1. The following documents are forw

1. The following documents are forwarded to Accounts Payable for temporary filing and reconciliation (as applicable):

Purchase requisition and purchase order
Delivery slip and receiving report
Vendor invoice

2. Once the Accounts Payable Clerk has received all of the above documents, the following steps are completed to ensure that the purchasing procedure was respected and the invoices are correct:
The invoice is to be checked for the validity of purchased items or services, accuracy of amounts and the correctness of the payables to the vendor’s record.
The vendor invoice will be stapled on top of the receiving report and delivery slip followed by the purchase order and purchase requisition.
The purchase order should be evaluated for proper authorization, nature of the purchase and pricing as shown on the invoice reviewed for validity.
The quantities shown delivered on the invoice will be compared to the receiving report. Any discrepancies must be followed-up and resolved prior to commencing with the voucher process.
Calculations on the invoice will be recomputed (i.e. quantities received multiplied by

unit price and totals).
Correctness of the payable to the vendors’ record will be checked against the
documentation received.
All invoices are checked to ensure they have been properly approved for payment by
the relevant Head of Department.

3. Recording the merchandise / services payable

In some cases, the receiving report has been completed prior to receiving the vendor’s invoice. But at this stage, the inventory system records a “waiting for bill” entry. This “pro-forma” invoice uses the costs from the purchase order.

Upon receipt, the actual vendor’s invoice is compared to the “waiting for bill” entry already recorded in the inventory system. This is the final comparison for accounts payable accuracy. The vendor’s prices or discounts may vary from the purchase order, or the vendor’s quantities may vary from the actual quantity received per the receiving report, or other variances may exist in freight and other charges. All discrepancies must be resolved immediately and the correct amount owed recorded in the accounting system.

When invoices are received at the time of delivery, they should be checked to the physical delivery and matched with the purchase order and immediately entered into the inventory system.

Where the hotel does not have an inventory system all invoices are entered directly into the accounts payable sub ledger. The verification process remains the same.

Expenses such as utilities, rent, taxes, repairs, professional fees, etc. are generally not recorded through the purchase order/receiving routine. However, there may be other documentation such as contracts and other agreements to support the charges. These should be filed in the applicable vendor file as documentary support. Upon receipt of the invoice, the charges should be entered into the payable system and coded to the appropriate expense account.

Once invoices have been entered into the system, they must be filed in the respective vendor files, in date order.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

