1 Weaknesses Noted In Personnel Fil

1 Weaknesses Noted In Personnel Files Management


We had on November 5, 2013 reviewed job descriptions of key personnel and personnel files of
existing staffs based in Bangkok Office, Songkhla Plant and Sattahip plant for year
2013. Based on the review, we noted the following weaknesses:

a) Personnel files (“PF”) for all staff in Bangkok Office had yet to be maintained


We could not sight PF of Senior Accountant and QHSE Superintendent who are based in Bangkok Office.

b) Documentation pertaining to Personnel files maintained at Songkhla and Sattahip
Plants were not standardized.


Based on the company’s payroll as at October 30, 2013, the number of UOT’s staff was twenty-seven
(27) consisting of three (3) in Bangkok, ten (10) in Sattahip and fourteen (14) in Songkhla.

However, we noted inconsistency in the safekeeping of documents in the PF between Songkhla and
Sattahip Plants. It is important to standardize the documents to be retained in the PF
irrespective of the staff’s status i.e. Active or Resign.

Important documents which should be kept in the PF among others are:


i) Resume
ii) Application Form iii) Interview Form iv) Offer letter
v) Medical Report
vi) Copy of Relevant Certificated vii) Promotion / Transfer Letter viii) Yearly Appraisal
ix) Trainings attended
x) Exit interview Form – resign staff xi) Resignation Form – resign staff
































































UMW CORPORATION SDN. BHD. GROUP INTERNAL AUDIT DIV. 26




OT (THAILAND) LIMITED
DECEMBER 2013
NGKOK
OA13-043









Audit Comment/Recommendation (MH)











 To establish clear guidelines on staff recruitment, confirmation & resignation process and
ensure that important documents are kept in the files for reference purposes.

Management Action Plan



















Normally, UOT has the personnel file for all staff in Bangkok and will keep the copy at the
Sattahip or Songkhla based on the location that the employees has worked except for the Director
General that has been kept by the ex-Boss since he has worked in Labuan before transfer to Shah
Alam and KL. For BKK the QHSE Superintendent and Senior Accountant are the new staff that just
joined UOT around the mid of 2013 that may be not know where are the file. As when we interviewed
them we also have the interview form, application form, certificate, resume, appointment letter
that Director General gave to the Finance & Admin Executive to keep in the file with her
resignation form and she has not inform where to keep.

UOT will find and collect all personnel file to keep properly. Plan to finish by November
2013.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

