Collection letter First request• Ne

Collection letter

First request
• Never immediately assume your customers have no intention of paying their account if the balance is overdue. There may be a number of reasons for this: they may not have received your statement; they may have sent a cheque which has been lost; or they may have just overlooked the account. Therefore, a first request should take the form of a polite enquiry.
• Try to make the letter impersonal. You can do this by using the definite article, e.g. the outstanding balance instead of your outstanding balance; using the passive voice, e.g. to be cleared instead of which you must clear; and modifying imperatives.

Second request
• If a customer intends to pay, they usually answer a first request immediately, offering an apology for having overlooked the account, or an explanation. But if they acknowledge your request but still do not pay, or do not answer at all, you can make a second request. As with first requests, you should include copies of the relevant invoices and statements and mention any previous correspondence.
• State that you have not received payment, if this was promised I the reply, or that no reply has been received.
• Insist that you receive payment or an answer within a certain time.








Third request
• Review the situation from the time the account should have been paid.
• Explain that you have been patient.
• Let the customer know what you are going to do, but do not threaten legal action unless you intend to take it, as it will make you look weak and indecisive. In the two examples below legal action is not threatened.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

จดหมายเรียกเก็บเงิน คำขอครั้งแรก•ไม่เคยทันทีสมมติลูกค้าของคุณมีความตั้งใจชำระบัญชีหากยอดเงินเกินกำหนด อาจมีหลายเหตุผลสำหรับการนี้: พวกเขาอาจไม่ได้รับคำสั่งของคุณ พวกเขาอาจส่งเช็คซึ่งได้สูญหายไป หรือพวกเขาอาจเพียงมองข้ามบัญชี ดังนั้น คำขอครั้งแรกควรใช้แบบสอบถามแบบสุภาพ•พยายามทำให้ตัวอักษรไม่มีตัวตน คุณสามารถทำได้ โดยใช้บทความ definite เช่นคงเหลือยอดคงค้าง แทน ใช้วาจก เช่นจะถูกล้างออกแทนซึ่งคุณต้อง และการปรับเปลี่ยน imperativesร้องขอที่สอง•ถ้าลูกค้าตั้งใจจ่าย พวกเขามักจะตอบการร้องขอแรกทันที เสนอขออภัยไม่มองข้ามบัญชี หรือคำอธิบาย แต่ถ้าพวกเขารับทราบคำร้อง แต่ยัง ไม่ต้องจ่าย หรือไม่ต้องตอบทั้งหมด คุณสามารถทำการร้องขอที่สอง เช่นเดียวกับการร้องขอแรก คุณควรมีสำเนาของใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องและงบ และพูดถึงจดหมายก่อนหน้านี้•รัฐว่า คุณไม่ได้รับชำระเงิน ถ้าเป็นสัญญาการตอบกลับ หรือ ที่ได้รับตอบกลับไม่•ยืนยันว่า คุณได้รับคำตอบภายในระยะเวลาหนึ่งหรือการชำระเงินขอสาม•ทบทวนสถานการณ์จากเวลาบัญชีควรมีการชำระเงิน•อธิบายว่า คุณได้ป่วย•ให้ลูกค้ารู้ว่าสิ่งที่คุณกำลังจะทำ แต่ขู่ดำเนินการทางกฎหมายถ้าคุณตั้งใจจะใช้มัน มันจะทำให้คุณดูอ่อนแอ และเต็ม ในตัวอย่างที่สองด้านล่างดำเนินการทางกฎหมายจะไม่ถูกคุกคาม

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

จดหมายเก็บ

ร้องขอแรก
•ห้ามทันทีถือว่าลูกค้าของคุณมีความตั้งใจในการจ่ายเงินในบัญชีของพวกเขาไม่หากยอดเงินค้างชำระ อาจจะมีจำนวนของเหตุผลนี้พวกเขาอาจจะไม่ได้รับคำสั่งของคุณ พวกเขาอาจจะส่งไปตรวจสอบที่ได้รับการสูญเสีย; หรือพวกเขาอาจจะมองข้ามเพียงบัญชี ดังนั้นการร้องขอแรกควรใช้รูปแบบของการไต่สวนสุภาพ
•พยายามที่จะทำให้ตัวอักษรที่ไม่มีตัวตน คุณสามารถทำได้โดยใช้แน่นอนบทความเช่นยอดคงเหลือแทนยอดคงค้างของคุณ โดยใช้เสียงเรื่อย ๆ เช่นที่จะล้างแทนการที่คุณจะต้องชัดเจน ตอบสนองความต้องการและการปรับเปลี่ยน