1 เอกสารต่อไปนี้.จะถูกส่งต่อไปบัญชีแยกประเภทสำหรับการจัดเก็บแฟ้มชั่วคราวและกระทบยอดเป็น):ใบขอซื้อและใบสั่งซื้อบันทึกการจัดส่งและการรับรายงานใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย2. เมื่อเจ้าหน้าที่บัญชีได้รับเอกสารข้างต้นทั้งหมด ขั้นตอนต่อไปนี้เสร็จสมบูรณ์แล้วเพื่อให้แน่ใจว่า มีการยอมรับขั้นตอนการซื้อ และใบแจ้งหนี้ถูกต้อง:ใบแจ้งหนี้จะมีการตรวจสอบถูกต้องของการซื้อสินค้า หรือบริการ ความถูกต้องของจำนวนและความถูกต้องของเจ้าระเบียนผู้ใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายจะถูก stapled บนรับรายงานและจัดส่งบันทึกการจัดส่งตามใบสั่งซื้อและใบสั่งซื้อควรมีประเมินใบสั่งซื้อสำหรับการตรวจสอบเหมาะสม ลักษณะของการซื้อและการกำหนดราคาตามที่แสดงในใบแจ้งหนี้ที่ตรวจทานความถูกต้องปริมาณที่แสดงการจัดส่งบนใบแจ้งหนี้จะถูกเปรียบเทียบกับรายงานได้รับ ความขัดแย้งต้องติดตาม และแก้ไขก่อนที่จะเริ่มดำเนินการผลิตด้วยกระบวนการสำคัญนั้นจะ recomputed การคำนวณใบแจ้งหนี้ (เช่นปริมาณที่ได้รับคูณด้วย ราคาต่อหน่วยและผลรวม)จะสามารถตรวจสอบความถูกต้องของเจ้าหนี้ผู้ขายคอร์ดกับการ เอกสารที่ได้รับตรวจสอบให้ถูกต้องอนุมัติสำหรับการชำระเงินใบแจ้งหนี้ทั้งหมด ที่เกี่ยวข้องหัวหน้าของแผนก3. บันทึกสินค้า / บริการเจ้าหนี้ในบางกรณี รายงานรับสินค้าเสร็จสมบูรณ์ก่อนที่จะได้รับใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย แต่ในขั้นตอนนี้ ระบบสินค้าคงคลังบันทึกรายการที่ "รอตั๋ว" ใบแจ้งหนี้ "ชั่ว" นี้ใช้ต้นทุนจากใบสั่งซื้อเมื่อรับสินค้า ใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่ายจริงจะเปรียบเทียบกับรายการ "รอเรียกเก็บเงิน" ที่ถูกบันทึกแล้วในระบบสินค้าคงคลัง นี่คือการเปรียบเทียบขั้นสุดท้ายสำหรับบัญชีเจ้าหนี้ความถูกต้อง ราคาหรือส่วนลดของผู้จัดจำหน่ายอาจแตกต่างจากใบสั่งซื้อ หรือปริมาณของผู้จัดจำหน่ายอาจแตกต่างไปจากปริมาณจริงที่ได้รับต่อรายงานรับ หรือผลต่างอื่น ๆ อาจมีค่าขนส่งและค่าธรรมเนียมอื่น ๆ ต้องแก้ไขความขัดแย้งทั้งหมดทันที และการแก้ไขยอดเงินค้างชำระในระบบบัญชีเมื่อได้รับใบแจ้งหนี้ในเวลาจัดส่ง พวกเขาควรจะตรวจสอบการนำส่ง และตรงกับใบสั่งซื้อ และทันทีเข้าสู่ระบบสินค้าคงคลังใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่โรงแรมไม่มีระบบสินค้าคงคลังจะป้อนลงในบัญชีแยกประเภทบัญชีย่อยเจ้าหนี้โดยตรง การตรวจสอบยังคงเหมือนเดิมค่าใช้จ่ายเช่นสาธารณูปโภค เช่า ภาษี ซ่อมแซม ค่าธรรมเนียมมืออาชีพ ฯลฯ โดยทั่วไปจะไม่ถูกบันทึกผ่านซื้อรับสั่งประจำ อย่างไรก็ตาม อาจมีเอกสารอื่น ๆ และข้อตกลงอื่น ๆ ที่จะสนับสนุนค่า เหล่านี้ควรเก็บข้อมูลในแฟ้มผู้ขายที่เกี่ยวข้องเป็นเอกสารสนับสนุน เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้ ค่าควรป้อนเข้าสู่ระบบเจ้าหนี้ และกำหนดรหัสบัญชีค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมเมื่อมีการป้อนใบแจ้งหนี้เข้าในระบบ พวกเขาต้องสามารถยื่นในแฟ้มผู้ขายนั้น ๆ ในวันสั่ง

