The Secretary is crucial to the smo

The Secretary is crucial to the smooth running of a Management Committee meeting. This involves activities before, during and after Committee meetings.

In order to be effective, the Secretary of the Management Committee should ensure that they carry out the following activities:

Before the Meeting

Consult with the Chairperson on the order of business for the meeting, and the way in which it should be dealt with on the agenda. Decide what business requires discussion and what requires a decision by the Management Committee;
Ensure that the notice of the meeting is given, that suitable accommodation is arranged and confirmed, and that copies of the agenda is prepared;
Circulate to all members (a) any papers to be discussed at the upcoming meeting and (b) a copy of the agenda, minutes of the previous meeting; and
Make sure that any reports or information requested at the last meeting is available or that there is a good reason why not.
At the Meeting

Arrive in good time before the meeting with the minutes and with all the relevant correspondence and business matters for that meeting, in good order.Record the names of those who are present, and convey and record apologies received from those who are absent;
Read the minutes of the previous meeting, and if they are approved, obtain the Chairperson's signature on them;
Report on action or matters arising from the previous minutes. Read any important correspondence that has been received;
Unless there is a Minutes Secretary, take notes of the meeting, recording the key points and making sure that all decisions and proposals are recorded, as well as the name of the person or group responsible for carrying them out. Make sure action points are clear; and
Make sure that the Chairperson is supplied with all the necessary information for items on the agenda, and remind the Chairperson if an item has been overlooked.
After the Meeting

Prepare a draft of the minutes (unless there is a minutes secretary) and consult the Chairperson and most senior staff member (where relevant) for approval;
Send a reminder notice of each decision requiring action to the relevant person; this can be done by telephone, or by an ‘action list' with the relevant action for each person duly marked; and
Promptly send all correspondence as decided by the Management Committee.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

เลขานุการคือการทำงานที่ราบรื่นของการประชุมคณะกรรมการบริหาร นี้เกี่ยวข้องกิจกรรมก่อน ระหว่าง และ หลังการประชุมคณะกรรมการเพื่อให้มีประสิทธิภาพ เลขานุการคณะกรรมการบริหารควรแน่ใจว่า จะดำเนินการกิจกรรมต่อไปนี้:ก่อนการประชุมปรึกษากับประธานขั้นธุรกิจการประชุม แบบที่มันควรจะดำเนินการในวาระการประชุม ตัดสินใจว่า ธุรกิจใดต้องการสนทนาและสิ่งต้องตัดสิน โดยคณะกรรมการบริหารให้แน่ใจว่า การประชุมที่เป็นให้ ที่พักจัด และยืนยัน และว่า จะ เตรียมของวาระการประชุมไหลเวียนไปยังสมาชิกทั้งหมด (ก) มีเอกสารจะอภิปรายในการประชุมที่เกิดขึ้น และ (ข) สำเนาของวาระการประชุม ประชุมก่อนหน้า และตรวจสอบให้แน่ใจว่า รายงานหรือข้อมูลที่ร้องขอในการประชุมสุดท้ายใด ๆ จะอยู่ หรือว่ามีเหตุผลสมควรทำไมไม่ในการประชุมมาถึงในเวลาก่อนการประชุมรายงาน และจดหมายโต้ตอบที่เกี่ยวข้องทั้งหมดและการธุรกิจเป็นเรื่องที่การประชุม ในลำดับที่ดี บันทึกชื่อที่อยู่ และถ่ายทอด และบันทึกขอโทษที่ได้รับจากผู้ที่ขาดงานอ่านการประชุมก่อนหน้านี้ และถ้าพวกเขาได้รับการรับรอง รับลายเซ็นของประธานนั้นรายงานเกี่ยวกับการดำเนินการหรือเรื่องที่เกิดขึ้นจากรายงานก่อนหน้านี้ อ่านจดหมายใด ๆ สิ่งสำคัญที่ได้รับเว้นแต่จะมีเลขานุการนาที จดบันทึกการประชุม บันทึกประเด็นสำคัญ และทำให้แน่ใจว่า การตัดสินใจและข้อเสนอทั้งหมดจะถูกบันทึก และชื่อของบุคคลหรือกลุ่มที่รับผิดชอบดำเนินการให้ แน่ใจว่าจุดดำเนินการชัดเจน และแน่ใจว่า ประธานมา ด้วยข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับรายการในวาระการประชุม และเตือนประธานถ้าสินค้ามีถูกมองข้ามภายหลังการประชุมเตรียมร่างนาที (เว้นแต่จะมีเลขานุการนาที) และควรปรึกษาประธานและพนักงานอาวุโสที่สุด (เกี่ยวข้อง) สำหรับการอนุมัติส่งการแจ้งเตือนของการตัดสินใจแต่ละที่ต้องดำเนินการให้บุคคลที่เกี่ยวข้อง นี้สามารถทำได้ โดยโทรศัพท์ หรือการ 'ดำเนินรายการ' การดำเนินการที่เกี่ยวข้องสำหรับแต่ละคนรับรองสำเนาถูกต้องทำเครื่องหมาย และทันทีส่งจดหมายทั้งหมดที่ตัดสินใจ โดยคณะกรรมการบริหาร

