The handling of the incoming mail i

The handling of the incoming mail in an office needs to be carried out systematically and efficiently in order to have the correspondence quickly available for distribution. The staff responsible for opening the mail will usually arrive at the office earlier than the normal starting time so that the incoming correspondence is sorted and distributed without delay. The steps normally taken organize this work include:
1. Business envelopes are separated from those which are marked “Private” "Confidential" or “Personal”
2. The business envelopes are slit open with a paper knife or letter opening machine.
3. The contents of the envelopes are unfolded and enclosures neatly pinned to the letters which they accompany.
4. Every document received is stamped with a date stamp. Care must be taken not to obliterate important typewritten or printed matter. A rubber stamp or machine indicating the time as well as the date of receipt is very useful.
5. Registered mail must be signed for when the postman calls. Correspondence with remittances, whether registered or not, is generally entered in a remittances book. The remittances are checked with the amount indicated on the letters or accounts which they accompany, and the amount, method of payment and opener's initials are written on the corner of the document. Any discrepancy must be checked once by the clerk in charge of mailing. In some firms the remittances book is taken to the chief cashier, who is required to sign for each item in the book.
6. The correspondence is now ready for sorting into or department or sections. After the piles of correspondence have been checked, they are taken onto the employer’s office, or distributed to the various departments.
7. Private and confidential letters which must not be opened are delivered to the persons concerned.
8. All envelopes are checked to make sure that nothing has been left in them, and it may be considered advisable for them to be kept for a few days, occasionally, the postmark or address on the envelope may be used to answer a query in the letter.
9. Occasionally an inwards correspondence book is used and brief details of all correspondence received are entered in it This procedure, however, is not widely used today
If an incoming letter contains a number of points which require the attention of several departments, a special arrangement must be made so than each department concerned deals promptly with its particular matter. There are several ways in which this can be done. Three are given here:
1. A list of the various departments concerned could be attached to the letter and as it sent round the offices, each departmental head crosses his name off the list after taking the necessary action.
2. The department dealing with the main point of the letter could have the original and be responsible for passing on the minor queries to the other
3. The postal room clerk could have several copies made of the entire letter and send one copy to each of the department concerned.
The third method is in the author's opinion, the most satisfactory. The secretary should note that it is unbusinesslike to incorporate in one letter matters involving several departments.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

