You asked that I look at...."If you

You asked that I look at...."

If you want to explain your intentions, you might say,

"To determine the best method of promoting the new fall line, I will...."

Include only as much information as is needed by the decision-makers in the context, but be

convincing that a real problem exists. Do not ramble on with insignificant details. If you are

having trouble putting the task into words, consider whether you have clarified the situation. You

may need to do more planning before you're ready to write your memo. Make sure your purpose-

statement forecast divides your subject into the most important topics that the decision-maker

needs.

Summary Segment

If your memo is longer than a page, you may want to include a separate summary segment.

However, this section not necessary for short memos and should not take up a significant amount

of space. This segment provides a brief statement of the key recommendations you have reached.

These will help your reader understand the key points of the memo immediately. This segment

may also include references to methods and sources you have used in your research.

Discussion Segments

The discussion segments are the longest portions of the memo, and are the parts in which you

include all the details that support your ideas. Begin with the information that is most important.

This may mean that you will start with key findings or recommendations. Start with your most

general information and move to your specific or supporting facts. (Be sure to use the same

format when including details: strongest to weakest.) The discussion segments include the

supporting ideas, facts, and research that back up your argument in the memo. Include strong

points and evidence to persuade the reader to follow your recommended actions. If this section is

inadequate, the memo will not be as effective as it could be.

Closing Segment

After the reader has absorbed all of your information, you want to close with a courteous ending

that states what action you want your reader to take. Make sure you consider how the reader will

benefit from the desired actions and how you can make those actions easier. For example, you

might say,

"I will be glad to discuss this recommendation with you during our Tuesday trip to the spa and

follow through on any decisions you make."

Necessary Attachments

Make sure you document your findings or provide detailed information whenever necessary.

You can do this by attaching lists, graphs, tables, etc. at the end of your memo. Be sure to refer

to your attachments in your memo and add a notation about what is attached below your closing,

like this:

Attached: Focus Group Results, January- May 2007

Contributors: Courtnay Perkins, Allen Brizee.

Summary:

This handout will help you solve your memo-writing problems by discussing what a memo is,

describing the parts of memos, and providing examples and explanations that will make your

