5. Be SpecificMost people use speci

5. Be Specific

Most people use specific language when they talk casually: they tell stories with details, colors, and smells. Write the same way. Use words to paint pictures in your reader's mind, not to ask him or her to dissect abstract concepts. If you have numbers, use them. Don't discuss ideas without examples. Avoid abbreviations not everyone knows. Everybody understands words that apply to everyday life, souse everyday words and your reader will understand you.

6. Write Interesting Sentences

Vary the length of your sentences to avoid lulling your reader to sleep. Make some short and sharp. Draw others out by linking two or three together: clip with commas, stitch with semicolons; even staple with dashes -- if you like. Don't make all your sentences the same.

7. Write to Your Readers, Not Down to Them

Most people understand far more words than they use, either in writing or speech. If you read any general how-to book, business letter, newspaper, or even these writing guidelines, you will find each written at roughly the same level of language. None treats its readers like children, but none is likely to use the word "turpitude" either. Even if you are writing to tell your readers something they know nothing about, think of them as intelligent but uninformed, not dumb.

Avoid using "we" if you don't have to -- use it if you are really talking about a group opinion, position, or action (such as a company policy or a decision voted on at a meeting), but don't use it to replace "I" with something more pompous. Readers like to see that you are a person, not a vague corporate "we" or an impersonal "the writer." Your reader isn't stupid and doesn't like being talked down to.

8. Use a Positive Tone

Use negatives such as "don't," "won't," and "not" only to deny, not to evade or be indecisive. Instead of "We can't decide until tomorrow," write "We should decide tomorrow," or, better yet, "We will decide tomorrow." Even many negative statements have single words that work better than negative statements: "disagreeable" instead of "not nice," "late" instead of "not on time," "wrong" instead of "non-optimal," "rarely" instead of "not very often," and so on.

9. Be Correct

Good writing is correct in two ways:

In technique.In facts.

Reference books, such as style guides and dictionaries, will help you write with proper spelling, punctuation, grammar, and formatting. The facts, however, are yours alone. Letters serve as records of what you say, often spending years in filing cabinets for later reference, so your facts must be correct.

If you have relevant information, present it. If you are uncertain, say so. If you merely suspect something, make the suspicion clear so your reader does not think you know more than you do. Check your letter over before you send it, to save the awkwardness of correcting a mistake after your reader sees it.

10. Be Clear

Good business writing is all about being clear. A letter is not a poem, a mystery story, or a morality play. It should not have subtle allegorical overtones requiring careful study, or different shades of meaning. In short, it should not be open to interpretation.

Every word should mean one thing, each sentence should say one thing, and together they should create a tool for achieving your goal. If your reader understands you, then does what you intend, then your writing -- whether a letter, e-mail, memo, fax, or report -- succeeds.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

