Dear Khun Panchai, I understand and

Dear Khun Panchai,

I understand and agree to your process in requesting fund for checks.

Although it does become inconvenient when the office/department is overseas (In our case Philippines). Can you consider to give our department (PKPH) an opportunity to audit? Our audit means that we also become responsible in case the transaction we request fund is not approved by Head office.

Below are transactions we use check as payment. And the safety measures that are in place to sure that these are valid expenses of the company.
1) Usually the transactions with check as those under contract (such as Retainer fee for lawyer, Rental expenses). These contracts are pre-approved by our country manager (at times by Khun Panet also), agreeing to the conditions on contract.
2) Included also operating expenses (such as Telephone bills, Utility bills, etc.). These monthly recurring expenses are constantly audited by us if within the average acceptable expense; Otherwise we investigate.
3) Tickets (within Philippines and overseas). These expenses are supported with "approved" travel forms.
4) Payment to government office/agency (BIR, SSS,HDMF, PHIC). These are not expenses but a remittance of money withheld to either employees or suppliers. We still make sure that we are remitting the correct amount to the government.

BTW: The main difficulty of following the process is too much time spend on scanning and e-mailing documents (Internet in Philippines is very slow. Scanned documents are big files). Just to give you an idea, it takes around 1-1/2 hours to complete scanning and sending to email 9documents for process. (*10minutes for each transaction).

PKPH Suggestion:
1) Provide a summarized report to head office showing "Payee Name", "Details of Expense", "Check number", "Check Date"
2) If we are not sure if expense is acceptable to H.O, we will follow your process of scanning all documents for your decision making if expense is OK to proceed.
3) In case the above Item1 is not acceptable to you, maybe you can agree to limit the number of documents to scan and send? How about only scan the first page of bill which shows the payee name and amount to pay?

Thank you in advance for your time to discuss this matter. I hope to receive your comment.

Regards,
Pauline

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

เรียนคุณ Panchai ผมเข้าใจ และยอมรับกระบวนการในการร้องขอเงินสำหรับเช็ค ถึงแม้ว่ามันจะถูกละเลยเมื่อสำนักงาน/แผนกต่างประเทศ (ในกรณีของฟิลิปปินส์) คุณสามารถพิจารณาให้แผนกของเรา (PKPH) มีโอกาสตรวจสอบ ตรวจสอบของเราหมายความ ว่า เราเป็นผู้รับผิดชอบในกรณีที่ธุรกรรมเราขอทุนไม่ได้รับการอนุมัติ โดยสำนักงาน ด้านล่างมีธุรกรรมที่เราใช้การตรวจสอบการชำระเงิน และมาตรการความปลอดภัยที่อยู่ในสถานที่แน่นอนที่มีค่าใช้จ่ายที่ถูกต้องของบริษัท1) โดยปกติแล้วธุรกรรม มีการตรวจสอบที่ภายใต้สัญญา (เช่นระยะเวลาในค่าธรรมเนียมทนายความ ค่าใช้จ่ายในการเช่า) สัญญาเหล่านี้จะได้รับอนุมัติ โดยผู้จัดการของเราประเทศล่วงหน้า (โดยคุณ Panet ครั้งยัง), ภายใต้เงื่อนไขในสัญญา2) รวมยัง ปฏิบัติค่าใช้จ่าย (เช่นบิลโทรศัพท์ สาธารณูปโภค ฯลฯ) ค่าใช้จ่ายที่เกิดซ้ำเหล่านี้ทุกเดือนอย่างต่อเนื่องได้รับการตรวจสอบเราถ้าภายในยอมรับค่าเฉลี่ย มิฉะนั้น เราตรวจสอบ3) บัตร (ภาย ในฟิลิปปินส์ และต่างประเทศ) ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้รับการสนับสนุนกับฟอร์มใน "อนุมัติ"4) ชำระเงินให้สำนัก/หน่วยงานรัฐบาล (BIR, SSS, HDMF, PHIC) เหล่านี้จะไม่ค่าใช้จ่ายแต่การชำระเงินผ่านเงินหักณที่จ่ายให้พนักงานหรือผู้จำหน่าย เรายังได้ว่า เราจะชำระเงินผ่านธนาคารจำนวนเงินถูกต้องรัฐบาล BTW: The main difficulty of following the process is too much time spend on scanning and e-mailing documents (Internet in Philippines is very slow. Scanned documents are big files). Just to give you an idea, it takes around 1-1/2 hours to complete scanning and sending to email 9documents for process. (*10minutes for each transaction).PKPH Suggestion:1) Provide a summarized report to head office showing "Payee Name", "Details of Expense", "Check number", "Check Date"2) If we are not sure if expense is acceptable to H.O, we will follow your process of scanning all documents for your decision making if expense is OK to proceed.3) In case the above Item1 is not acceptable to you, maybe you can agree to limit the number of documents to scan and send? How about only scan the first page of bill which shows the payee name and amount to pay? Thank you in advance for your time to discuss this matter. I hope to receive your comment. Regards,Pauline

