บรรณาธิการ คือ ผู้จัดเลือกแฟ้ม รวบรวม ปรับปรุงและรับผิดชอบเรื่องที่ลงพิมพ์ บรรณาธิการจะเป็นผู้ดำเนินการดังกล่าว ให้ต้นฉบับงานเขียนสำเร็จเป็นสิ่งพิมพ์ออกเผยแพร่ โดยอาจดำเนินการคนเดียว หลายคน หรือเป็นคณะ และอาจมีคณะที่ปรึกษาผู้ทรงคุณวุฒิ ซึ่งขึ้นอยู่กับคุณลักษณะ ปริมาณ ความลึกซึ้ง หรือหลากหลาย ความซับซ้อนของส่วนประกอบเนื้อหา หรือโอกาสสำคัญที่จะจัดพิมพ์ต้นฉบับงานชิ้นนั้น
หัวใจของบรรณาธิการคือ การเปลี่ยนวัตถุดิบให้เป็นผลิตภัณฑ์ที่ถูกใจลูกค้า ผลิตภัณฑ์คือสิ่งพิมพ์ ลูกค้าคือผู้อ่าน ทำอย่างไรให้ต้นฉบับกลายเป็นสิ่งพิมพ์ที่ประณีตด้วยเทคนิค เนื้อหาทรงคุณค่าให้ประโยชน์คุ้ม และได้รับการยกย่องในวงการ
ในขั้นตอนก่อนการพิมพ์ บรรณาธิการ จะเป็นบุคคลสำคัญมากในการกำหนดรูปแบบ พิจารณาเนื้อหา เลือกกระดาษ ระบบการพิมพ์ และกำหนดรูปเล่มของหนังสือตลอดจนราคา บรรณาธิการจึงต้องทำงานประสานหลายกลุ่มคน ต้องตื่นตัวอยู่เสมอและติดตามในทุกๆเรื่องต้องรู้เกี่ยวกับพฤติกรรมของบุคคลที่อยู่แวดล้อม ต้องมองและต้องรู้ก่อนผู้อ่าน ต้องวินิจฉัยได้ก่อนผู้อ่าน ทำให้ผู้อ่านได้รู้ว่าอะไรเป็นอะไร เป็นผู้ชี้ให้รู้เหตุรู้ผล บรรณาธิการจะต้องรู้จักนักเขียนดี
ขั้นตอนและวงจรงานของบรรณาธิการอาจลำดับได้ดังนี้
1. การวางแผนการทำงาน เป็นขั้นตอนที่สำคัญ ต้องมีความชัดเจนในเรื่องวัตถุประสงค์ การแบ่งงาน การกำหนดผู้รับผิดชอบ ขั้นตอน วิธีการ ระยะเวลา ประมาณการค่าใช้จ่าย การคาดคะเนผล
2. การจัดหาต้นฉบับ บรรณาธิการมีหน้าที่เสาะหาต้นฉบับที่มีข้อมูลถูกต้อง บอกเล่าอย่างตรงไปตรงมา มีการอ้างอิงแหล่งที่ดี สื่อความได้ชัดเจน ให้ความรู้สึกเพลิดเพลินอารมณ์ ผู้อ่านได้รับความรู้และอยากเรียนรู้ต่อไป
3. การรับฟังความเห็นของผู้ทรงคุณวุฒิ กรณีเนื้อหามีความซับซ้อน หรือมีประเด็นที่อาจก่อให้เกิดข้อโต้แย้งหรือข้อทักท้วง ทั้งในวิชาการหรือทางกฎหมาย
4. การทำความตกลงกับผู้เขียน กรณีมีประเด็นสำคัญเกี่ยวกับสิทธิประโยชน์ของแต่ละฝ่าย การทำความตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรจะรัดกุมกว่าด้วยวาจา ส่วนหนึ่งอาจนำไปสู่การทำสัญญาต่อไป งานด้านนี้อาจต้องมีนิติกรร่วมด้วย
5. การจัดทำแฟ้มต้นฉบับ เพื่อรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับต้นฉบับ เช่น การติดต่อระหว่างผู้เขียนกับบรรณาธิการ ข้อตกลง สัญญา ข้อมูล เนื้อหา ภาพ หลักฐานอ้างอิงที่ค้นเพิ่มเติมระหว่างการตรวจแก้ต้นฉบับ
6. ประมาณการและกำหนดรูปเล่ม ในด้านความยาวของเนื้อหา ขนาดรูปเล่ม ตัวพิมพ์ การวางรูปหน้ากระดาษ
7. การอ่านตรวจต้นฉบับอย่างละเอียด เรียกตา ศัพท์บัญญัติว่า การบรรณาธิกรต้นฉบับโดยใช้คู่มือตรวจตามแบบเฉพาะของสำนักพิมพ์เอง หรือ แบบเฉพาะอื่นๆเพื่อตรวจแก้ไขปรับปรุงต้นฉบับให้ได้ข้อมูลครบถ้วนสมบูรณ์ ถูกต้อง ทั้งด้านเนื้อหาและส่วนประกอบ ความต่อเนื่องของเนื้อหา ระบบการจัดโครงสร้างเนื้อหา การอ้างอิง รวมทั้งปรับปรุงเนื้อหาให้ได้ประโยชน์ยิ่งขึ้น
8. การแจ้งให้ผู้เขียนรับรู้การแก้ไขต้นฉบับ การแก้ไขต้นฉบับขึ้นอยู่กับทั้งบรรณาธิการและผู้เขียน และเป็นเรื่องเฉพาะกรณี รวมทั้งการเก็บบันทึกเรื่องนี้ไว้ในแฟ้มต้นฉบับด้วย
9. การพิมพ์ต้นฉบับ โดยเทคโนโลยีการพิมพ์แบบต่างๆแล้วแต่สำนักพิมพ์
10. การตรวจพิสูจน์อักษร ต้องทำหลายครั้งและหลายคน ด้วยความละเอียดถี่ถ้วน