Roles of chairperson and participan

Roles of chairperson and participants in a meeting
Role of the chairperson
Three Fundamental Meeting Stages
A basic meeting structure that has proven helpful in overcoming potential meeting pitfalls includes these 3 deep-seated stages:
 
Preparing for the meeting
Conducting the meeting
Evaluating the meeting

PREPARING FOR THE MEETING
When it comes to meetings, the expression, "an ounce of prevention is worth a pound of cure," rings true. An hour or two of preparation can save several hours spent at meetings each month.

Responsibilities of the Chairperson before the meeting
Schedules meeting
Prepares the agenda
Clarifies roles and responsibilities

CONDUCTING THE MEETING
Responsibilities of the Chairperson during the meeting:

Start the meeting on time
Clarify roles and responsibilities
Establish ground rules and guidelines
Participate as a team member
Follow the agenda and keeps the meeting focused on agenda items
Retain the power to stop what’s happening and change the format

Push for accountability
Summarise key decisions and actions
Record recommendations and allocate responsibilities for specific tasks
Make the most of talent present -  ask questions to draw out people with talent and experience
Allow time to hear experts’ (if present) points of view but allocate time with clear directions, for example, "We have five minutes to hear the technical reasons
Close the meeting on time and on a positive, appreciative and graceful mode

EVALUATING THE MEETING
Improve each meeting - aim to make each meeting better than the last by analysing what it achieved.
Carry out the "post mortem" when you can still remember deails of what happened.
Get informal, objective feedback from the participants the meeting and make a note to correct any inadequacies.

Follow up on agreed commitments - if you want action taken make sure it is perfectly clear who is responsible to carry out the tasks recommended by the meeting.
An agreed commitment is necessary as to who does what, by when. This should be confirmed in writing and is best done in the minutes and again in a follow up reminder to the person who has agreed to take on a task.

Participant Role
Prepare for the meeting topics Once the agenda is received each participant is responsible for fully preparing documentation, notes, questions, ideas.

every participant is responsible for voicing the need for additional information or clarification.

Participate Contribute ideas, voice concerns, and professionally challenge quick decisions.

Listen carefully.
• Check the time Provided the agenda is posted.
• Check jargon Depending on the meeting type and attendees.
• Stay on track Most times when a meeting gets off track.
• Check motivation before speaking Keep discussions on the issue.
Don’t comment just to be heard.
• Keep your calendar up-to-date It is imperative to meeting organizers that your calendar is current.

Contribute items to meeting agenda
• Contribute during meetings in team discussions, brainstorming, strategic planning, and special projects
• Undertake assigned special project tasks
• Read meeting minutes and project plans to keep up to date with important team.
• Agenda Contributor
• Discussion Contributor
• Brainstorming Contributor