ในการจัดการบุคลากรแฟ้มอ่อน 1เราได้บน 5 พฤศจิกายน 2013 ทบทวนคำอธิบายงานของบุคลากรหลักและบุคลากรแฟ้ม พนักงานที่มีอยู่ตามในกรุงเทพ โรง งานสงขลา และสัตหีบโรงงานสำหรับปี2013. ตามการทบทวน เราตั้งข้อสังเกตจุดอ่อนดังต่อไปนี้:) แฟ้มบุคลากร ("PF") สำหรับพนักงานทั้งหมดในกรุงเทพก็ยังต้องรักษาเราไม่สามารถเห็น PF นักบัญชีอาวุโสและ QHSE Superintendent ที่สำนักงานกรุงเทพฯขเอกสารเกี่ยวกับแฟ้มบุคลากรรักษาที่สงขลาและสัตหีบพืชที่ไม่มาตรฐานขึ้นอยู่กับค่าจ้างของบริษัทณวันที่ 30 ตุลาคม 2013 จำนวนพนักงานของ UOT ยี่สิบเจ็ด (27) ประกอบด้วยสาม (3) ในกรุงเทพมหานคร สิบ (10) ในสัตหีบ และสิบสี่ (14) ในสงขลาอย่างไรก็ตาม เรากล่าวไม่สอดคล้องกันในการเก็บเอกสารใน PF ระหว่างสงขลา และ พืชสัตหีบ จำเป็นต้องกำหนดมาตรฐานเอกสารจะถูกเก็บไว้ใน PF ไม่ว่าสถานะของพนักงานเช่นการใช้งานหรือการลาออกเป็นเอกสารสำคัญที่ควรเก็บไว้ใน PF หมู่คนอื่น ๆ:i) ประวัติการทำงานii) สมัคร iii) แบบฟอร์มสัมภาษณ์ iv) จดหมายv) รายงานทางการแพทย์vi) สำเนาของเกี่ยวข้องประกาศนียบัตร vii) โปรโมชั่น / โอนย้ายจดหมาย viii) เพื่อประเมินผลประจำปีix) เข้าร่วมอบรมสัมภาษณ์ x) ออกจากแบบฟอร์ม – สิพนักงานลาออก) แบบฟอร์มลาออก – พนักงานลาออกUMW CORPORATION SDN BHD. กลุ่มตรวจสอบภายในผู้จัดการสาย 26OT (ประเทศไทย) จำกัด 2013 ธันวาคมNGKOK OA13-043ตรวจสอบข้อคิดเห็น/คำแนะนำ (MH)คล้ายการกำหนดแนวทางชัดเจนในกระบวนการสรรหาบุคลากร การยืนยัน และการลาออกของพนักงาน และ ให้แน่ใจว่า เอกสารสำคัญจะถูกเก็บไว้ในแฟ้มการอ้างอิงแผนการดำเนินการจัดการโดยปกติ UOT มีแฟ้มบุคลากรสำหรับพนักงานทั้งหมดในกรุงเทพมหานครและจะเก็บสำเนาที่ สัตหีบหรือสงขลาตามตำแหน่งที่พนักงานได้ทำงานยกเว้นผู้อำนวยการ ทั่วไปที่มีการเก็บ โดยนายอดีตเนื่องจากเขาได้ทำงานในลาบวนก่อนโอนเป็นชาห์ ลามและ KL BKK QHSE Superintendent และนักบัญชีอาวุโสจะ ใหม่ด้วยเพียง รวม UOT สถานที่กลางของ 2013 ที่อาจจะยังไม่ทราบว่ามีแฟ้ม เป็นเมื่อเราสัมภาษณ์ พวกเขายังมีแบบฟอร์มสัมภาษณ์ สมัคร ใบรับรอง สมัครงาน จดหมายนัดหมาย อธิบดีที่ให้เงินและบริหาร Admin เพื่อให้กับเธอในแฟ้ม แบบฟอร์มการลาออกและเธอได้แจ้งสถานเก็บUOT จะค้นหา และรวบรวมแฟ้มบุคลากรทั้งหมดให้ถูกต้อง วางแผนให้เสร็จสิ้น โดยเดือนพฤศจิกายน2013

