The American Refugee Committee (ARC

The American Refugee Committee (ARC) Thailand program started in 1979 in response to the emergency needs of refugees from Cambodia, Viet Nam and Laos. Currently, the program provides life-saving health and other services to displaced persons from Burma residing in 5 temporary shelters along the Thai-Burma border in the provinces of Mae Hong Son, Tak and Kanchanaburi. In addition, Thailand is at the center of ever larger migratory movements in the region. With funding from the Global Fund, ARC works with migrants on identifying and treating malaria cases in the provinces of Petchaburi, Chumphon, Kanchanaburi and Ranong.

ARC donors include: US Dept. of Statue Bureau for Population, Refugees and Migration (BRPM), United Nations, and the Global Fund. The ARC office in Bangkok supports multiple field offices located in various provinces along the Thai – Burma border and in the provinces in southern Thailand. With an annual budget of between $3-4m, the Thailand program has 8 expatriate and over 120 national staff.

PRIMARY PURPOSE OF THE POSITION

The Admin/Procurement Assistant provides critical support to ARC field offices throughout Thailand on procurements and other logistical arrangements. Procurement function provides support to Administration Department for procurement supply and logistics under ARC procurement guidelines, principles and regulations in order to achieve ARC’s goals and missions. Admin and Procurement Assistant performs and operates procurement supplying Field programs with products and services to facilitate all appropriate ARC activities, and ensures that the procurement systems correspond to the guideline of donors and ARC procurement guidelines, principles and regulations.

PRIMARY DUTIES/RESPONSIBILITIES % OF TIME

1. Admin assistant receives visitors including vendors seeking payments, other deliveries and answers incoming calls and responds to faxes received by ARC’s Bangkok office.

2. Processes Travel Authorization requests and completes travel arrangements for all field staff coming to Bangkok and for ARC Int’l visitors. Including booking of hotel and reservations for travel

3. Performs procurement supplying field programs with products and services to facilitate all appropriate ARC activities, and ensures that the procurement processes is complete and correspond to the guidelines of donors and ARC procurement guidelines.

4. Prepares appropriate document to file for procurement rationale/explanation for review and approval.

5. Inventory management and report. Conducts procurement and logistic function (in terms of supplies and persons); supervised by Administration Coordinator.

6. Prepares appropriate purchase order in terms of quality, quantity and lowest possible price for Administration Coordinators’ review and the Country Director’s approval.

7. Obtains and ensures that all responsible supply bid are transparent, accountable and accurate and that no conflict of interest is present.

8. Writes appropriate document to file for procurement rational/explanation for review by Administrative Coordinator and approval by Country Director for justification of any bids which do not fall into standard guidelines.

9. Ensures that Procurement Code of Conduct file is up to date and fully complete.

10. Prepares Monthly Procurement Status Report to ensure that works have done timely.

11. Coordinates with both supplier and field managers to ensure the requirement of proper, cost-effective and timely delivery. This includes attachment of relevant purchase order document and supplier packing list to the package for checking duty of the recipient.

12. Obtain and ensures that at least three quotes are obtained from supplies according to ARC procurement policies and ensures competitive and independent bidding.

13. Ensures that all fields relating to procurement quotations, receipt of goods, transport, and suppliers are kept up-to-date and fully complete.

14. Performs any other tasks or duties as assigned by the Administrative Coordinator or Country Director.

EDUCATION, TECHNICAL SKILLS & KNOWLEDGE REQUIRED

• BA, Business or relevant field.

• 2-5 years’ experience in office management and procurement preferably for an international NGO.

• Experience with international donors and grant requirements.

• Strong computer skills in Microsoft Office programs: Excel, Word, Outlook, etc.

• Fluent written and spoken English and Thai.

• Good interpersonal skills; able to meet deadlines.

• Experience in multi-cultural and multi-level programs.

• Sense of humor and good interpersonal skills.

KEY BEHAVIORS & ABILITIES

• Ability to work with a diverse team in an intense environment.

• Ability to prioritize multiple tasks and meet deadlines.

• Extremely flexible with the ability to cope with stressful situations.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

