Cash disbursements systemCartoon Di

Cash disbursements system
Cartoon District Council
1. Background
Daphne is employed by Cartoon District Council as the Creditors and Payroll Clerk. She estimates that she spends approximately 60% of her time on creditors. She is assisted by Velma (Accountant Clerk) who inputs Engineering Design Services invoices; she is also Daphne's back up if Daphne is one leave
Velma was trained by Daphne and is able to complete all functions required for the creditor's clerk role. Daphne is confident that Velma has a sound understanding of the process. It was originally intended that Velma would provide more assistance to Daphne but she has been allocated other duties instead.
2. Policies and Procedures
The Council has a policy manual which is available to staff on the intranet. Copy of the policies obtained. The delegations manual is also on the intranet, the delegations were revised and effective from September 2xx1.
The delegation manual was further revised to clarity the existing policy. However, the revised delegations are yet to be communicated to staff.
Daphne has various procedures documents which are available to Velma and Fred. Shaggy (Accountant) also has sound understanding of the creditors functions and NCS in general.
3. The Purchase Process
(a) Order Books
Order books are managed by Scrappy (Office Manager Toontown) Scrappy keeps a register of order books. The resister records the name or location of the book holder and the numbers of the orders contained in each book. We noted that there are more than 1-2 books on issue to some department:
• Admin 7
• IT 5
• Toytown service center 3
Once order books are completed they are to be returned to the council building in Toontown where they are filed.
Any staff member can order goods as long as they have obtained approved from their manager. Daphne noted that most orders are completed by managers or staff with budget responsibilities. Orders are required for most purchases. Items to be orders over $5)000 must enter the tender process. The monitoring of the tendering policy is the responsibility of the department, although Daphne has noted some instances where the quotes are document on the order.
Orders are not required for items as electricity. telephone and certain publications orders Orders for standard line rentals for the telephone and electricity accounts payment of invoices are pre-authorised and the coding is standard.
Meridian invoices are paid based on a pre-approved order. it is not considered necessary to approve these invoices on a monthly basis as they are routine. The coding is standard but is to be reviewed by Property Services and the Water and Sewerage Manager to ensure the codes remain appropriate.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

