Key Responsibilities:
1. Full secretarial support to the Managing/Divisional Director. This
includes:-
• Plan and organise MD/RD’s work schedule to maximise their use of
time, allowing adequate time for meetings to ensure that their day runs
smoothly and they have achieved all they have planned to.
• Ensuring regular communication between yourself and the MD/RD, so
that both of you are aware of movements/plans, ensuring that both of
you have accurate information and your manager arrives promptly for
meetings.
• Travel planning and booking accommodation as required.
• Handle all phone calls and mail, screening as appropriate to ensure
MD/RD’s time is used efficiently
• Ensure that the production of typing, including Board Reports,
photocopying and faxing is accurately presented in a professional style
and is in line with company procedures
• Preparation of Powerpoint presentations
• Arrange meetings and seminars, ensuring as appropriate that
participants have all relevant papers in advance and ensuring
specifically that the Managing/Regional Director is well prepared for
meetings.
• Taking minutes at meetings, transcribe and present back to attendees
accurately and in the appropriate format
• Ensure smooth running of Local Company Office administration and
servicing Divisional and Group requests as necessary.
• Hold Administration Meetings
• Organise Social Functions
• Manage and maintain an effective filing system, ensuring that filing is
completed on a regular basis, so all files are kept up to date and can
easily be accessed by Managing/Divisional Director.
2. Collate company information as required eg. Director’s whereabouts,
Company telephone lists, sickness records, holiday records etc. health and
safety records.
3. Provide back-up secretarial support as required when other Director’s
Secretaries are on holiday.
4. As the HR Department’s contact, responsible for:-
• Ensuring file copies of the Divisional Personnel Manual are updated
when new information comes from the HR Department.
• Providing company management with appropriate HR forms as
required from the manual eg Starters, Leavers, Promotions.
• Entering applicant and employee details in the Human Resources
Computerised System and ensuring all data is up to date, e.g. with
change of addresses, change of personal details, sickness records, etc.
• HR administration duties include sending correct paperwork for
starters and leavers to HR, issuing annual holiday forms to all
employees in the Company.
5. Responsible for all office administration, administration staff and office
maintenance.
6. Lead, motivate, communicate with, develop, appraise and performance
manage staff to ensure staff are fully motivated to achieve best
performance to meet the company’s needs.
7. Ensure familiarity with Redrow Group’s Health, Safety and
Environmental policies and comply with employee responsibilities.
8. At all times comply with company policies, procedures and instructions.
9. Implement new ideas and methods and continue to seek ways of both
