ScenarioWhile making vacation plans

Scenario
While making vacation plans, an employee utilized a travel website, Travelocity, to find options. Upon selecting the desired hotel, the employee called the number listed on the website to “hold” the reservation.
Unaware that he was speaking to Travelocity and not the hotel directly, the employee provided his Company card to secure the reservation, intending to pay by cash upon arrival at the hotel. The employee did not own his own personal credit card.
When the employee checked into the hotel, he was told he would be unable to pay in cash as the charges had already been processed on his Company card by Travelocity and could not be reversed by the hotel.
The employee did not immediately disclose use of the card to his supervisor; rather, he waited until submission of his T&E.

Is this a violation of policy? [Yes, Corporate Asset Policy. The Employee KNOWINGLY utilized his company card. Although his intent was not to have it charged, our guidelines clearly state that employees should not use company assets for personal use. This includes using the card as a form of guarantee.]

Are there any situations in which the corporate card can be used for personal or non-business purchases?
[Yes. There is an exception for those incidental expenses specified in the "Non-business Component" section of the T&E guidelines (refer to the intranet):
Examples include: non-business portion of air travel (non-business portion of air travel added to a business trip), supplemental insurance (air flight and medical), rental car and lodging continuation during a non-business extension of a business trip, hotel bill incidentals, non-business attendee at a business meal.

What should the employee have done in this case? [Secured the reservation using a friend or family member’s credit card, or chosen not to secure the reservation. If the employee was unsure of whether using the card as a guarantee constituted “use”, he should have called his supervisor or controls advisor for guidance prior to making a decision. Given the employee did choose to use the Corporate Card, he should have immediately disclosed the issue to his supervisor. Transparency is always the best option.

Potential Risk Exposure
 Financial – The Company is ultimately responsible for all charges on the card. Additionally, it would be a large administrative burden on Supervisors to review total card charges, in order to separate and validate the business portion (as well as Procurement T&E Administration, to process and file expense reports) from any “personal” portions.
Liability – Our contract with Amex specifies that the Card will be used for business purchases only (the only exception are legitimate “incidental” expenses), in order to apply rebates at a Corporate level.

 Policy Context
The Company Card is considered a Corporate Asset, and thus falls under the Corporate Assets Policy. Employees are expected to protect the assets of the Company and use them to efficiently advance the Company’s interests.
The only personal expenses allowed are “incidental” expenses; these are expenses incurred in conjunction with a business purchase (and thus the expense is within the body of a business receipt) as referenced above.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

สถานการณ์
ขณะทำแผนวันหยุดพักผ่อน การใช้เว็บไซต์ท่องเที่ยว Travelocity ค้นหาตัวเลือก เมื่อเลือกโรงแรมที่ต้องการ พนักงานเรียกว่าหมายเลขที่แสดงอยู่บนเว็บไซต์เพื่อ "เก็บ" สำรอง
ไม่รู้ว่า เขาได้พูดกับ Travelocity ไม่โรงแรมโดยตรง พนักงานให้บัตรบริษัทของเขาการจอง ประสงค์จะชำระ ด้วยเงินสดเมื่อมาถึงที่โรงแรม พนักงานไม่ได้เป็นเจ้าของบัตรเครดิตส่วนตัวของเขาเอง
เมื่อพนักงานเช็คอินเข้าโรงแรม เขาได้บอกว่า เขาจะสามารถจ่ายเงินสดเป็นค่าธรรมเนียมที่มีการประมวลผลบนบัตรของบริษัท โดย Travelocity และไม่สามารถย้อนกลับได้ โดยโรงแรม
พนักงานได้ไม่ทันทีเปิดเผยการใช้บัตรเพื่อให้ผู้ควบคุมงานของเขา ค่อนข้าง เขารอจนส่งของเขา T&E

เป็นการละเมิดนโยบายนี้หรือไม่ [ใช่ นโยบายบริษัทสินทรัพย์ ใช้บัตรของบริษัทพนักงานทราบ แม้ว่าจุดประสงค์คือไม่ให้มันคิด แนวทางของเราอย่างชัดเจน ระบุว่า พนักงานควรใช้บริษัทสินทรัพย์ใช้ส่วนตัว นี้ไว้โดยใช้การ์ดเป็นแบบค้ำ]

