chapter 4The Revenue Cycleeconomic

chapter 4


The Revenue Cycle
economic enterprises, both for-profit and not-for- profit, generate revenues through business processes that constitute their revenue cycle. In its simplest form, the revenue cycle is the direct exchange of finished goods or services for cash in a single transaction between a seller and a buyer. More complex revenue cycles process sales on credit. Many days or weeks may pass between the point of sale and the subsequent receipt of cash. This time lag splits the revenue transaction into two phases: (1) the physical phase, involving the transfer of assets or services from the seller to the buyer; and (2) the financial phase,

involving the receipt of cash by the seller in payment of the
account receivable. As a matter of processing convenience, most firms treat each phase as a separate transaction. Hence, the revenue cycle actually consists of two major subsystems: (1) the sales order processing subsystem and (2) the cash receipts subsystem.
This chapter is organized into two main sections. The
first section presents the conceptual revenue cycle system. It provides an overview of key activities and the logical tasks, sources and uses of information, and movement of accounting information through the organization. The section concludes with a review of internal control issues. The second section presents the physical system. A manual system is first used to reinforce key concepts previously presented. Next, it explores large-scale computer-based systems. The focus is on alternative technologies used to achieve various levels of organizational change from simple automation to reengineering the work flow. The section concludes with a review of personal computer (PC)-based systems and control issues pertaining to end-user computing.


to automate and reengineer the revenue cycle.


The Conceptual System

OVERVIEW OF REVENUE CYCLE ACTIVITIES
In this section we examine the revenue cycle conceptually. Using data flow diagrams (DFDs) as a guide, we will trace the sequence of activities through three processes that constitute the revenue cycle for most retail, wholesale, and manufacturing organizations. These are sales order procedures, sales return procedures, and cash receipts procedures. Service companies such as hospitals, insurance companies, and banks would use different industry-specific methods.
This discussion is intended to be technology-neutral. In other words, the tasks described may be per-
formed manually or by computer. At this point our focus is on what (conceptually) needs to be done, not how (physically) it is accomplished. At various stages in the processes we will examine specific documents, journals, and ledgers as they are encountered. Again, this review is technology-neutral. These documents and files may be physical (hard copy) or digital (computer-generated). In the next section, we examine examples of physical systems.

Sales Order Procedures
Sales order procedures include the tasks involved in receiving and processing a customer order, filling the order and shipping products to the customer, billing the customer at the proper time, and correctly accounting for the transaction. The relationships between these tasks are presented with the DFD in Figure 4-1 and described in the following section.

RECEIVE ORDER. The sales process begins with the receipt of a customer order indicating the type and quantity of merchandise desired. At this point, the customer order is not in a standard format and may or may not be a physical document. Orders may arrive by mail, by telephone, or from a field representative who visited the customer. When the customer is also a business entity, the order is often a copy of the customer’s purchase order. A purchase order is an expenditure cycle document, which is discussed in Chapter 5.
Because the customer order is not in the standard format that the seller’s order processing system needs, the first task is to transcribe it into a formal sales order, an example of which is presented in Figure 4-2.
The sales order captures vital information such as the customer’s name, address, and account number;
the name, number, and description of the items sold; and the quantities and unit prices of each item sold. At this point, financial information such as taxes, discounts, and freight charges may or may not be included. After creating the sales order, a copy of it is placed in the customer open order file for future reference. The task of filling an order and getting the product to the customer may take days or even weeks. During this period, customers may contact their suppliers to check the status of their orders. The customer record in the open order file is updated each time the status of the order changes such as credit approval, on back-order, and shipment. The open order file thus enables customer service employees to respond promptly and accurately to customer questions.

CHECK CREDIT. Before processing the order further, the customer’s creditworthiness needs to be established. The circumstances of the sale will determine the nature and degree of the credit check. For example, new customers may undergo a full financial investigation to establish a line of credit. Once a credit limit is set, however, credit checking on subsequent sales may be limited to ensuring that the customer has a history of paying his or her bills and that the current sale does not exceed the pre-established limit.
The credit approval process is an authorization control and should be performed as a function separate
from the sales activity. In our conceptual system, the receive-order task sends the sales order (credit copy) to the check-credit task for approval. The returned approved sales order then triggers the continuation of the sales process by releasing sales order information simultaneously to various tasks. Several documents mentioned in the following sections, such as the stock release, packing slip, shipping notice, and sales invoice, are simply special-purpose copies of the sales order and are not illustrated separately.