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

เลขานุการเป็นสิ่งสำคัญเพื่อการทำงานที่ราบรื่นของการประชุมคณะกรรมการบริหาร กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการนี้มาก่อนระหว่างและหลังการประชุมคณะกรรมการ. เพื่อที่จะให้มีประสิทธิภาพเลขานุการของคณะกรรมการบริหารควรให้แน่ใจว่าพวกเขาดำเนินกิจกรรมดังต่อไปนี้ก่อนที่จะมีการประชุมปรึกษากับประธานในการสั่งซื้อของธุรกิจสำหรับการประชุมและวิธีที่มันควรจะได้รับการจัดการในวาระการประชุม ตัดสินใจเลือกสิ่งที่ธุรกิจต้องมีการอภิปรายและสิ่งที่ต้องตัดสินใจโดยคณะกรรมการบริหารนั้นตรวจสอบว่ามีการแจ้งในที่ประชุมจะได้รับที่ที่พักที่เหมาะสมมีการจัดเรียงและได้รับการยืนยันและสำเนาของวาระการประชุมเตรียมไว้หมุนเวียนให้สมาชิกทุกคน(ก) ใด ๆ เอกสารที่จะกล่าวถึงในที่ประชุมที่จะเกิดขึ้นและ (ข) สำเนาของวาระการประชุมที่รายงานการประชุมก่อนหน้า; และตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายงานหรือข้อมูลใด ๆ ขอให้ที่ประชุมครั้งสุดท้ายสามารถใช้ได้หรือว่ามีเหตุผลที่ดีทำไมไม่. ในการประชุมมาถึงในช่วงเวลาที่ดีก่อนที่จะประชุมกับนาทีและกับทุกการติดต่อที่เกี่ยวข้องและเรื่องธุรกิจสำหรับการประชุมว่าใน order.Record ดีชื่อของผู้ที่เป็นปัจจุบันและถ่ายทอดและขอโทษบันทึกที่ได้รับจากผู้ที่มีความขาด; อ่านรายงานการประชุมของการประชุมก่อนหน้านี้และถ้าพวกเขาได้รับการอนุมัติได้รับลายเซ็นประธานในพวกเขารายงานผลการดำเนินการหรือเรื่องที่เกิดขึ้นจากนาทีที่ผ่านมา อ่านจดหมายที่สำคัญใด ๆ ที่ได้รับ; เว้นแต่จะมีรายงานการประชุมเลขานุการจดบันทึกการประชุมบันทึกจุดที่สำคัญและทำให้แน่ใจว่าการตัดสินใจทั้งหมดและข้อเสนอจะถูกบันทึกไว้เช่นเดียวกับชื่อของบุคคลหรือกลุ่มที่รับผิดชอบในการถือ พวกเขาออก ให้แน่ใจว่าจุดที่ดำเนินการมีความชัดเจน; และให้แน่ใจว่าประธานจะมาพร้อมกับข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับรายการในวาระการประชุมและเตือนประธานถ้ารายการที่ได้รับการมองข้าม. หลังจากที่ประชุมเตรียมร่างนาที (ถ้ามีเลขานุการนาที) และให้คำปรึกษา ประธานกรรมการและเจ้าหน้าที่อาวุโสที่สุด (ที่เกี่ยวข้อง) เพื่อพิจารณาอนุมัติส่งหนังสือแจ้งเตือนของการตัดสินใจที่ต้องใช้ในแต่ละการกระทำกับบุคคลที่เกี่ยวข้อง นี้สามารถทำได้โดยการโทรศัพท์หรือโดยการกระทำรายการ 'ด้วยการกระทำที่เกี่ยวข้องสำหรับแต่ละบุคคลที่มีเครื่องหมายรับรองสำเนาถูกต้อง; และทันทีส่งจดหมายทั้งหมดตัดสินใจโดยคณะกรรมการบริหาร