ในการจัดการจดหมายขาเข้าในสำนักงานต้องดำเนินการอย่างเป็นระบบ และมีประสิทธิภาพเพื่อ ให้มีการโต้ตอบอย่างรวดเร็วพร้อมจำหน่าย พนักงานที่รับผิดชอบการเปิดจดหมายจะมักจะมาที่สำนักงานเร็วกว่าเวลาเริ่มต้นปกติให้ติดต่อเข้ามาเรียงลำดับ และกระจายโดยไม่ชักช้า ขั้นตอนที่ดำเนินการโดยปกติจัดรวมงานนี้:1. ธุรกิจซองจะแยกออกจากผู้ที่มีเครื่องหมาย "ส่วนตัว" "ลับเฉพาะ" หรือ "ส่วนตัว"2. ซองจดหมายธุรกิจจะกรีดเปิด ด้วยมีดกระดาษหรือจดหมายที่เปิดเครื่อง 3. เนื้อหาของซองจดหมายจะกางออก และเปลือกอย่างตรึงเข้ากับตัวอักษรซึ่งจะประกอบ4. ทุกเอกสารที่ได้รับจะประทับ ด้วยตราประทับวัน ต้องดำเนินการดูแลไม่ให้ลบล้างความสำคัญเรื่องเขียน หรือพิมพ์ ตรายางหรือเครื่องบอกเวลาเป็นวันรับสินค้าเป็นประโยชน์อย่างมาก5. ไปรษณีย์ลงทะเบียนต้องลงนามในเมื่อบุรุษไปรษณีย์ที่ ติดต่อพร้อมชำระเงินผ่านธนาคาร หรือไม่ลงทะเบียน หรือ ไม่ โดยทั่วไปไว้ในสมุดชำระเงินผ่านธนาคาร การชำระเงินผ่านธนาคารจะตรวจสอบกับจำนวนเงินที่ระบุบนตัวอักษรหรือพวกเขาพร้อม ยอด เขียนวิธีการชำระเงินและชื่อย่อของเปิดมุมของเอกสาร ต้องตรวจสอบความขัดแย้งกัน โดยเจ้าหน้าที่รับผิดชอบส่งเมล์ บริษัทบางนำสมุดชำระเงินผ่านธนาคารไปหัวหน้าพนักงานเก็บเงิน ที่จะต้องลงทะเบียนแต่ละรายการในสมุด6. จดหมายขณะนี้พร้อมสำหรับการเรียงลำดับใน หรือแผนก หรือส่วน หลังจากมีการตรวจสอบกองจดหมาย ถูกนำไปยังสำนักงานของนายจ้าง หรือแจกจ่ายไปยังแผนกต่าง ๆ7. ตัวอักษรส่วนตัว และเป็นความลับซึ่งไม่จำเป็นต้องเปิดจะถูกส่งไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้อง8. ซองจดหมายทั้งหมดจะถูกตรวจสอบให้แน่ใจว่า อะไรถูกปล่อยให้อยู่ในพวกเขา และอาจพิจารณาควรต้องเก็บไว้กี่วัน บาง ตราประทับหรือที่อยู่บนซองจดหมายอาจใช้ในการตอบแบบสอบถามในจดหมาย9. บางครั้งการจองติดต่อ inwards ใช้ และรายละเอียดโดยย่อของการโต้ตอบทั้งหมดได้รับใส่ในขั้นตอนนี้ อย่างไรก็ตาม จะไม่ใช้วันนี้ถ้ามีจดหมายเข้ามาประกอบด้วยจำนวนของจุดที่ต้องการความสนใจของหลายแผนก จัดพิเศษต้องทำให้มากกว่าแต่ละแผนกที่เกี่ยวข้องทันทีเกี่ยวข้องกับเรื่องของการ มีหลายวิธีที่สามารถทำสิ่งนี้ 3 ได้ที่นี่:1. รายการของแผนกต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องที่สามารถแนบกับจดหมาย และเป็นเรื่องที่ส่งรอบอาคารสำนักงาน หัวหน้าแผนกแต่ละตัดชื่อเขาออกจากรายการหลังจากการดำเนินการที่จำเป็น2 จัดการแผนก. มีจุดหลักของตัวอักษรไม่มีต้นฉบับ และรับผิดชอบสอบถามเล็กน้อยช่วยให้อีก 3. เสมียนไปรษณีย์ห้องอาจมีหลายสำเนาของจดหมายทั้งหมด และส่งสำเนาให้แต่ละแผนกที่เกี่ยวข้องวิธีที่สามคือในความคิดของผู้เขียน น่าพอใจมากที่สุด เลขานุการควรหมายเหตุว่า unbusinesslike รวมในเรื่องตัวอักษรที่เกี่ยวข้องกับหลายหน่วยงาน