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

บทบาทของประธานและผู้เข้าร่วมประชุมบทบาทของประธานขั้นพื้นฐานประชุมสามโครงสร้างพื้นฐานการประชุมที่ได้พิสูจน์ดีมากเพียงใดข้อผิดพลาดการประชุมอาจรวมระยะฝังลึก 3 เหล่านี้:  การเตรียมการสำหรับการประชุม การจัดประชุม ประเมินการประชุมการเตรียมการสำหรับการประชุมเมื่อมาถึงการประชุม นิพจน์ "ออนซ์ป้องกันเที่ยวแก้ แหวนจริง ชั่วโมงหรือสองเตรียมสามารถบันทึกหลายชั่วโมงที่ใช้ในการประชุมแต่ละเดือนได้ความรับผิดชอบของประธานก่อนการประชุมกำหนดการประชุมเตรียมวาระการประชุมชี้แจงบทบาทและความรับผิดชอบการจัดประชุมรับผิดชอบของประธานการประชุม: เริ่มประชุมเวลา ชี้แจงบทบาทและความรับผิดชอบ สร้างกฎพื้นดินและแนวทาง เข้าร่วมเป็นสมาชิกในทีม ตามวาระและจะเน้นการประชุมในวาระ รักษาอำนาจที่จะหยุดสิ่งที่เกิดขึ้น และเปลี่ยนรูปแบบผลักความรับผิดชอบ Summarise ตัดสินใจที่สำคัญและการดำเนินการ บันทึกคำแนะนำ และจัดสรรความรับผิดชอบสำหรับงานเฉพาะ ให้มากสุดมีความสามารถพิเศษ - วาดออกคนที่มีพรสวรรค์ และประสบการณ์คำถาม เวลาฟังผู้เชี่ยวชาญด้าน (ถ้ามี) เห็นแต่จัดสรรเวลากับทิศทางที่ชัดเจน เช่น "เรามีห้านาทีฟังเหตุผลทางเทคนิค ปิดประชุมเวลา และโหมดบวก appreciative และสง่างามประเมินการประชุมปรับปรุงการประชุม - จุดมุ่งหมายเพื่อให้แต่ละการประชุมดีกว่าสุดท้าย โดยวิเคราะห์สิ่งที่จะทำได้ ปฏิบัติตามการ "ลง mortem" เมื่อคุณสามารถยังคงจำ deails ของสิ่งที่เกิดขึ้น ได้รับผลป้อนกลับอย่างไม่เป็นทาง วัตถุประสงค์จากผู้เข้าร่วมการประชุม และบันทึกการแก้ไขใด ๆ inadequacies ตามตกลงผูกพัน - ถ้าคุณต้องการดำเนินให้สมบูรณ์ชัดเจนที่รับผิดชอบการดำเนินงานแนะนำการประชุม ความมุ่งมั่นการตกลงคือจำเป็นที่ไม่อะไร โดยเมื่อ นี้ควรได้รับการยืนยันในการเขียน และจะดีที่สุด ในนาที และอีกครั้ง ในจดหมายติดตามบุคคลที่ตกลงรับงานบทบาทผู้เรียนเตรียมความพร้อมสำหรับหัวข้อการประชุมเมื่อมีวาระการประชุมได้รับแต่ละผู้เข้าร่วมรับผิดชอบอย่างเต็มกำลังเตรียมเอกสาร บันทึกย่อ คำถาม ความคิด หลาย ๆ คนชอบเสียงต้องการข้อมูลเพิ่มเติมหรือชี้แจงได้ ร่วม Contribute ความคิด เสียงกังวล และท้าทายการตัดสินใจที่รวดเร็วอย่างมืออาชีพฟังอย่างระมัดระวัง•ตรวจสอบเวลาให้มีการลงรายการวาระการประชุมศัพท์แสงเครื่อง•ประชุมและผู้เข้าร่วมประชุม•บนแทร็กส่วนใหญ่เวลาเมื่อการประชุมที่ได้รับนอกลู่•ตรวจสอบแรงจูงใจก่อนพูดให้สนทนาปัญหา อย่าคิดเพียงแค่การได้ยิน•ให้ปฏิทินของคุณอัปประชุมยกว่า ปฏิทินของคุณเป็นปัจจุบันทันสมัยนำรายการการประชุมวาระการประชุม•มีส่วนร่วมระหว่างการประชุมในทีมสนทนา ระดมสมอง การวางแผนกลยุทธ์ และโครงการพิเศษ•ดำเนินงานโครงการพิเศษที่กำหนด•อ่านรายงานการประชุม และโครงการแผนให้กับทีมงานที่สำคัญ•ระเบียบวาระการประชุมผู้•สนทนาสนับสนุน•ระดมสมองผู้สนับสนุน

