Internal Audit Report Fleet Invento

Internal Audit Report
Fleet Inventory Processing
September 10, 2010
year 2008/09.
OVERALL OPINION
As a result of our testing during the audit we were able to determine that the Fleet Management
Division generally maintains an acceptable level of internal controls over the parts inventory
warehouse. The warehouse premises and the inventory of parts appear well organized for an
efficient warehouse operation. Parts inventory quantities are kept at reasonable levels and parts
used are charged back to the respective departments requiring service and maintenance of their
vehicles and equipment. However, our testing also identified some deficiencies in reference to the
following:
1. A special refurbished radiator kept in stock because of the difficulty to obtain was not included
in the Faster System inventory of parts.
2. As a result of the physical inventory counts, 143 parts (9.4%) were found to have differences
between the physical inventory counts and the parts inventory levels recorded in the Faster
System. There were 70 part numbers where the system count was over the physical counts
and 73 parts where the system count was under the physical counts. The over results indicate
that parts are missing from the inventory because they may have been issued as part of a
work order but not reduced from system records, or they were removed from the warehouse
unauthorized.
3. Most of the policies and procedures for the Fleet Management Warehouse are in draft form
and in general were not properly dated. We noted other specific deficiencies among the
policies and procedures that require updating.
4. The large storeroom in the parts warehouse does not have any security camera coverage on
the gate/door leading to a dock area next to the waterway.
Additional details regarding the above mentioned and other areas in need of correction have been
provided on the Findings, Recommendations, and Management Responses section of this report.
PURPOSE
The purpose of this audit is to determine whether the Fleet Management Division maintains an
adequate level of internal controls over the parts inventory warehouse to ensure these are properly
safeguarded, and the receiving and issuing of parts is accurately recorded.
SCOPE
1. Review the adequacy of documented operating policies and procedures to ensure the efficient
and effective management of the Fleet parts warehouse.
2. Review the process of purchasing and distributing inventory parts to ensure there is proper
segregation of duties.
3. Select invoices of inventory parts purchases and work orders where these parts are issued
from the warehouse to evaluate if these are accurately and timely recorded in the Faster
System. Determine the adequacy of these processes and their supporting documentation.
4. Select charge-back transactions for Fleet replacement parts and trace the accuracy and
posting to their respective general ledger accounts.
5. Verify that warehouse inventory items are stored in an orderly manner, clearly labeled, and