ระบบการเบิกจ่ายเงินสดสภาอำเภอการ์ตูน1. พื้นหลัง ดาฟเน่เป็นลูกจ้าง โดยการ์ตูนสภาเขตเป็นเจ้าหนี้และค่าจ้างพนักงาน เธอประเมินว่า เธอใช้ประมาณ 60% ของเวลาของเธอบนเจ้าหนี้ เธอถูกช่วย โดยลูกโป่ง (นักบัญชีเสมียน) ที่อินพุตอินวอยซ์การบริการออกแบบทางวิศวกรรม นอกจากนี้เธอยังเป็นของดาฟเน่หลังหากดาฟเน่เป็นหนึ่งออกลูกโป่งได้รับการฝึกฝน โดยดาฟเน่ และสามารถดำเนินการฟังก์ชันทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับบทบาทของเจ้าหน้าที่ของเจ้าหนี้ ดาฟเน่มีความมั่นใจว่า ลูกโป่งมีความเข้าใจเสียงของกระบวนการ มันคือเดิมทีว่า ลูกโป่งจะให้ความช่วยเหลือเพิ่มเติมแก่ควย แต่เธอได้ถูกจัดสรรหน้าที่อื่นแทน2. นโยบายและขั้นตอน สภามีคู่มือนโยบายซึ่งมีพนักงานบนอินทราเน็ต สำเนานโยบายได้รับ คู่มือการมอบหมายยังอยู่บนอินทราเน็ต การมอบหมายที่ถูกปรับปรุง และมีประสิทธิภาพจาก 2xx1 กันยายน คู่มือการมอบหมายแก้ไขเพิ่มเติมปรับปรุงเพื่อความชัดเจนในนโยบายที่มีอยู่ อย่างไรก็ตาม การมอบหมายปรับปรุงยังจะต้องแจ้งให้พนักงาน ดาฟเน่มีเอกสารขั้นตอนต่าง ๆ ที่มีกับลูกโป่งและเฟร็ด ปุย (นักบัญชี) ยังมีความเข้าใจเสียงของ NCS และฟังก์ชันเจ้าหนี้ทั่วไป3. กระบวนการซื้อ(ก) สั่งซื้อหนังสือ จัดการสั่งหนังสือ โดย Scrappy (ผู้จัดการสำนักงาน Toontown) Scrappy เก็บทะเบียนหนังสือสั่งการ การลงทะเบียนบันทึกชื่อหรือตำแหน่งวางหนังสือและหมายเลขของใบสั่งที่มีอยู่ในหนังสือแต่ละเล่ม เราตั้งข้อสังเกตว่า มีมากกว่า 1-2 หนังสือบนปัญหากรมบาง:• Admin 7• IT 5•จากประเทศศูนย์บริการ 3เมื่อเสร็จสิ้นการสั่งซื้อหนังสือ พวกเขาจะถูกส่งกลับไปสภาอาคาร Toontown ที่ยื่น พนักงานทุกคนสามารถสั่งซื้อสินค้าตราบใดที่พวกเขาได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการ ดาฟเน่ตั้งข้อสังเกตว่า คำสั่งซื้อเสร็จสมบูรณ์ โดยผู้จัดการหรือพนักงานที่ มีความรับผิดชอบงบประมาณ ใบสั่งจำเป็นสำหรับการซื้อส่วนใหญ่ สินค้าที่จะสั่งผ่าน $5) 000 ต้องป้อนการชำระเงิน การตรวจสอบของนโยบาย tendering เป็นหน้าที่ของกรม แต่ดาฟเน่ได้ตั้งข้อสังเกตบางกรณีที่เอกสารในใบสั่งที่ใบเสนอราคา ใบสั่งไม่ถูกต้องสำหรับสินค้าเป็นไฟฟ้า โทรศัพท์และบางอย่างสั่งพิมพ์ใบสั่งสำหรับบรรทัดมาตรฐานแห่งสำหรับการโทรศัพท์และไฟฟ้าบัญชีชำระเงินของใบแจ้งหนี้จะได้รับอนุญาตล่วงหน้า และการเขียนโปรแกรมเป็นมาตรฐาน เส้นแวงใบแจ้งหนี้มีจ่ายตามใบสั่งอนุมัติล่วงหน้า มันจะไม่พิจารณาการอนุมัติใบแจ้งหนี้เหล่านี้เป็นประจำทุกเดือนเป็นประจำ การเขียนโปรแกรมเป็นมาตรฐาน แต่เป็นการตรวจสอบบริการและน้ำ และจัดการการจำกัดของเสียเพื่อให้รหัสยังคงเหมาะสม

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

ระบบการเบิกจ่ายเงินสด
การ์ตูนสภาตำบล
1 พื้นหลัง
Daphne เป็นลูกจ้างการ์ตูนสภาตำบลเป็นเจ้าหนี้และการจ่ายเงินเดือนพนักงาน เธอประมาณการว่าเธอใช้เวลาประมาณ 60% ของเวลาที่เธออยู่กับเจ้าหนี้ เธอคือการช่วยเหลือจากเวล (บัญชีเสมียน) ซึ่งปัจจัยการผลิตวิศวกรรมใบแจ้งหนี้บริการออกแบบ; เธอยังเป็นสำรองของ Daphne Daphne ถ้าเป็นหนึ่งในลา
เวลได้รับการฝึกฝนโดย Daphne และสามารถที่จะดำเนินการฟังก์ชั่นที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับบทบาทของพนักงานของเจ้าหนี้ Daphne มีความมั่นใจว่าเวลมีความเข้าใจเสียงของกระบวนการ ตอนแรกมันถูกตั้งใจว่าเวลจะให้ความช่วยเหลือมากขึ้นเพื่อ Daphne แต่เธอได้รับการจัดสรรหน้าที่อื่นแทน.
2 นโยบายและขั้นตอน
สภามีคู่มือนโยบายซึ่งสามารถใช้ได้กับพนักงานบนอินทราเน็ต สำเนาของนโยบายที่ได้รับ คู่มือคณะผู้แทนยังเป็นอินทราเน็ตคณะผู้แทนได้รับการปรับปรุงและมีประสิทธิภาพจาก 2xx1 กันยายน.