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

1 จุดอ่อนที่ระบุไว้ในการบริหารงานบุคคลไฟล์เรามีใน 5 พฤศจิกายน 2013 การตรวจสอบรายละเอียดการปฏิบัติงานของบุคลากรที่สำคัญและไฟล์บุคลากรของบุคคลากรที่มีอยู่อยู่ในกรุงเทพฯสำนักงานสงขลาอาคารและโรงงานสัตหีบประจำปี2013 จากการตรวจสอบที่เราตั้งข้อสังเกตจุดอ่อนต่อไปนี้: ) ไฟล์บุคลากร ("PF") สำหรับพนักงานในสำนักงานกรุงเทพฯทั้งหมดยังไม่เคยได้รับการรักษาเราไม่สามารถมองเห็น PF ของบัญชีอาวุโสและ QHSE กำกับที่อยู่ในสำนักงานกรุงเทพฯ. ข ) เอกสารเกี่ยวกับไฟล์บุคลากรยังคงอยู่ในจังหวัดสงขลาและสัตหีบพืชไม่ได้มาตรฐาน. จากเงินเดือนของ บริษัท ฯ ณ วันที่ 30 ตุลาคม 2013 จำนวนพนักงาน UOT เป็นยี่สิบเจ็ด(27) ประกอบด้วยสาม (3) ในกรุงเทพฯสิบ (10) ในสัตหีบสิบสี่ (14) สงขลา. อย่างไรก็ตามเราตั้งข้อสังเกตความไม่สอดคล้องกันในการเก็บรักษาเอกสารในระหว่าง PF สงขลาและพืชสัตหีบ มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะสร้างมาตรฐานเอกสารที่จะเก็บไว้ใน PF . โดยไม่คำนึงถึงสถานะของพนักงานเช่นการใช้งานหรือลาออกเอกสารสำคัญที่ควรจะเก็บไว้ใน PF หมู่คนอื่น ๆ มีดังนี้: i) ประวัติส่วนตัวii) แบบฟอร์มใบสมัคร iii) iv แบบฟอร์มสัมภาษณ์) เสนอ ตัวอักษรV) รายงานการแพทย์vi) สำเนาหนังสือรับรองที่เกี่ยวข้อง vii) โปรโมชั่น / โอนจดหมาย viii) การประเมินประจำปีix) การฝึกอบรมเข้าร่วมx) ออกจากการสัมภาษณ์แบบฟอร์ม - พนักงานลาออกจากตำแหน่งซีอาน) แบบฟอร์มการลาออก - ลาออกจากตำแหน่งพนักงานUMW Corporation Sdn BHD กลุ่มตรวจสอบภายใน DIV 26 OT (ประเทศไทย) จำกัดธันวาคม 2013 NGKOK OA13-043 ตรวจสอบแสดงความคิดเห็น / คำแนะนำ (MH) การกำหนดแนวทางที่ชัดเจนเกี่ยวกับการรับสมัครพนักงานการยืนยันและขั้นตอนการลาออกและให้แน่ใจว่าเอกสารที่สำคัญจะถูกเก็บไว้ในไฟล์เพื่อการอ้างอิง. แผนปฏิบัติการการบริหารจัดการตามปกติ , UOT มีบุคลากรที่ยื่นให้กับพนักงานในกรุงเทพฯทั้งหมดและจะเก็บสำเนาที่สัตหีบหรือสงขลาตามสถานที่ตั้งที่พนักงานได้ทำงานยกเว้นผู้อำนวยการทั่วไปที่ได้รับการเก็บไว้โดยอดีตบอสนับตั้งแต่ที่เขาได้ทำงานในลาบวน ก่อนที่จะถ่ายโอนไปชาห์อาลัมและเคแอล สำหรับกทม. และผู้อำนวยการ QHSE บัญชีอาวุโสเป็นพนักงานใหม่ที่เพิ่งเข้าร่วม UOT รอบช่วงกลางปี ​​2013 ที่อาจจะไม่ทราบว่าเป็นไฟล์ เมื่อเราสัมภาษณ์พวกเรายังมีรูปแบบการสัมภาษณ์แบบฟอร์มใบสมัคร, ใบ, สมัครงาน, จดหมายแต่งตั้งที่อธิบดีให้กับการเงินและการบริหารจัดการระบบจะเก็บไว้ในไฟล์กับเธอแบบฟอร์มการลาออกและเธอยังไม่ได้แจ้งสถานที่ที่จะให้. UOT จะพบและเก็บรวบรวมบุคลากรทุกคนยื่นเพื่อให้ถูกต้อง วางแผนที่จะเสร็จสิ้นในเดือนพฤศจิกายน2013

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

1 จุดอ่อนที่ระบุไว้ในไฟล์การจัดการบุคลากร


เราได้ 5 พฤศจิกายน 2013 ดูลักษณะงานของบุคลากร และบุคลากรหลักของไฟล์ที่มีอยู่ในพนักงานตามสำนักงาน
กรุงเทพ สงขลา ปลูกพืช
สัตหีบปี 2013 ตามความคิดเห็นเราสังเกตจุดอ่อน ดังต่อไปนี้