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

บทบาทของประธานและผู้เข้าร่วมในการประชุมบทบาทของประธานสามประชุมพื้นฐานขั้นตอนโครงสร้างประชุมพื้นฐานที่ได้รับการพิสูจน์ที่เป็นประโยชน์ในการเอาชนะข้อผิดพลาดที่ประชุมที่มีศักยภาพรวมทั้ง3 ขั้นตอนที่ฝังลึก: เตรียมความพร้อมสำหรับการประชุมการดำเนินการประชุมประเมินผลการประชุมเตรียมความพร้อมสำหรับประชุมเมื่อมาถึงการประชุมการแสดงออก "ออนซ์ของการป้องกันที่มีค่าปอนด์การรักษา" แหวนที่แท้จริง หรือสองชั่วโมงของการเตรียมการสามารถประหยัดเวลาหลายชั่วโมงใช้เวลาในการประชุมในแต่ละเดือน. ความรับผิดชอบของประธานก่อนการประชุมการประชุมตารางเตรียมวาระการประชุมชี้แจงบทบาทและความรับผิดชอบดำเนินการประชุมความรับผิดชอบของประธานในระหว่างการประชุม: เริ่มประชุมในเวลาชี้แจงบทบาทและความรับผิดชอบที่กำหนดกฎพื้นฐานและแนวทางการมีส่วนร่วมในฐานะสมาชิกทีมทำตามวาระการประชุมและช่วยให้การประชุมมุ่งเน้นไปที่วาระการประชุมรักษาอำนาจที่จะหยุดสิ่งที่เกิดขึ้นและเปลี่ยนรูปแบบในการผลักดันความรับผิดชอบสรุปการตัดสินใจที่สำคัญและการดำเนินการคำแนะนำบันทึกและจัดสรรความรับผิดชอบสำหรับงานเฉพาะให้มากที่สุดในปัจจุบันความสามารถ - ถามคำถามที่จะดึงออกมาจากคนที่มีความสามารถและประสบการณ์ในการให้เวลาที่จะได้ยินผู้เชี่ยวชาญ(ถ้ามี) จุดของมุมมอง แต่การจัดสรรเวลาที่มีทิศทางที่ชัดเจนเช่น "เรามีห้านาทีจะได้ยินเหตุผลทางเทคนิคปิดการประชุมในเวลาและบวกโหมดชื่นชมและสง่างามประเมินผลการประชุมการปรับปรุงการประชุมแต่ละครั้ง-. จุดมุ่งหมายที่จะทำให้การประชุมในแต่ละครั้งที่ดีขึ้นกว่าที่ผ่านมาโดยการวิเคราะห์สิ่งที่จะประสบความสำเร็จดำเนินการ"การชันสูตร" เมื่อคุณยังจำ deails ของ . สิ่งที่เกิดขึ้นได้รับการทางการข้อเสนอแนะวัตถุประสงค์จากผู้เข้าร่วมประชุมและให้ทราบเพื่อแก้ไขความบกพร่องใดๆ . ติดตามภาระผูกพันที่ตกลงกันไว้ - ถ้าคุณต้องการดำเนินการให้แน่ใจว่ามันเป็นที่ชัดเจนอย่างสมบูรณ์แบบที่จะเป็นผู้รับผิดชอบในการดำเนินงานที่แนะนำโดย ประชุม. ความมุ่งมั่นเป็นสิ่งที่จำเป็นที่ตกลงกันว่าใครทำอะไรโดยเมื่อ นี้ควรจะได้รับการยืนยันในการเขียนและจะทำดีที่สุดในนาทีและอีกครั้งในการติดตามการแจ้งเตือนให้กับบุคคลที่ได้ตกลงที่จะใช้ในงาน. บทบาทของผู้เข้าร่วมเตรียมความพร้อมสำหรับหัวข้อการประชุมเมื่อวาระการประชุมจะได้รับผู้เข้าร่วมแต่ละเป็นผู้รับผิดชอบอย่างเต็มที่การจัดเตรียมเอกสาร, บันทึก, คำถาม, ความคิด. ผู้เข้าร่วมทุกคนมีความรับผิดชอบในการประกาศความต้องการข้อมูลเพิ่มเติมหรือชี้แจง. มีส่วนร่วมมีส่วนร่วมในความคิดความกังวลเสียงและเป็นมืออาชีพท้าทายการตัดสินใจที่รวดเร็ว. ฟังอย่างระมัดระวัง. •ตรวจสอบเวลาให้วาระการประชุมที่มีการโพสต์. • ตรวจสอบศัพท์แสงขึ้นอยู่กับชนิดประชุมและผู้เข้าร่วมประชุม. •อยู่ในการติดตามเวลาส่วนใหญ่เมื่อที่ประชุมได้รับออกติดตาม. •ตรวจสอบก่อนที่จะพูดแรงจูงใจให้การอภิปรายเกี่ยวกับปัญหา. อย่าแสดงความคิดเห็นเพียงเพื่อจะได้ยิน. •เก็บปฏิทินของคุณขึ้นไป -date มันเป็นความจำเป็นที่จะจัดประชุมที่ปฏิทินของคุณเป็นปัจจุบัน. มีส่วนร่วมในรายการจะมีการประชุมวาระการประชุม•มีส่วนร่วมในระหว่างการประชุมในการอภิปรายของทีมระดมความคิดการวางแผนเชิงกลยุทธ์และโครงการพิเศษ•ได้รับมอบหมายดำเนินงานโครงการพิเศษ•อ่านนาทีการประชุมและโครงการวางแผนที่จะให้ถึงวันที่มีทีมงานที่มีความสำคัญ. •วาระที่ผู้สนับสนุน•อภิปรายผู้สนับสนุน•การประชุมระดมสมองผู้สนับสนุน