PICK GOODS. The receive order activity forwards the stock release document (also called the picking ticket) to the pick goods function, in the warehouse. This document identifies the items of inventory that



must be located and picked from the warehouse shelves. It also provides formal authorization for ware- house personnel to release the specified items. After picking the stock, the order is verified for accuracy and the goods and verified stock release document are sent to the ship goods task. If inventory levels are insufficient to fill the order, a warehouse employee adjusts the verified stock release to reflect the amount actually going to the customer. The employee then prepares a back-order record, which stays on file until the inventories arrive from the supplier (not shown in Figure 4-1). Back-ordered items are shipped before new sales are processed.
Finally, the warehouse employee adjusts the stock records to reflect the reduction in inventory. These stock records are not the formal accounting records for controlling inventory assets. They are used for warehouse management purposes only. Assigning asset custody and accounting record-keeping responsibility to the warehouse clerk would violate a key principle of internal control. The inventory control function, discussed later, maintains the formal accounting inventory records.


SHIP GOODS. Before the arrival of the goods and the verified stock release document, the shipping
department receives the packing slip and shipping notice from the receive order function. The packing slip will ultimately travel with the goods to the customer to describe the contents of the order. The ship- ping notice will later be forwarded to the billing function as evidence that the customer’s order was filled and shipped. This document conveys pertinent new facts such as the date of shipment, the items and quantities actually shipped, the name of the carrier, and freight charges. In some systems, the shipping notice is a separate document prepared within the shipping function.
Upon receiving the goods from the warehouse, the shipping clerk reconciles the physical items with the stock release, the packing slip, and the shipping notice to verify that the order is correct. The ship goods function thus serves as an important independent verification control point and is the last opportunity to detect errors before shipment. The shipping clerk packages the goods, attaches the packing slip, completes the shipping notice, and prepares a bill of lading. The bill of lading, as shown in Figure 4-3, is a formal contract between the seller and the shipping company (carrier) to transport the goods to the customer. This document establishes legal ownership and responsibility for assets in transit. Once the goods are transferred to the carrier, the shipping clerk records the shipment in the shipping log, forwards the shipping notice and the stock release to the bill-customer function as proof of shipment, and updates the customer’s open order file.

BILL CUSTOMER. The shipment of goods marks the completion of the economic event and the point at which the customer should be billed. Billing before shipment encourages inaccurate record keeping and inefficient operations. When the customer order is originally prepared, some details such as inventory availability, prices, and shipping charges may not be known with certainty. In the case of back-orders, for example, suppliers do not typically bill customers for out-of-stock items. Billing for goods not shipped causes confusion, damages relations with customers, and requires additional work to make adjustments to the accounting records.
To prevent such problems, the billing function awaits notification from shipping before it bills. Figure 4-1 shows that upon credit approval, the bill-customer function receives the sales order (invoice copy) from th

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

บทที่ 4


รายได้รอบ
เศรษฐกิจวิสาหกิจ for-profit และไม่สำหรับ กำไร สร้างรายได้ผ่านทางกระบวนการทางธุรกิจที่เป็นวงจรรายได้ของพวกเขา ในรูปแบบที่ง่ายที่สุด วงจรรายได้คือ การแลกเปลี่ยนโดยตรงของสินค้าสำเร็จรูป หรือบริการเงินสดในธุรกรรมเดียวระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ รายได้ซับซ้อนรอบประมวลผลการขายเชื่อ หลายวันหรือสัปดาห์อาจผ่านจุดขายและการรับเงินสดภายหลัง ความล่าช้านี้เวลาแยกธุรกรรมรายได้เป็นระยะที่สอง: (1) ระยะทางกายภาพ เกี่ยวข้องกับการโอนสินทรัพย์หรือบริการจากผู้ขายไปผู้ซื้อ และ (2) ระยะทางการเงิน,

เกี่ยวข้องกับการรับเงินสดโดยผู้ขายชำระ
บัญชีลูกหนี้ เป็นเรื่องของความสะดวกสบายในการประมวลผล บริษัทส่วนใหญ่ถือว่าแต่ละระยะเป็นธุรกรรมที่แยกต่างหาก ดังนั้น วงจรรายได้จริงประกอบด้วยสองหลักย่อย: ใบสั่งขาย (1) การประมวลผลระบบย่อยและ (2) เงินสดรับระบบย่อย.
บทนี้จะแบ่งออกเป็นสองส่วนหลัก ใน
ส่วนแรกนำเสนอระบบวงจรรายได้แนวคิด จะให้ภาพรวมของกิจกรรมหลักและงานทางตรรกะ แหล่งที่มา และใช้ข้อมูล และการเคลื่อนไหวของข้อมูลทางบัญชีผ่านทางองค์กรของ ส่วนสรุป ด้วยการทบทวนประเด็นการควบคุมภายใน ส่วนที่สองนำเสนอระบบทางกายภาพ ก่อนใช้ระบบด้วยตนเองเพื่อเสริมสร้างแนวคิดหลักที่นำเสนอก่อนหน้านี้ ถัดไป จะพิจารณาระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ โฟกัสอยู่บนเทคโนโลยีทดแทนที่ใช้เพื่อให้บรรลุระดับต่าง ๆ ของการเปลี่ยนแปลงองค์กรอย่างอัตโนมัติจากการรื้อปรับระบบการไหลของงาน ส่วนสรุป มีการตรวจสอบของคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (พีซี) -ใช้ระบบและควบคุมปัญหาที่เกี่ยวข้องกับผู้ใช้คอมพิวเตอร์