มีสถานการณ์ใดสามารถใช้บัตรของบริษัทสำหรับส่วนบุคคล หรือธุรกิจไม่ใช่ซื้อ
[ใช่ มีข้อยกเว้นสำหรับค่าใช้จ่ายผาดเผิน ๆ ที่ระบุไว้ในส่วน "คอมโพเนนต์ไม่ใช่ธุรกิจ" ของคำแนะนำ T&E (ถึงอินทราเน็ต):
ตัวอย่างเช่น: -ธุรกิจส่วนการเดินทางอากาศ (ไม่ใช่ธุรกิจส่วนการเดินทางอากาศเพิ่มเดิน), ประกันภัยเพิ่มเติม (การแพทย์และเครื่องบิน), รถเช่า และพักต่อเนื่องระหว่างส่วนขยายของธุรกิจไม่ใช่ธุรกิจเป็นเที่ยว เช็คอินตั๋วโรงแรม เข้าร่วมประชุมไม่ใช่ธุรกิจที่อาหารธุรกิจ

ว่าจะพนักงานทำในกรณีนี้หรือไม่ [จองโดยใช้บัตรเครดิตของสมาชิกในครอบครัวหรือเพื่อนที่มีความปลอดภัย หรือเลือกที่ไม่จองจะจอง ถ้าพนักงานไม่แน่ใจว่าใช้บัตรรับประกันทะลัก "ใช้" เขาควรได้เรียกว่าเขาหัวหน้าหรือประธานกรรมการควบคุมสำหรับคำแนะนำก่อนตัดสินใจ ให้พนักงานได้เลือกที่จะใช้บัตรของบริษัท เขาควรได้ทันทีเปิดเผยปัญหากับหัวหน้างานของเขา ความโปร่งใสได้เสมอสุดเลือก

อาจเสี่ยง
 การเงินบริษัทสุดรับผิดชอบค่าธรรมเนียมทั้งหมดบนบัตรได้ นอกจากนี้ มันจะเป็นภาระผู้ดูแลในผู้บังคับบัญชาทบทวนค่าธรรมเนียมบัตรรวม แยก และตรวจสอบการธุรกิจส่วน (รวมทั้งจัดซื้อ T&E จัดการ กระบวนการและแฟ้มรายงานค่าใช้จ่าย) จากส่วนใด ๆ "ส่วนตัว"
ความรับผิดชอบ – เราสัญญากับ Amex ระบุว่า บัตรจะใช้สำหรับการซื้อธุรกิจเท่านั้น (ยกเว้นเฉพาะเป็นค่าใช้จ่าย "เบ็ดเตล็ด" ถูกต้องตามกฎหมาย), เพื่อที่จะใช้เงินคืนที่เป็นองค์กรระดับ

บริบทนโยบาย
บัตรบริษัทถือว่าเป็นสินทรัพย์ขององค์กร และจึง ตกอยู่ภายใต้นโยบายสินทรัพย์ขององค์กร พนักงานจะต้องปกป้องสินทรัพย์ของบริษัท และใช้พวกเขาล่วงหน้าสนใจของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลเท่านั้นที่ได้มีค่าใช้จ่าย "ผาดเผินๆ" มีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นร่วมกับการซื้อธุรกิจ (และดังนั้น ค่าใช้จ่ายอยู่ภายในร่างกายรับธุรกิจ) ตามอ้างอิงข้างต้น

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

ในขณะที่สถานการณ์
วางแผนวันหยุด พนักงานใช้เว็บไซต์ , ท่องเที่ยว , Travelocity , เพื่อหาตัวเลือก เมื่อเลือกโรงแรมที่ต้องการ พนักงานโทรมาเบอร์ที่ระบุไว้ในเว็บไซต์ของ " จับ " สำรอง
ไม่รู้ว่าเขาพูดกับ Travelocity และโรงแรมโดยตรง พนักงานให้บริษัท บัตรของเขาเพื่อรักษาความปลอดภัยการจองจะจ่ายด้วยเงินสดเมื่อมาถึงที่โรงแรม พนักงานไม่ได้เป็นเจ้าของบัตรเครดิตส่วนตัวของเขาเอง
เมื่อพนักงานเช็คอินที่โรงแรม เขาบอกว่าเขาจะไม่สามารถที่จะจ่ายเป็นเงินสด เช่น ค่าใช้จ่ายก็ถูกประมวลผลบนบัตร บริษัท ของเขาโดย Travelocity และไม่อาจจะกลับโดยโรงแรม
พนักงานไม่ได้ทันทีเปิดเผยการใช้บัตรกับหัวหน้าของเขา ค่อนข้างเขารอจนกระทั่งส่ง& t ของเขา e .