improving contribution to the organisation’s goals and enhancing the
reputation of the company.
หน้าที่หลัก :1 . สนับสนุนเต็มรูปแบบเพื่อการจัดการ / เลขานุการแผนกกรรมการ นี้รวมถึง : --- วางแผนและจัดตารางเวลางาน MD / RD เพื่อเพิ่มของพวกเขา ใช้เวลาที่อนุญาตให้มีเวลาเพียงพอสำหรับการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่า วันวิ่งได้อย่างราบรื่นและพวกเขาได้รับสิ่งที่พวกเขาได้วางแผนที่จะ- มั่นใจในการสื่อสารปกติระหว่างตัวเองและ MD / RD , ดังนั้นที่คุณทั้งสองจะทราบความเคลื่อนไหว / แผน มั่นใจว่าทั้งสองคุณมีข้อมูลที่ถูกต้องและผู้จัดการของคุณมาถึงทันทีสำหรับการประชุม- วางแผนการท่องเที่ยวและจองที่พักตามที่ต้องการ- จัดการกับโทรศัพท์และจดหมาย , การคัดกรองที่เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่าเวลา MD / RD คือใช้อย่างมีประสิทธิภาพ- มั่นใจว่าการผลิตพิมพ์ รวมทั้งรายงานคณะกรรมการเครื่องถ่ายเอกสารและแฟกซ์ที่แสดงได้อย่างถูกต้องในลักษณะมืออาชีพและสอดคล้องกับกระบวนการบริษัท- การเตรียมงานนำเสนอ PowerPointบริการจัดประชุมและสัมมนา มั่นใจอย่างไม่เหมาะสมผู้เข้าร่วมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องเอกสารล่วงหน้า และมั่นใจโดยเฉพาะว่าผู้จัดการ / ผู้อำนวยการประจำภูมิภาคจะเตรียมความพร้อมการประชุม- จดรายงานการประชุมในการประชุม คัดลอก และปัจจุบันกลับไปอีกด้วยถูกต้อง และในรูปแบบที่เหมาะสม- ให้วิ่งเรียบของ บริษัท ท้องถิ่นสำนักงานและให้บริการกลุ่มกองพลและขอเท่าที่จำเป็น- จัดการประชุม การบริหาร- จัดฟังก์ชั่นทางสังคม- จัดการและดูแลระบบการจัดเก็บมีประสิทธิภาพ มั่นใจว่า การจัดเก็บเป็นเสร็จสมบูรณ์บนพื้นฐานปกติแล้วไฟล์ทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ถึงวันที่และสามารถได้อย่างง่ายดายสามารถเข้าถึงได้โดยจัดการ / ผู้จัดการแผนก .2 . ตรวจสอบข้อมูลบริษัทได้ตามต้องการ เช่น ผู้อำนวยการ ที่อยู่ของรายชื่อบริษัทโทรศัพท์ , บันทึกประวัติสุขภาพและความเจ็บป่วย วันหยุด ฯลฯบันทึกความปลอดภัย3 . ช่วยสนับสนุนงานเลขานุการสนับสนุนตามที่ต้องการ เมื่อกรรมการอื่น ๆเลขานุการในวันหยุด4 . เป็นฝ่ายบุคคลติดต่อ รับผิดชอบ : -- สร้างไฟล์สำเนาของแผนกบุคลากรคู่มือการปรับปรุงเมื่อข้อมูลใหม่ที่มาจากฝ่ายบุคคล- ให้บริษัทจัดการที่มีรูปแบบเหมาะสมเป็นชม.ที่ต้องการจากการเริ่ม เช่นคู่มือ leavers โปรโมชั่น- ผู้สมัครและรายละเอียดการพนักงานในทรัพยากรมนุษย์ระบบคอมพิวเตอร์ และมั่นใจว่าข้อมูลทั้งหมดที่ทันสมัยเช่นกับเปลี่ยนที่อยู่ , ประวัติความเจ็บป่วยเปลี่ยนแปลงรายละเอียดส่วนตัว ฯลฯ- HR การบริหารหน้าที่รวมถึงเอกสารที่ถูกต้องสำหรับการส่งและจะเริ่ม leavers HR , การออกรูปแบบวันหยุดประจำปีทั้งหมดพนักงานในบริษัท5 . รับผิดชอบการบริหารสำนักงาน เจ้าหน้าที่บริหารและสำนักงานการบํารุงรักษา6 . ตะกั่ว , กระตุ้น , สื่อสารกับ พัฒนา ประเมิน และประสิทธิภาพจัดการพนักงานเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานมีเต็มแรงเพื่อให้บรรลุผลที่ดีที่สุดประสิทธิภาพเพื่อตอบสนองความต้องการของ บริษัท ฯ7 . ให้ความคุ้นเคยกับสุขภาพของกลุ่ม redrow ความปลอดภัย และนโยบายด้านสิ่งแวดล้อมและสอดคล้องกับพนักงานที่รับผิดชอบ8 . ตลอดเวลาที่สอดคล้องกับนโยบายของบริษัท วิธีการ และคำแนะนำ9 . ใช้ความคิดใหม่และวิธีการและแสวงหาวิธีการทั้งสองปรับปรุงผลงานขององค์กรเป้าหมายและการพัฒนาชื่อเสียงของบริษัท
การแปล กรุณารอสักครู่..
![](//thimg.ilovetranslation.com/pic/loading_3.gif?v=b9814dd30c1d7c59_8619)