การทำ reengineer วงจรรายได้


ระบบแนวคิด

กิจกรรมภาพรวมรายได้รอบ
ในส่วนนี้ เราตรวจสอบวงจรรายได้ทางแนวคิด ใช้ไดอะแกรมลำดับข้อมูล (DFDs) เป็นคู่มือ เราจะติดตามลำดับของกิจกรรมผ่านสามกระบวนการที่เป็นวงจรรายได้ สำหรับส่วนใหญ่ขายปลีก ขายส่ง อุตสาหกรรม นี่คือขั้นตอนการสั่งขาย ขั้นตอน การส่งคืนสินค้าขาย และขั้นตอนการรับเงินสด บริษัทบริการเช่นโรงพยาบาล บริษัทประกัน และธนาคารจะใช้แตกต่างกันเฉพาะอุตสาหกรรมวิธีการ
สนทนานี้มีไว้เพื่อให้เทคโนโลยีเป็นกลาง ในคำอื่น ๆ งานการอธิบายอาจจะต่อ-
เกิดขึ้นด้วยตนเอง หรือคอมพิวเตอร์ได้ จุดนี้ ของเราอยู่กับอะไร (ทางแนวคิด) ต้องทำ ไม่ว่า (จริง) ก็สามารถทำ ในขั้นตอนต่าง ๆ ในกระบวนการเราจะตรวจสอบเฉพาะเอกสาร สมุดรายวัน และบัญชีแยกประเภท ตามที่พวกเขาจะพบ อีกครั้ง ทบทวนนี้คือเทคโนโลยีเป็นกลาง เอกสารและแฟ้มเหล่านี้อาจจะจริง (สำเนา) หรือดิจิตอล (สร้างคอมพิวเตอร์) ในส่วนถัดไป เราตรวจสอบตัวอย่างของระบบทางกายภาพ

ตอนสั่งขาย
ขั้นตอนการสั่งขายรวมงานที่เกี่ยวข้องในการรับ และประมวลผลใบสั่งของลูกค้า กรอกข้อมูลใบสั่ง และจัดส่งผลิตภัณฑ์ให้กับลูกค้า เรียกเก็บเงินลูกค้าในเวลาเหมาะสม และถูกต้องบัญชีสำหรับธุรกรรม ความสัมพันธ์ระหว่างงานเหล่านี้เป็น DFD ในรูป 4-1 แสดง และอธิบายในต่อไปนี้ส่วน

รับสั่ง กระบวนการขายเริ่มต้น ด้วยการรับใบสั่งของลูกค้าซึ่งระบุชนิดและปริมาณของสินค้าที่ต้องการ จุดนี้ ใบสั่งของลูกค้าไม่อยู่ในรูปมาตรฐานและอาจ หรืออาจเป็นเอกสารจริง ใบสั่งอาจมาทางจดหมาย โทรศัพท์ หรือ จากตัวแทนฟิลด์ผู้ชมลูกค้า เมื่อลูกค้าที่เป็นองค์กรธุรกิจ ใบมักเป็นสำเนาของใบสั่งซื้อของลูกค้า ใบสั่งซื้อเป็นรายจ่ายของรอบเอกสาร ที่กล่าวถึงในบทที่ 5.
เนื่องจากลูกค้าใบสั่งคือไม่ในรูปแบบมาตรฐานผู้สั่งประมวลผลระบบ งานแรกเพื่อ คัดลอกใบสั่งขายอย่างเป็นทางการ ตัวอย่างที่แสดงในรูป 4-2.
การรวบรวมข้อมูลสำคัญของลูกค้าชื่อ ที่อยู่ และหมาย เลขบัญชี;
ชื่อ หมายเลข และคำอธิบายของสินค้าที่ขาย และปริมาณและราคาต่อหน่วยของสินค้าแต่ละรายการขาย จุดนี้ ข้อมูลทางการเงินเช่นภาษี ส่วนลด และค่าขนส่งอาจ หรือไม่อาจรวม หลังจากสร้างใบสั่งขาย สำเนาอยู่ในแฟ้มใบสั่งที่เปิดลูกค้าอ้างอิงในอนาคต ดำเนินการกรอกข้อมูลใบสั่ง และรับสินค้าไปยังลูกค้าอาจใช้เวลาวัน หรือแม้แต่สัปดาห์ ในช่วงเวลานี้ ลูกค้าอาจติดต่อผู้ตรวจสอบสถานะของใบสั่งซื้อ เรกคอร์ดลูกค้าในแฟ้มใบสั่งที่เปิดอยู่ทุกครั้งที่สถานะของใบสั่งการเปลี่ยนแปลงเช่นการอนุมัติสินเชื่อ หลังสั่ง และจัดส่ง สั่งเปิดไฟล์จึงทำให้พนักงานบริการลูกค้าจะตอบสนองโดยทันที และถูกต้องคำถามลูกค้า