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

เรียนคุณปาน, ฉันเข้าใจและยอมรับกระบวนการของคุณในการขอเงินกองทุนสำหรับการตรวจสอบ. แม้ว่าจะไม่กลายเป็นไม่สะดวกเมื่อสำนักงาน / กรมคือในต่างประเทศ (ในกรณีของเราฟิลิปปินส์) คุณสามารถพิจารณาเพื่อให้แผนกของเรา (PKPH) โอกาสที่จะตรวจสอบอยู่แล้ว? การตรวจสอบของเราหมายความว่าเรายังเป็นผู้รับผิดชอบในกรณีที่การทำธุรกรรมที่เราขอให้กองทุนไม่ได้รับการอนุมัติจากสำนักงานใหญ่. ด้านล่างนี้การทำธุรกรรมที่เราใช้ตรวจสอบการชำระเงินที่มี และมาตรการความปลอดภัยที่อยู่ในสถานที่ที่จะแน่ใจว่าเหล่านี้เป็นค่าใช้จ่ายที่ถูกต้องของ บริษัท . 1) โดยปกติแล้วการทำธุรกรรมที่มีการตรวจสอบเป็นผู้ที่อยู่ภายใต้สัญญา (เช่นค่าตอบแทนสำหรับทนายความค่าเช่าจ่าย) สัญญาเหล่านี้จะได้รับอนุมัติล่วงหน้าโดยผู้จัดการประเทศของเรา (ในบางครั้งโดยคุณ Panet ยัง) เห็นพ้องที่จะเงื่อนไขในการทำสัญญา. 2) ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานรวมแล้วยัง (เช่นค่าโทรศัพท์, ค่าสาธารณูปโภคและอื่น ๆ ) ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ที่เกิดขึ้นรายเดือนที่มีการตรวจสอบอย่างต่อเนื่องโดยเราถ้าภายในเฉลี่ยค่าใช้จ่ายที่ยอมรับได้ มิฉะนั้นเราจะตรวจสอบ. 3) ตั๋ว (ภายในประเทศฟิลิปปินส์และต่างประเทศ) ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้รับการสนับสนุนด้วย "อนุมัติ" รูปแบบการเดินทาง. 4) การชำระเงินไปยังสำนักงานรัฐบาล / หน่วยงาน (BIR, SSS, HDMF, PHIC) เหล่านี้ไม่ได้ค่าใช้จ่ายในการโอนเงิน แต่เงินที่หักไปทั้งพนักงานหรือซัพพลายเออร์ เรายังให้แน่ใจว่าเราจะส่งเงินจำนวนที่ถูกต้องให้กับรัฐบาล. BTW: ปัญหาหลักดังต่อไปนี้กระบวนการเป็นเวลามากเกินไปใช้จ่ายในการสแกนเอกสารและส่งอีเมล์ (อินเทอร์เน็ตในประเทศฟิลิปปินส์ช้ามากเอกสารที่สแกนเป็นไฟล์ขนาดใหญ่.) . เพียงเพื่อให้คุณคิดว่าจะใช้เวลาประมาณ 1-1 / 2 ชั่วโมงเพื่อให้การสแกนและส่งไปยังอีเมล 9documents กระบวนการ . (* 10minutes สำหรับแต่ละรายการ) PKPH คำแนะนำ: 1) ให้รายงานสรุปการสำนักงานใหญ่การแสดง "ชื่อผู้รับเงิน", "รายละเอียดค่าใช้จ่าย", "ตรวจสอบหมายเลข", "ตรวจสอบวันที่" 2) ถ้าเราไม่แน่ใจว่าค่าใช้จ่าย เป็นที่ยอมรับของ HO เราจะเป็นไปตามกระบวนการของการสแกนเอกสารทั้งหมดสำหรับการตัดสินใจของคุณถ้าค่าใช้จ่ายที่มีการตกลงที่จะดำเนินการ. 3) ในกรณีดังกล่าวข้างต้น Item1 เป็นที่ยอมรับไม่ได้กับคุณบางทีคุณอาจจะเห็นด้วยกับการ จำกัด จำนวนของเอกสารที่จะสแกน และส่ง? วิธีการเกี่ยวกับเพียงสแกนหน้าแรกของการเรียกเก็บเงินซึ่งแสดงให้เห็นชื่อผู้รับเงินและจำนวนเงินที่จะต้องจ่าย? ขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับเวลาของคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับเรื่องนี้ ฉันหวังว่าจะได้รับความคิดเห็นของคุณ. ขอแสดงความนับถือพอลลีน

