผนการดำเนินพัฒนา เป็นส่วนหนึ่งของแผนการดำเนินการ ผู้ขายยี่สิบบน APOA ได้ปรับปรุง APOAs ของผู้ขายที่เหลือจะถูกตรวจสอบ และปรับปรุงเมื่อมีระบุความขัดแย้ง Thomas LimVOIP 88 606 6647มือถือ + 66-918180953

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

ตอนนี้เรารู้ว่าเราต้องให้แน่ใจว่าระวัง1 ใบแจ้งหนี้ทางการเงินและราคาผู้ขายสภาพ (สถานการณ์ปัจจุบัน): สินค้าและบริการซึ่งควรจะซื้อผ่านใบสั่งซื้อจะซื้อโดยใช้ใบแจ้งหนี้การเงิน (FI) ใบแจ้งหนี้ทางการเงินไม่ได้ส่งทันเวลาสำหรับการประมวลผล การกำหนดราคา FI ไม่เห็นด้วยกับร่างข้อตกลงใน SAP และ / หรือการกำหนดราคาสัญญา HCM. ผลกระทบ / ความเสี่ยง (ขนาดของความแตกต่างระหว่างสิ่งที่เป็นและสิ่งที่ควรจะ) ใบแจ้งหนี้ทางการเงิน: ตรวจสอบการให้บริการการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ทางการเงิน 30 (สถาบันการเงิน) ที่มีประมาณ ค่าของ $ 1.4M จากกรกฎาคม 2012 ผ่านกรกฎาคม 2013 และตั้งข้อสังเกตต่อไปนี้: • 4 จาก 30 (13%) ใบแจ้งหนี้ทางการเงินที่มีมูลค่าประมาณ $ 15K ถูกนำมาใช้อย่างไม่เหมาะสมสำหรับการซื้อสินค้าวัสดุและบริการผู้รับเหมาช่วงที่มีให้บริการที่เว็บไซต์ดี . วัสดุเหล่านี้ / บริการควรจะได้รับการสั่งซื้อผ่านใบสั่งซื้อ (PO) ช่อง. • 6 จาก 30 (20%) ใบแจ้งหนี้ทางการเงินที่มีมูลค่าประมาณ $ 101K มีความล่าช้าเฉลี่ย 307 วันระหว่างวันที่ใบแจ้งหนี้และวันที่หักล้าง เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้จากเจ้าหนี้การค้า, ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการชำระเงินตามเงื่อนไขการชำระเงินที่ระบุไว้ในสัญญา ความล่าช้าระหว่างวันที่ใบแจ้งหนี้และวันที่หักบัญชีที่เกี่ยวข้องกับความล่าช้าที่ได้รับใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการแก้ไขจากผู้ผลิต รับผิด แต่ไม่ได้รับการยอมรับจนกว่าจะชำระได้รับการประมวลผล.  2 จาก 6 (33%) ใบแจ้งหนี้ทางการเงินที่มีมูลค่าประมาณ $ 17K ถูกย้อนกลับไปในปี 2010 และ 2011. ราคาผู้ให้บริการ: บริการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบ 10 ใบสั่ง และ 10 สถาบันการเงินที่มีมูลค่าประมาณ $ 2.9M ประมวลผลระหว่างเดือนสิงหาคมปี 2012 และกรกฎาคม 2013 และตั้งข้อสังเกตต่อไปนี้: • 2 จาก 20 (10%) ใบแจ้งหนี้ที่มีมูลค่าประมาณ $ 672K ได้ราคาสินค้าและบริการที่ไม่เห็นด้วยกับ ราคาที่ระบุไว้ในข้อตกลงการจัดหาซื้ออนุมัติ (apoA) และสัญญาที่อัปโหลดลงในการบริหารสัญญา Halliburton (HCM) ระบบ. • 1 จาก 20 (5%) ใบแจ้งหนี้ที่มีมูลค่าประมาณ $ 157K มีราคาสำหรับสินค้าและบริการที่ ไม่เห็นด้วยกับราคาที่ระบุไว้ในข้อตกลงการจัดหาซื้ออนุมัติ (apoA) อย่างไรก็ตามการกำหนดราคา FI ที่ตรงกับสัญญาที่ผู้ขาย. ผลกระทบ / ความเสี่ยงการใช้ช่องทางซื้อ FI ที่จะซื้อสินค้าคงคลังวัสดุเอาควบคุมเพิ่มเติมอยู่ในขั้นตอนการสั่งซื้อซึ่ง เป็นอุปสรรคต่อความสามารถในการติดตามการใช้วัสดุและประวัติการซื้อ. ล้มเหลวในการจับภาพและบันทึกหนี้สินอ้างความงบการเงินโดย understating หนี้สินและค่าใช้จ่าย. ใบแจ้งหนี้ทางการเงินที่ไม่เห็นด้วยกับข้อตกลงร่างสร้างศักยภาพในการชำระเงินที่ไม่ถูกต้องซึ่งสามารถสัมผัสของ บริษัท ที่จะสูงขึ้น การกำหนดราคาในท้ายที่สุดผลเสียต่อทุนและการทำงานร้อยละ FBOI ข้อตกลงโครงร่างที่ไม่ได้สะท้อนให้เห็นถึงรายละเอียดการกำหนดราคาในปัจจุบันสร้างความไร้ประสิทธิภาพในกระบวนการจัดซื้อ นอกจากนี้ยังอาจนำไปสู่การมองเห็นลดลงกว่าการทุจริตที่อาจเกิดขึ้นในกรณีที่สมรู้ร่วมคิดที่กำลังจะเกิดขึ้น. เกณฑ์ (ควรเป็นอะไร): การปฏิบัติธุรกิจของ บริษัท 4-11025 "ใบแจ้งหนี้ทางการเงิน" ระบุว่ากระบวนการ FI อาจไม่สามารถใช้สำหรับการทำธุรกรรมการซื้อโดยไม่คำนึงถึง ของมูลค่าที่เกี่ยวข้องกับสินทรัพย์ทุนสินค้าคงคลังสั่งผลิตและชิ้นส่วนซ่อมบำรุงพืชตรวจสอบย้อนกลับ (ความต้องการการบำรุงรักษากรมหมายเลข SAP ส่วนหนึ่งซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการรับรองและการบำรุงรักษาการสั่งซื้อวัตถุประสงค์บันทึก.) ประเภทนี้ของใบแจ้งหนี้หรือการร้องขอสำหรับการชำระเงินสำหรับการสั่งซื้อสินค้า และบริการโดย Halliburton จะต้องดำเนินการผ่านการประมวลผลของ SAP MM ซึ่งรวมถึงใบขอเสนอคำสั่งซื้อและจัดส่งหลักฐานการในขั้นตอนการจับคู่สามทาง. ปฏิบัติธุรกิจ 4-11025 "ใบแจ้งหนี้ทางการเงิน" ยังระบุว่าการทำธุรกรรมการซื้อมากกว่า $ 2500 (ที่มี ไม่ใช่ส่วนหนึ่งของรายชื่อ FI อนุมัติ) จะต้องมีการดำเนินการทำสัญญาในราคา Halliburton การบริหารสัญญา (HCM) และข้อตกลงการอนุมัติราคาใน SAP ระหว่าง Halliburton และผู้จัดจำหน่าย. บริษัท ธุรกิจการปฏิบัติ 4-11026 "การบัญชีสำหรับหนี้สินค้างจ่ายและค่าใช้จ่ายคงค้าง" ระบุเป็นความรับผิดชอบของผู้จัดการ F & ท้องถิ่นเพียงพอบันทึกและรายงานหนี้สินทั้งหมดสำหรับแต่ละรอบระยะเวลาบัญชีตามแบบ GAAP สหรัฐและนโยบายของ บริษัท และการดำเนินธุรกิจสำหรับ / สถานที่ตั้งของเขาและเธอ มันเป็นความรับผิดชอบอื่น ๆ ทั้งหมดของการจัดการพื้นที่ใช้สอยในการเข้าร่วมและให้ความคิดเห็นเกี่ยวกับความคิดเห็นของหนี้สินรายงานทั้งหมดไม่ว่าจะเกิดขึ้นในภายหน้าหรือค้างจ่ายและเพื่อให้การกำกับดูแลเกี่ยวกับการจัดตั้ง บริษัท -WIDE หนี้สิน. แนวทางการทำสัญญาผู้ก่อตั้งขึ้นในวิธีการทำงาน WM -GL-ระบบ HAL-PTP-207 รัฐ "SAP ได้รับการอนุมัติข้อตกลงการจัดหาจัดซื้อ (apoA) เป็นเอกสารภายในที่ใช้โดย บริษัท ที่จะนำเข้าการกำหนดราคาที่ถูกต้องและเงื่อนไขอื่น ๆ ในแต่ละใบสั่งซื้อ ราคาสินค้าและค่าบริการใน apoA ต้องตรงกับสิ่งที่อยู่ในเอกสารสัญญา HCM และแอตทริบิวต์และหมายเลขโอควรจะเชื่อมโยงอย่างถูกต้องใน HCM เพื่อให้แน่ใจว่ารายละเอียดของสัญญาจะปรากฏขึ้นในแต่ละ PO. " สาเหตุ (เหตุผล ความแตกต่าง): สถานที่ตั้งไม่ได้สร้างใบขอเสนอซื้อ (PR) และ PO ที่จะซื้อวัสดุและบริการรับเหมาช่วงที่เว็บไซต์ดีเพราะการทำธุรกรรมเหล่านี้ได้รับการพิจารณาสาระสำคัญ (น้อยกว่า $ 2,500 บาท) บัญชีเจ้าหนี้การประมวลผลใบแจ้งหนี้บุคลากรที่เป็นสถาบันการเงินที่มีการอ้างอิงไปยังหมายเลข apoA. สถานที่ตั้งได้ดำเนินการก่อนหน้านี้กระทบกับผู้ขายเท่านั้นตามคำร้องขอของผู้ขาย สถานที่ดำเนินการประจำปีประนีประนอมกับผู้ขายทั้งหมดซึ่งจะมีผลในการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ที่มีอายุมากกว่าหลายแห่งในปี 2013. หลังจากการทบทวนการจัดการกระบวนการ (PMR) แล้วเสร็จก่อนหน้านี้ในปีนี้ทีมงานจัดซื้อจัดจ้างของสถานที่ที่ได้รับการทำงานในการดำเนินการจัดทำแผนปฏิบัติการพัฒนา ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของแผนปฏิบัติการที่ยี่สิบของผู้ค้า apoA ได้รับการปรับปรุง ผู้ขายที่เหลือ 'APOAs มีการทบทวนและปรับปรุงเมื่อความแตกต่างจะมีการระบุ. โทมัสลิVOIP 88 606 6647 มือถือ + 66-918180953

