1.2 Identify the components of the

1.2 Identify the components of the telephone
system
The telephone system must be able to meet the Hotel’s needs so the Hotel or resort can
function effectively, and also meet the guests’ needs. Guests have expectations of the
communications system at the Hotel or Resort. An appropriate telephone system must be
in place for this to happen, the telephone system must be capable of receiving and
making multiple calls at one time, putting calls on hold and transferring calls.

The components of a Telephone system
A Landline telephone system is connected by solid wires or fibre optic cable, tangible and
visible, from one location to another. The landline system includes multiple lines and
multiple telephone numbers. The size or the system depends on the number of lines and
numbers.
Mobile or cellular phones make and receive calls using radio
link or wireless connection. These telephones can also
support a wide range of other services such as text
messaging or SMS, email and internet access, business
applications and gaming and photography.
The mobile phones that incorporate general computing
capabilities are called smart phones. These phones are used
more frequently by guests and can be programmed to
operate electronic door locks and in-house services such as
room service orders. Staff increasingly use mobile phones to
keep in contact with staff or department areas. Staff in
housekeeping or Concierge may use mobiles to receive guest requests.
Paging systems for hotels help provide a best guest experience, keeping staff connected
to offer the quality of service guests expect. A paging system offers discrete and
immediate communication for staff. Paging systems and mobile phones allow staff to work
in operational areas and still be able to respond quickly to requests and requirements.
Modern pagers have capacity for text messaging and alerts and a storage capacity so
messages can be referred to later.
A switchboard is the piece of equipment that enables a Hotel or Resort to connect all the
telephone lines and extensions used. All calls coming into the hotel or Resort will pass
through the switchboard. The Switch board coordinates the telephone system and it
allows the use of several lines and extensions at once, allowing other users to perform a
range of other functions, place calls on hold, track all
incoming calls and transfer calls.
Telephone handsets and headsets are constructed with a
microphone to allow easy communication. The handset is
the part of the telephone which the user holds to their ear.
2.4 Use appropriate telephone communication
skills
Introduction
Telephone communication requires certain skills
including the appropriate attitude, energy level, voice
tone and volume. The ability to speak clearly and
distinctly with no jargon and an ability to listen attentively
is key.
Telephone communication skills
Conveying a helpful and positive attitude is reflected in the sound of a voice, using an
upbeat tone of voice. It needs to be pitched at the right level. It shouldn’t be too high as it
creates an irritating squeak, or too low so it sounds bored or sleepy. The pace of the
speech can also demonstrate professionalism. Speech that is too fast is hard to
understand. The guest may consider staff do not have time to serve them or are irritated
with them. If staff speak too slowly the guest may think that staff are bored or unhelpful.
When using the telephone the staff should speak clearly and distinctly without the use of
jargon or colloquial expressions. Staff should also avoid the use of industry jargon or
acronyms. It’s important to use questions to check guests’ requests, the use of open
questions to ensure staff get the best information. In adopting the use of positive
language 'yes, we can arrange that for you'. 'Certainly we will attend to that for you' 'Yes'
is the best response. Information should be given in a concise and polite manner.
All calls should be responded to in a professional manner, answered promptly and
politely, assistance offered in a friendly manner and questions asked politely to establish
the purpose of the call. All details should be repeated back to the caller in confirmation
and any requests transferred to the appropriate department promptly. Details of guest
requests should be recorded either electronically or written manually so an accurate
record of information is kept. Staff answering guest requests should take the opportunity
to promote in-house services and products.
Callers requiring to be transferred to a guest or hotel department should not be kept
waiting. Calls may need to be screened. For example, staff should never transfer a call
directly to a guest room without verifying the name of the guest the call is going to. Guests
change rooms or may have do not disturb blocks on their in-room telephone.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