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

1. เอกสารต่อไปนี้จะถูกส่งต่อไปยังบัญชีเจ้าหนี้การยื่นชั่วคราวและความสมานฉันท์ (แล้วแต่กรณี): ใบขอเสนอซื้อและใบสั่งซื้อใบจัดส่งสินค้าและรับรายงานใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย2 เมื่อบัญชีเสมียนเจ้าหนี้ได้รับเอกสารทั้งหมดข้างต้นขั้นตอนต่อไปจะแล้วเสร็จเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นที่เคารพนับถือขั้นตอนการจัดซื้อและใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง: ใบแจ้งหนี้จะได้รับการตรวจสอบความถูกต้องของสินค้าที่ซื้อหรือบริการที่ถูกต้องของจำนวนเงินที่ และความถูกต้องของเจ้าหนี้ในการบันทึกของผู้ขายที่. ใบแจ้งหนี้ของผู้ขายจะได้รับการเย็บที่ด้านบนของรายงานที่ได้รับและใบส่งมอบตามคำสั่งซื้อและใบขอเสนอซื้อ. ใบสั่งซื้อควรมีการประเมินสำหรับการอนุมัติที่เหมาะสมกับลักษณะของการซื้อและ การกำหนดราคาตามที่ปรากฏในใบแจ้งหนี้การตรวจสอบความถูกต้อง. ปริมาณการจัดส่งที่แสดงในใบแจ้งหนี้จะได้รับเมื่อเทียบกับรายงานที่ได้รับ ความแตกต่างใด ๆ ที่จะต้องปฏิบัติตามขึ้นและได้รับการแก้ไขก่อนที่จะเริ่มกระบวนการบัตรกำนัล. คำนวณในใบแจ้งหนี้จะ recomputed (เช่นปริมาณที่ได้รับคูณด้วยราคาต่อหน่วยและผลรวม). ความถูกต้องของที่จ่ายให้กับการบันทึกผู้ขายจะได้รับการตรวจสอบกับเอกสารที่ได้รับ. ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจะถูกตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับการอนุมัติอย่างถูกต้องสำหรับการชำระเงินโดยหัวหน้าภาควิชาที่เกี่ยวข้อง. 3 บันทึกสินค้า / บริการที่ต้องชำระในบางกรณีที่ได้รับรายงานการเสร็จเรียบร้อยแล้วก่อนที่จะได้รับใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย แต่ในขั้นตอนนี้ระบบสินค้าคงคลังบันทึก "การรอคอยสำหรับการเรียกเก็บเงิน" รายการ นี้ "โปรสมมติฐาน" ใบแจ้งหนี้ค่าใช้จ่ายที่ใช้จากการสั่งซื้อ. เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้ของผู้ขายที่เกิดขึ้นจริงคือเมื่อเทียบกับ "การรอคอยสำหรับการเรียกเก็บเงิน" รายการที่บันทึกไว้ในระบบสินค้าคงคลัง นี่คือการเปรียบเทียบสุดท้ายสำหรับบัญชีที่ถูกต้องเจ้าหนี้ ราคาของผู้ขายหรือส่วนลดที่อาจแตกต่างจากการสั่งซื้อหรือปริมาณของผู้จำหน่ายอาจแตกต่างจากปริมาณที่ได้รับจริงตามรายงานที่ได้รับหรือความแปรปรวนอื่น ๆ ที่อาจมีอยู่ในการขนส่งสินค้าและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ความแตกต่างทุกคนจะต้องได้รับการแก้ไขในทันทีและจำนวนเงินที่ถูกต้องเป็นหนี้ที่บันทึกไว้ในระบบบัญชี. เมื่อใบแจ้งหนี้ที่ได้รับในช่วงเวลาของการจัดส่งที่พวกเขาควรได้รับการตรวจสอบเพื่อการจัดส่งทางกายภาพและจับคู่กับคำสั่งซื้อและเข้ามาทันทีในระบบสินค้าคงคลัง. ที่ไหน โรงแรมไม่ได้มีระบบสินค้าคงคลังใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจะถูกป้อนโดยตรงเข้าบัญชีเจ้าหนี้บัญชีแยกประเภทย่อย กระบวนการตรวจสอบยังคงเหมือนเดิม. ค่าใช้จ่ายเช่นค่าสาธารณูปโภค, ค่าเช่า, ภาษี, การซ่อมแซมค่าธรรมเนียมวิชาชีพ ฯลฯ มักจะไม่ได้รับการบันทึกผ่านการสั่งซื้อ / รับประจำ แต่อาจจะมีเอกสารอื่น ๆ เช่นสัญญาและข้อตกลงอื่น ๆ เพื่อสนับสนุนค่าใช้จ่าย เหล่านี้ควรจะยื่นในแฟ้มของผู้ขายที่ใช้บังคับกับการสนับสนุนสารคดี เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้ค่าใช้จ่ายที่ควรจะป้อนเข้าสู่ระบบเจ้าหนี้และรหัสเพื่อบัญชีค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม. เมื่อใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการป้อนเข้าสู่ระบบที่พวกเขาจะต้องยื่นในแฟ้มของผู้ขายที่เกี่ยวข้องในการสั่งซื้อวันที่

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

1 เอกสารต่อไปนี้จะถูกส่งต่อไปยังบัญชีเจ้าหนี้ที่ยื่นชั่วคราวและการประนีประนอม ( ตามความเหมาะสม ) :