นี่เป็นการฝ่าฝืนนโยบาย [ ใช่ นโยบายสินทรัพย์ขององค์กร พนักงานไปใช้บัตร บริษัท ของเขา แม้ว่าความตั้งใจของเขาไม่ได้มีการคิดค่าบริการ แนวทางของเราชัดเจนว่าพนักงานไม่ควรใช้สินทรัพย์ของบริษัทเพื่อใช้ส่วนตัว ซึ่งรวมถึงการใช้การ์ดที่เป็นรูปแบบของ ]

รับประกันมีสถานการณ์ที่บัตรของ บริษัท สามารถใช้สำหรับการซื้อธุรกิจส่วนบุคคลหรือไม่ ?
[ ครับ มีข้อยกเว้นสำหรับค่าใช้จ่ายเล็กน้อยที่ระบุไว้ใน " องค์ประกอบ " ธุรกิจที่ไม่ใช่ส่วนของ E & t แนวทาง ( อ้างถึงอินทราเน็ต ) :
ตัวอย่างเช่น : ส่วนธุรกิจไม่ใช่ของการเดินทางทางอากาศ ( ส่วนธุรกิจที่ไม่ใช่ของการเดินทางทางอากาศเพิ่มทำธุรกิจ )เพิ่มเติมการประกันภัย ( การบินและแพทย์ ) , เช่ารถและที่พักต่อเนื่องในธุรกิจไม่ขยายธุรกิจโรงแรม บิล โอกาสนี้ ไม่ใช่ธุรกิจการจัดจำหน่ายในธุรกิจอาหาร

ทำไมพนักงานต้องทำในคดีนี้ [ ความปลอดภัยการจองโดยใช้บัตรเครดิตเพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัว หรือเลือกที่จะไม่ป้องกันสำรองถ้าพนักงานถูกไม่แน่ใจว่าใช้บัตรเป็นประกันที่ดี " ใช้ " เขาควรจะเรียกหัวหน้างานของเขาหรือการควบคุมที่ปรึกษาให้คำแนะนำก่อนตัดสินใจ ให้พนักงานได้เลือกที่จะใช้บัตรองค์กรเขาควรได้ทันทีเปิดเผยปัญหากับหัวหน้าของเขา ความโปร่งใสอยู่เสมอเลือกที่ดีที่สุด อาจเสี่ยง

- การเงินไหมบริษัทจะรับผิดชอบค่าใช้จ่ายทั้งหมดในบัตร นอกจากนี้ ก็จะเป็นภาระใหญ่การบริหารงานเพื่อทบทวนค่าใช้จ่ายบัตรทั้งหมด เพื่อแยกและตรวจสอบส่วนธุรกิจ ( รวมทั้งจัดหา T & E การบริหาร เพื่อประมวลผลและรายงานแฟ้มค่าใช้จ่าย ) จาก " ส่วนตัว
" ส่วนความรับผิด–สัญญาของเรากับ AMEX ระบุว่า การ์ดจะถูกใช้สำหรับการซื้อธุรกิจเท่านั้น ( เฉพาะข้อยกเว้นถูกต้องตามกฎหมาย " ส้มหล่น " ค่าใช้จ่าย ) เพื่อใช้ลดระดับองค์กร บริบทนโยบาย


ทำไมการ์ด บริษัทถือว่าเป็นสินทรัพย์ของ บริษัท และสินทรัพย์ของ บริษัท ซึ่งอยู่ภายใต้นโยบายพนักงานที่คาดว่าจะปกป้องสินทรัพย์ของ บริษัท และใช้พวกเขาได้อย่างมีประสิทธิภาพก่อนผลประโยชน์ของบริษัท
เพียงค่าใช้จ่ายส่วนตัวได้รับอนุญาตเป็น " เบี้ยบ้ายรายทาง " ; เหล่านี้เป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นร่วมกับการซื้อธุรกิจ ( และดังนั้นค่าใช้จ่ายนั้น ภายในร่างกายของใบเสร็จธุรกิจ )
อ้างอิงข้างต้น