HeadnoteA close relationship with y

Headnote
A close relationship with your secretary is vital, but all too often that relationship becomes more than just professional. Dr Sneh Khemka suggests how best to develop and nurture a productive relationship, without overstepping the mark

Find your own secretary

Very few of us have the luxury of an individual secretary. More often than not, we are allocated one.

All is not lost, though. In your department, there will be a range of support staff and it should be relatively easy to identify someone who does good work. Find that person and slowly develop a relationship of support and trust.

Within a short time, the necessary arrangements can often be made to shift the person into your team, and you have your own secretary. You may have to share them, but you'll have their loyalty.

A two-way relationship

Any human relationship works in both directions. The boss-to-secretary relationship is essentially one of giving orders, so it is important to maintain the human side of things.

Encouragement, an occasional box of chocolates, or remembering a birthday will help redress the imbalance.

Through these actions, the professional aspect of the relationship can also be strengthened. It is all too easy to forget the personal touches, but in them lies the path to real quality.

Part of the team

The multidisciplinary team is a result of clinical governance. The concept is conducive to better outcomes, but secretaries are easily forgotten members of the team. They often act as the communicator, record keeper and general seamstress of the team's tapestry.

View Image - ขยายภาพนี้
If this is recognised, it can pay great dividends. Find ways to help them feel that they are an integral part of patient management - it will often provide a boost to any flagging enthusiasm.

Personal assistant or glorified typist?

Rising numbers of patients and the resulting throughput of correspondence have recently put unsustainable burdens on secretarial staff. Often, offices are piled high with four-week-old notes from outpatient clinics, with secretaries furiously typing away to clear the backlog and ignoring all else. It is imperative that you free your secretary to become the personal assistant who has the time to co-ordinate patients at your clinics or speak to that patient with the sensitive query.

It is now economical to outsource the bulk typing. In every other profession, the secretary is a defunct idea; it is the personal assistant who organises the manager's life and brings efficiency and professional excellence.

Financial incentives

Given the amount of training medical secretaries undergo, their salaries are appalling. A little boost is a great incentive for good work. If you maintain a private practice, offer the secretarial side to your NHS secretary (to be done outside NHS contractual hours). If you are paid a professional fee for a report typed by your secretary, give them an appropriate share. If their work over the year has been helpful to you, give them a Christmas bonus.

Lead by example

Not all doctors are blessed with the support of a good secretary. Sometimes you may be faced with someone untrained and inefficient. In such circumstances, a firm hand may be required to get the job done.

First, lead by example and demonstrate quiet and steady efficiency. If you can do this, others will usually follow suit. Ultimately, your central goal is to provide the best for your patient, so your need for efficiency and good support may lead to dismissal if circumstances dictate.

Finally, be a friend...

You may notice that not all is well with your secretary. It may be worthwhile asking tactfully and privately whether there is anything you can do to help. There are many occasions when this will be much appreciated.

But be sure to keep this separate both from the daily activities that you both have to do, and from your personal life. You don't want to become the subject of the latest hospital gossip.

Dr Khemka is a trainee ophthalmologist, South Thames, and an associate of Medical Writers UK. Email: [e-mail]

FURTHER READINC

* Building a relationship with your boss: A take charge assistant book. Jerri Wisinski, AMACOM 1999

USEFUL WEBLINKS

* www.medicalsecretary.org

Sidebar
CHECKLIST

* Identify and choose a secretary who will provide reliable long-term support

* Maintain a balanced relationship

* Use your secretary as a personal assistant, not just a typist

* Involve your secretary not only in your clinical duties but also study leave, professional meetings and management work

* Include secretaries as an integral part of the team

* Provide regular incentives and support

* Recognise and encourage their learning and training needs

* Involve them in social functions in your professional sphere

* Get tough if you need to

* Keep inside the boundaries of propriety!

