DP นำรายละเอียดข้อบกพร่องที่ได้รับมาจากหน่วยงานภายนอก บันทึกลงใน “ใบรายงานอุบัติการณ์” (Incident Report) รหัส OS-0901-F1 เพื่อวัตถุประสงค์ในการวิเคราะห์หาสาเหตุ และการติดตามวิธีการแก้ไข รวมทั้งมาตรการป้องกัน ของผู้รับผิดชอบที่เกี่ยวข้องภายในระยะเวลาที่กำหนดอย่างเหมาะสม