คู่มือคณะผู้แทนการแก้ไขต่อไปชัดเจนในนโยบายที่มีอยู่ อย่างไรก็ตามคณะผู้แทนฉบับปรับปรุงใหม่ที่ยังไม่ได้สื่อสารกับพนักงาน.
Daphne มีเอกสารขั้นตอนต่างๆที่มีอยู่ให้กับเวลและเฟร็ด ปุย (บัญชี) นอกจากนี้ยังมีความเข้าใจเสียงของฟังก์ชั่นและเจ้าหนี้ NCS ทั่วไป.
3 กระบวนการจัดซื้อ
(ก) การสั่งซื้อหนังสือ
หนังสือคำสั่งซื้อจะถูกจัดการโดยกระท่อนกระแท่น (ผู้จัดการสำนักงาน Toontown) กระท่อนกระแท่นช่วยให้การลงทะเบียนของหนังสือคำสั่ง ต้านทานบันทึกชื่อหรือสถานที่ตั้งของผู้ถือหนังสือและตัวเลขของการสั่งซื้อที่มีอยู่ในหนังสือแต่ละเล่ม เราตั้งข้อสังเกตว่ามีมากกว่า 1-2 หนังสือเกี่ยวกับปัญหาบางอย่างไปยังแผนก:
•ผู้ดูแลระบบ 7
• IT 5
•ศูนย์บริการ Toytown 3
. เมื่อสั่งซื้อหนังสือจะเสร็จสมบูรณ์พวกเขาจะถูกส่งกลับไปยังอาคารสภา Toontown ที่พวกเขาจะยื่น
ใด ๆ พนักงานสามารถสั่งซื้อสินค้าตราบเท่าที่พวกเขาได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการของพวกเขา Daphne ตั้งข้อสังเกตว่าคำสั่งซื้อส่วนใหญ่จะเสร็จสมบูรณ์โดยผู้จัดการหรือพนักงานที่มีความรับผิดชอบงบประมาณ การสั่งซื้อสินค้าที่จำเป็นสำหรับการซื้อสินค้ามากที่สุด รายการที่จะสั่งซื้อเกิน $ 5) 000 จะต้องเข้าสู่กระบวนการประกวดราคา การตรวจสอบของนโยบายอุทัยเป็นความรับผิดชอบของกรมแม้ว่า Daphne ได้ตั้งข้อสังเกตบางกรณีที่คำพูดที่มีเอกสารในการสั่งซื้อ.
คำสั่งซื้อไม่จำเป็นต้องสำหรับรายการไฟฟ้า โทรศัพท์และสิ่งพิมพ์บางคำสั่งซื้อคำสั่งสำหรับเช่าสายมาตรฐานสำหรับโทรศัพท์และไฟฟ้าบัญชีการชำระเงินของใบแจ้งหนี้ก่อนได้รับอนุญาตและการเข้ารหัสเป็นมาตรฐาน.