Copyright Reed Business Information UK Oc

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

Headnoteสัมพันธ์กับเลขานุการของคุณมีความสำคัญ แต่จะกลายเป็นความสัมพันธ์ที่มากกว่ามืออาชีพเพียง ดร. Sneh Khemka แนะนำวิธีการพัฒนา และรักษาความสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพ ไม่ มีเครื่องหมาย oversteppingพบเลขานุการของคุณเองหรูหราของเลขานุการแต่ละน้อยมากของเราได้ บ่อยกว่าไม่ เราจะปันส่วนหนึ่งทั้งหมดไม่ได้หายไป แม้ว่า ในแผนก จะมีฝ่ายสนับสนุนที่หลากหลาย และมันควรจะค่อนข้างง่ายในการระบุบุคคลที่ไม่ทำงานที่ดี ค้นหาบุคคล และค่อย ๆ พัฒนาความสัมพันธ์ของการสนับสนุนและความไว้วางใจภายในระยะเวลาอันสั้น เตรียมมักจะสามารถทำการเปลี่ยนบุคคลในทีมของคุณ และคุณมีเลขานุการของคุณเอง คุณอาจต้องการแบ่งปัน แต่คุณจะมีความจงรักภักดีของพวกเขาความสัมพันธ์แบบสองทิศทางความสัมพันธ์มนุษย์ทำงานในทั้งสองทิศทาง ความสัมพันธ์เจ้านายเลขานุการเป็นหลักหนึ่งของการให้ใบสั่ง ดังนั้นจึงเป็นการรักษาด้านมนุษย์ของสิ่งกำลังใจ กล่องช็อกโกแลต หรือจดจำวันเกิดการเป็นครั้งคราวจะช่วยให้กลับความไม่สมดุลผ่านการดำเนินการเหล่านี้ ด้านอาชีพของความสัมพันธ์สามารถยังทำให้ มันเป็นเรื่องง่ายที่จะลืมสัมผัสส่วนบุคคล แต่ในพวกเขาอยู่ที่เส้นทางคุณภาพที่แท้จริงเป็นส่วนหนึ่งของทีมทีมสหสาขาวิชาชีพเป็นผลของการกำกับดูแลของทางคลินิก แนวคิดเอื้อต่อผล แต่เลขานุการไม่ลืมง่าย ๆ สมาชิกของทีม พวกเขามักจะทำหน้าที่เป็น communicator บันทึกผู้รักษาประตู และช่างเย็บทั่วไปของพรมของทีมดูภาพ - ขยายภาพนี้ถ้ารับรู้ มันสามารถจ่ายเงินปันผลที่ดี หาวิธีที่จะช่วยให้พวกเขารู้สึกว่า พวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการผู้ป่วย - มันมักจะให้เพิ่มการกระตือรือร้นตั้งค่าสถานะใด ๆผู้ช่วยส่วนตัวหรือแค่พิมพ์ดีดจำนวนผู้ป่วยเพิ่มขึ้นและส่งผลให้มีอัตราความเร็วของจดหมายได้เพิ่งใส่ไม่ยั่งยืนภาระพนักงานเลขานุการ มักจะ สำนักงานกำลังซ้อนสูง ด้วยอายุ 4 สัปดาห์จากคลินิกผู้ป่วยนอก กับเลขานุการกระโชกพิมพ์ไปล้างยอดคงค้าง และละเว้นทั้งหมดอื่น มันเป็นความจำเป็นว่า คุณฟรีของเลขานุการเป็น ผู้ช่วยส่วนตัวที่มีเวลาในการประสานผู้ป่วยที่คลินิกของคุณ หรือพูดคุยกับผู้ป่วยรายแบบสอบถามมีความสำคัญก็ตอนนี้ประหยัดจะ outsource การพิมพ์จำนวนมาก