memos more effective.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

คุณถามว่า มองที่การ... "ถ้าคุณต้องการอธิบายความตั้งใจของคุณ คุณอาจพูดว่า"เพื่อกำหนดวิธีการส่งเสริมรายการอยู่ใหม่สุด ฉันจะ..."มีเฉพาะข้อมูลมากตามที่ต้องการ โดยผู้ผลิตตัดสินใจในบริบท แต่จะ หลอกลวงว่า มีปัญหาจริง ไม่ ramble ในรายละเอียดที่สำคัญ ถ้าคุณอยู่ มีปัญหาในการทำงานให้เป็นคำ พิจารณาว่า คุณมีขึ้สถานการณ์ คุณ อาจจำเป็นต้องวางแผนเพิ่มเติมก่อนที่คุณจะพร้อมที่จะเขียนบันทึกของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวัตถุประสงค์ของคุณ-คาดการณ์งบแบ่งหัวข้อเรื่องออกเป็นหัวข้อสำคัญที่สุดที่ decision-maker ความต้องการส่วนสรุปถ้าคุณบันทึกมีความยาวมากกว่าหน้า คุณอาจต้องการรวมส่วนสรุปแยกต่างหาก อย่างไรก็ตาม นี้ไม่จำเป็นสำหรับบันทึกย่อส่วน และไม่ควรใช้อย่างมาก ของพื้นที่ เซ็กเมนต์นี้มีคำย่อของคำแนะนำสำคัญถึง เหล่านี้จะช่วยให้คุณอ่านทำความเข้าใจประเด็นของบันทึกทันที เซ็กเมนต์นี้ นอกจากนี้ยังอาจรวมถึงอ้างอิงถึงวิธีการและแหล่งที่ใช้ในการวิจัยของคุณกลุ่มสนทนากลุ่มสนทนาเป็นส่วนที่ยาวที่สุดของใบ และ ส่วนที่คุณ รวมรายละเอียดทั้งหมดที่สนับสนุนความคิดของคุณ เริ่มต้น ด้วยข้อมูลที่สำคัญที่สุด นี้อาจหมายความ ว่า คุณจะเริ่มต้น ด้วยประเด็นหรือคำแนะนำ เริ่มต้น ด้วยส่วนใหญ่ของคุณ ข้อมูลทั่วไปและย้ายไปเฉพาะของคุณหรือสนับสนุนข้อเท็จจริง (ควรใช้เหมือนกัน จัดรูปแบบเมื่อรวมถึงรายละเอียด: แข็งแกร่งเพื่อกำจัดจุด.) รวมกลุ่มสนทนา สนับสนุนความคิด ข้อเท็จจริง และงานวิจัยที่กลับค่าของอาร์กิวเมนต์ในใบ รวมแข็งแรง คะแนนและหลักฐานชักจูงผู้อ่านไปตามคำของคุณ ถ้าส่วนนี้ ไม่เพียงพอ การบันทึกจะไม่เป็นผลที่อาจปิดเมนต์หลังจากอ่านได้ดูดซึมทั้งหมดของข้อมูลของคุณ คุณต้องปิด ด้วยสิ้นสุดสุภาพ ที่ระบุสิ่งที่คุณต้องการให้ผู้อ่านจะ แน่ใจว่าคุณพิจารณาว่าผู้อ่านจะ ได้รับประโยชน์จากการดำเนินการที่ระบุและคุณจะทำให้การดำเนินการเหล่านั้นง่ายขึ้น ตัวอย่าง คุณ อาจพูดว่า"ฉันจะยินดีที่จะหารือเกี่ยวกับคำแนะนำนี้กับคุณในระหว่างการเดินทางไปสปาวันอังคารของเรา และ ตามที่ผ่านการตัดสินใจใด ๆ ที่คุณทำ"สิ่งที่แนบที่จำเป็นตรวจสอบให้แน่ใจว่า คุณคุณพบเอกสาร หรือให้ข้อมูลรายละเอียด ตามความจำเป็น คุณสามารถทำได้ โดยแนบรายการ กราฟ ตาราง ฯลฯ เมื่อสิ้นสุดการบันทึก เพื่ออ้างอิง เมื่อต้องการสิ่งที่แนบในบันทึกของคุณ และเพิ่มบันทึกเกี่ยวกับสิ่งที่แนบอยู่ด้านล่างของคุณปิด แบบนี้:แนบ: เน้นกลุ่มผลลัพธ์ เดือนมกราคม-2007 พฤษภาคมผู้ให้การสนับสนุน: ระบุวัน Courtnay อัลเลน Brizeeสรุป:คู่มือนี้จะช่วยคุณแก้ปัญหาของคุณเขียนบันทึก โดยสนทนาบันทึกสิ่งนั้น อธิบายส่วนของบันทึก และตัวอย่างและคำอธิบายที่จะทำให้คุณ บันทึกที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