คำขอที่สอง
•หากลูกค้ามีความตั้งใจที่จะจ่ายเงินให้พวกเขามักจะตอบคำขอครั้งแรกทันทีที่นำเสนอคำขอโทษสำหรับการมีมองข้ามบัญชีหรือคำอธิบาย แต่ถ้าพวกเขาได้รับทราบคำขอของคุณ แต่ก็ยังไม่ต้องจ่ายหรือไม่ได้คำตอบที่ทุกท่านสามารถทำการร้องขอสอง เช่นเดียวกับการร้องขอแรกที่คุณควรจะรวมถึงสำเนาของใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องและงบและกล่าวถึงการติดต่อใด ๆ ก่อนหน้า
•รัฐที่คุณไม่ได้รับการชำระเงินถ้านี้เป็นสัญญาฉันตอบหรือว่าไม่มีการตอบกลับได้รับการตอบรับ
•ยืนยันว่าคุณได้รับการชำระเงินหรือคำตอบภายในเวลาที่กำหนด








คำขอที่สาม
•ตรวจสอบสถานการณ์จากเวลาบัญชีที่ควรจะได้รับการชำระเงิน
•อธิบายว่าคุณได้รับผู้ป่วย
•ให้ลูกค้ารู้ว่าสิ่งที่คุณกำลังจะทำ แต่ไม่ได้ขู่ดำเนินการทางกฎหมายยกเว้นกรณีที่คุณตั้งใจที่จะใช้มันเป็นมันจะทำให้คุณดูอ่อนแอและไม่เด็ดขาด ในช่วงสองตัวอย่างด้านล่างดำเนินการตามกฎหมายจะไม่ถูกคุกคาม

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

เก็บจดหมายขอก่อน- ไม่เคยได้ทันทีว่าลูกค้าของคุณมีเจตนาไม่จ่ายของบัญชี ถ้ายอดเงินค้างชำระ อาจจะมีจำนวนของเหตุผลนี้พวกเขาอาจไม่ได้รับข้อความของคุณ พวกเขาอาจจะส่งเช็ค ที่หาย ไป หรือพวกเขาอาจจะมองข้ามในบัญชี ดังนั้น ขอแรกควรใช้รูปแบบของคําถามอย่างสุภาพ- พยายามที่จะทำให้ตัวอักษรที่ . คุณสามารถทำเช่นนี้โดยการใช้บทความที่แน่นอน เช่น ยอดคงเหลือแทนของยอดเงินคงค้างของคุณ การใช้ passive voice เช่นจะล้างแทน ซึ่งคุณจะต้องชัดเจน และการปรับเปลี่ยนที่รวดเร็ว .ขอสอง- หากลูกค้าประสงค์จะจ่าย พวกเขามักจะตอบคำขอแรกทันที เสนอคำขอโทษที่มองข้ามบัญชี หรือคำอธิบาย แต่ถ้าพวกเขายอมรับคำขอของคุณ แต่ยังไม่จ่าย หรือ ไม่ตอบเลย คุณสามารถขอ 2 ตามที่มีการร้องขอครั้งแรก คุณควรมีสำเนาของใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องและงบและพูดถึงกันก่อนๆ- สถานะที่คุณไม่ได้รับการชำระเงิน ถ้านี่เป็นสัญญาที่ผมตอบหรือไม่ตอบที่ได้รับ- ยืนยันว่าคุณได้รับชำระเงินหรือคำตอบภายในเวลาที่แน่นอนขอสาม- ทบทวนสถานการณ์จากเวลาบัญชีควรได้รับเงิน- อธิบายว่า คุณมีคนไข้- แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าสิ่งที่คุณกำลังทำ แต่อย่ามาขู่ดำเนินการทางกฎหมายถ้าคุณตั้งใจจะใช้มัน เพราะจะทำให้คุณดูอ่อนแอและโลเล ในสองตัวอย่างด้านล่าง ตามกฎหมาย ไม่ใช่ขู่