เครดิตตรวจสอบ การประมวลผลใบสั่งเพิ่มเติม creditworthiness ของลูกค้าจำเป็นต้องสร้าง สถานการณ์ของการขายจะกำหนดธรรมชาติและระดับของการตรวจสอบสินเชื่อ ตัวอย่าง ลูกค้าใหม่อาจรับการตรวจสอบทางการเงินเต็มรูปแบบเพื่อสร้างเครดิตของบรรทัด เมื่อมีตั้งวงเงินสินเชื่อ แต่ เครดิตการตรวจสอบการขายต่ออาจจำกัดมั่นใจว่า ลูกค้ามีประวัติจ่ายบิลของเขา หรือของเธอ และที่ขายปัจจุบันไม่เกินขีดจำกัดที่กำหนดขึ้นล่วงหน้าได้
กระบวนการอนุมัติสินเชื่อเป็นตัวควบคุมการตรวจสอบ และควรดำเนินการเป็นฟังก์ชันแยกต่างหาก
จากกิจกรรมการขาย งานรับใบสั่งส่งใบสั่งขาย (สำเนาเครดิต) งานตรวจสอบสินเชื่ออนุมัติระบบแนวคิดของเรา การส่งคืนอนุมัติใบสั่งขาย แล้วก่อให้เกิดความต่อเนื่องของกระบวนการขาย โดยปล่อยข้อมูลใบสั่งขายเพื่องานต่าง ๆ พร้อมกัน เอกสารต่าง ๆ ดังกล่าวในส่วนต่อไปนี้ เช่นออกหุ้น บันทึกการจัดส่ง แจ้ง การจัดส่ง และการขายใบแจ้งหนี้ มีเพียงวัตถุประสงค์พิเศษสำเนาของใบสั่งขาย และมีภาพประกอบแยกต่างหาก

รับสินค้า กิจกรรมรับสั่งส่งต่อเอกสารออกหุ้น (ยังเรียกว่าตั๋วรับ) สินค้าการ ในคลังสินค้า เอกสารนี้ระบุสินค้าของสินค้าคงคลังที่


ต้องอยู่ และเบิกสินค้าจากคลังสินค้าชั้นวาง ยังช่วยให้การตรวจสอบอย่างเป็นทางการสำหรับบุคลากรบ้านพัสดุปล่อยรายการที่ระบุ หลังหุ้น ใบสั่งถูกตรวจสอบความถูกต้อง และมีส่งสินค้าและนำสินค้าคงคลังที่ตรวจสอบเอกสารงานจัดส่งสินค้า ถ้าระดับสินค้าคงคลังไม่เพียงพอให้ปฏิบัติตามคำสั่ง พนักงานคลังสินค้าปรับปรุงปล่อยหุ้นตรวจสอบเพื่อแสดงจำนวนจริง ไปยังลูกค้า พนักงานเตรียมข้อมูลกลับสั่ง แล้ว ซึ่งอยู่ในแฟ้มจนกว่าคงจะมาจากซัพพลายเออร์ (ไม่แสดงในรูป 4 - 1) ค้างส่งสินค้าจะจัดส่งก่อนดำเนินการขายใหม่.
ในที่สุด พนักงานคลังสินค้าปรับข้อมูลหุ้นเพื่อแสดงถึงการลดลงในสินค้าคงคลัง เรกคอร์ดเหล่านี้หุ้นจะไม่บันทึกทางบัญชีอย่างเป็นทางการสำหรับการควบคุมสินค้าคงคลังสินทรัพย์ พวกเขาจะใช้สำหรับวัตถุประสงค์การจัดการคลังสินค้าเท่านั้น กำหนดดูแลสินทรัพย์ และบัญชีเก็บบันทึกความรับผิดชอบเจ้าหน้าที่คลังสินค้าจะละเมิดหลักการสำคัญของการควบคุมภายใน ฟังก์ชันของการควบคุมสินค้าคงคลัง กล่าวถึงในภายหลัง รักษาทางบัญชีสินค้าคงคลังระเบียน