คุณถามว่าผมมองไปที่ .... "ถ้าคุณต้องการที่จะอธิบายความตั้งใจของคุณคุณอาจจะบอกว่า" การตรวจสอบวิธีที่ดีที่สุดในการส่งเสริมตกบรรทัดใหม่ฉันจะ .... "รวมข้อมูลมากเพียงเท่าที่เป็นจำเป็นโดยผู้มีอำนาจตัดสินใจในบริบท แต่เป็นที่น่าเชื่อว่าเป็นปัญหาจริงที่มีอยู่. อย่าเดินเล่นในกับรายละเอียดเล็กน้อย. หากคุณกำลังมีปัญหาในการวางงานลงไปในคำพิจารณาว่าคุณได้ชี้แจงสถานการณ์. คุณอาจจะต้อง ทำการวางแผนก่อนที่คุณพร้อมที่จะเขียนบันทึกของคุณ. ให้แน่ใจว่าคุณ purpose- คาดการณ์คำสั่งแบ่งเรื่องของคุณลงไปในหัวข้อที่สำคัญที่สุดที่ผู้มีอำนาจตัดสินใจความต้องการ. ส่วนงานอย่างย่อถ้าบันทึกของคุณมีความยาวมากกว่าหน้าคุณอาจต้องการที่จะรวมถึงส่วนสรุปแยกต่างหาก. แต่ส่วนนี้ไม่จำเป็นสำหรับการบันทึกในระยะสั้นและไม่ควรใช้เวลาถึงจำนวนเงินที่สำคัญของพื้นที่. ส่วนนี้จะให้คำสั่งสั้น ๆ ของคำแนะนำสำคัญที่คุณได้มาถึง. เหล่านี้จะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจประเด็นสำคัญของ บันทึกทันที ส่วนนี้อาจจะมีการอ้างอิงถึงแหล่งที่มาวิธีการและคุณได้ใช้ในการวิจัยของคุณ. ส่วนคำอธิบายส่วนการอภิปรายเป็นส่วนที่ยาวที่สุดของบันทึกและเป็นส่วนที่คุณรวมถึงรายละเอียดทั้งหมดที่สนับสนุนความคิดของคุณ เริ่มต้นด้วยข้อมูลที่มีความสำคัญมากที่สุด. นี้อาจหมายความว่าคุณจะเริ่มต้นด้วยการค้นพบที่สำคัญหรือคำแนะนำ เริ่มต้นด้วยที่สุดของคุณข้อมูลทั่วไปและย้ายไปอยู่ที่ข้อเท็จจริงที่เฉพาะเจาะจงหรือการสนับสนุนของคุณ (โปรดใช้เดียวกันรูปแบบเมื่อรวมทั้งรายละเอียด:. ที่แข็งแกร่งในการที่อ่อนแอที่สุด) ส่วนการอภิปรายรวมถึงความคิดที่สนับสนุนข้อเท็จจริงและการวิจัยที่สำรองโต้แย้งของคุณในการบันทึก รวมที่แข็งแกร่งจุดและหลักฐานที่จะชักชวนให้ผู้อ่านที่จะทำตามการกระทำของคุณแนะนำ หากส่วนนี้ไม่เพียงพอ, บันทึกจะไม่เป็นผลเท่าที่ควร. ปิดส่วนงานหลังจากที่ผู้อ่านมีการดูดซึมข้อมูลทั้งหมดของคุณที่คุณต้องการที่จะปิดด้วยตอนจบที่สุภาพที่ระบุว่าการกระทำที่คุณต้องการให้ผู้อ่านของคุณที่จะ ให้แน่ใจว่าคุณพิจารณาว่าผู้อ่านจะได้รับประโยชน์จากการกระทำที่ต้องการและวิธีการที่คุณสามารถทำให้การกระทำเหล่านั้นได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่นคุณอาจจะบอกว่า"ผมยินดีที่จะหารือเกี่ยวกับคำแนะนำนี้กับคุณในระหว่างการเดินทางอังคารของเราที่จะสปาและปฏิบัติตามผ่านกับการตัดสินใจใด ๆ ที่คุณทำ." สิ่งที่แนบมาที่จำเป็นให้แน่ใจว่าคุณทำเอกสารผลการวิจัยของคุณหรือให้ข้อมูลรายละเอียดเมื่อจำเป็นคุณสามารถทำเช่นนี้โดยรายชื่อแนบกราฟตาราง ฯลฯ ในตอนท้ายของบันทึกของคุณ ให้แน่ใจว่าได้ดูสิ่งที่แนบมาของคุณในบันทึกของคุณและเพิ่มสัญกรณ์เกี่ยวกับสิ่งที่แนบมาด้านล่างปิดของคุณเช่นนี้ที่แนบมา: ผลการโฟกัสกลุ่มเดือนมกราคมพฤษภาคม 2007 ร่วม: Courtnay Perkins, อัลเลน Brizee. สรุป: เอกสารนี้จะช่วยให้คุณ แก้ปัญหาการเขียนบันทึกของคุณโดยการพูดคุยสิ่งที่บันทึกคือการอธิบายในส่วนของบันทึกช่วยจำและการให้ตัวอย่างและคำอธิบายที่จะทำให้คุณบันทึกช่วยจำมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

คุณถามว่าผมดู . . . . . . . "

ถ้าคุณต้องการอธิบายเจตนา คุณอาจบอกว่า

" เพื่อตรวจสอบวิธีที่ดีที่สุดของการส่งเสริมตกสายใหม่ ผมจะ . . . . . . . "

มีเฉพาะข้อมูลเท่าที่จำเป็น โดยเปลี่ยนในบริบท แต่

เชื่อว่า ปัญหามีอยู่ อย่าพูดกับรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ถ้าคุณ