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

การจัดการของอีเมลที่เข้ามาในสำนักงานจะต้องมีการดำเนินการอย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพเพื่อให้มีการติดต่อได้อย่างรวดเร็วสามารถใช้ได้สำหรับการจัดจำหน่าย พนักงานที่มีความรับผิดชอบสำหรับการเปิดจดหมายที่มักจะมาถึงที่สำนักงานก่อนหน้านี้กว่าเวลาปกติเริ่มต้นเพื่อให้การติดต่อเข้ามาจะถูกจัดเรียงและจัดจำหน่ายโดยไม่ชักช้า ขั้นตอนการดำเนินการตามปกติจัดระเบียบงานนี้รวมถึง:
1 ซองจดหมายธุรกิจจะแยกออกจากผู้ที่มีการทำเครื่องหมาย "ส่วนตัว" "ความลับ" หรือ "บุคคล"
2 ซองจดหมายธุรกิจที่มีการเปิดกรีดด้วยมีดกระดาษหรือจดหมายเปิดเครื่อง.
3 เนื้อหาของซองจดหมายที่มีการกางออกและนกเพนกวินตรึงเรียบร้อยกับตัวอักษรที่พวกเขามาพร้อมกับ.
4 เอกสารที่ได้รับทุกคนจะถูกประทับด้วยตราประทับวันที่ ต้องระมัดระวังเป็นพิเศษที่จะไม่ลบที่สำคัญหรือพิมพ์สิ่งพิมพ์ แสตมป์ยางหรือเครื่องระบุเวลาเช่นเดียวกับวันที่ได้รับเป็นประโยชน์อย่างมาก.
5 ไปรษณีย์ลงทะเบียนจะต้องมีการลงนามเมื่อโทรบุรุษไปรษณีย์ การติดต่อกับการส่งเงินไม่ว่าจะจดทะเบียนหรือไม่ถูกป้อนโดยทั่วไปในหนังสือส่งเงิน การส่งเงินที่ได้รับการตรวจสอบกับจำนวนที่ระบุไว้ในจดหมายหรือบัญชีที่พวกเขามาพร้อมกับและจำนวนเงินที่วิธีการชำระเงินและการเปิดชื่อย่อของถูกเขียนในมุมของเอกสาร ความแตกต่างใด ๆ จะต้องมีการตรวจสอบครั้งโดยพนักงานในความดูแลของทางไปรษณีย์ ในบาง บริษัท ที่หนังสือส่งเงินถูกนำไปแคชเชียร์หัวหน้าที่จะต้องเข้าสู่ระบบสำหรับแต่ละรายการในหนังสือเล่มนี้.
6 จดหมายที่ในขณะนี้มีความพร้อมสำหรับการจัดเรียงลงในหรือแผนกหรือส่วน หลังจากที่กองจดหมายที่ได้รับการตรวจสอบพวกเขาจะถูกนำไปยังสำนักงานของนายจ้างหรือแจกจ่ายให้กับหน่วยงานต่างๆ.
7 จดหมายส่วนตัวและเป็นความลับซึ่งจะต้องไม่สามารถเปิดได้ถูกส่งไปยังผู้ที่เกี่ยวข้อง.
8 ซองจดหมายทั้งหมดได้รับการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรได้รับการปล่อยในพวกเขาและมันอาจจะได้รับการพิจารณาแนะนำสำหรับพวกเขาที่จะเก็บไว้ไม่กี่วันบางครั้งประทับหรือที่อยู่บนซองจดหมายอาจจะถูกใช้ในการตอบแบบสอบถามในจดหมายที่ .
9 บางครั้งหนังสือที่ติดต่อเข้ามาถูกนำมาใช้และรายละเอียดสั้น ๆ ของการติดต่อทั้งหมดที่ได้รับจะถูกป้อนในขั้นตอนนี้แต่ไม่ได้ถูกใช้อย่างแพร่หลายในปัจจุบันหากจดหมายที่เข้ามามีจำนวนของจุดที่ต้องการความสนใจของหลายหน่วยงานที่จัดเป็นพิเศษจะต้องเป็น ทำเพื่อให้แต่ละแผนกกว่าข้อเสนอที่เกี่ยวข้องกับเรื่องทันทีโดยเฉพาะอย่างยิ่ง
มีหลายวิธีที่สามารถทำได้อยู่ สามจะได้รับที่นี่:
1 รายชื่อของหน่วยงานต่างๆที่เกี่ยวข้องอาจจะแนบมากับจดหมายและส่งรอบสำนักงานแต่ละหัวแผนกข้ามชื่อของเขาออกจากรายการหลังจากการดำเนินการที่จำเป็น.
2 แผนกการจัดการกับประเด็นหลักของตัวอักษรจะมีต้นฉบับและต้องรับผิดชอบในการส่งผ่านคำสั่งเล็ก ๆ น้อย ๆ ไปอีก
3 เสมียนห้องไปรษณีย์อาจมีหลายเล่มที่ทำจากตัวอักษรทั้งหมดและส่งสำเนาให้กับแต่ละฝ่ายที่เกี่ยวข้อง.
วิธีที่สามคือในความคิดของผู้เขียนที่น่าพอใจมากที่สุด เลขานุการควรทราบว่ามันไม่กระฉับกระเฉงที่จะรวมเป็นหนึ่งในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับตัวอักษรที่หลายหน่วยงาน

