Calculating the Cost of Poor Docume

Calculating the Cost of Poor Document Management
Spring Street Company (SSC, a fictitious company) faced rising
costs not only from sky-high energy prices, but also from
what it considered “hidden costs” associated with its paperintensive
processes. The employees jokingly predicted that if
the windows in the offices blew open on a very windy day,
there would be total chaos as the papers started flying. The
financial implications were that, if such a disaster occurred, the
business would grind to a halt.
The company’s accountant, Sam Spring, decided to calculate
the costs of the paper-driven processes to identify their
impact on the bottom line. He recognized that several
employees spent most of their day filing or retrieving documents.
In addition, there were the monthly costs to warehouse
old paper records. Sam observed and measured the activities
related to the handling of printed reports and paper files. His
average estimates are as follows:
• It takes an employee five minutes to walk to the records room,
locate a file, act on it, refile it, and return to his or her desk.
• Employees need to locate a file, act on it, and so on five
times per day.
• There are 12 full-time employees who perform these
functions.
• Once per day a document gets “lost” (destroyed, misplaced,
or covered with massive coffee stains) and must be recreated.
The total cost of replacing each lost document is $220.
• Warehousing costs as of the present time for the current
volume of stored documents are $75 per month.
Sam would prefer a system that lets employees find and
work with business documents without leaving their desks.
He’s most concerned about the human resources and
accounting departments. These personnel are traditionally
heavy users of paper files and would greatly benefit from a
modern document management system. At the same time,
however, Sam is also risk averse. He would rather invest in
solutions that would reduce the risk of higher costs in the
future. He recognizes that the U.S. Patriot Act’s requirements
that organizations provide immediate government access to
records apply to SSC. He has read that manufacturing and
government organizations rely on efficient document management
to meet these broader regulatory imperatives.
Finally, Sam wants to implement a disaster recovery system.
Your Mission
Prepare a report that provides Sam with the data and information
he needs to select and implement a cost-effective
alternative to the company’s costly paper-intensive approach
to managing documents. You will need to conduct research
to provide data to prepare this report. Your report should
include the following information:

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

คำนวณต้นทุนการจัดการไม่ดีเอกสาร
ถนน บริษัทสปริง (SSC บริษัทสมมติ) กับไรซิ่ง
ต้นทุนจากราคาพลังงาน sky-high ไม่เพียงแต่จาก
อะไรก็ถือว่า "ซ่อนต้นทุน" เกี่ยวข้องกับ paperintensive ของ
กระบวนการ พนักงานเล่นทำนายว่า ถ้า
หน้าต่างในสำนักงานได้เปิดพัดวันลม ๆ,
จะมีความวุ่นวายทั้งหมดเป็นเอกสารเริ่มต้นการเดินทาง
ผลกระทบทางการเงินได้ที่ หากเกิดภัยพิบัติดังกล่าว การ
ธุรกิจจะบดไปหยุด
นักบัญชีของบริษัท สามฤดูใบไม้ผลิ การตัดสินใจที่จะคำนวณ
ต้นทุนของกระบวนการขับเคลื่อนกระดาษระบุของ
ในบรรทัดด้านล่าง เขารู้จักที่หลาย
พนักงานใช้เวลาส่วนใหญ่ของวันยื่น หรือเรียกเอกสาร
นอกจากนี้ มีค่าใช้จ่ายรายเดือนกับสินค้าคงคลัง
ระเบียนกระดาษเก่า สามสังเกต และวัดกิจกรรม
ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการแฟ้มกระดาษและพิมพ์รายงาน เขา
ประเมินเฉลี่ยมีดังนี้:
•ใช้พนักงาน 5 นาทีเดินไปห้องพักระเบียน,
ค้นหาแฟ้ม ดำเนินการ refile มัน และกลับไปของเขา หรือเธอโต๊ะ
•พนักงานจำเป็นต้องค้นหาแฟ้ม ดำเนินการ และห้า
ครั้งต่อวัน
•มีพนักงานเต็มเวลา 12 ที่ทำการเหล่านี้
ฟังก์ชันการ
•ครั้งเดียวต่อวันที่เอกสารได้รับการ "สูญเสีย" (ทำลาย หา,
หรือปกคลุม ด้วยคราบกาแฟขนาดใหญ่) และต้องสร้างใหม่.
$220 เป็นต้นทุนรวมของแทนเอกสารที่สูญหายแต่ละ
•ต้นทุนคลังสินค้า ณเวลาปรากฏในปัจจุบัน
ปริมาณของเอกสารที่เก็บไว้คือ $75 ต่อเดือน
สามต้องมีระบบที่ช่วยให้พนักงานค้นหา และ
ทำงานกับเอกสารทางธุรกิจโดยไม่ต้องออกจากโต๊ะของพวกเขา.
เขาเป็นกังวลมากที่สุดเกี่ยวกับทรัพยากรบุคคล และ
แผนกบัญชี บุคลากรเหล่านี้มีประเพณี
ผู้ใช้แฟ้มกระดาษหนัก และจะได้รับประโยชน์มากจากการ
ระบบการจัดการเอกสารที่ทันสมัย ในเวลาเดียวกัน,
อย่างไรก็ตาม สามก็เสี่ยง averse เขาค่อนข้างจะลงทุนใน
โซลูชั่นที่จะช่วยลดความเสี่ยงของต้นทุนสูงในการ
ในอนาคต เขารู้จักที่ความต้องการของสหรัฐอเมริการักชาติบัญญัติ
ให้องค์กรให้รัฐบาลทันทีถึง
ระเบียนกับ SSC เขาได้อ่านที่ผลิต และ
รัฐบาลพึ่งจัดการเอกสารมีประสิทธิภาพ
เพื่อตอบสนองเหล่านี้กว้างขึ้นกำกับดูแล imperatives.
ในที่สุด สามต้องใช้เป็นภัยพิบัติการกู้คืนระบบ
ภารกิจของคุณ
จัดเตรียมรายงานที่ให้ข้อมูลและรายละเอียดสาม
ต้องการเลือก และใช้ต้นทุนมีประสิทธิภาพ
ทางเลือกของบริษัทเสียค่าใช้จ่ายเร่งรัดกระดาษวิธี
การจัดการเอกสาร จะต้องดำเนินการวิจัย
ให้ข้อมูลในการจัดเตรียมรายงานนี้ ควรรายงาน
รวมข้อมูลต่อไปนี้:

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

การคำนวณต้นทุนของการจัดการเอกสาร น่าสงสาร
ฤดูใบไม้ผลิถนน บริษัท ( SSC สมมุติ ) บริษัทเผชิญเพิ่มขึ้น
ค่าใช้จ่ายไม่เพียง แต่จากฟ้าราคาพลังงานสูง แต่ยังจาก
สิ่งที่ถือว่า " ค่าใช้จ่ายที่ซ่อนอยู่ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ paperintensive
. พนักงานติดตลกคาดการณ์ว่าถ้า
หน้าต่างในสำนักงานก็เปิดในวันที่ลมแรงมาก
,มันคงจะวุ่นวายทั้งหมด ตามเอกสาร เริ่มบิน
ผลกระทบทางการเงิน พบว่า ถ้าเช่นภัยพิบัติเกิดขึ้น ธุรกิจก็จะหยุด
.
ของ บริษัท การบัญชี , แซม ฤดูใบไม้ผลิ ตัดสินใจที่จะคำนวณค่าใช้จ่ายของกระดาษ

ขับเคลื่อนกระบวนการเพื่อระบุผลกระทบของพวกเขาในบรรทัดด้านล่าง เขาได้รับการยอมรับว่าพนักงานหลายคน
ใช้เวลาส่วนใหญ่ของวันของพวกเขาหรือการจัดเก็บเอกสาร .
นอกจากนี้ยังมีค่าใช้จ่ายรายเดือนโกดัง
กระดาษเก่าที่บันทึก แซม สังเกตและวัดต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการจัดการ
รายงานพิมพ์และกระดาษแฟ้ม ประมาณการเฉลี่ยของเขา

มีดังนี้ : - ใช้พนักงานห้านาที เดินไปห้องบันทึก
ค้นหาไฟล์ , พระราชบัญญัติ , refile , และกลับไปที่โต๊ะของเขา หรือเธอ
- พนักงานต้องค้นหาไฟล์ , ทำมันและอื่น ๆห้าครั้งต่อวัน
.
- มี 12 แบบเต็มเวลาพนักงานที่ปฏิบัติหน้าที่เหล่านี้
.
- ครั้งต่อวัน เอกสารที่ได้รับ " หาย " ( ทำลาย , การใส่ผิดที่
หรือปกคลุมด้วยคราบกาแฟขนาดใหญ่ ) และต้องสร้างขึ้นใหม่ แทน
ต้นทุนรวมของแต่ละเอกสารสูญหาย $ 220 .
- คลังสินค้าต้นทุนของเวลาปัจจุบันสำหรับระดับเสียงปัจจุบัน
เอกสารเก็บไว้
$ 75 ต่อเดือนแซมต้องการระบบที่ช่วยให้พนักงานค้นหาและทำงานกับเอกสารทางธุรกิจโดยไม่ต้องออก

โต๊ะของตนเอง เขากังวลมากที่สุดเกี่ยวกับทรัพยากรมนุษย์และ
แผนกบัญชี บุคลากรเหล่านี้เป็นประเพณี
ผู้ใช้หนักของแฟ้มกระดาษและจะได้รับประโยชน์อย่างมากจาก
ทันสมัยการจัดการเอกสารระบบ ในเวลาเดียวกัน ,
แต่แซมก็ไม่ชอบความเสี่ยง เขายอมลงทุน
โซลูชั่นที่จะช่วยลดความเสี่ยงของค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้นใน
ในอนาคต เขาตระหนักดีว่าความต้องการของสหรัฐอเมริกา Patriot Act ของ
ที่องค์กรให้ทันทีเข้าถึงระเบียนรัฐบาล

ใช้ SSC . เขาได้อ่านที่ผลิตและ
องค์กรปกครองพึ่งพาการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพเพื่อตอบสนองเหล่านี้ถูกบังคับความสัมพันธ์
.
ในที่สุดแซมต้องการใช้ระบบกู้คืนภัยพิบัติ .

เตรียมรายงานภารกิจที่ให้แซมกับข้อมูลและสารสนเทศ
เขาต้องเลือกและใช้คุ้มค่า
ทางเลือกของบริษัทแพงกระดาษเข้มข้นวิธี
การจัดการเอกสาร คุณจะต้องดำเนินการวิจัย
เพื่อให้ข้อมูล เพื่อเตรียมรายงานนี้ รายงานของคุณควร
รวมถึงข้อมูลต่อไปนี้ :