จัดส่งสินค้า ก่อนการมาถึงของสินค้าและเอกสารการออกตรวจสอบสินค้าคงคลัง การจัดส่ง
กรมได้รับบันทึกการจัดส่งและจัดส่งหนังสือแจ้งจากฟังก์ชันใบสั่งได้รับ บันทึกการจัดส่งสุดจะเดินกับสินค้าให้กับลูกค้าเพื่ออธิบายเนื้อหาของใบสั่ง แจ้งจัดส่งปิงภายหลังจะถูกส่งต่อไปยังฟังก์ชันที่เรียกเก็บเงินเป็นหลักฐานว่า คำสั่งของลูกค้ากรอกข้อมูล และจัดส่ง เอกสารนี้สื่อถึงชื่อของบริษัทขนส่ง และค่าขนส่ง ข้อมูลเกี่ยวใหม่เช่นวันจัดส่ง สินค้า และปริมาณที่จัดส่งจริง ในบางระบบ ประกาศจัดส่งเป็นเอกสารแยกต่างหากที่เตรียมไว้ภายในฟังก์ชันจัดการ
เมื่อรับสินค้าจากคลังสินค้า พนักงานจัดส่งกระทบสินค้าจริงกับสินค้าคงคลัง การจัด และหนังสือแจ้งการจัดส่งเพื่อตรวจสอบว่า ใบสั่งที่ถูกต้อง ฟังก์ชันจัดส่งสินค้าจึงทำหน้าที่เป็นจุดควบคุมการตรวจสอบอิสระที่สำคัญ และเป็นโอกาสสุดท้ายเพื่อตรวจสอบข้อผิดพลาดก่อนส่ง พนักงานจัดส่งแพคเกจสินค้า แนบบันทึกการจัดส่ง แจ้งจัดส่งเสร็จสิ้น และจัดเตรียมตรา ตรา ดังที่แสดงในรูป 4-3 สัญญาอย่างเป็นทางการระหว่างผู้ขายและบริษัทขนส่ง (ขนส่ง) ขนส่งสินค้าให้กับลูกค้าได้ เอกสารนี้สร้างความเป็นเจ้าของกฎหมายและความรับผิดชอบสำหรับสินทรัพย์ในการขนส่ง เมื่อสินค้าถูกโอนย้ายไปบริษัทขนส่ง พนักงานจัดส่งบันทึกการจัดส่งในบันทึกการจัดส่ง ส่งต่อจัดส่งประกาศและนำหุ้นไปยังฟังก์ชันการเรียกเก็บเงินลูกค้าตามหลักฐานการจัดส่ง และปรับปรุงแฟ้มใบสั่งที่เปิดของลูกค้าการ

เรียกเก็บเงินลูกค้า การจัดส่งสินค้าที่ทำเครื่องหมายความสมบูรณ์ของเหตุการณ์ทางเศรษฐกิจและจุดที่ควรเรียกลูกค้า เรียกเก็บเงินก่อนส่งให้เก็บบันทึกไม่ถูกต้องและการดำเนินงานต่ำ เมื่อใบสั่งลูกค้าเป็นครั้งแรกเตรียม รายละเอียดบางอย่างเช่นสินค้าคงคลัง ราคา และค่าจัดส่งอาจไม่ทราบ ด้วยความแน่นอน ในกรณีหลังสั่ง เช่น ซัพพลายเออร์ไม่ปกติบิลลูกค้าเช็คสต๊อกสินค้า เรียกเก็บเงินสำหรับสินค้าที่จัดส่งไม่ทำให้สับสน ความเสียหายความสัมพันธ์กับลูกค้า และต้องทำงานเพิ่มเติมเพื่อทำการปรับปรุงระเบียนบัญชี
เพื่อป้องกันปัญหาดังกล่าว ฟังก์ชันการเรียกเก็บเงินรอแจ้งจากก่อนได้ตั๋ว รูปที่ 4-1 แสดงว่า เมื่ออนุมัติสินเชื่อ ฟังก์ชันการเรียกเก็บเงินลูกค้าได้รับใบสั่งขาย (สำเนาใบแจ้งหนี้) จาก th

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

บทที่ 4



รายได้วงจรเศรษฐกิจองค์กรทั้งสำหรับกำไร - ไม่ใช่ - กำไร สร้างรายได้ผ่านธุรกิจกระบวนการที่เป็นวงจรรายได้ของพวกเขา ในรูปแบบง่ายที่สุด วงจรรายได้ คือ ตรงตราเสร็จสินค้าหรือบริการเพื่อสดในรายการเดียวระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ วงจรรายได้ที่ซับซ้อนมากขึ้นการขายสินเชื่อหลายวันหรือสัปดาห์ อาจจะผ่านจุดของการขายและใบเสร็จรับเงินที่ตามมาของเงินสด เวลานี้ร่างกายแยกเป็นสองส่วนรายได้จากธุรกรรม ( 1 ) เฟสทางกาย , ที่เกี่ยวข้องกับการโอนสินทรัพย์หรือบริการจากผู้ขายไปยังผู้ซื้อ และ ( 2 ) ระยะทาง