) แฟ้มบุคลากร ( " PF " ) สำหรับพนักงานในสำนักงานยังถูกเก็บรักษาไว้


เราไม่สามารถเห็น PF ของนักบัญชีอาวุโสและแบบ QHSE ผู้กำกับที่อยู่ในสำนักงาน .

b ) เอกสารเกี่ยวกับข้อมูลพนักงานรักษาที่สงขลา และสัตหีบ
พืชที่ไม่ได้มาตรฐาน


ตามบัญชีเงินเดือนของ บริษัท เป็น ที่ ตุลาคม 30 , 2013 , จํานวนของ UOT 27
( พนักงาน 27 ) ประกอบด้วยสาม ( 3 ) กรุงเทพมหานครสิบ ( 10 ) ในสัตหีบและสิบสี่ ( 14 ) ) ในจังหวัดสงขลา .

แต่เราสังเกตความไม่สอดคล้องกันในการเก็บเอกสารในส่วนระหว่างสงขลาและ
สัตหีบพืช มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะสร้างมาตรฐานเอกสารที่จะถูกเก็บไว้ใน PF
โดยไม่คำนึงถึงสถานะของพนักงาน เช่น งานหรือลาออก

เอกสารสำคัญซึ่งจะถูกเก็บไว้ใน PF ในหมู่คนอื่น ๆ :



) ประวัติ2 ) แบบฟอร์มใบสมัครแบบฟอร์มสัมภาษณ์ 3 ) 4 ) เสนอจดหมาย
V ) รายงานทางการแพทย์
6 ) สำเนาหนังสือรับรองที่เกี่ยวข้อง 7 ) การถ่ายโอนจดหมาย / 8 ) 9
) การฝึกอบรมเข้าร่วมประเมินรายปี
x ) ออกสัมภาษณ์พนักงานลาออก ซี–แบบฟอร์มใบลาออก ( ลาออก umw Corporation Sdn . Bhd . เจ้าหน้าที่
































































กลุ่มตรวจสอบภายใน div 26




OT ( ประเทศไทย ) จำกัด


oa13-043 ธันวาคม 2013 ngkok









ตรวจสอบความคิดเห็น / ข้อเสนอแนะ ( MH )











สร้างแนวทางที่ชัดเจนในการสรรหาพนักงานลาออก และยืนยัน&กระบวนการ
ให้แน่ใจว่าเอกสารสำคัญจะถูกเก็บไว้ในไฟล์สำหรับการอ้างอิง .

จัดการแผนปฏิบัติการ



















โดยปกติมีไฟล์ UOT บุคลากรสำหรับพนักงานทุกคน ในกรุงเทพ และจะให้สำเนาที่
สัตหีบหรือสงขลา ตามสถานที่ที่ลูกจ้างทำงาน ยกเว้นผู้กำกับ
ทั่วไปที่ถูกเก็บไว้โดยเจ้านายเก่าตั้งแต่เขาได้ทำงานในลาบวนก่อนโอน Shah Alam และ KL
. สำหรับกรุงเทพฯ มีแบบ QHSE ผู้กำกับและนักบัญชีอาวุโสเป็นพนักงานใหม่ที่เพิ่ง
เข้าร่วม uot รอบกลางของ 2013 ที่อาจจะไม่ทราบว่ามีไฟล์ เมื่อตอนเราสัมภาษณ์
พวกเขานอกจากนี้เรายังมีรูปแบบ , สัมภาษณ์ , ประกาศนียบัตร , ใบสมัครผู้สมัครงาน นัดหมายหนังสือ
ที่อธิบดีให้&การเงินธุรการบริหารที่จะเก็บไว้ในแฟ้มแบบฟอร์มใบลาออกของเธอ และเธอยังไม่ได้แจ้ง


ที่ให้ไว้uot จะค้นหา และรวบรวมแฟ้มบุคลากรให้เหมาะสม วางแผนเสร็จ

พฤศจิกายน 2013