ในทุกอาชีพอื่น ๆ เลขานุการเป็นความคิดหมดอายุ ผู้ช่วยส่วนตัวที่จัดการจัดการชีวิต และทำให้ประสิทธิภาพและความเป็นเลิศอย่างมืออาชีพ ได้แรงจูงใจทางการเงินให้ปริมาณการเลขานุการทางการแพทย์ได้รับการฝึกอบรม เงินเดือนน่ากลัว เพิ่มแรงจูงใจดีสำหรับการทำงานที่ดีได้ ถ้าคุณรักษาการปฏิบัติส่วนตัว ข้อเสนอด้านเลขานุการของ NHS เลขานุการ (ทำนอกเวลาตามสัญญา NHS) ถ้าคุณมีการชำระเงินค่าธรรมเนียมมืออาชีพรายงานพิมพ์ โดยเลขานุการของคุณ ให้พวกเขาใช้ร่วมกันที่เหมาะสม ถ้างานของปีที่ได้รับประโยชน์คุณ ให้พวกเขาโบนัสคริสต์มาสตัวอย่างแพทย์ทั้งหมดไม่มีความสุข ด้วยการสนับสนุนของกระทรวงดี บางครั้งคุณอาจต้องเผชิญหน้ากับผู้อื่นได้รับการฝึกฝน และขาดประสิทธิภาพ ในกรณีดังกล่าว มือบริษัทอาจจะต้องได้งานทำครั้งแรก ตัวอย่าง และแสดงให้เห็นถึงประสิทธิภาพที่เงียบสงบ และมั่นคง ถ้าคุณสามารถทำเช่นนี้ คนอื่น ๆ มักจะปฏิบัติตามเหมาะสม ในที่สุด เป้าหมายของคุณกลางเป็นให้ดีสุดสำหรับผู้ป่วยของคุณ เพื่อสนับสนุนความต้องการ เพื่อประสิทธิภาพที่ดี และอาจจะเลิกจ้างถ้าเหตุการณ์ในที่สุด เป็นเพื่อน...คุณอาจสังเกตเห็นว่า ไม่ดีกับเลขานุการของคุณ มันอาจจะคุ้มค่าถามข่าว และเอกชนว่า มีอะไรที่คุณสามารถทำเพื่อช่วย มีหลายโอกาสเมื่อนี้จะนิยมมากแต่มีไว้แยกต่างหาก จากกิจกรรมที่คุณทั้งสองต้องทำ และ จากชีวิตส่วนตัวของคุณว่า คุณไม่ต้องการเป็น เรื่องของการนินทาโรงพยาบาลล่าสุดดร. Khemka เป็นจักษุแพทย์ฝึกหัดที่ เทมส์ใต้ และร่วม UK นักเขียนทางการแพทย์ อีเมล์: [e-mail]เพิ่มเติม READINC* สร้างความสัมพันธ์กับเจ้านายของคุณ: ใช้ค่าผู้ช่วยหนังสือ Jerri Wisinski, AMACOM ปี 1999เวบไซต์ที่มีประโยชน์* www.medicalsecretary.orgแถบด้านข้างรายการตรวจสอบ* ระบุ และเลือกเลขานุการที่จะให้การสนับสนุนระยะยาวที่เชื่อถือได้* รักษาความสัมพันธ์ที่สมดุล* ใช้ของเลขานุการเป็นผู้ช่วยส่วนตัว ไม่ใช่แค่พิมพ์ดีด* เกี่ยวข้องกับเลขานุการของคุณไม่เพียงแต่ ในหน้าที่ทางการแพทย์ แต่ยังศึกษาลา มืออาชีพ และการบริหารงาน* เลขานุการรวมเป็นส่วนหนึ่งของทีม* ปกติแรงจูงใจและสนับสนุนให้* ตระหนัก และส่งเสริมการเรียนรู้และการฝึกอบรมความต้องการ* เกี่ยวข้องกับพวกเขาในงานสังคมในอาชีพของคุณ* ได้ยากถ้าคุณต้องการ* ให้อยู่ภายในขอบเขตของ proprietyลิขสิทธิ์กกธุรกิจข้อมูล UK Oc

