Document Management Software Basics

Document Management Software Basics

Document management software and document management in general is based around a concept of centralized document storage, limited access, and change tracking. These three DMS software fundamentals make up much of ISO 17025 in regards to document management systems.



Centralized Document Storage:

Any decent document management system ( DMS ), whether it is open source or commercial, will allow documents to be stored in some sort of centralized location. This makes finding documents in the DMS much easier, as there is only one place to look.

Limited Access:

Having a centralized location to store files is not enough to call your product a document management system. A simple folder on your computer can allow files to be stored, but limiting access to specific individuals becomes more of a problem. A good DMS will allow fine-grained access to each and every file.

Tracking Changes:

Limiting access to the DMS files is a good step in the right direction but does no good if the files can be changed, added, removed without tracking of those actions. A good document management software system will add on change tracking for the files so that changes can be noted, and reversed if need be.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารการจัดการซอฟต์แวร์และเอกสารการจัดการเอกสารโดยทั่วไปจะขึ้นแนวคิดของการจัดเก็บเอกสารส่วนกลาง จำกัดการเข้าถึง และติดตามการเปลี่ยนแปลง พื้นฐานเหล่านี้ซอฟต์แวร์ DMS สามทำขึ้นมากของ ISO 17025 กับระบบการจัดการเอกสาร จัดเก็บเอกสารส่วนกลาง: ระบบการจัดการดีเอกสาร (DMS), มาเปิดหรือพาณิชย์ จะให้เอกสารจะถูกเก็บไว้ในใจกลางเมืองบาง ทำให้ค้นหาเอกสารใน DMS ง่ายมาก มีเพียงหนึ่งสำหรับการดู จำกัดการเข้าถึง: มีตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลางการจัดเก็บไฟล์ไม่เพียงพอที่จะเรียกผลิตภัณฑ์ของคุณมีระบบการจัดการเอกสาร โฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณง่ายสามารถอนุญาตให้แฟ้มเก็บ แต่จำกัดการเข้าถึงบุคคลเฉพาะจะมีปัญหาเพิ่มเติม DMS ดีจะช่วยให้กำหนดเข้าถึงทุกไฟล์ ติดตามการเปลี่ยนแปลง: จำกัดการเข้าถึงไฟล์ DMS เป็นขั้นตอนดีครับ แต่ไม่ไม่ดีถ้าสามารถเปลี่ยนไฟล์ เพิ่ม ลบออก โดยการติดตามการดำเนินการเหล่านั้น ระบบซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีจะเพิ่มการติดตามการเปลี่ยนแปลงสำหรับแฟ้มเพื่อให้สามารถระบุการเปลี่ยนแปลง และกลับถ้าจำเป็น

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

ซอฟแวร์การจัดการเอกสารข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับ

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารและการจัดการเอกสารในทั่วไปจะขึ้นอยู่รอบแนวคิดของการจัดเก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์เอกสารการ จำกัด การเข้าถึงและการติดตามการเปลี่ยนแปลง ทั้งสามปัจจัยพื้นฐานซอฟต์แวร์ DMS ให้มากยิ่งขึ้นจากการรับรองมาตรฐาน ISO 17025 ในเรื่องที่เกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสาร.



ส่วนกลางจัดเก็บเอกสาร:

ใด ๆ ระบบการจัดการเอกสารที่ดี (DMS) ไม่ว่าจะเป็นโอเพนซอร์สหรือการค้าจะช่วยให้เอกสารที่จะเก็บไว้ในการจัดเรียงของส่วนกลางบาง ที่ตั้ง นี้จะทำให้การหาเอกสารใน DMS มากขึ้นในขณะที่มีเพียงหนึ่งสถานที่ที่จะมอง.

จำกัด การเข้าถึง:

มีสถานที่ส่วนกลางจัดเก็บไฟล์ไม่เพียงพอที่จะเรียกผลิตภัณฑ์ของคุณระบบการจัดการเอกสาร โฟลเดอร์ที่เรียบง่ายบนคอมพิวเตอร์ของคุณสามารถช่วยให้ไฟล์จะถูกเก็บไว้ แต่ จำกัด การเข้าถึงเฉพาะบุคคลจะกลายเป็นปัญหามากขึ้น DMS ที่ดีจะช่วยให้เข้าถึงความละเอียดสำหรับแต่ละคนและทุกไฟล์.

การติดตามการเปลี่ยนแปลง:

การ จำกัด การเข้าถึงแฟ้ม DMS เป็นขั้นตอนที่ดีในทิศทางที่ถูกต้อง แต่ไม่ดีถ้าไฟล์ที่สามารถเปลี่ยนแปลงเพิ่มลบโดยไม่ต้องติดตามของคนเหล่านั้น การปฏิบัติ เอกสารระบบซอฟต์แวร์บริหารจัดการที่ดีจะเพิ่มขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงการติดตามสำหรับไฟล์เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงสามารถสังเกตและกลับรายการหากจำเป็นต้องเป็น

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

พื้นฐานซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารและการจัดการเอกสารทั่วไปตามรอบแนวคิดของเอกสารส่วนกลางกระเป๋า , จำกัดการเข้าถึง และการติดตามการเปลี่ยนแปลง . ทั้งสามระบบซอฟต์แวร์พื้นฐานให้มากขึ้นของ ISO 17025 ในส่วนของเอกสารระบบการจัดการจัดเก็บเอกสารส่วนกลาง :ระบบจัดการเอกสารที่เหมาะสม ( DMS ) ไม่ว่าจะเป็นเปิดแหล่งที่มา หรือเชิงพาณิชย์ จะช่วยให้เอกสารที่จะเก็บไว้ในบางประเภทของสถานที่ส่วนกลาง . นี้จะทำให้การค้นหาเอกสารในระบบมากขึ้น ขณะที่มีเพียงหนึ่งสถานที่ที่จะมองจำกัดการเข้าถึง :มีสถานที่ส่วนกลางเพื่อเก็บไฟล์ไม่เพียงพอกับผลิตภัณฑ์ของคุณเอกสารการจัดการระบบโทร โฟลเดอร์ง่ายบนคอมพิวเตอร์ของคุณสามารถช่วยให้ไฟล์ที่จะเก็บไว้ แต่จำกัดการเข้าถึงเฉพาะบุคคลจะมากขึ้นของปัญหา ระบบที่ดีจะช่วยให้อย่างละเอียดสามารถเข้าถึงทุกไฟล์ .การติดตามการเปลี่ยนแปลง :จำกัดการเข้าถึงไฟล์ระบบเป็นขั้นตอนที่ดีในทิศทางที่ถูกต้อง แต่ไม่ดี ถ้าไฟล์ที่สามารถเปลี่ยน , เพิ่ม , ลบโดยไม่ต้องติดตามการกระทำเหล่านั้น ดีซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารระบบจะเพิ่มในการติดตามการเปลี่ยนแปลงในไฟล์ ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงที่สามารถบันทึกและเปลี่ยนถ้าจำเป็น