1.2 ระบุส่วนประกอบของโทรศัพท์ระบบระบบโทรศัพท์ต้องสามารถตอบสนองความต้องการของโรงแรมให้โรงแรมหรือรีสอร์ทสามารถฟังก์ชันได้อย่างมีประสิทธิภาพ และยังสนองความต้องการของแขก จึงมีความคาดหวังระบบสื่อสารที่โรงแรมหรือรีสอร์ท ต้องการระบบโทรศัพท์ที่เหมาะสมในที่นี้จะเกิดขึ้น ระบบโทรศัพท์ต้องสามารถรับ และทำหลายเรียกที ใส่โทรศัพท์ถูกระงับ และโอนสายส่วนประกอบของระบบโทรศัพท์ระบบโทรศัพท์ระหว่างการเชื่อมต่อสายแข็งหรือเส้นใยแก้วนำแสงเคเบิล จับต้องได้ และมองเห็น จากตำแหน่งหนึ่งไปยังอีก ระหว่างระบบมีหลายบรรทัด และหมายเลขโทรศัพท์หลาย ขนาดหรือระบบขึ้นอยู่กับจำนวนบรรทัด และหมายเลขมือถือหรือโทรศัพท์มือถือ และรับใช้วิทยุโทรเชื่อมโยงหรือการเชื่อมต่อแบบไร้สาย โทรศัพท์เหล่านี้สามารถสนับสนุนความหลากหลายของบริการอื่น ๆ เช่นข้อความส่งข้อความหรือ SMS อีเมล์ และอินเตอร์เน็ตเข้า ธุรกิจโปรแกรมประยุกต์ และเกม และถ่ายภาพโทรศัพท์มือถือที่ใช้งานทั่วไปความสามารถเรียกว่าโทรศัพท์สมาร์ท ใช้โทรศัพท์เหล่านี้แขก และสามารถตั้งโปรแกรมให้ถี่ขึ้นโดยมีประตูล็อกอัตโนมัติและบริการภายในเช่นใบสั่งบริการ พนักงานใช้โทรศัพท์มือถือให้มากขึ้นให้กับพนักงานหรือแผนกพื้นที่ พนักงานในทำความสะอาด หรือพนักงานอาจใช้โทรศัพท์มือถือเพื่อรับแขกร้องขอระบบแบ่งหน้าสำหรับช่วยให้ประสบการณ์พักสุด ให้บริการเชื่อมต่อการนำเสนอคุณภาพของการบริการที่คาดว่าผู้เข้าพัก ระบบการแบ่งหน้าให้แยกกัน และการสื่อสารสำหรับพนักงานทันที ระบบเพจจิ้งและโทรศัพท์มือถือให้พนักงานทำงานในพื้นที่ดำเนินงาน และยัง สามารถตอบสนองการร้องขอและความต้องการPagers ทันสมัยมีการข้อความข้อความ และข้อความแจ้งเตือนและการเก็บดังนั้นข้อความสามารถถูกอ้างถึงในภายหลังสวิตช์บอร์ดเป็นชิ้นส่วนของอุปกรณ์ที่ทำให้โรงแรมหรือรีสอร์ทในการเชื่อมต่อทั้งหมดสายโทรศัพท์และใช้นามสกุล เรียกทั้งหมดเข้ามาในโรงแรมหรือรีสอร์ทจะผ่านโดยบอร์ด แผ่นสวิชท์ประสานระบบโทรศัพท์และอนุญาตให้ใช้หลายบรรทัดและส่วนขยายครั้ง อนุญาตให้ผู้ใช้อื่นทำการของฟังก์ชันอื่น ๆ โทรศัพท์ที่ระงับ ติดตามทั้งหมดสายเรียกเข้าและโอนสายโทรศัพท์มือถือโทรศัพท์และหูถูกสร้างด้วยการไมโครโฟนให้สื่อสารง่าย เป็นโทรศัพท์มือถือส่วนของโทรศัพท์ที่ผู้ใช้มีการหูของพวกเขา2.4 ใช้การติดต่อทางโทรศัพท์ที่เหมาะสมทักษะแนะนำโทรศัพท์สื่อสารต้องมีทักษะบางอย่างรวมทั้งทัศนคติที่เหมาะสม ระดับพลังงาน เสียงเสียงและระดับเสียง ความสามารถในการพูดอย่างชัดเจน และอย่างเห็นได้ชัดกับศัพท์แสงไม่มีความสามารถในการสดับตรับฟังคีย์ได้ทักษะการสื่อสารโทรศัพท์ส่งเสียงเสียงแต่ทัศนคติบวก และประโยชน์ ใช้การน้ำเสียง upbeat ก็จะขึ้นที่ระดับ ไม่ควรจะสูงเกินไปเพราะสร้างสารภาพมีเคือง หรือต่ำเกินไปดังนั้นเสียงเบื่อ หรือง่วงนอน ก้าวของการเสียงยังสามารถแสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพ คำพูดที่เร็วเกินไปเป็นยากทำความเข้าใจ แขกอาจพิจารณาพนักงานไม่มีเวลาที่จะใช้ หรือมีการระคายเคืองกับพวกเขา ถ้าพนักงานพูดช้าเกินไป กับการเข้าพักอาจคิดว่า พนักงานจะเบื่อ หรือแอร์เมื่อใช้โทรศัพท์ พนักงานควรพูดอย่างชัดเจน และอย่างเห็นได้ชัดโดยไม่ต้องใช้ศัพท์แสงหรือภาษานิพจน์ นอกจากนี้พนักงานควรหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาเฉพาะวงการอุตสาหกรรม หรือตัวย่อ จำเป็นต้องใช้คำถามเพื่อตรวจสอบคำขอผ่อน เปิดการใช้คำถามเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับข้อมูลที่ดี ในการใช้การใช้บวกภาษา 'ใช่ เราสามารถจัดเรียงที่คุณ' ได้ 'แน่นอนเราจะฟังที่คุณ' 'ใช่'คือการตอบสนองที่ดีที่สุด ข้อมูลควรได้รับในลักษณะที่กระชับ และสุภาพเรียกทั้งหมดควรจะตอบอย่างมืออาชีพ ตอบโดยทันที และสุภาพ ความช่วยเหลือในการนำเสนอในลักษณะเป็นมิตรและถามถามสุภาพเพื่อสร้างวัตถุประสงค์ของการโทร รายละเอียดทั้งหมดควรถูกทำซ้ำกลับไปยังผู้เรียกในการยืนยันและร้องขอการโอนย้ายไปกรมที่เหมาะสมทันที รายละเอียดของแขกคำขอควรบันทึกหรืออิเล็กทรอนิกส์ หรือเขียนด้วยตนเองเพื่อความถูกต้องระเบียนข้อมูลจะถูกเก็บไว้ พนักงานตอบรับคำขอของแขกควรใช้โอกาสเพื่อส่งเสริมผลิตภัณฑ์และบริการภายในโรงแรมผู้เรียกต้องการที่จะโอนย้ายไปยังแผนกที่พักหรือโรงแรมไม่ควรถูกเก็บไว้รอ เรียกอาจจำเป็นต้องมีฉาย ตัวอย่าง พนักงานไม่ควรโอนสายโดยตรงไปยังห้องพักโดยไม่ต้องตรวจสอบชื่อของแขก เรียกเป็นไป แขกผู้เข้าพักเปลี่ยนแปลงห้อง หรืออาจไม่รบกวนการบล็อกบนโทรศัพท์ของพวกเขาในห้อง