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

รายงานการตรวจสอบภายใน การประมวลผลสินค้าคงคลังกองเรือ 10 กันยายน 2010 ปี 2008/09 ความคิดเห็นโดยรวม จากการทดสอบของเราในระหว่างการตรวจสอบ เราก็สามารถกำหนดว่าการบริหารกองเรือ หารทั่วไปรักษาระดับการยอมรับของการควบคุมภายในผ่านคลังชิ้นส่วน คลังสินค้า สถานที่คลังสินค้าและสินค้าคงคลังของชิ้นส่วนปรากฏจัดดีสำหรับการ การดำเนินงานคลังสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพ ปริมาณสินค้าคงคลังของชิ้นส่วนจะยังคงอยู่ในระดับที่สมเหตุสมผลและชิ้นส่วน ใช้จะคิดค่าธรรมเนียมย้อนกลับไปยังแผนกที่เกี่ยวข้องให้บริการและบำรุงรักษาของพวกเขา ยานพาหนะและอุปกรณ์ อย่างไรก็ตาม การทดสอบของเรายังระบุทรงบาง reference ไป ต่อไปนี้: 1.เก็บไว้ในสต็อก เพราะยากรับหม้อน้ำตกแต่งพิเศษไม่รวม ในสินค้าคงคลังระบบเร็วส่วน 2. เป็นผลมาจากการตรวจนับสินค้าคงคลังทางกายภาพ 143 ชิ้นส่วน (9.4%) พบว่ามีความแตกต่าง ระหว่างการตรวจนับสินค้าคงคลังทางกายภาพ และส่วนสินค้าคงคลังใน Faster ระดับ ระบบ มีตัวเลขบางส่วน 70 ที่ระบบนับได้จำนวนจริง และชิ้นส่วนที่ 73 ที่นับระบบได้ภายใต้การตรวจนับจริง กว่าที่บ่งชี้ผลการ ส่วนหายไปจากสินค้าคงคลังเนื่องจากพวกเขาอาจมีการออกเป็นส่วนหนึ่งของการ ใบสั่งงาน แต่ไม่ได้ลดลงจากระบบระเบียน หรือพวกเขาออกจากคลังสินค้า ไม่ได้รับอนุญาต 3. กำหนดนโยบายและวิธีบริหารกองคลังสินค้ามีในแบบร่าง และโดยทั่วไปไม่ถูกต้องลง เราไว้ทรงอื่น ๆ เฉพาะผู้ นโยบายและกระบวนการที่ต้องปรับปรุง 4 storeroom.ขนาดใหญ่ในส่วนคลังสินค้ามีความครอบคลุมกล้องรักษาความปลอดภัยใด ๆ ใน ประตู/ประตูนำไปสู่การตั้งท่าติดท่อระบายน้ำ รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้างต้นดังกล่าว และอื่น ๆ พื้นที่ต้องการแก้ไขได้ มีส่วนค้นพบ คำแนะนำ และจัดการการตอบสนองของรายงานนี้ วัตถุประสงค์ วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบนี้จะกำหนดว่า ฝ่ายจัดการกองรักษาความ ระดับเพียงพอของการควบคุมภายในมากกว่าส่วนสินค้าคงคลังคลังสินค้าให้เป็นอย่างถูกต้อง จริง และการรับและการออกของชิ้นส่วนจะถูกบันทึกอย่างถูกต้อง ขอบเขต 1. ทบทวนความเพียงพอของนโยบายปฏิบัติงานเอกสารและขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจมีประสิทธิภาพ และจัดการที่มีประสิทธิภาพเรือชิ้นส่วนคลังสินค้า 2. ทบทวนกระบวนการจัดซื้อ และแจกจ่ายชิ้นส่วนสินค้าคงคลังให้มีความเหมาะสม การแบ่งแยกหน้าที่ 3. เลือกใบแจ้งหนี้ของการซื้อชิ้นส่วนสินค้าคงคลังและใบสั่งผลิตซึ่งส่วนประกอบเหล่านี้ออก จากคลังประเมินถ้า เหล่านี้ได้อย่างถูกต้อง และทันเวลาบันทึกใน Faster ระบบ ตรวจสอบความเพียงพอของกระบวนการเหล่านี้และเอกสารประกอบสนับสนุน 4. เลือกธุรกรรมค่าธรรมเนียมย้อนสำหรับกองเรืออะไหล่ และติดตามความถูกต้อง และ ลงรายการบัญชีแยกประเภททั่วไปที่เกี่ยวข้อง 5. ตรวจสอบว่า สินค้าคงคลังคลังสินค้าถูกเก็บไว้ในลักษณะเป็นระเบียบ ป้ายอย่างชัดเจน และ