รับเฉพาะคนส่วนใหญ่ใช้ภาษาเฉพาะเมื่อพวกเขาพูดคุยแบบสบาย ๆ: พวกเขาบอกเล่าเรื่องราวรายละเอียด สี และกลิ่น เขียนเหมือนกัน ใช้คำในการวาดภาพในใจของผู้อ่าน จะให้เขาหรือเธอในการแนวคิดนามธรรม ถ้าคุณมีหมายเลข ใช้ ไม่พูดคุยความคิดโดยไม่ตัวอย่าง หลีกเลี่ยงคำย่อทุกคนไม่รู้ ทุกคนเข้าใจคำที่ใช้กับชีวิตประจำวัน souse คำประจำวันและเครื่องอ่านจะเข้าใจคุณ6. เขียนประโยคที่น่าสนใจเปลี่ยนความยาวของประโยคของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงการกล่อมตัวอ่านของคุณเข้าสู่โหมดสลี ทำการสั้นบาง และคม วาดคนอื่นออก โดยการเชื่อมโยงสองหรือสามรวม: คลิป ด้วยเครื่องหมายจุลภาค ตะเข็บ ด้วยเครื่องหมายอัฒภาค แม้หลัก ด้วยประ - หากคุณต้องการ ไม่ทำให้ประโยคทั้งหมดของคุณเหมือนกัน7. เขียนเพื่อผู้อ่าน ไม่ลงไปได้คนส่วนใหญ่เข้าใจคำพูดมากขึ้นกว่าที่พวกเขาใช้ ในการเขียนหรือการพูด ถ้าคุณอ่านหนังสือวิธีการทั่วไป จดหมายธุรกิจ หนังสือพิมพ์ หรือแนวทางการเขียนแม้เหล่านี้ คุณจะพบแต่เขียนในภาษาในระดับที่ประมาณเดียวกัน ไม่ถือว่าเป็นผู้อ่านเหมือนเด็ก แต่ไม่มีแนวโน้มที่จะใช้คำว่า "turpitude" อย่างใดอย่างหนึ่ง แม้ว่าคุณจะเขียนบอกผู้อ่านของคุณสิ่งที่พวกเขารู้อะไรเกี่ยวกับ คิดว่า พวกเขาเป็นอัจฉริยะ แต่ไม่รู้ ไม่โง่หลีกเลี่ยงการใช้ "เรา" ถ้าคุณไม่ต้องการ - ใช้มันถ้าคุณจริง ๆ ได้พูดคุยเกี่ยวกับความคิดเห็นเป็นกลุ่ม ตำแหน่ง หรือการกระทำ (เช่นบริษัท นโยบายหรือการตัดสินใจลงคะแนนในที่ประชุม), แต่ไม่ใช้การแทน "ฉัน" กับสิ่ง pompous มาก ผู้อ่านต้องการดูว่า คุณเป็นคน ไม่มีคลุมเครือของ "เรา" หรือมีตัวตน "เขียนแบบ" อ่านของคุณไม่ได้โง่ และไม่ชอบการพูดคุยลงไป8. ใช้โทนสีเป็นบวกใช้ฟิล์มดังกล่าวเป็น "ไม่ "ไม่ และ "ไม่" ปฏิเสธ ไม่เพื่อหลบ หรือจะปล่อย แทน "เราไม่สามารถตัดสินใจถึงอนาคต เขียน"เราควรตัดสินใจพรุ่งนี้" หรือ ยิ่ง "เราจะตัดสินใจ ว่า พรุ่งนี้" งบติดลบแม้มีคำเดียวที่ทำงานดีกว่างบติดลบ: "ไม่" แทน "ไม่ดี" "สาย" แทนไม่เกี่ยวกับ "เวลา" "ผิด" แทน "ไม่ใช่สุด "ไม่ค่อย"แทน"ไม่บ่อย และอื่น ๆ9. ได้ถูกต้องเขียนดีถูกต้องในสองวิธี:ในเทคนิคนี้ ในข้อเท็จจริงหนังสืออ้างอิง พจนานุกรม และแบบแนะนำจะช่วยให้คุณเขียนสะกด วรรคตอน ไวยากรณ์ และการจัดรูปแบบ ข้อเท็จจริง อย่างไรก็ตาม มีคุณคนเดียว ตัวอักษรใช้เป็นของสิ่งที่คุณพูด มักจะใช้จ่ายปีในตู้เก็บเอกสารในการอ้างอิง ให้ข้อเท็จจริงของคุณจะถูกถ้าคุณมีข้อมูลที่เกี่ยวข้อง การนำเสนอ ถ้าคุณไม่แน่ใจ พูดนั้น ถ้าคุณเพียงสงสัยว่าบางสิ่งบางอย่าง ทำให้ความสงสัยล้างของคุณผู้อ่านคิดว่าคุณรู้มากกว่าที่คุณทำ ตรวจสอบจดหมายของคุณผ่านก่อนที่จะส่ง การบันทึกทำอย่างไรดีการแก้ไขความผิดพลาดหลังจากที่อ่านของคุณมองเห็นได้10. ให้ชัดเจนการเขียนทางธุรกิจเป็นเรื่องมีความชัดเจน ตัวอักษรไม่มีบทกวี เรื่องลึกลับ หรือเล่นศีลธรรม ควรมีส่วนละเอียดเชิงเปรียบเทียบแทรกต้องระมัดระวังศึกษา หรือเฉดสีแตกต่างกันของความหมาย ในระยะสั้น มันไม่ควรเปิดให้ตีความทุกคำจะหมายถึง สิ่งหนึ่ง แต่ละประโยคควรพูดสิ่งหนึ่ง และร่วมกันพวกเขาควรสร้างเครื่องมือสำหรับการบรรลุเป้าหมายของคุณ ถ้าอ่านของคุณเข้าใจคุณ แล้วทำสิ่งที่คุณต้องการ แล้วการเขียน - ไม่ว่าตัวอักษร อีเมล์ บันทึก แฟกซ์ หรือ รายงาน - สำเร็จ