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

Headnote
ความสัมพันธ์ใกล้ชิดกับเลขาฯ ของคุณเป็นสำคัญ แต่ทั้งหมดก็มักจะกลายเป็นความสัมพันธ์ที่มากกว่าเพียงแค่มืออาชีพ ดร Sneh Khemka แสดงให้เห็นวิธีการที่ดีที่สุดในการพัฒนาและบ่มเพาะความสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพโดยไม่ต้อง overstepping เครื่องหมาย

หาเลขาฯ ของคุณเอง

มากน้อยของเรามีความหรูหราของเลขานุการของแต่ละบุคคล บ่อยกว่าไม่เราได้รับการจัดสรรหนึ่ง.

ทั้งหมดจะไม่สูญหายแม้ว่า ในแผนกของคุณจะมีช่วงของพนักงานให้ความช่วยเหลือและมันควรจะค่อนข้างง่ายต่อการระบุคนที่ไม่ทำงานที่ดี ค้นหาบุคคลนั้นและค่อยๆพัฒนาความสัมพันธ์ของการสนับสนุนและความไว้วางใจ.

ภายในระยะเวลาอันสั้นเตรียมการที่จำเป็นมักจะสามารถทำที่จะเปลี่ยนคนที่เข้ามาในทีมของคุณและคุณมีเลขาฯ ของคุณเอง คุณอาจจะต้องแบ่งปันให้ แต่คุณจะมีความจงรักภักดีของพวกเขา.

ความสัมพันธ์สองทาง

มนุษย์สัมพันธ์ใด ๆ ที่ทำงานในทั้งสองทิศทาง ความสัมพันธ์เจ้านายให้เลขานุการเป็นหลักหนึ่งของการให้คำสั่งจึงเป็นสิ่งที่สำคัญในการรักษาด้านมนุษยชนของสิ่ง.

ให้กำลังใจ, กล่องเป็นครั้งคราวของช็อคโกแลตหรือจดจำวันเกิดจะช่วยแก้ไขความไม่สมดุล.

ผ่านการกระทำเหล่านี้เป็นมืออาชีพ แง่มุมของความสัมพันธ์ยังสามารถจะมีความเข้มแข็ง มันคือทั้งหมดที่ง่ายเกินไปที่จะลืมสัมผัสส่วนบุคคล แต่ในพวกเขาอยู่เส้นทางที่จะมีคุณภาพที่แท้จริง.

ส่วนหนึ่งของทีม

ทีมสหสาขาวิชาชีพที่เป็นผลมาจากการกำกับดูแลทางคลินิก เป็นแนวคิดที่เอื้อต่อผลลัพธ์ที่ดีกว่า แต่เลขานุการจะลืมสมาชิกของทีมได้อย่างง่ายดาย พวกเขามักจะทำหน้าที่เป็น Communicator ให้เก็บบันทึกและช่างเย็บทั่วไปของทีมพรม.

ดูภาพ - ขยายภาพนี้
ถ้าเรื่องนี้ได้รับการยอมรับก็สามารถจ่ายเงินปันผลที่ดี หาวิธีที่จะช่วยให้พวกเขารู้สึกว่าพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการผู้ป่วย -. ก็มักจะให้เพิ่มความกระตือรือร้นทำเครื่องหมายใด ๆ

ผู้ช่วยส่วนตัวหรือพนักงานพิมพ์ดีดสรรเสริญ?

ตัวเลขที่เพิ่มขึ้นของผู้ป่วยและการส่งผ่านข้อมูลที่เกิดจากการติดต่อได้เพิ่งวางภาระที่ไม่ยั่งยืนบนเลขานุการ บุคลากร บ่อยครั้งที่สำนักงานซ้อนสูงกับบันทึกสี่สัปดาห์เก่าจากคลินิกผู้ป่วยนอกกับเลขาฯ คึกพิมพ์ไปเพื่อล้างค้างและไม่สนใจสิ่งอื่นใด มันเป็นความจำเป็นที่คุณฟรีเลขานุการของคุณจะกลายเป็นผู้ช่วยส่วนตัวที่มีเวลาในการประสานงานผู้ป่วยที่คลินิกของคุณหรือพูดคุยกับผู้ป่วยที่มีการสอบถามความละเอียดอ่อน.

ตอนนี้มันเป็นที่ประหยัดที่จะ outsource การพิมพ์จำนวนมาก ในทุกอาชีพอื่นเลขานุการเป็นความคิดที่หมดอายุ; เป็นผู้ช่วยส่วนตัวที่จัดชีวิตของผู้จัดการและนำประสิทธิภาพและความเป็นเลิศระดับมืออาชีพ.