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

1.2 ระบุส่วนประกอบของระบบโทรศัพท์

ระบบโทรศัพท์ ต้องสามารถตอบสนองความต้องการของโรงแรม เพื่อให้โรงแรมหรือรีสอร์ท
ทํางานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และยังตอบสนองความต้องการของผู้เข้าพักมี ทุกคนมีความคาดหวังของ
ระบบการสื่อสารที่โรงแรมหรือรีสอร์ท เป็นระบบโทรศัพท์ที่เหมาะสมต้อง
ในสถานที่นี้เกิดขึ้น ระบบโทรศัพท์ ต้องมีความสามารถในการรับและ
โทรหลาย ๆครั้งนึง ใส่สายที่ถือและการโอน โทร .

ส่วนประกอบของระบบโทรศัพท์พื้นฐาน โทรศัพท์ : ระบบเชื่อมต่อโดยสายแข็งหรือสายเคเบิลใยแก้วนำแสง , แน่ชัดและ
มองเห็นได้จากสถานที่หนึ่งไปยังอีก ระบบโทรศัพท์พื้นฐานมีหลายบรรทัดและ
หมายเลขโทรศัพท์หลาย ขนาดหรือระบบขึ้นอยู่กับจำนวนเส้นและ

เลขโทรศัพท์มือถือหรือโทรศัพท์มือถือโทรและรับสายโดยใช้วิทยุ
ลิงค์หรือการเชื่อมต่อแบบไร้สาย โทรศัพท์เหล่านี้สามารถ
สนับสนุนความหลากหลายของบริการอื่น ๆเช่นการส่งข้อความ หรือ SMS ข้อความ
, อีเมล์ และอินเตอร์เน็ต การใช้งานทางธุรกิจและการเล่นเกมและการถ่ายภาพ
.
โทรศัพท์มือถือที่รวมความสามารถของคอมพิวเตอร์
ทั่วไปจะเรียกว่าโทรศัพท์สมาร์ท โทรศัพท์เหล่านี้จะใช้
บ่อย โดยแขกและสามารถตั้งโปรแกรม

ใช้ล็อคประตูอิเล็กทรอนิกส์และบริการอื่นๆเช่น
สั่งรูมเซอร์วิส พนักงานใช้โทรศัพท์มือถือมากขึ้น

เก็บในการติดต่อกับเจ้าหน้าที่ หรือหน่วยงานด้าน พนักงานแม่บ้านหรือพนักงานอาจใช้
โทรศัพท์มือถือที่จะได้รับการร้องขอจากแขก
ระบบเพจโรงแรมช่วยให้ลูกค้ามีประสบการณ์ที่ดีที่สุด การรักษาพนักงานเชื่อม
เพื่อให้คุณภาพของบริการผู้เข้าพักคาดหวัง เพจจิ้งระบบเสนอ และต่อเนื่อง
การสื่อสารทันทีสำหรับพนักงาน ระบบเพจและโทรศัพท์มือถือให้พนักงานทำงานในพื้นที่ดำเนินงาน
และยังสามารถตอบสนองได้อย่างรวดเร็วเพื่อความต้องการและความต้องการ
วิทยุติดตามตัวที่ทันสมัยมีความจุการส่งข้อความและการแจ้งเตือนและความจุดังนั้น
ข้อความที่สามารถอ้างถึงในภายหลัง .
เป็นสวิตช์ที่เป็นชิ้นส่วนของอุปกรณ์ที่ช่วยให้โรงแรมหรือรีสอร์ทเพื่อเชื่อมต่อสายทั้งหมด
โทรศัพท์และนามสกุลที่ใช้ ทุกสายที่เข้ามาในโรงแรม หรือรีสอร์ท จะผ่าน
ผ่านแผง . สวิตช์บอร์ดพิกัดระบบโทรศัพท์และมัน
อนุญาตให้ใช้หลายสายและส่วนขยายที่เคยช่วยให้ผู้ใช้อื่น ๆเพื่อดำเนินการ
ช่วงของฟังก์ชั่นอื่น ๆ ที่เรียกเก็บการติดตามการโทรเข้าและโทรโอน
.
โทรศัพท์มือถือโทรศัพท์และหูฟังที่ถูกสร้างขึ้นด้วย
ไมโครโฟนเพื่อให้สื่อสารได้ง่าย โทรศัพท์มือถือเป็น
ส่วนของโทรศัพท์ซึ่งผู้ใช้ถือหูของพวกเขา และการใช้โทรศัพท์การสื่อสาร



