รูป 7-2 เอ็นทิตี้และคุณสมบัติ
ข้อมูลแต่ละระเบียนในแฟ้มข้อมูลควรจะประกอบด้วยอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลที่มีลักษณะพิเศษคือมีข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันเลยในทุกระเบียนเพื่อนำมาใช้ในการแยกแยะระเบียงต่างๆออกจากกันคล้ายกับการที่คนจำนวนหนึ่งเข้ามาอยู่ด้วยกันแต่ละคนจะใช้ชื่อในการแยกแยะตัวเองออกจากผู้อื่นซึ่งถ้าในกลุ่มนั้นมีคนที่ใช้ชื่อเดียวกันมากกว่าหนึ่งคนก็จะทำให้เกิดความสับสนวุ่นวายเขตข้อมูลที่มีลักษณะเช่นนี้เรียกว่าคีย์ฟิลด์(key field ) ตัวอย่างเช่นเขตข้อมูลหมายเลขการสั่งซื้อในรูป 7-2
ปัญหาเกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลทั่วไป
องค์กรส่วนใหญ่เริ่มพัฒนาระบบข่าวสารมาจากระบบขนาดเล็กที่มีระบบข่าวสารอัตโนมัติเพียงจำนวนน้อยและค่อยค่อยเพิ่มขึ้นตามระยะเวลาที่ใช้งานระบบข่าวสารซึ่งเติบโตขึ้นอย่างชนิดแยกส่วนซึ่งเป็นอิสระต่อกันและไม่มีแผนพัฒนาหลักที่เป็นตัวตนเช่นฝ่ายบัญชีฝ่ายการเงินฝ่ายการผลิตฝ่ายบุคลากรและฝ่ายการตลาดได้รับการพัฒนาโปรแกรมขึ้นมาใช้งานโดยแต่ละโปรแกรมจะมีเงื่อนไขการทำงานและแฟ้มข้อมูลเป็นของตนเองรูป7-3 แสดงสภาพสิ่งแวดล้อมของระบบแฟ้มข้อมูลแบบเก่า