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

รายงานการตรวจสอบภายใน
เรือเดินสมุทรสินค้าคงคลังการประมวลผล
10 กันยายน 2010
ปี 2008/09.
ความคิดเห็นโดยรวม
อันเป็นผลมาจากการทดสอบของเราระหว่างการตรวจสอบเราสามารถที่จะตรวจสอบว่าการจัดการ Fleet
กองโดยทั่วไปยังคงอยู่ในระดับที่ยอมรับได้ของระบบการควบคุมภายในชิ้นส่วนสินค้าคงคลัง
คลังสินค้า สถานที่คลังสินค้าและสินค้าคงคลังของชิ้นส่วนที่ปรากฏจัดดีสำหรับ
การดำเนินงานคลังสินค้าที่มีประสิทธิภาพ ส่วนปริมาณสินค้าคงคลังจะถูกเก็บไว้ในระดับที่เหมาะสมและชิ้นส่วน
ที่ใช้เป็นค่าใช้จ่ายกลับไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องต้องมีการบริการและการบำรุงรักษาของ
ยานพาหนะและอุปกรณ์ อย่างไรก็ตามการทดสอบของเรายังระบุข้อบกพร่องบางอย่างในการอ้างอิงถึง
ต่อไปนี้:
1 หม้อน้ำได้รับการตกแต่งพิเศษเก็บไว้ในสต็อกเพราะความยากลำบากที่จะได้รับไม่ได้รวมอยู่
ในสินค้าคงคลังระบบได้เร็วขึ้นของชิ้นส่วน.
2 อันเป็นผลมาจากการนับสินค้าคงคลัง, 143 ชิ้นส่วน (9.4%) ที่พบว่ามีความแตกต่าง
ระหว่างการนับสินค้าคงคลังและชิ้นส่วนระดับสินค้าคงคลังที่บันทึกไว้ในได้เร็วขึ้น
ระบบ มี 70 หมายเลขชิ้นส่วนที่นับระบบถูกกว่านับเป็นทางกายภาพ
และ 73 ส่วนที่นับระบบอยู่ภายใต้การนับทางกายภาพ ผลมากกว่าบ่งชี้
ว่าบางส่วนจะหายไปจากสินค้าคงคลังเพราะพวกเขาอาจจะมีการออกเป็นส่วนหนึ่งของ
การสั่งงาน แต่ไม่ได้ลดลงจากบันทึกระบบหรือพวกเขาถูกถอดออกจากคลังสินค้า
ไม่ได้รับอนุญาต.
3 ส่วนใหญ่ของนโยบายและวิธีการบริหารจัดการกองเรือคลังสินค้าอยู่ในรูปแบบร่าง
และโดยทั่วไปที่ไม่ได้ลงวันที่ถูกต้อง เราสังเกตเห็นข้อบกพร่องอื่น ๆ โดยเฉพาะในหมู่
นโยบายและขั้นตอนที่จำเป็นต้องมีการปรับปรุง.
4 ห้องเก็บของขนาดใหญ่ในคลังสินค้าชิ้นส่วนไม่ได้มีความคุ้มครองกล้องรักษาความปลอดภัยใด ๆ บน
ประตู / ประตูที่นำไปสู่พื้นที่ท่าเรือติดกับท่อระบายน้ำ.
รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดังกล่าวข้างต้นและพื้นที่อื่น ๆ ในความต้องการของการแก้ไขที่ได้รับการ
ให้บริการในการค้นพบ, ข้อเสนอแนะ และการบริหารจัดการส่วนการตอบสนองของรายงานฉบับนี้.
วัตถุประสงค์
วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบนี้คือการตรวจสอบว่ากองบริหารจัดการกองเรือรักษา
ระดับที่เพียงพอของระบบการควบคุมภายในคลังสินค้าส่วนสินค้าคงคลังเพื่อให้แน่ใจว่าเหล่านี้จะต้อง
ปกป้องและการรับและการออกของชิ้นส่วนที่เป็น บันทึกอย่างถูกต้อง.
SCOPE
1 ตรวจสอบความเพียงพอของนโยบายการดำเนินงานเอกสารและขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่ามีประสิทธิภาพ
การบริหารจัดการและมีประสิทธิภาพของชิ้นส่วนเรือเดินสมุทรคลังสินค้า.
2 ตรวจสอบกระบวนการในการจัดซื้อและจัดจำหน่ายชิ้นส่วนสินค้าคงคลังเพื่อให้แน่ใจว่ามีความเหมาะสม
การแยกหน้าที่.
3 ใบแจ้งหนี้เลือกของการซื้อชิ้นส่วนสินค้าคงคลังและการสั่งงานที่ชิ้นส่วนเหล่านี้จะออก
จากคลังสินค้าเพื่อประเมินว่าเหล่านี้จะถูกต้องและทันเวลาในการบันทึกได้เร็วขึ้น
ระบบ ตรวจสอบความเพียงพอของกระบวนการเหล่านี้และเอกสารสนับสนุนของพวกเขา.
4 เลือกทำธุรกรรมค่าใช้จ่ายกลับ Fleet ชิ้นส่วนอะไหล่และติดตามความถูกต้องและ
การโพสต์ไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปของตน.
5 ตรวจสอบว่าสินค้าคงคลังคลังสินค้าจะถูกเก็บไว้ในลักษณะที่เป็นระเบียบระบุไว้อย่างชัดเจนและ