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

ตอนนี้เรารู้ว่าเราต้องการที่จะให้แน่ใจว่าระวัง


1 เงินใบแจ้งหนี้ และผู้ขายราคา

สภาพ ( สถานการณ์ปัจจุบัน ) :
สินค้าและบริการ ซึ่งควรซื้อผ่านทางคำสั่งซื้อ จะซื้อใช้ ใบแจ้งหนี้ทางการเงิน ( FI ) ใบแจ้งหนี้ทางการเงินจะไม่ส่งเพื่อการประมวลผลทันเวลา ราคา Fi ไม่ได้ยอมรับร่างข้อตกลงใน SAP และ / หรือราคาสัญญาใน HCM .

ผล / ความเสี่ยง ( ขนาดของความแตกต่างระหว่างสิ่งที่เป็นและสิ่งที่ควร ) :

บริการตรวจสอบ ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ทางการเงิน : การเงิน ( สถาบันการเงิน ) 30 ใบแจ้งหนี้ที่มีมูลค่าประมาณ $ 1.4 เมตร จากกรกฎาคม 2555 ผ่านกรกฎาคม 2013 และตั้งข้อสังเกตต่อไปนี้ :

- 4 จาก 30 ( 13% ) ใบแจ้งหนี้ทางการเงินที่มีมูลค่าประมาณ $ 15K ก็ไม่เหมาะสมที่ใช้สำหรับการซื้อสินค้าวัสดุและบริการจัดแจงให้ที่ ดีเว็บไซต์ วัสดุ / บริการเหล่านี้ควรได้รับการสั่งซื้อผ่านใบสั่งซื้อ ( PO ) ช่อง