ต้องใช้ทักษะการสื่อสารทางโทรศัพท์เบื้องต้นทักษะบางอย่าง
รวมถึงทัศนคติที่เหมาะสม ระดับพลังเสียง
เสียงและระดับเสียง ความสามารถในการพูดอย่างชัดเจนและ
ชัดถ้อยชัดคำไม่มีศัพท์แสงและ ความสามารถในการ ฟังอย่างตั้งใจ

โทรศัพท์เป็นหลัก ทักษะการสื่อสาร ถ่ายทอดทัศนคติบวก
เป็นประโยชน์และสะท้อนเสียงของเสียง , การใช้
โทน upbeat เสียง มันต้องตั้งค่ายอยู่ในระดับที่ถูกต้อง มันไม่ควรสูงเกินไปมัน
สร้างน่ารำคาญสารภาพหรือน้อยเกินไปมันก็น่าเบื่อ หรือง่วง จังหวะของ
การพูดสามารถยังแสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพ การพูดที่เร็วเกินไปยาก

เข้าใจ แขกอาจจะพิจารณาพนักงานที่ไม่ได้มีเวลาที่จะใช้พวกเขาหรือระคายเคือง
กับพวกเขา ถ้าพนักงานพูดอย่างช้าๆ แขกอาจจะคิดว่าพนักงานจะเบื่อ
หรือน้ำใจเมื่อใช้โทรศัพท์ พนักงานควรพูดให้ชัดเจนและเด่นชัดโดยไม่ต้องใช้ศัพท์แสง
) หรือแบบไม่เป็นทางการ พนักงานควรหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาเฉพาะอาชีพอุตสาหกรรมหรือ
คําย่อ มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะใช้คำถามเพื่อตรวจสอบความต้องการของแขกผู้เข้าพัก การใช้คำถามเพื่อให้เจ้าหน้าที่เปิด
รับข้อมูลที่ดีที่สุด ในการใช้ภาษาในเชิงบวก
' ครับ เราสามารถจัดการให้คุณได้' แน่นอนเราจะเข้าร่วมเพื่อคุณ ' ' ค่ะ '
เป็นคำตอบที่ดีที่สุด ข้อมูลควรได้รับในการกระชับและสุภาพ .
ทุกสายควรตอบในลักษณะมืออาชีพ ตอบทันทีและ
สุภาพ เสนอความช่วยเหลือในลักษณะที่เป็นมิตร และถามอย่างสุภาพเพื่อสร้าง
วัตถุประสงค์ของการโทร รายละเอียดทั้งหมดควรจะซ้ำกลับไปยืนยัน
โทรในและขอโอนไปยังแผนกที่เหมาะสมทันที รายละเอียดของการร้องขอแขก
ควรบันทึกไว้ทั้งทางอิเล็กทรอนิกส์หรือเขียนด้วยตนเองเพื่อบันทึกถูกต้อง
ของข้อมูลจะถูกเก็บไว้ พนักงานตอบรับการร้องขอแขกควรใช้โอกาสในการส่งเสริมการบริการและผลิตภัณฑ์
.
ผู้ที่ต้องการจะโอนย้ายไปเป็นแขกหรือโรงแรมแผนกไม่ควรจะเก็บไว้
รอสายอาจต้องติดมุ้งลวด ตัวอย่างเช่น พนักงานไม่ควรโอนสาย
ตรงไปยังห้องพักไม่มีการตรวจสอบชื่อของแขกโทรไป แขก
เปลี่ยนห้อง หรืออาจจะไม่ได้รบกวนบล็อกของพวกเขาในโทรศัพท์ ห้อง