ซื้อใบเบิกใบสั่งซื้อและจัดส่ง การจัดส่งและรับรายงาน



ขายใบแจ้งหนี้ 2 เมื่อบัญชีเจ้าหนี้เจ้าหน้าที่ได้รับเอกสารทั้งหมดข้างต้นขั้นตอนต่อไปจะเสร็จสมบูรณ์เพื่อให้แน่ใจว่าขั้นตอนการเคารพและใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง :
ใบแจ้งหนี้จะได้รับการตรวจสอบความถูกต้องของการซื้อสินค้าหรือบริการ ความถูกต้องของปริมาณและความถูกต้องของเจ้าหนี้บันทึกของผู้ขาย .
ผู้ขายแจ้งจะเย็บด้านบนของรับรายงานและจัดส่งจัดส่งตามการสั่งซื้อและใบสั่งซื้อ .
ใบสั่งซื้อควรได้รับการประเมินสำหรับการอนุญาตที่เหมาะสม ลักษณะของการซื้อและราคาที่แสดงในใบแจ้งหนี้ตรวจสอบความตรง .
ปริมาณแสดงที่ส่งใบแจ้งหนี้จะถูกเมื่อเทียบกับ รับ รายงานความขัดแย้งใด ๆต้องติดตามและแก้ไขก่อนที่จะเริ่มกระบวนการนี้ .
การคำนวณในใบแจ้งหนี้จะ recomputed ( เช่นปริมาณที่ได้รับคูณด้วยราคาต่อหน่วย

และผลรวม ) .
ความถูกต้องของเจ้าหนี้บันทึกผู้ขาย ' จะตรวจสอบกับเอกสารรับ
.
ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจะถูกตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่า พวกเขาได้รับการอนุมัติสำหรับการชำระเงินโดย
อย่างถูกต้องหัวของแผนกที่เกี่ยวข้อง

3 การบันทึกบริการสินค้า / ค่า

ในบางกรณี รับรายงานเสร็จเรียบร้อยแล้วก่อนที่จะได้รับใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย แต่ในขั้นตอนนี้ระบบสินค้าคงคลังบันทึก " รอบิล " รายการ " ชั่วคราว " ใบแจ้งหนี้ใช้ต้นทุนจากการซื้อ

เมื่อได้รับคำสั่งใบแจ้งหนี้ที่เกิดขึ้นจริงของผู้ขาย คือ เปรียบได้กับ " รอบิล " รายการบันทึกแล้วระบบสินค้าคงคลัง นี่คือการเปรียบเทียบความถูกต้องขั้นสุดท้ายสำหรับบัญชีเจ้าหนี้ ของผู้ขาย ราคาหรือส่วนลดอาจแตกต่างกันจากใบสั่งซื้อ หรือปริมาณของผู้ขายอาจแตกต่างไปจากปริมาณจริงได้รับ ต่อ รับ รายงานหรือแบบอื่น ๆอาจมีอยู่ในการขนส่งและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ความขัดแย้งทั้งหมดต้องได้รับการแก้ไขทันทีและแก้ไขจำนวนเงินที่ค้างชำระที่บันทึกไว้ในระบบบัญชี

เมื่อใบแจ้งหนี้ที่ได้รับ ณเวลาส่ง ก็ควรตรวจสอบเพื่อจัดส่งทางกายภาพและจับคู่กับใบสั่งซื้อและทันทีที่เข้าไปในระบบสินค้าคงคลัง .

ที่โรงแรมไม่มีสินค้าคงคลังระบบใบแจ้งหนี้จะถูกป้อนโดยตรงลงในบัญชีเจ้าหนี้บัญชีแยกประเภทย่อย . กระบวนการตรวจสอบยังคงเหมือนเดิม

ค่าใช้จ่าย เช่น ค่าสาธารณูปโภค ค่าเช่า ภาษี , ซ่อม , ค่าวิชาชีพ , ฯลฯ โดยทั่วไปจะไม่บันทึกผ่านการสั่งซื้อ / การรับตามปกติ อย่างไรก็ตามอาจมีเอกสารอื่น เช่น สัญญาและข้อตกลงอื่น ๆเพื่อสนับสนุนค่าใช้จ่าย เหล่านี้ควรจะยื่นแฟ้มสนับสนุนผู้ขายใช้เป็นสารคดี เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้ , ค่าใช้จ่ายควรจะเข้าไปในระบบเจ้าหนี้และรหัสเพื่อค่าใช้จ่ายบัญชีที่เหมาะสม

เมื่อใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการป้อนลงในระบบพวกเขาจะต้องยื่นในแฟ้มผู้ขายได้ลงนามในวันที่สั่งซื้อ