- 6 จาก 30 ( 20% ) ใบแจ้งหนี้ทางการเงินที่มีมูลค่าประมาณ $ 101k มีความล่าช้าเฉลี่ย 307 วันระหว่างวันที่วันที่ใบแจ้งหนี้และล้าง เมื่อใบแจ้งหนี้ที่ได้รับ โดยบัญชีเจ้าหนี้ , ใบแจ้งหนี้จ่ายตามเงื่อนไขการชําระเงินที่ระบุไว้ในสัญญาการหน่วงเวลาระหว่างวันที่ใบแจ้งหนี้และอาจล้างเกี่ยวข้องกับความล่าช้าได้รับการแก้ไขใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย ความรับผิด แต่ไม่เป็นที่รู้จักจนกระทั่งการชำระเงินการประมวลผล .
 2 จาก 6 ( 33% ) ใบแจ้งหนี้ทางการเงินที่มีมูลค่าประมาณ $ 17K คือย้อนกลับไปใน 2010 และ 2011


ขายราคา :บริการตรวจสอบบัญชี ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องกับ 10 POS และ 10 คณะที่มีมูลค่าประมาณ $ 2.9m ดำเนินการระหว่างเดือนสิงหาคม 2012 และกรกฎาคม 2013 และตั้งข้อสังเกตต่อไปนี้ :

- 2 จาก 20 ( 10% ) ใบแจ้งหนี้ที่มีมูลค่าประมาณ $ 672k ที่มีราคาสำหรับสินค้าและบริการซึ่งไม่เห็นด้วยกับราคาที่ระบุในการอนุมัติซื้อร่างข้อตกลง ( apoa ) และสัญญาที่อัปโหลดลงใน : เรียบเรียงการบริหารสัญญา ( HCM )
21 - 20 ( 5% ) ใบแจ้งหนี้ที่มีมูลค่าประมาณ $ 157k ที่มีราคาสำหรับสินค้าและบริการซึ่งไม่เห็นด้วยกับราคาที่ระบุในการอนุมัติซื้อร่างข้อตกลง ( apoa ) อย่างไรก็ตามราคา Fi จับคู่ผู้ขายสัญญา


ใช้ผลกระทบความเสี่ยง Fi ช่องทางในการซื้อวัสดุ สินค้าคงคลังลบเพิ่มเติมการควบคุมอยู่ในสั่งซื้อกระบวนการซึ่งเป็นอุปสรรคต่อความสามารถในการติดตามการใช้วัตถุดิบ และ ประวัติการซื้อ

ความล้มเหลวที่จะจับภาพและบันทึกหนี้สิน misstates การเงินชี้แจงรวมหนี้สินและค่าใช้จ่าย

เงินใบแจ้งหนี้ที่ไม่ เห็นด้วยกับการร่างข้อตกลงที่จะสร้างศักยภาพในการชำระเงินไม่ถูกต้องซึ่งอาจเปิดเผย บริษัท โก่ง ราคา สุด ส่งผลเสียต่อเงินทุนและ fboi เปอร์เซ็นต์ ร่างข้อตกลงที่ไม่ได้สะท้อนให้เห็นถึงรายละเอียดราคาปัจจุบันสร้างความร้อนในกระบวนการซื้อ นอกจากนี้มันอาจจะทำให้การมองเห็นลดลงกว่ากิจกรรมการหลอกลวงที่อาจเกิดขึ้น หากมีการทุจริตเกิดขึ้น

เกณฑ์ ( สิ่งที่ควร ) :
การปฏิบัติทางธุรกิจที่บริษัท 4-11025 " ใบแจ้งหนี้ทางการเงิน " ระบุว่า กระบวนการ Fi อาจไม่สามารถใช้สำหรับการทำธุรกรรมการซื้อ ไม่ว่าค่า เกี่ยวข้องกับ สินทรัพย์ ทุนสินค้าคงคลังการสั่งผลิตและตรวจสอบย้อนกลับ ( แผนกซ่อมบำรุงโรงงานซ่อมชิ้นส่วนความต้องการสำหรับ SAP ส่วนตัวเลขซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการรับรองและรักษาวัตถุประสงค์ บันทึกคำสั่ง ) เหล่านี้ชนิดของใบแจ้งหนี้หรือการร้องขอสำหรับการชำระเงินสำหรับการซื้อสินค้าและบริการโดย : เรียบเรียง ต้องประมวลผลผ่านการประมวลผลมม. SAP ซึ่งรวมถึง requisitions , คำสั่งซื้อและหลักฐานของการส่งในแบบที่ตรงกับกระบวนการ