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

5. เป็นเฉพาะคนส่วนใหญ่ใช้ภาษาเฉพาะเมื่อพวกเขาพูดคุยแบบสบาย ๆ ที่พวกเขาบอกเล่าเรื่องราวที่มีรายละเอียดสีและกลิ่น เขียนในลักษณะเดียวกัน ใช้คำพูดในการวาดภาพในใจของผู้อ่านของคุณไม่ได้ที่จะขอให้เขาหรือเธอจะผ่าแนวคิดที่เป็นนามธรรม ถ้าคุณมีตัวเลขใช้พวกเขา ไม่ได้พูดคุยความคิดโดยไม่ต้องตัวอย่าง หลีกเลี่ยงตัวย่อที่ทุกคนไม่ทราบ ทุกคนเข้าใจคำที่นำไปใช้กับชีวิตประจำวันกดน้ำคำพูดในชีวิตประจำวันและการอ่านของคุณจะเข้าใจว่าคุณ. 6 เขียนประโยคที่น่าสนใจแตกต่างกันไปตามความยาวของประโยคของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงการ lulling ผู้อ่านของคุณจะนอนหลับ ทำให้บางสั้นและคมชัด วาดคนอื่น ๆ ออกมาโดยการเชื่อมโยงสองหรือสามร่วมกัน: คลิปด้วยเครื่องหมายจุลภาคตะเข็บด้วยเครื่องหมายอัฒภาค; แม้กระทั่งหลักที่มีขีดกลาง - ถ้าคุณชอบ อย่าทำให้ทุกประโยคของคุณเหมือนกัน. 7 เขียนผู้อ่านของคุณจะไม่ได้ลงไปพวกเขาคนส่วนใหญ่เข้าใจคำพูดที่ไกลมากขึ้นกว่าที่พวกเขาจะใช้อย่างใดอย่างหนึ่งในการเขียนหรือการพูด ถ้าคุณอ่านหนังสือวิธีการจดหมายธุรกิจใด ๆ ทั่วไป, หนังสือพิมพ์, หรือแม้กระทั่งเหล่านี้แนวทางการเขียนคุณจะพบกันเป็นลายลักษณ์อักษรที่ประมาณในระดับเดียวกันของภาษา ไม่มีการปฏิบัติต่อผู้อ่านของตนเหมือนเด็ก แต่ไม่มีผู้ใดมีแนวโน้มที่จะใช้คำว่า "เลวทรามต่ำช้า" อย่างใดอย่างหนึ่ง . แม้ว่าคุณจะเขียนเพื่อบอกผู้อ่านของคุณสิ่งที่พวกเขารู้อะไรเกี่ยวกับคิดว่าพวกเขาเป็นอัจฉริยะ แต่ไม่รู้ไม่ได้โง่หลีกเลี่ยงการใช้ "เรา" ถ้าคุณไม่ต้อง - ใช้งานได้หากคุณจริงๆพูดคุยเกี่ยวกับกลุ่ม ความคิดเห็นตำแหน่งหรือการกระทำ (เช่นนโยบายของ บริษัท หรือการตัดสินใจลงคะแนนในที่ประชุม) แต่ไม่ได้ใช้มันเพื่อแทนที่ "ฉัน" กับสิ่งที่ผึ่งผายเพิ่มเติม ผู้อ่านชอบที่จะเห็นว่าคุณเป็นคนที่ไม่ได้เป็นที่คลุมเครือขององค์กร "เรา" หรือตัวตน "นักเขียน". ผู้อ่านของคุณไม่ได้โง่และไม่ชอบการพูดคุยลงไป. 