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

การจัดการของอีเมลที่เข้ามาในสำนักงานจะต้องดำเนินการอย่างเป็นระบบ และมีประสิทธิภาพ เพื่อให้มีการติดต่ออย่างรวดเร็วพร้อมใช้งานสำหรับการกระจาย เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบการเปิดจดหมายจะมาถึงที่ทำงานเร็วกว่าปกติ เริ่มเวลาที่ติดต่อเข้ามาจะถูกจัดเรียงและแจกจ่ายโดยไม่ชักช้าขั้นตอนตามปกติจัดระเบียบงานนี้รวมถึง :
1 ธุรกิจซองจดหมายจะแยกจากผู้ที่มีเครื่องหมาย " เอกชน " " ความลับ " หรือ " บุคคล "
2 ซองจดหมายธุรกิจจะกรีดเปิดด้วยกระดาษมีดหรือเครื่องเปิดจดหมาย
3 เนื้อหาของซองจดหมายจะกางออกและเปลือกเรียบร้อยตรึงกับตัวอักษรที่พวกเขามาพร้อมกับ .
4ทุกเอกสารที่ได้รับการประทับตราด้วยวันแสตมป์ การดูแลจะต้องถ่ายเพื่อลบล้างสำคัญเกี่ยวกับการพิมพ์หรือสิ่งพิมพ์ ประทับตรายางหรือเครื่องแสดงเวลา รวมทั้งอาจได้รับประโยชน์มาก .
5 ไปรษณีย์ลงทะเบียนต้องลงนามเมื่อบุรุษไปรษณีย์โทร การติดต่อกับสังคมไม่ว่าจะจดทะเบียนหรือไม่ โดยทั่วไปจะอยู่ในหนังสือ ? .การส่งเงินเป็นเช็คจำนวนเงินที่ระบุในจดหมายหรือบัญชีที่พวกเขาอยู่และปริมาณ วิธีการชําระเงิน และเปิดเป็นชื่อย่อจะเขียนในมุมของเอกสาร ความแตกต่างใด ๆ จะต้องตรวจสอบอีกครั้ง โดยเสมียนในค่าใช้จ่ายของการส่งจดหมาย ในบางบริษัท หนังสือเล่มนี้เป็นหนังสือที่ส่งกลับไปหัวหน้าแคชเชียร์ ที่ต้องลงทะเบียนสำหรับแต่ละรายการในหนังสือ .
6จดหมายอยู่ในขณะนี้พร้อมสำหรับการเรียงลำดับในแผนกหรือส่วนหรือ หลังจากที่กองจดหมายได้ถูกตรวจสอบ พวกเขาจะได้รับไปยังสำนักงานของนายจ้าง หรือแจกจ่ายให้หน่วยงานต่าง ๆ .
7 จดหมายส่วนตัวและเป็นความลับที่ไม่ต้องเปิด จะส่งมอบให้กับบุคคลที่เกี่ยวข้อง .
8 ซองจดหมายทั้งหมดจะถูกตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่า ไม่มีอะไรเหลืออยู่ในพวกเขาและมันอาจจะถือว่าดีสำหรับพวกเขาที่จะได้ไม่กี่วัน บางครั้ง ตราประทับ หรือที่อยู่บนซองจดหมายที่อาจถูกใช้เพื่อตอบแบบสอบถามในตัวอักษร .
9 ในการติดต่อจองเครื่องในที่ใช้อธิบายรายละเอียดของจดหมายทั้งหมดที่ได้รับจะถูกป้อนในขั้นตอนนี้ , อย่างไรก็ตาม , ไม่ได้ใช้กันอย่างแพร่หลายในวันนี้
ถ้าจดหมายขาเข้ามีจำนวนของจุดที่ต้องใช้ความสนใจของหลายหน่วยงาน การจัดเรียงแบบพิเศษ จะต้องให้แต่ละแผนกที่เกี่ยวข้องเพื่อกว่าข้อเสนอทันทีกับเรื่องที่เฉพาะเจาะจงของ มีหลายวิธีที่สามารถทำ สามจะได้รับที่นี่ :
1 รายชื่อของหลายๆ ฝ่ายที่เกี่ยวข้องสามารถแนบกับจดหมายและส่งไปรอบสำนักงานแต่ละแผนกหัวตัดชื่อเขาออกจากรายชื่อหลังจากการกระทำที่จำเป็น .
2 แผนกจัดการกับประเด็นหลักของหนังสือ จะได้ต้นฉบับ และรับผิดชอบส่งแบบสอบถามเล็กน้อยๆ
3 ห้องไปรษณีย์เสมียนอาจมีสำเนาหลายที่ทำจากตัวอักษรทั้งหมดและส่งสำเนาให้แต่ละแผนกที่เกี่ยวข้อง
วิธีที่สามคือ ความคิดเห็นของผู้เขียน พอใจมากที่สุด เลขานุการควรทราบว่ามันเป็น unbusinesslike รวมในจดหมายฉบับหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับเรื่อง








หลายๆแผนก