เกี่ยวกับได้รับเงินสดจากผู้ขายชำระ
บัญชีลูกหนี้เป็นเรื่องของการประมวลผลที่สะดวก บริษัทส่วนใหญ่ปฏิบัติแต่ละขั้นตอนเป็นธุรกรรมที่แยกต่างหาก ดังนั้น วงจรรายได้จริงประกอบด้วยสองระบบย่อยที่สำคัญ ได้แก่ ( 1 ) ใบสั่งขายระบบการประมวลผลและ ( 2 ) ใบเสร็จเงินสดย่อย .
บทนี้แบ่งเป็นสองส่วนหลัก
ส่วนแรกนำเสนอระบบวงจรรายได้ครั้งนี้มันมีภาพรวมของกิจกรรมหลักและงานตรรกะ แหล่งที่มาและการใช้ข้อมูล และความเคลื่อนไหวของข้อมูลบัญชีผ่านองค์กร ส่วนสรุปด้วยการทบทวนเรื่องการควบคุมภายใน ส่วนที่สองได้นำเสนอระบบทางกายภาพ ระบบคู่มือก่อนใช้เพื่อเสริมสร้างแนวคิดหลักก่อนนำเสนอ ต่อไปศึกษาขนาดใหญ่ ระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ โดยมุ่งเน้นการใช้เทคโนโลยีทางเลือกเพื่อให้บรรลุระดับต่างๆขององค์การเปลี่ยนจากระบบอัตโนมัติที่ง่าย การรื้อปรับระบบงานไหล ส่วนสรุปด้วยการทบทวนเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ( PC ) - ตามระบบและการควบคุมปัญหาที่เกี่ยวกับผู้ใช้คอมพิวเตอร์


จะได้โดยอัตโนมัติและการปรับโครงสร้างใหม่รายได้

รอบแนวคิดระบบ

ภาพรวมของรายได้รอบกิจกรรม
ในส่วนนี้เราตรวจสอบรายได้รอบแนวคิด . โดยใช้แผนภาพการไหลของข้อมูล ( dfds ) เป็นคู่มือ เราจะติดตามลำดับของกิจกรรมผ่าน 3 กระบวนการที่เป็นวงจรรายได้มากที่สุด ขายปลีก ขายส่ง และ องค์กรการผลิต เหล่านี้เป็นขั้นตอนการสั่งซื้อการขาย กลับตอนเงินสดรับและขั้นตอนที่ บริษัท ที่ให้บริการเช่น โรงพยาบาล บริษัทประกัน และธนาคารจะใช้วิธีขยายความแตกต่าง
การอภิปรายครั้งนี้มีจุดประสงค์เพื่อเทคโนโลยีที่เป็นกลาง ในคำอื่น ๆงานอธิบายอาจจะต่อ -
รูปแบบด้วยตนเองหรือด้วยคอมพิวเตอร์ ณจุดนี้ของเราคือการมุ่งเน้นในสิ่งที่ ( ความคิด ) ต้องทำ ไม่ใช่วิธีการ ( ร่างกาย ) ได้ขั้นตอนต่างๆในกระบวนการ เราจะตรวจสอบเอกสารเฉพาะวารสารและบัญชีแยกประเภท เช่น มีการพบ อีก รีวิวนี้เป็นเทคโนโลยีที่เป็นกลาง เอกสารและไฟล์อาจเป็นทางกายภาพ ( สำเนา ) หรือ ดิจิตอล ( สร้าง ) ในส่วนถัดไป , เราตรวจสอบตัวอย่างของระบบกายภาพ เพื่อขั้นตอน


ขายขั้นตอนการสั่งซื้อการขาย รวมถึงงานที่เกี่ยวข้องในการรับและการประมวลผลที่ลูกค้าสั่ง กรอกข้อมูลการสั่งซื้อและจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า วางบิลลูกค้า ในเวลาที่เหมาะสมและถูกต้องการบัญชีสำหรับธุรกรรม ความสัมพันธ์ระหว่างงานเหล่านี้จะถูกนำเสนอกับ DFD ในรูป 4-1 และอธิบายไว้ในส่วนต่อไปนี้