มีปัญหาการวางงานลงในคำพิจารณาว่า ได้ชี้แจงสถานการณ์ คุณ

อาจต้องวางแผนก่อนที่คุณพร้อมที่จะเขียนบันทึกของคุณ ให้แน่ใจว่าเป้าหมายของคุณ -

งบประมาณการแบ่งเรื่องเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด หัวข้อที่คน

ต้องการ

สรุปส่วน

ถ้าบันทึกยาวกว่าหน้า คุณอาจต้องการที่จะรวมส่วนสรุปแยกต่างหาก

แต่ส่วนนี้ไม่จำเป็นสำหรับบันทึกสั้น ๆและไม่ควรใช้เวลาอัพ

) ปริมาณของพื้นที่ ส่วนนี้ มีข้อความสั้น ๆของข้อเสนอแนะที่สำคัญคุณมีถึง

เหล่านี้จะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจจุดสําคัญของการบันทึกทันที ส่วนนี้

ยังอาจรวมถึงการอ้างอิงถึงวิธีการและแหล่งข้อมูลที่คุณใช้ใน การวิจัย การอภิปรายกลุ่ม



การสนทนากลุ่มเป็นส่วนที่ยาวที่สุดของการบันทึก และเป็นส่วนที่คุณ

รวมถึงรายละเอียดทั้งหมดที่สนับสนุนความคิดของคุณ เริ่มต้นด้วยข้อมูลที่สำคัญที่สุด

นี้อาจหมายความ ว่า คุณจะเริ่มต้นด้วยการค้นพบสำคัญหรือข้อเสนอแนะ เริ่มด้วยของคุณมากที่สุด

ข้อมูลทั่วไปและย้ายไปยังข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงหรือสนับสนุน ( ให้แน่ใจว่าได้ใช้เหมือนกัน

รายละเอียด : รวมถึงรูปแบบเมื่อจบเพื่อที่อ่อนแอที่สุด ) การสนทนากลุ่มรวม

ความคิดสนับสนุนข้อมูล และงานวิจัยที่สนับสนุนอาร์กิวเมนต์ของคุณ ในบันทึก รวมแรง

คะแนน และหลักฐาน เพื่อชักชวนให้ผู้อ่านทำตามแนะนำของคุณการกระทำ ถ้าส่วนนี้

ไม่เพียงพอ การบันทึกจะไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร ส่วน



ปิดหลังจากที่ผู้อ่านได้ซึมซับข้อมูลทั้งหมดของคุณ คุณต้องการที่จะปิดด้วย

สุภาพลงท้ายว่าสิ่งที่การกระทำที่คุณต้องการผู้อ่านของคุณที่จะใช้ ให้แน่ใจว่าคุณพิจารณาว่าผู้อ่านจะได้รับประโยชน์จากการกระทำที่ต้องการ

และวิธีที่คุณสามารถทำให้การกระทำนั้นง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณ



อาจจะพูดว่า" ผมยินดีที่จะหารือเกี่ยวกับคำแนะนำนี้กับคุณในระหว่างการเดินทาง วันอังคารไปสปา

ทำตามการตัดสินใจใด ๆ "



ให้แน่ใจว่า คุณต้องแนบเอกสารข้อมูลหรือให้ข้อมูลรายละเอียดที่จำเป็น

คุณสามารถทำเช่นนี้โดยการแนบรายการ กราฟ ตาราง ฯลฯ ในตอนท้ายของบันทึกของคุณ ให้แน่ใจว่าได้ดู

กับสิ่งที่แนบมาของคุณในบันทึกของคุณและเพิ่มหมายเหตุเกี่ยวกับสิ่งที่แนบมาด้านล่างปิดของคุณ

แบบนี้ :

แนบ : มุ่งเน้นผลลัพธ์กลุ่มมกราคม - พฤษภาคม 2550

เขียน : courtnay Perkins , อัลเลน brizee .

สรุป :

เอกสารนี้จะช่วยให้คุณแก้ไขปัญหาของคุณ เขียนบันทึก โดยพูดถึงเรื่องอะไร บันทึกเป็น

อธิบายส่วนของบันทึกและให้ตัวอย่างและคำอธิบายที่ทำให้ของคุณ

บันทึกเพิ่มเติมที่มีประสิทธิภาพ