โปรแกรมไทยอเมริกันผู้ลี้ภัยกรรมการ (ARC) เริ่มต้นในปีค.ศ. 1979 เพื่อตอบสนองความต้องการฉุกเฉินของผู้ลี้ภัยจากกัมพูชา เวียดนาม และลาว ปัจจุบัน โปรแกรมทางสุขภาพชีวิตและบริการอื่น ๆ ท่าน displaced จากพม่าใน 5 พักอาศัยชั่วคราวตามแนวชายแดนไทยพม่าในจังหวัดของ Mae Hong Son ตาก และกาญจนบุรี นอกจากนี้ ประเทศไทยเป็นที่ย้ายอพยพเคยใหญ่ในภูมิภาค กับเงินจากกองทุนโลก ส่วนโค้งทำ ด้วยอพยพระบุ และรักษากรณีมาลาเรียในจังหวัดเพชรบุรี ชุมพร กาญจนบุรี และระนองรวมผู้บริจาค ARC: สหรัฐฯ ฝ่ายของรูปปั้นสำนักประชากร ผู้ลี้ภัย และย้าย (BRPM), สหประชาชาติ และกอง ทุนส่วนกลาง สำนักงาน ARC สนับสนุนหลายฟิลด์สำนักงานตั้งอยู่ ในจังหวัดต่าง ๆ ตามชายแดนพม่า – ไทย และ ในจังหวัดภาคใต้ของไทย การงบประมาณประจำปีของระหว่าง $3-4m โปรแกรมไทยมี 8 กว่า 120 และชาวต่างชาติชาติพนักงาน วัตถุประสงค์หลักของตำแหน่งผู้ช่วยผู้ดูแล/จัดซื้อทาง ARC สำนักงานฟิลด์ทั่วประเทศสนับสนุนสำคัญในการจัดซื้อจัดจ้างและอื่น ๆ จัด logistical ฟังก์ชันจัดให้สนับสนุนกับแผนกธุรการจัดหาจัดซื้อและโลจิสติกส์ภายใต้แนวทางจัดซื้อ ARC หลักการ และกฎระเบียบเพื่อให้บรรลุเป้าหมายและภารกิจของส่วนโค้ง ผู้ดูแลระบบและผู้ช่วยจัดซื้อดำเนินดำเนินการจัดซื้อจัดหาโปรแกรมฟิลด์ ด้วยผลิตภัณฑ์และบริการเพื่ออำนวยความสะดวกกิจกรรม ARC ที่เหมาะสม และมั่นใจว่า ระบบการจัดซื้อจัดจ้างสอดคล้องกับผลงานของผู้บริจาค และแนวทางจัดซื้อ ARC หลักการ และกฎระเบียบหน้าที่หลักหน้าที่%ของเวลา1. Admin ช่วยรับนักท่องเที่ยวรวมทั้งผู้ที่ไม่ชำระเงิน การจัดส่งอื่น ๆ และตอบสายเรียกเข้า และตอบรับของ ARC สำนักงานกรุงเทพฯ โทรสาร2. ประมวลผลคำขอการตรวจสอบการเดินทาง และเสร็จสิ้นการเตรียมการเดินทางพนักงานฟิลด์ทั้งหมดที่มากรุงเทพ และ สำหรับนักท่องเที่ยวนานาชาติส่วนโค้ง รวมถึงจองโรงแรมและสำรองห้องพักสำหรับการเดินทาง3. ดำเนินการจัดซื้อจัดหาโปรแกรมฟิลด์ ด้วยผลิตภัณฑ์และบริการเพื่ออำนวยความสะดวกกิจกรรม ARC ที่เหมาะสม และกระบวนการจัดซื้อจะเสร็จสมบูรณ์ และสอดคล้องกับแนวทางของผู้บริจาคและแนวทางจัดซื้อ ARC4. เตรียมไฟล์สำหรับจัดซื้อเหตุผล/คำอธิบายเอกสารที่เหมาะสมสำหรับการตรวจสอบและอนุมัติ5. สินค้าคงคลังการจัดการและรายงาน ดำเนินการจัดซื้อและฟังก์ชันโลจิสติก (ในแง่ของวัสดุและบุคคล); พาสปอร์ตผู้ประสานงานการจัดการ6. เตรียมใบสั่งซื้อที่เหมาะสมคุณภาพ ปริมาณ และราคาต่ำสุดของผู้ประสานงานดูแลตรวจสอบและอนุมัติของกรรมการประเทศ7. ได้รับ และเพื่อให้แน่ใจว่า จัดหาผู้รับผิดชอบทั้งหมดประมูลไม่โปร่งใส รับผิดชอบ และความถูกต้องและไม่มีประโยชน์อยู่8. เขียนสมการแฟ้มจัดเชือด/ชี้แจงโดยผู้ประสานงานดูแลและอนุมัติโดยกรรมการประเทศสำหรับเหตุผลของการประมูลซึ่งไม่อยู่ในแนวทางมาตรฐาน9. ให้แน่ใจว่าแฟ้มจัดซื้อจรรยาบรรณครบถ้วนสมบูรณ์ และทันสมัย10. จัดเตรียมรายงานสถานะการจัดซื้อจัดจ้างรายเดือนเพื่อให้แน่ใจว่า ทำงานเสร็จทันเวลา11. พิกัดกับทั้งซัพพลายเออร์และฟิลด์ผู้จัดการให้ความต้องการจัดส่งที่เหมาะสม มีประสิทธิภาพ และทันเวลา นี้มีสิ่งที่แนบเอกสารใบสั่งซื้อที่เกี่ยวข้องและผู้บันทึกรายการลงในแพคเกจสำหรับการตรวจสอบภาษีของผู้รับ12. รับ และให้แน่ใจว่า ใบเสนอราคาที่สามจะได้รับจากอุปกรณ์ตามนโยบายจัดซื้อ ARC ใจประมูลด้วยตนเอง และแข่งขัน13. ให้แน่ใจว่า ฟิลด์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับจัดซื้อใบเสนอราคา ใบรับสินค้า ขนส่ง และผู้จำหน่ายจะยังคงอยู่ครบถ้วนสมบูรณ์ และทันสมัย14. ทำงานหรือหน้าที่อื่นใดตามที่กำหนด โดยผู้ประสานงานดูแลหรือกรรมการประเทศต่าง ๆ การศึกษา ทักษะทางเทคนิค และความรู้ที่จำเป็น• BA ธุรกิจหรือสาขาที่เกี่ยวข้อง•ประสบการณ์ 2-5 ปีในการจัดการสำนักงานและจัดซื้อสด ๆ สำหรับ NGO ระหว่างประเทศ•พบกับประเทศผู้บริจาค และให้ความ•ทักษะคอมพิวเตอร์ที่แข็งแกร่งในโปรแกรม Microsoft Office: Excel, Word, Outlook ฯลฯ•จำเขียน และการพูดภาษาอังกฤษ และภาษาไทย•ดีมนุษย ได้ตรงตามกำหนดเวลา•ประสบการณ์ในหลายวัฒนธรรม และหลายระดับ•ความรู้สึกของอารมณ์ขันและทักษะมนุษยสัมพันธ์ดีคีย์ลักษณะการทำงานและความสามารถ•สามารถทำงานกับทีมงานที่มีความหลากหลายในสภาพแวดล้อมที่รุนแรง•ความสามารถสำคัญหลายงาน และตรงตามกำหนดเวลา•มีความยืดหยุ่นสูงสามารถรับมือกับสถานการณ์ที่เครียด