รับใบสั่งขั้นตอนการเริ่มต้นด้วยการรับลูกค้าเพื่อระบุชนิดและปริมาณของสินค้าที่ต้องการ ณจุดนี้ ลูกค้าสั่งไม่ได้อยู่ในรูปแบบมาตรฐานและอาจจะหรืออาจจะไม่ได้รับเอกสารทางกายภาพ คำสั่งอาจมาถึง ทางจดหมาย ทางโทรศัพท์ หรือจากเขตข้อมูลตัวแทนที่เข้าชมของลูกค้า เมื่อลูกค้าที่เป็นองค์กรธุรกิจเพื่อมักเป็นสำเนาใบสั่งซื้อของลูกค้า ใบสั่งซื้อเป็นวงจรรายจ่ายเอกสาร ซึ่งจะกล่าวถึงในบทที่ 5 .
เพราะลูกค้าสั่งไม่ได้อยู่ในมาตรฐานรูปแบบของผู้ขายเพื่อการประมวลผลความต้องการของระบบ งานแรกคือการถ่ายลงในใบสั่งขายอย่างเป็นทางการ ตัวอย่างที่แสดงในรูป
4-2 .ใบสั่งขายรวบรวมข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อ - นามสกุล ของลูกค้าที่อยู่และเลขที่บัญชี ;
ชื่อ จำนวน และรายละเอียดของรายการที่ขาย และ ปริมาณและราคาต่อหน่วยของสินค้าแต่ละรายการขาย ณจุดนี้ ข้อมูลทางการเงิน เช่น ภาษี , ส่วนลดและค่าบริการขนส่ง หรืออาจจะรวม หลังจากการสร้างใบสั่งขายสำเนาอยู่ในแฟ้มลูกค้าเปิดใบสั่งสำหรับการอ้างอิงในอนาคต งานกรอกข้อมูลการสั่งซื้อและรับสินค้าให้กับลูกค้า อาจจะใช้เวลาวันหรือสัปดาห์ ในระหว่างนี้ ลูกค้าสามารถติดต่อกับซัพพลายเออร์ของตนเพื่อตรวจสอบสถานะของการสั่งซื้อของพวกเขา ลูกค้าบันทึกในแฟ้มเพื่อเปิดการปรับปรุงในแต่ละเวลาที่สถานะของการสั่งซื้อการเปลี่ยนแปลง เช่น การอนุมัติสินเชื่อในการสั่งซื้อและจัดส่งสินค้า แฟ้มเพื่อเปิด จึงช่วยให้งานบริการลูกค้าเพื่อตอบสนองอย่างรวดเร็วและถูกต้องเพื่อตอบคำถามลูกค้า ตรวจสอบเครดิต

ก่อนการประมวลผลใบสั่งเพิ่มเติม เครดิตที่ลูกค้าต้องการ สามารถสร้าง สถานการณ์ของการขายจะเป็นตัวกำหนดลักษณะและระดับของการตรวจสอบเครดิต . ตัวอย่างเช่นลูกค้าใหม่อาจได้รับการสืบสวนทางการเงินเต็มรูปแบบเพื่อสร้างบรรทัดของเครดิต เมื่อวงเงินสินเชื่อไว้ อย่างไรก็ตาม การตรวจสอบเครดิตในการขายตามมา อาจถูก จำกัด เพื่อให้มั่นใจว่าลูกค้ามีประวัติของการจ่ายเงินค่าของเขา หรือเธอ และ ที่ขายในปัจจุบันไม่ได้เกินขึ้น
ก่อนกำหนดกระบวนการอนุมัติสินเชื่อการอนุมัติควบคุม และควรดำเนินการเป็นฟังก์ชันแยก
จากกิจกรรมการขาย ในระบบความคิดของเรา ได้รับใบสั่งงานส่งใบสั่งขาย ( คัดลอกเครดิต ) เพื่อตรวจสอบเครดิตงานเพื่ออนุมัติได้รับอนุมัติใบสั่งขายแล้วก่อให้เกิดความต่อเนื่องของกระบวนการขายโดยการปล่อยข้อมูลใบสั่งขายพร้อมกันในงานต่าง ๆ เอกสารต่าง ๆที่กล่าวถึงในส่วนต่อไปนี้ เช่น หุ้นปลดปล่อย หีบห่อจัดส่งแจ้งให้ทราบ และใบแจ้งหนี้ขาย เพียงแค่ของสำเนาใบสั่งขาย และไม่แสดงแยกต่างหาก

รับสินค้าได้รับใบสั่งกิจกรรมส่งต่อหุ้นปล่อยเอกสาร ( เรียกว่าเก็บตั๋ว ) เพื่อเลือกฟังก์ชั่นสินค้าในคลังสินค้า เอกสารนี้จะระบุรายการของสินค้าคงคลังที่



ต้องตั้งอยู่ และเบิกจากคลังสินค้าชั้นวาง นอกจากนี้ยังมีระบบการพัสดุ - บ้านบุคลากรที่จะปล่อยรายการที่ระบุ . หลังจากเก็บหุ้นเพื่อตรวจสอบความถูกต้อง และสินค้า และเอกสารการตรวจสอบหุ้นปล่อยส่งให้จัดส่งสินค้างาน ถ้าระดับสินค้าคงคลังไม่เพียงพอที่จะกรอกคำสั่งซื้อ , คลังสินค้าพนักงานปรับตรวจสอบหุ้นปลดปล่อยเพื่อสะท้อนให้เห็นถึงจำนวนเงินจริงไปให้กับลูกค้า พนักงานก็เตรียมบันทึกคำสั่งกลับซึ่งอยู่ในไฟล์ จนสินค้ามาถึงจากซัพพลายเออร์ ( ไม่แสดงในรูปที่ 4-1 ) กลับสั่ง สินค้าถูกจัดส่งก่อนขายใหม่มีการประมวลผล .
ในที่สุด คลังสินค้าพนักงานปรับบันทึกหุ้นเพื่อสะท้อนการลดลงของสินค้าคงคลัง ข้อมูลหุ้นเหล่านี้จะไม่บันทึกบัญชีอย่างเป็นทางการสำหรับการควบคุมสินทรัพย์สินค้าคงคลังพวกเขาจะใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดการคลังสินค้าเท่านั้น การดูแลทรัพย์สินและบัญชีบันทึกการรับผิดชอบคลังสินค้า เสมียนจะละเมิดหลักการสำคัญของการควบคุมภายใน การควบคุมสินค้าคงคลังฟังก์ชัน กล่าวภายหลัง รักษาระเบียนสินค้าคงคลังบัญชีอย่างเป็นทางการ