แรงจูงใจทางการเงิน

ได้รับจำนวนเงินของการฝึกอบรมเลขานุการทางการแพทย์ที่ได้รับเงินเดือนของพวกเขาจะน่ากลัว เพิ่มเล็กน้อยเป็นแรงจูงใจที่ดีสำหรับการทำงานที่ดี หากคุณมีการปฏิบัติส่วนตัวเสนอด้านเลขานุการเลขานุการพลุกพล่านของคุณ (ที่จะทำนอกพลุกพล่านชั่วโมงสัญญา) หากคุณจะได้รับเงินค่าบริการระดับมืออาชีพสำหรับรายงานที่พิมพ์โดยรัฐมนตรีของคุณให้พวกเขามีส่วนแบ่งที่เหมาะสม หากการทำงานของพวกเขามากกว่าปีที่ได้รับประโยชน์กับคุณให้พวกเขามีโบนัสคริสต์มาส.

นำโดยตัวอย่าง

แพทย์ทั้งหมดไม่ได้มีความสุขกับการสนับสนุนของเลขานุการที่ดี บางครั้งคุณอาจจะต้องเผชิญกับคนที่ได้รับการฝึกฝนและไม่มีประสิทธิภาพ ในกรณีดังกล่าวมือ บริษัท อาจจะต้องได้งานทำ.

ครั้งแรกนำโดยตัวอย่างและแสดงให้เห็นถึงประสิทธิภาพที่เงียบสงบและมั่นคง หากคุณสามารถทำเช่นนี้คนอื่น ๆ มักจะปฏิบัติตามเหมาะสม ท้ายที่สุดเป้าหมายหลักของคุณคือการให้ที่ดีที่สุดสำหรับผู้ป่วยของคุณเพื่อให้ความต้องการของคุณให้มีประสิทธิภาพและการสนับสนุนที่ดีอาจนำไปสู่การเลิกจ้างหากสถานการณ์กำหนด.

สุดท้ายเป็นเพื่อน ...

คุณอาจจะสังเกตเห็นว่าไม่ทั้งหมดเป็นอย่างดีกับเลขาฯ ของคุณ มันอาจจะคุ้มค่าขอให้แนบเนียนและเอกชนไม่ว่าจะมีอะไรที่คุณสามารถทำได้เพื่อช่วย มีหลายครั้งเมื่อนี้จะได้รับการชื่นชมมากมี.

ตรวจสอบเพื่อให้แยกจากกันนี้ทั้งจากกิจกรรมประจำวันที่คุณทั้งสองต้องทำและจากชีวิตส่วนตัวของคุณ แต่ คุณไม่ต้องการที่จะกลายเป็นเรื่องของการนินทาโรงพยาบาลล่าสุด.

ดร Khemka เป็นจักษุแพทย์ฝึกหัด, เซาท์เทมส์และเพื่อนร่วมงานของนักเขียนแพทย์สหราชอาณาจักร อีเมล์: [e-mail]~~V

เพิ่มเติม READINC

* การสร้างความสัมพันธ์กับเจ้านายของคุณ: การใช้ค่าใช้จ่ายช่วยหนังสือ Jerri Wisinski, AMACOM 1999

เว็บลิงก์มีประโยชน์

* www.medicalsecretary.org

Sidebar
รายการตรวจสอบ

* ระบุและเลือกเลขานุการที่จะให้การสนับสนุนในระยะยาวที่เชื่อถือได้

* รักษาความสัมพันธ์ที่สมดุล

* ใช้เลขาฯ ของคุณเป็นผู้ช่วยส่วนตัวที่ไม่เพียง แต่พนักงานพิมพ์ดีด

* มีส่วนร่วมของคุณ เลขานุการไม่เพียง แต่ในการปฏิบัติหน้าที่ทางคลินิกของคุณ แต่ยังศึกษาออกจากการประชุมมืออาชีพและการบริหารงาน

* รวมเลขานุการในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของทีมงาน

* ให้แรงจูงใจปกติและการสนับสนุน

* ตระหนักและส่งเสริมการเรียนรู้และการฝึกอบรมของพวกเขาต้องการ

* เกี่ยวข้องกับพวกเขาในการทำงานในสังคมของคุณ ทรงกลมมืออาชีพ

* รับยากถ้าคุณจำเป็นต้อง

* เก็บอยู่ภายในขอบเขตของความเหมาะสม!

ลิขสิทธิ์รีดข้อมูลธุรกิจสหราชอาณาจักร Oc