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

รายงานการตรวจสอบภายในกองคลังการประมวลผล

10 กันยายน 2010
ปี 2008 / 09

ความเห็นโดยรวมผลของการทดสอบของเราในการตรวจสอบ เราสามารถที่จะตรวจสอบว่า กองบริหารเรือโดยทั่วไป
รักษาระดับของการควบคุมภายในมากกว่า ส่วน
สินค้าคงคลังคลังสินค้า คลังสินค้าและสินค้าคงคลังของชิ้นส่วนปรากฏสถานที่จัดดีสำหรับ
งานคลังสินค้าให้มีประสิทธิภาพ ส่วนปริมาณสินค้าคงคลังอยู่ในระดับที่เหมาะสมและชิ้นส่วน
ใช้ชาร์จกลับไปแต่ละแผนกให้บริการและบำรุงรักษาของยานพาหนะของพวกเขา
และอุปกรณ์ อย่างไรก็ตาม การทดสอบของเรายังระบุบางข้อในการอ้างอิงถึง

ต่อไปนี้ : 1 .พิเศษตกแต่งหม้อน้ำเก็บไว้ในสต็อก เพราะยากที่จะได้รับไม่ได้ถูกรวมอยู่ในระบบเร็วขึ้น
สินค้าคงคลังของชิ้นส่วน
2 . ผลของการนับสินค้าคงคลังกายภาพ 143 ส่วน ( 9.4% ) พบว่ามีความแตกต่างระหว่างร่างกายและสินค้าคงคลัง
นับชิ้นส่วนสินค้าคงคลังระดับเร็ว
บันทึกในระบบมีตัวเลขนับ 70 ส่วนที่ระบบมากกว่านับทางกายภาพ
และ 73 ตรงที่นับระบบอยู่ภายใต้นับทางกายภาพ มากกว่าพบ
ที่ชิ้นส่วนหายไปจากคลัง เพราะพวกเขาอาจจะออกเป็นส่วนหนึ่งของ
งานแต่ไม่ลดลง จากบันทึกของระบบ หรือถูกลบออกจากคลังสินค้า
ที่ไม่ได้รับอนุญาต
3ส่วนใหญ่ของนโยบายและกระบวนการสำหรับการจัดการกองเรือ โกดังอยู่ในร่าง
และโดยทั่วไปถูกลงวันที่ เราสังเกตความบกพร่องอื่น ๆที่เฉพาะเจาะจงของนโยบายและขั้นตอนที่ต้องปรับปรุง
.
4 ห้องเก็บของขนาดใหญ่ในส่วนคลังสินค้าไม่มีกล้องวงจรปิดครอบคลุม
ประตู / ประตูสู่บริเวณท่าเรือไปทางน้ำ .
รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดังกล่าวข้างต้น และพื้นที่อื่น ๆต้องการแก้ไขได้
ให้ข้อมูล ข้อเสนอแนะ และการจัดการการตอบสนองในส่วนของรายงานนี้

จุดประสงค์วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบนี้เพื่อตรวจสอบว่า แผนกการจัดการกองเรือรักษา
เพียงพอระดับการควบคุมภายในทั่วชิ้นส่วนสินค้าคงคลังคลังสินค้าเพื่อให้แน่ใจว่าเหล่านี้จะถูก
การปกป้องและได้รับการออกชิ้นส่วนอย่างถูกต้องและการบันทึก ขอบเขต

1 ตรวจสอบความเพียงพอของเอกสารงานนโยบายและขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่ามีประสิทธิภาพ
และการจัดการที่มีประสิทธิภาพของชิ้นส่วนเรือ คลังสินค้า
2 . ทบทวนกระบวนการจัดซื้อและการกระจายสินค้าชิ้นส่วนเพื่อให้แน่ใจว่ามีการแยกที่เหมาะสม
ของหน้าที่
3เลือกใบแจ้งหนี้ของการซื้อชิ้นส่วนสินค้าคงคลังและใบสั่งงานที่ชิ้นส่วนเหล่านี้จะออก
จากคลังสินค้าเพื่อประเมินว่าเหล่านี้จะถูกต้องและทันเวลาเร็ว
บันทึกในระบบ ตรวจสอบความถูกต้องของกระบวนการเหล่านี้และเอกสารสนับสนุน .
4 เลือกชาร์จกลับรายการสำหรับอะไหล่เรือและติดตามความถูกต้อง
การลงรายการบัญชีไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปของตน
5 ตรวจสอบสินค้าคงคลังคลังสินค้าจะถูกเก็บไว้ในลักษณะที่ เป็นระเบียบ อย่างชัดเจน และ