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

เรียนคุณผลิตภัณฑ์

ฉัน , เข้าใจและเห็นด้วยกับกระบวนการของคุณในการขอทุนเพื่อการตรวจสอบ

ถึงแม้ว่ามันจะกลายเป็นไม่สะดวก เมื่อสำนักงาน / ฝ่ายต่างประเทศ ( ในฟิลิปปินส์ กรณีของเรา ) คุณสามารถพิจารณาให้หน่วยงานของเรา ( pkph ) โอกาสที่จะตรวจสอบ ? ตรวจสอบของเรา ซึ่งหมายความว่าเรายังเป็นผู้รับผิดชอบคดีธุรกรรมเราขอทุนไม่ได้รับการอนุมัติโดยสำนักงานใหญ่

ด้านล่างคือรายการที่เราใช้เช็คเป็นค่าจ้าง และมาตรการความปลอดภัยที่อยู่ในสถานที่เพื่อให้แน่ใจว่าเหล่านี้จะถูกต้องค่าใช้จ่ายของ บริษัท .
1 ) ปกติแล้วการทำธุรกรรมกับตรวจสอบโดยผู้ที่อยู่ภายใต้สัญญา ( เช่น ค่าทนายความค่าธรรมเนียมทนายความ เช่าค่าใช้จ่าย ) สัญญาเหล่านี้ก่อนอนุมัติโดยผู้จัดการประเทศของเรา ( ในบางครั้ง คุณเพอเนิต ) ตกลงตามเงื่อนไขในสัญญา .
2 ) รวมทั้งค่าใช้จ่าย เช่น ค่าโทรศัพท์ ค่าสาธารณูปโภค ฯลฯ ) เหล่านี้ค่าใช้จ่ายรายเดือนที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องการตรวจสอบโดยเรา ถ้าภายในค่าใช้จ่ายเฉลี่ยที่ยอมรับได้ มิฉะนั้น เราศึกษา .
3 ) บัตร ( ในฟิลิปปินส์และต่างประเทศ ) ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้รับการสนับสนุนด้วย " อนุมัติ " รูปแบบการเดินทาง .
4 ) เงินรัฐบาล / หน่วยงาน ( เบอร์ SSS hdmf phic , , )พวกนี้ไม่ใช่ค่าใช้จ่าย แต่การโอนเงินเงินรับทั้งพนักงานหรือซัพพลายเออร์ เรายังให้แน่ใจว่า เราจะโอนยอดเงินถูกต้องรัฐบาล

btw : ปัญหาหลักตามกระบวนการมากเกินไปเวลาที่ใช้ในการสแกนเอกสารและส่งอีเมล์ ( อินเทอร์เน็ตในประเทศฟิลิปปินส์จะช้ามาก เอกสารที่สแกนเป็นไฟล์ขนาดใหญ่ ) เพียงเพื่อให้ความคิดมันใช้เวลาประมาณ 1-1 / 2 ชั่วโมงให้เสร็จสมบูรณ์สแกนและส่งอีเมล์ 9documents สำหรับกระบวนการ ( * 10 นาทีสำหรับแต่ละรายการ )

pkph ข้อเสนอแนะ :
1 ) ให้สรุปรายงานสำนักงานใหญ่ที่แสดง " ชื่อ " ผู้รับเงิน " รายละเอียดของค่าใช้จ่าย " , " ตรวจสอบหมายเลข " , " เช็ค "
2 ) ถ้าเราไม่แน่ใจว่าถ้าค่าใช้จ่ายเป็น ที่ยอมรับของ H . O ,เราจะติดตามกระบวนการของการสแกนเอกสารทั้งหมดสำหรับการตัดสินใจว่าค่าใช้จ่ายจะตกลงที่จะดำเนินการ .
3 ) ในกรณี item1 ข้างบนไม่ได้เป็นที่ยอมรับสำหรับคุณ บางทีคุณสามารถตกลงที่จะ จำกัด จำนวนของเอกสารที่สแกนและส่ง ? แล้วเพียงสแกนหน้า แรก ของ บิล ซึ่งจะแสดงชื่อและจำนวนผู้ที่จะจ่าย ?

ขอขอบคุณล่วงหน้าที่สละเวลาเพื่อหารือเกี่ยวกับเรื่องนี้ฉันหวังว่าจะได้รับความคิดเห็นของคุณ




นับถือ , พอลลีน