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

เลขานุการเป็นสิ่งสำคัญที่จะวิ่งเรียบของคณะกรรมการจัดการประชุม นี้เกี่ยวข้องกับกิจกรรมต่างๆ ก่อน ระหว่าง และหลังการประชุมคณะกรรมการ

เพื่อให้มีประสิทธิภาพ เลขานุการของคณะกรรมการบริหาร ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีกิจกรรมดังต่อไปนี้ :



ก่อนประชุมปรึกษากับประธานในการสั่งซื้อของทางธุรกิจสำหรับการประชุมและวิธีการที่มันควรจะได้รับในวาระการประชุม ตัดสินใจว่า สิ่งที่ธุรกิจต้องการอภิปรายและสิ่งที่ต้องตัดสินใจโดยคณะกรรมการการจัดการ ;
ให้แน่ใจว่าหนังสือนัดประชุมให้เหมาะสม จัดสถานที่ และยืนยัน และสำเนาของวาระที่เตรียมไว้ ;
หมุนเวียนให้สมาชิกทุกคน ( ) เอกสารใด ๆ ที่จะกล่าวในการประชุมที่จะเกิดขึ้น และ ( ข ) สำเนาของวาระการประชุมก่อนหน้านี้ และ
ให้แน่ใจว่ารายงานหรือข้อมูลที่ต้องการในการประชุมครั้งสุดท้าย สามารถใช้ได้ หรือมีเหตุผลที่ดีว่าทำไมไม่เจอ

.
ที่มาถึงในเวลาที่เหมาะสมก่อนที่จะประชุมกับนาทีและกับทั้งหมดที่เกี่ยวข้องและติดต่อเรื่องธุรกิจ ประชุม เพื่อ ดี บันทึกชื่อของผู้ที่เป็นปัจจุบัน และถ่ายทอดและบันทึกขอโทษที่ได้รับจากผู้ที่ขาด ;
อ่านรายงานการประชุมของการประชุมครั้งที่แล้ว และถ้าพวกเขาได้รับการอนุมัติ , ได้รับ ของประธานลายเซ็นกับพวกเขา ;
รายงานการกระทำ หรือเรื่องที่เกิดขึ้นจากนาทีก่อนหน้านี้ อ่านจดหมายที่สำคัญได้รับ ;
เว้นแต่จะมีเลขานาที , จดบันทึกการประชุม , บันทึกจุดสําคัญและให้แน่ใจว่าการตัดสินใจทั้งหมดและข้อเสนอจะถูกบันทึกเป็นชื่อของบุคคลหรือกลุ่มบุคคลรับผิดชอบพวกเขา ให้แน่ใจว่า จุดการกระทำนั้นชัดเจน และ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ประธาน คือ ให้มีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับรายการในวาระการประชุม และเตือนประธานถ้าสินค้าได้รับการมองข้าม .
หลังจากการประชุม

เตรียมร่างของนาที ( ถ้าไม่มีเลขานาที ) และปรึกษาประธานและอาวุโสที่สุดของพนักงาน ( ที่เกี่ยวข้อง ) อนุมัติ ;
ส่งแจ้งเตือนของการตัดสินใจแต่ละครั้งต้องดำเนินการกับบุคคลที่เกี่ยวข้อง นี้สามารถทำได้โดยโทรศัพท์ หรือโดยการกระทํา ' รายการ ' กับการกระทำที่เกี่ยวข้องกับแต่ละบุคคล รับรอง เครื่องหมาย
ทันที และส่งจดหมายทั้งหมดตัดสินใจโดยคณะกรรมการการจัดการ