8 ใช้โทนบวกใช้เชิงลบเช่น "ทำไม่ได้" "จะไม่" และ "ไม่" เท่านั้นที่จะปฏิเสธไม่ได้ที่จะหลบเลี่ยงหรือไม่แน่ใจ แทน "เราไม่สามารถตัดสินใจได้จนถึงวันพรุ่งนี้" เขียน "เราควรจะตัดสินใจในวันพรุ่งนี้" หรือดีกว่ายัง "เราจะตัดสินใจวันพรุ่งนี้." แม้งบเชิงลบมากมีคำเดียวที่ทำงานได้ดีกว่างบลบ: "ไม่ถูกใจ" แทน "ไม่ดี" "สาย" แทน "ไม่ได้อยู่ในเวลา" "ผิด" แทน "ไม่เหมาะสม" "ไม่ค่อย" แทน ของ "ไม่ได้บ่อยมาก" และอื่น ๆ . 9 ความถูกต้องในการเขียนที่ดีถูกต้องในสองวิธีในข้อเท็จจริง technique.In. หนังสืออ้างอิงเช่นคำแนะนำรูปแบบและพจนานุกรมจะช่วยให้คุณเขียนด้วยการสะกดคำที่เหมาะสมเครื่องหมายวรรคตอนไวยากรณ์และการจัดรูปแบบ ข้อเท็จจริง แต่มีคุณคนเดียว ตัวอักษรทำหน้าที่เป็นบันทึกสิ่งที่คุณพูดมักจะใช้เวลาหลายปีในตู้เก็บเอกสารสำหรับการอ้างอิงในภายหลังดังนั้นข้อเท็จจริงของคุณจะต้องถูกต้อง. ถ้าคุณมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องปัจจุบัน หากคุณมีความไม่แน่นอน, พูดอย่างนั้น หากคุณบางสิ่งบางอย่างเพียงผู้ต้องสงสัยให้สงสัยที่ชัดเจนเพื่อให้ผู้อ่านของคุณไม่ได้คิดว่าคุณรู้มากกว่าที่คุณทำ ตรวจสอบจดหมายของคุณในช่วงก่อนที่จะส่งเพื่อประหยัดอึดอัดในการแก้ไขข้อผิดพลาดหลังจากที่ผู้อ่านของคุณเห็นมันได้. 10 มีความชัดเจนการเขียนทางธุรกิจที่ดีคือทั้งหมดเกี่ยวกับการที่ชัดเจน จดหมายไม่ได้เป็นบทกวีเรื่องลึกลับหรือเล่นศีลธรรม มันไม่ควรจะต้องหวือหวาเปรียบเทียบลึกซึ้งที่กำหนดให้การศึกษาอย่างรอบคอบหรือเฉดสีที่แตกต่างกันของความหมาย ในระยะสั้นก็ไม่ควรจะเปิดให้ตีความ. ทุกคำที่ควรจะหมายถึงสิ่งหนึ่งที่แต่ละประโยคควรจะพูดว่าสิ่งหนึ่งและร่วมกันพวกเขาควรจะสร้างเครื่องมือเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของคุณ หากผู้อ่านของคุณเข้าใจคุณแล้วไม่สิ่งที่คุณตั้งใจแล้วการเขียนของคุณ - ไม่ว่าจะเป็นตัวอักษร E-mail, บันทึก, โทรสารหรือรายงาน - ประสบความสำเร็จ