 

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

บทบาทของประธานและผู้เข้าร่วมในการประชุมบทบาทของประธานการประชุม

พื้นฐานสามขั้นตอนพื้นฐาน พบโครงสร้างที่ได้พิสูจน์เป็นประโยชน์ในการเอาชนะข้อผิดพลาดที่มีศักยภาพ รวมถึงการประชุมเหล่านี้ 3 ขั้นตอนลึกๆ :

เตรียมประชุมเหรอ

ดำเนินการจัดประชุมประเมินการประชุม

เตรียมประชุม
เมื่อมันมาถึง การประชุม , การแสดงออก" ออนซ์ของการป้องกันเป็นมูลค่าปอนด์ของการรักษา " แหวนจริง ชั่วโมงหรือสองของการเตรียมสามารถบันทึกหลายชั่วโมงใช้เวลาในการประชุมแต่ละเดือน

ความรับผิดชอบของประธานในที่ประชุมก่อน


เตรียมตารางเวลาการประชุมวาระการประชุมชี้แจงบทบาทและความรับผิดชอบ

ดำเนินการจัดประชุม
ความรับผิดชอบของประธานในการประชุม :


เริ่มประชุม ในเวลาอธิบายบทบาทและความรับผิดชอบ
สร้างกฎและแนวทาง
เข้าร่วมเป็นสมาชิกในทีม
ตามวาระให้ประชุมเน้นวาระ
รักษาอำนาจที่จะหยุดสิ่งที่กำลังเกิดขึ้น และเปลี่ยนรูปแบบ


สรุปคีย์ผลักความรับผิดชอบ การตัดสินใจและการกระทำ
บันทึกข้อเสนอแนะและจัดสรรหน้าที่เฉพาะของงาน
ให้มากที่สุดของความสามารถปัจจุบัน - ไหมถามวาดออกมาจากคนที่มีประสบการณ์และความสามารถพิเศษ
ให้เวลาที่จะได้ยินผู้เชี่ยวชาญ ( ถ้ามี ) จุดของมุมมอง แต่จัดสรรเวลา มีทิศทางที่ชัดเจน ตัวอย่างเช่น " เราได้ห้านาทีฟังเหตุผลทางเทคนิค
ปิดการประชุมในเวลาและบวก ชื่นชมและสง่างามในโหมดการประเมินผลการประชุม

ปรับปรุงแต่ละการประชุม - จุดมุ่งหมายเพื่อให้การประชุมแต่ละดีขึ้นกว่าที่ผ่านมา โดยวิเคราะห์ว่ามันบรรลุ .
ดําเนินการ " ทำลายหลักฐาน " เมื่อคุณยังสามารถจำ deails สิ่งที่เกิดขึ้น .
รับอย่างไม่เป็นทางการ มีความคิดเห็นจากผู้เข้าร่วมการประชุมและบันทึกการแก้ไขใด ๆข้อบกพร่อง

ติดตามตกลงผูกพันถ้าคุณต้องการกระทำให้แน่ใจว่ามันเป็นที่ชัดเจนที่เป็นผู้รับผิดชอบในการดําเนินงานแนะนำโดยการประชุม
ตกลงความมุ่งมั่นเป็นสิ่งที่จำเป็นเป็นใครอะไร โดยเมื่อ นี้ควรจะได้รับการยืนยันในการเขียน และที่ดีที่สุดคือทำในนาทีและอีกครั้งในการติดตามการแจ้งเตือนไปยังผู้ที่ได้ตกลงที่จะใช้ในงาน


ร่วมบทบาท