The salesperson prepares four copie

The salesperson prepares four copies of a sales invoice, retaining one and sending three to the cashier. The cashier approves and processes the sale by assigning it a consecutive number and recording it in the cash register. The cashier sends the cash register tape to the assistant manager, who also has a copy of the validated invoice. The assistant manager uses the validated invoices, cash receipts and slips for return merchandise to prepare the bank deposit. The manager reviews the bank deposit and takes it to the bank. The manager also files the bank deposit documents by date. The assistant manager uses the cash register tape to prepare a report, which he reconciles with the other documents in his possession.
Internal control strengths in this system include: the use of serially-numbered documents, filing the bank deposit items by date and depositing cash in the bank. However, those strengths are minimal compared to the many weaknesses in the system. First, the cashier should not be approving the sale; approval should be delegated to a separate credit-granting department since the cashier is also handling the receipts. Second, the transaction number is assigned too late in the system. Under the current system, the salesperson and cashier could collude simply to remove invoices and receipts from the system; without consecutive numbering, there’d be virtually no way to detect that fraud. That problem would be easily corrected by assigning the transaction number automatically when invoices are created, or simply by using pre-numbered sales invoices from the start. In addition, the assistant manager has too much responsibility; handling the cash, invoices and return slips would facilitate theft, particularly since the assistant manager also prepares and reconciles the report regarding bank deposits. Correcting that issue would involve unbundling some of the assistant manager’s responsibilities, which would probably entail adding another person to the system.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

พนักงานขายเตรียมสี่สำเนาของอินวอยซ์การขาย รักษาหนึ่ง และส่งสามแบบ พนักงานเก็บเงินอนุมัติ และการประมวลผลการขาย โดยกำหนดหมายเลขต่อเนื่องกัน และบันทึกในทะเบียนเงินสด พนักงานเก็บเงินส่งเทปเงินไปผู้ช่วยผู้จัดการ ที่มีสำเนาของใบแจ้งหนี้ผ่านการตรวจสอบ ผู้ช่วยผู้จัดการใช้ผ่านการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และบันทึกการส่งคืนสินค้าเพื่อเตรียมการโอนเงิน ผู้จัดการธนาคารฝากความคิดเห็น และใช้เวลาไปธนาคาร ตัวจัดการแฟ้มเอกสารเงินฝากธนาคารตามวันยัง ผู้ช่วยผู้จัดการใช้เงินเทปเพื่อเตรียมรายงาน ซึ่งเขากระทบกับเอกสารอื่น ๆ ในครอบครองInternal control strengths in this system include: the use of serially-numbered documents, filing the bank deposit items by date and depositing cash in the bank. However, those strengths are minimal compared to the many weaknesses in the system. First, the cashier should not be approving the sale; approval should be delegated to a separate credit-granting department since the cashier is also handling the receipts. Second, the transaction number is assigned too late in the system. Under the current system, the salesperson and cashier could collude simply to remove invoices and receipts from the system; without consecutive numbering, there’d be virtually no way to detect that fraud. That problem would be easily corrected by assigning the transaction number automatically when invoices are created, or simply by using pre-numbered sales invoices from the start. In addition, the assistant manager has too much responsibility; handling the cash, invoices and return slips would facilitate theft, particularly since the assistant manager also prepares and reconciles the report regarding bank deposits. Correcting that issue would involve unbundling some of the assistant manager’s responsibilities, which would probably entail adding another person to the system.

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

พนักงานขายเตรียมสี่สำเนาของใบแจ้งหนี้การขาย, การรักษาและส่งสามถึงแคชเชียร์ แคชเชียร์ได้รับการอนุมัติและประมวลผลการขายโดยการกำหนดจำนวนติดต่อกันและการบันทึกไว้ในการลงทะเบียนเงินสด แคชเชียร์ส่งเทปลงทะเบียนเงินสดที่จะช่วยผู้จัดการที่ยังมีสำเนาใบแจ้งหนี้การตรวจสอบที่ ผู้ช่วยผู้จัดการใช้ใบแจ้งหนี้การตรวจสอบใบเสร็จรับเงินและใบเงินสดสำหรับสินค้ากลับมาเพื่อเตรียมความพร้อมการฝากเงินธนาคาร ผู้จัดการคิดเห็นเงินฝากธนาคารและใช้เวลาไปที่ธนาคาร ผู้จัดการยังแฟ้มเอกสารเงินฝากธนาคารตามวันที่ ผู้จัดการผู้ช่วยใช้เทปลงทะเบียนเงินสดที่จะจัดทำรายงานซึ่งเขาประนีประนอมกับเอกสารอื่น ๆ ที่อยู่ในความครอบครองของเขา.
จุดแข็งของการควบคุมภายในในระบบนี้รวมถึง: การใช้เอกสารลำดับเลขที่ยื่นรายการเงินฝากธนาคารตามวันและฝากเงินสด ในธนาคาร. อย่างไรก็ตามจุดแข็งเหล่านี้จะน้อยที่สุดเมื่อเทียบกับหลายจุดอ่อนในระบบ แรกแคชเชียร์ไม่ควรอนุมัติการขาย; อนุมัติควรจะมอบหมายให้แผนกเครดิตอนุญาตให้แยกจากกันตั้งแต่แคชเชียร์นอกจากนี้ยังมีการจัดการใบเสร็จรับเงิน ประการที่สองจำนวนการทำธุรกรรมที่มีการกำหนดสายเกินไปในระบบ ภายใต้ระบบปัจจุบันพนักงานขายและแคชเชียร์สามารถทำงานร่วมกันเพียงเพื่อเอาใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินจากระบบ; โดยไม่ต้องหมายเลขติดต่อกันมันน่าจะมีความจริงวิธีการตรวจสอบการทุจริตว่าไม่มี ปัญหาที่จะได้รับการแก้ไขได้อย่างง่ายดายโดยการกำหนดจำนวนการทำธุรกรรมโดยอัตโนมัติเมื่อมีการสร้างใบแจ้งหนี้หรือง่ายๆโดยการใช้ก่อนเลขใบแจ้งหนี้การขายตั้งแต่เริ่มต้น นอกจากนี้ผู้ช่วยผู้จัดการมีความรับผิดชอบมากเกินไป; การจัดการเงินสด, ใบแจ้งหนี้และกลับบิลจะอำนวยความสะดวกการโจรกรรมโดยเฉพาะอย่างยิ่งตั้งแต่ผู้ช่วยผู้จัดการยังเตรียมความพร้อมและการประนีประนอมรายงานเกี่ยวกับเงินฝากธนาคาร การแก้ไขปัญหาที่จะเกี่ยวข้องกับ unbundling บางส่วนของความรับผิดชอบผู้ช่วยผู้จัดการซึ่งอาจจะนำมาซึ่งการเพิ่มบุคคลอื่นในระบบ