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

คณะกรรมการผู้ลี้ภัยอเมริกัน ( ARC ) ประเทศไทยเริ่มในปี 1979 เพื่อตอบสนองความต้องการเร่งด่วนของผู้อพยพจากกัมพูชา เวียดนาม และลาว ปัจจุบันโปรแกรมให้ชีวิตสุขภาพและบริการอื่น ๆเพื่อให้ผู้หนีภัยจากพม่าที่อาศัยอยู่ในที่พักพิงชั่วคราว 5 ตามชายแดนพม่าไทยในจังหวัด แม่ฮ่องสอน ตาก กาญจนบุรี นอกจากนี้ประเทศไทยเป็นศูนย์กลางของการเคลื่อนไหวที่เคยอพยพขนาดใหญ่ในภูมิภาค ด้วยการระดมทุนจากกองทุนโลก อาร์ค ทำงานกับผู้อพยพในการระบุและการรักษาผู้ป่วยโรคมาลาเรียในพื้นที่ จังหวัด กาญจนบุรี เพชรบุรี ชุมพร และระนอง อาร์คผู้บริจาครวม :

เราฝ่ายของรูปปั้นสำนักงานประชากรผู้ลี้ภัยและการย้ายถิ่น ( brpm ) , สหประชาชาติ , และกองทุนโลกอาร์คสำนักงานสนับสนุนสำนักงานเขตหลายตั้งอยู่ในจังหวัดต่าง ๆตามแนวชายแดนพม่า และ ไทย – ในจังหวัดภาคใต้ ด้วยงบประมาณประจำปีของระหว่าง $ 3-4m , โปรแกรมไทย มี 8 ประเทศและมากกว่า 120 พนักงานแห่งชาติ .



จุดประสงค์หลักของตำแหน่งAdmin จัดซื้อ / ผู้ช่วยการสนับสนุนส่วนโค้งสำนักงานเขตทั่วประเทศไทย ในการจัดซื้อจัดจ้าง และโอกาสอื่น ๆ หน้าที่จัดหาสนับสนุนให้กับแผนกจัดซื้อจัดหาและบริหารโลจิสติกส์ ภายใต้แนวทางการจัดหาอาร์ , หลักการและกฎระเบียบเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย อาร์ค และภารกิจธุรการและจัดซื้อผู้ช่วยดำเนินการจัดหาจัดหาโปรแกรมและดูแลสนามด้วยผลิตภัณฑ์และบริการเพื่ออำนวยความสะดวกทั้งหมดที่เหมาะสม อาร์ค กิจกรรม และยืนยันว่า การจัดซื้อจัดจ้างระบบ สอดคล้องกับแนวทางของผู้บริจาคและแนวทางการจัดหาอาร์ , หลักการและกฎระเบียบ .

หลักหน้าที่ / ความรับผิดชอบ % ของเวลา

1ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบได้รับผู้เข้าชมรวมทั้งการชำระเงินผู้ขายสินค้าอื่น ๆและคำตอบที่โทรเข้ามาและตอบสนองต่อแฟกซ์ที่ได้รับ โดยสำนักงาน Arc .

2 กระบวนการเดินทางร้องขออนุญาตและเสร็จสิ้นการเดินทางสำหรับเจ้าหน้าที่ภาคสนามมากรุงเทพ และอาร์ค Int ' l ผู้เยี่ยมชม รวมถึงการจองโรงแรมและท่องเที่ยว

3