วิธีปฏิบัติทางธุรกิจ 4-11025 ทางการเงิน " ใบส่งของ " ยังระบุว่า การทำธุรกรรมการซื้อมากกว่า $ 2 , 500 ( ที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของ Fi อนุมัติรายการ ) ต้องดำเนินการราคาสัญญาในการจัดการสัญญา : เรียบเรียง ( HCM ) และเห็นชอบร่างข้อตกลงใน SAP ระหว่างราคา : เรียบเรียงและซัพพลายเออร์ .

การปฏิบัติทางธุรกิจที่ บริษัท 4-11026 " การบัญชีหนี้สินและค่าใช้จ่ายค้างจ่าย ด้าน " รัฐเป็นหน้าที่ของท้องถิ่น F &ผู้จัดการสามารถบันทึกและรายงานหนี้สินทั้งหมดสำหรับแต่ละรอบระยะเวลาบัญชีตามสหรัฐ GAAP และ บริษัท นโยบายและแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจของเขาที่อยู่ของเธอมันเป็นความรับผิดชอบของทุกเขตหน้าที่การจัดการอื่น ๆที่จะเข้าร่วมในและให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับความคิดเห็นของรายงานทั้งหมดของหนี้สินว่าผูกพันหรือค้าง และเพื่อให้การกำกับดูแล ในการจัดตั้ง บริษัท กว้างและหนี้สิน .

แนวทางในผู้ผลิตสัญญางานวิธี wm-gl-hal-ptp-207 รัฐ " SAP อนุมัติซื้อร่างข้อตกลง ( apoa ) เป็นภายในเอกสารที่ใช้โดย บริษัท ที่จะนำเข้าราคาที่ถูกต้องและเงื่อนไขอื่น ๆในแต่ละใบสั่งซื้อ ราคา สินค้า และบริการใน apoa ต้องตรงกับอะไรใน HCM สัญญาเอกสารและคุณสมบัติและ OA จำนวนควรจะถูกต้องเชื่อมโยง HCM เพื่อให้แน่ใจว่ารายละเอียดของสัญญาที่ปรากฏในแต่ละ PO "

เพราะ ( เหตุผลสำหรับความแตกต่าง ) :
สถานที่ไม่สร้าง requisitions ซื้อ ( PR ) และ ปอ ซื้อวัสดุและบริการรับเหมาแรงงานที่ดีไซต์ เพราะการทำธุรกรรมเหล่านี้ ถือว่าไม่สำคัญ ( น้อยกว่า $ 2 , 500 )บัญชีเจ้าหนี้ด้านการประมวลผลใบแจ้งหนี้เป็นชื่อกับหมายเลขอ้างอิง apoa

สถานที่ก่อนหน้านี้ได้ดำเนินการกระทบยอดกับผู้ขายที่ผู้ขายต้องการ สถานที่ที่ใช้ความสมานฉันท์ประจำปีกับผู้ขายทั้งหมดซึ่งส่งผลให้ในใบแจ้งหนี้การชำระเงินหลายรุ่นเก่าใน 2013

หลังจากกระบวนการทบทวนการจัดการ ( PMR ) แล้วเสร็จเมื่อต้นปีทีมจัดหาตำแหน่งทำงานในการดำเนินแผนปฏิบัติการพัฒนา เป็นส่วนหนึ่งของแผนปฏิบัติการ apoa ด้านบน 20 ผู้ได้รับการปรับปรุง ผู้ขาย ' ที่เหลือ apoas มีการตรวจสอบ และปรับปรุงเมื่อ ความขัดแย้งที่ระบุ

โทมัสลิม
VoIP 88 606 1

66-918180953 เคลื่อนที่