จัดส่งสินค้า ก่อนการมาถึงของสินค้าและตรวจสอบหุ้นปล่อยเอกสารการจัดส่ง
แผนกรับหีบห่อและจัดส่งแจ้งจากได้รับหน้าที่สั่ง ที่บรรจุใบสุดจะเดินทางกับสินค้าให้กับลูกค้าเพื่ออธิบายเนื้อหาของคำสั่ง เรือ - ปิงสังเกตเห็นในภายหลังจะถูกส่งต่อไปยังฟังก์ชันที่เรียกเก็บเงินเป็นหลักฐานว่าสั่งซื้อของลูกค้าบรรจุและจัดส่งเอกสารนี้ถ่ายทอดข้อเท็จจริงใหม่ที่เกี่ยวข้องเช่นวันที่ของการจัดส่งสินค้าและปริมาณจริงจัดส่ง ชื่อของผู้ให้บริการ และค่าบริการขนส่งสินค้า ในบางระบบ จัดส่งแจ้งให้ทราบเป็น แยกเอกสารเตรียมไว้ภายในการจัดส่งฟังก์ชั่น .
เมื่อได้รับสินค้าจากคลังสินค้า , จัดส่งพนักงานเชื่อมรายการทางกายภาพกับหุ้นปล่อย , บรรจุสลิปและค่าจัดส่งแจ้งให้ทราบเพื่อตรวจสอบว่าคำสั่งถูกต้อง เรือสินค้า การทำงานจึงทำหน้าที่เป็นอิสระตรวจสอบจุดควบคุมสำคัญและเป็นโอกาสสุดท้ายที่จะตรวจสอบข้อผิดพลาดก่อนส่ง พนักงานจัดส่งแพคเกจสินค้าที่แนบใบบรรจุเสร็จสมบูรณ์จัดส่งแจ้งให้ทราบและเตรียมใบขน . บิลสินค้า ดังแสดงในรูปที่ 4-3 ,เป็นสัญญาอย่างเป็นทางการระหว่างผู้ขายและ บริษัท ขนส่ง ( ขนส่ง ) เพื่อการขนส่งสินค้าไปยังลูกค้า เอกสารนี้กำหนดกฎหมายกรรมสิทธิ์ในทรัพย์สินในการขนส่ง เมื่อสินค้าจะถูกโอนไปยังผู้ให้บริการจัดส่งเสมียนบันทึกการจัดส่งในการจัดส่งสินค้าเข้าสู่ระบบส่งต่อการขนส่งสังเกตเห็นและหุ้นปล่อยเพื่อเรียกเก็บเงินลูกค้าการทำงานเพื่อเป็นหลักฐานในการจัดส่ง และการปรับปรุงของลูกค้าเพื่อเปิดแฟ้ม .

เก็บเงินลูกค้า การจัดส่งสินค้าเครื่องหมายที่สมบูรณ์ของกิจกรรมทางเศรษฐกิจ และจุดที่ลูกค้าควรจะเรียกเก็บเงิน . การเรียกเก็บเงินก่อนที่จะจัดส่งให้ที่ไม่ถูกต้องบันทึกการรักษาและการดำเนินงานไม่มีประสิทธิภาพเมื่อลูกค้าสั่งซื้อ เดิมทีเตรียมรายละเอียดบางอย่างเช่นบริการ , สินค้าคงคลังและราคาค่าขนส่งอาจจะรู้จักกับความแน่นอน ในกรณีของคำสั่งหลัง ตัวอย่างเช่น ซัพพลายเออร์ไม่โดยปกติบิลลูกค้า ออกรายการหุ้น การเรียกเก็บเงินสำหรับสินค้าไม่ส่ง ทำให้เกิดความสับสน ความเสียหาย ความสัมพันธ์กับลูกค้าและต้องทำงานเพิ่มเติมเพื่อให้การปรับเพื่อบันทึกบัญชี
เพื่อป้องกันปัญหาเช่น ฟังก์ชันที่เรียกเก็บเงินรอแจ้งค่าจัดส่งก่อนตั๋ว รูปที่ 4-1 แสดงให้เห็นว่าเมื่ออนุมัติสินเชื่อ บิลลูกค้าฟังก์ชันได้รับใบสั่งขาย ( สำเนาใบแจ้งหนี้ ) จาก .