ใบแจ้งหนี้เมริเดียนจะได้รับเงินขึ้นอยู่กับการสั่งซื้อล่วงหน้าได้รับการอนุมัติ มันจะไม่ถือว่าเป็นสิ่งจำเป็นในการอนุมัติใบแจ้งหนี้เหล่านี้เป็นประจำทุกเดือนที่พวกเขาเป็นประจำ การเข้ารหัสเป็นมาตรฐาน แต่จะได้รับการตรวจสอบโดยบริการต่างๆและและท่อน้ำทิ้ง Manager เพื่อให้แน่ใจว่ารหัสที่ยังคงอยู่ในที่เหมาะสม

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

ระบบการเบิกจ่ายเงินสดสภาตำบล การ์ตูน1 . พื้นหลังแดฟนี่ย์เป็นลูกจ้างโดยสภาตำบลการ์ตูนเป็นเจ้าหนี้และพนักงานเงินเดือน เธอประเมินว่าเธอใช้เวลาประมาณ 60% ของเวลาที่เจ้าหนี้ เธอช่วยเวลม่า ( เสมียนบัญชี ) ที่กระผมบริการออกแบบวิศวกรรม ใบแจ้งหนี้ นอกจากนี้เธอยังเป็นดาฟเน่กลับ ถ้าพี่เป็นหนึ่งทิ้งเวลม่า และถูกฝึกโดย Daphne และสามารถเสร็จสมบูรณ์ทุกฟังก์ชั่นที่จำเป็นสำหรับบทบาทของพนักงานของตน แดฟนี่ย์ มั่นใจว่า เวลม่า มีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งในกระบวนการ ตอนแรกตั้งใจว่า เวลม่า จะให้ความช่วยเหลือเพิ่มเติม แดฟเน่ แต่เธอได้รับการจัดสรรหน้าที่อื่นแทน2 . นโยบายและขั้นตอนสภามีคู่มือนโยบายซึ่งสามารถใช้ได้กับพนักงานบนอินทราเน็ต สำเนาของนโยบายที่ได้รับ คณะ คู่มือยังอยู่บนอินทราเน็ต คณะต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพจากเดือนกันยายน 2xx1 .คู่มือแทนเพิ่มเติมแก้ไขเพื่อความชัดเจนนโยบายที่มีอยู่ อย่างไรก็ตาม การปรับคณะ ยัง จะสื่อสารกับพนักงานแดฟนี่มีขั้นตอนเอกสารต่างๆ ซึ่งมีอยู่ถึงเวลม่า และ เฟร็ด ปุย ( นักบัญชี ) ยังมีความเข้าใจเสียงของเจ้าหนี้ฟังก์ชันและ NCS ในทั่วไป3 . กระบวนการซื้อ( ) หนังสือสั่งหนังสือที่สั่งซื้อมีการจัดการโดยกระท่อนกระแท่น ( ผู้จัดการสำนักงาน ตูนทาวน์ ) กระท่อนกระแท่นเก็บทะเบียนหนังสือสั่งซื้อ การต่อต้านบันทึกชื่อหรือตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ และ หมายเลขของใบสั่งซื้อที่มีอยู่ในหนังสือแต่ละเล่ม เราสังเกตว่ามีมากกว่า 1-2 เล่มบนปัญหาบางแผนก :7 - ผู้ดูแลระบบ- มัน 5- บริการ toytown ศูนย์ 3เมื่อหนังสือสั่งเสร็จจะกลับไปที่ตึกสภาตูนทาวน์ที่พวกเขายื่นสมาชิกสามารถสั่งซื้อสินค้าใด ๆตราบเท่าที่พวกเขาได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการของพวกเขา แดฟนี่ย์ กล่าวว่า คำสั่งส่วนใหญ่จะแล้วเสร็จ ผู้จัดการ หรือพนักงานที่มีความรับผิดชอบต่องบประมาณ เป็นคำสั่งซื้อมากที่สุด รายการที่จะสั่งซื้อกว่า $ 5 000 ต้องเข้าสู่กระบวนการซื้อ การติดตามนโยบายที่เสนอไปอยู่ในความรับผิดชอบของกรม แต่ดาฟเน่ได้เป็นบางกรณีที่ราคาจะเอกสารในการสั่งซื้อคำสั่งไม่จําเป็นสําหรับสินค้าไฟฟ้า โทรศัพท์ และบางพิมพ์คำสั่งคำสั่งสำหรับการเช่าสายมาตรฐานสำหรับการชำระเงิน บัญชี ไฟฟ้าและโทรศัพท์ของใบแจ้งหนี้เป็น pre ที่อนุญาตและการเขียนโปรแกรมเป็นมาตรฐานใบแจ้งหนี้แห่งจะจ่ายตามก่อนอนุมัติการสั่งซื้อ ก็ไม่ถือว่าจำเป็นอนุมัติใบแจ้งหนี้เหล่านี้บนพื้นฐานรายเดือนที่พวกเขาจะปกติ การเข้ารหัสเป็นมาตรฐาน แต่จะถูกตรวจสอบโดยคุณสมบัติการบริการและน้ำและระบายน้ำเพื่อให้แน่ใจว่าผู้จัดการรหัสยังคงอยู่ที่เหมาะสม