What is Document Management (DMS)?D

What is Document Management (DMS)?

Document management is how your organization stores, manages and tracks its electronic documents.

According to ISO 12651-2, a document is "recorded information or object which can be treated as a unit". While this sounds a little complicated, it is quite simply what you have been using to create, distribute and use for years.

Now, we can define document management as the software that controls and organizes documents throughout an organization. It incorporates document and content capture, workflow, document repositories, COLD/ERM, and output systems, and information retrieval systems. Also, the processes used to track, store and control documents.

Document management is one of the precursor technologies to content management, and not all that long ago was available solely on a stand-alone basis like its imaging, workflow, and archiving brethren. It provides some of the most basic functionality to content management, imposing controls and management capabilities onto otherwise “dumb” documents. This makes it so that when you have documents and need to use them, you are able to do so. Some of the key features in document management include:

Check-in/check-out and locking, to coordinate the simultaneous editing of a document so one person’s changes don’t overwrite another’s
Version control, so tabs can be kept on how the current document came to be, and how it differs from the versions that came before
Roll-back, to “activate” a prior version in case of an error or premature release
Audit trail, to permit the reconstruction of who did what to a document during the course of its life in the system
Annotation and Stamps,
Document management eventually was subsumed into content management in no small measure because there is more information available to us today than ever before, and most of it is not being created by us. Thanks to the mainstreaming of a whole range of sources like the Web, thumb drives, smartphones, etc., the need has accelerated to deal with information of all kinds: not just in terms of more media types like text vs. images vs. voice files, but also in terms of how structured – and thus how readily managed – it all is.

Document management systems today range in size and scope from small, standalone systems to large scale enterprise-wide configurations serving a global audience. Many document management systems provide a means to incorporate standard physical document filing practices electronically. These include:

Storage location
Security and access control
Version control
Audit trails
Check-in/check-out and document lockdown.
- See more at: http://www.aiim.org/What-is-Document-Management#sthash.l8KZmz8m.dpuf

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

จัดการเอกสาร (DMS) คืออะไรจัดการเอกสารได้ว่าองค์กรของคุณจัดเก็บ จัดการ และติดตามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาตรฐาน iso 12651-2 เอกสารเป็น "บันทึกข้อมูลหรือวัตถุที่สามารถถือว่าเป็นหน่วย" ในขณะที่เสียงนี้ซับซ้อนเล็กน้อย มันเป็นเหมือนสิ่งที่คุณได้ใช้สร้าง กระจาย และใช้ปีตอนนี้ เราสามารถกำหนดจัดการเอกสารเป็นซอฟต์แวร์ที่ควบคุม และจัดการเอกสารตลอดทั้งองค์กร ประกอบด้วยเอกสาร และจับเนื้อหา ลำดับ repositories เอกสาร เย็น/กีด ผลลัพธ์ และระบบการเรียกข้อมูลระบบ ยัง กระบวนการที่ใช้ในการติดตาม จัดเก็บ และควบคุมเอกสารการจัดการเอกสารเป็นหนึ่งในเทคโนโลยีสารตั้งต้นการจัดการเนื้อหา และไม่นานที่มีถือเป็นเอกเทศเช่นภาพ ลำดับ และของพี่น้องที่เก็บถาวร มันมีบางฟังก์ชันพื้นฐานการจัดการเนื้อหา สถานะการควบคุมและความสามารถในการจัดการไปยังเอกสารอื่น "ใบ้" ทำให้เมื่อคุณมีเอกสาร และต้องการใช้ คุณจะสามารถทำ คุณสมบัติที่สำคัญในการจัดการเอกสารอย่างใดอย่างหนึ่งรวมถึง:เช็คเอ๊าท์ และ ล็อค ประสานงานพร้อมแก้ไขเอกสารเพื่อหนึ่งคนไม่เขียนทับใจการควบคุมเวอร์ชัน เพื่อให้สามารถเก็บแท็บในการเอกสารปัจจุบันมาให้ และวิธีการแตกต่างจากรุ่นที่มาก่อนม้วนหลัง การ "เรียกใช้" เวอร์ชันก่อนหน้านี้เป็นข้อผิดพลาดหรือปล่อยก่อนกำหนดตรวจสอบเส้นทาง การอนุญาตให้มีการฟื้นฟูของใครได้อะไรเอกสารระหว่างชีวิตในระบบคำอธิบายและแสตมป์จัดการเอกสารในที่สุดถูก subsumed ในการจัดการเนื้อหาในวัดเล็ก ๆ ไม่ได้เนื่องจากมีข้อมูลเพิ่มเติมให้เรามากกว่าเดิม และส่วนใหญ่จะไม่ถูกสร้างขึ้นเรา ขอบคุณ mainstreaming ของหลากหลายแหล่งเช่นเว็บ นิ้วหัวแม่มือไดรฟ์ สมาร์ทโฟน ฯลฯ ต้องมีเร่งการจัดการกับข้อมูลทุกชนิด: ไม่เพียงในแง่ ของชนิดของสื่อเพิ่มเติมเช่นข้อความกับภาพเทียบกับไฟล์เสียง แต่ว่าโครง สร้าง – และดังพร้อมวิธี จัดการ – ทั้งหมดก็เอกสารระบบจัดการวันนี้ช่วงขนาดและขอบเขตจากระบบเดี่ยวขนาดเล็ก การตั้งค่าทั่วทั้งองค์กรขนาดใหญ่ให้ผู้ชมทั่วโลก ระบบการจัดการเอกสารจำนวนมากให้วิธีรวมเอกสารจริงมาตรฐานปฏิบัติยื่นทางอิเล็กทรอนิกส์ เหล่านี้รวมถึง:สถานเก็บควบคุมความปลอดภัยและการเข้าถึงการควบคุมเวอร์ชันบันทึกการตรวจสอบLockdown เช็คเอ๊าท์และเอกสาร-ดูเพิ่มเติมได้ที่: http://www.aiim.org/What-is-Document-Management#sthash.l8KZmz8m.dpuf

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

การจัดการเอกสารคืออะไร (DMS) การจัดการเอกสารเป็นวิธีการที่ร้านค้าองค์กรของคุณจัดการและติดตามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์. ตามมาตรฐาน ISO 12651-2, เอกสารคือ "บันทึกข้อมูลหรือวัตถุที่สามารถได้รับการปฏิบัติเป็นหน่วย" ขณะนี้เสียงเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่มีความซับซ้อนมันค่อนข้างเพียงแค่สิ่งที่คุณได้รับการใช้ในการสร้างแจกจ่ายและใช้มานานหลายปี. ตอนนี้เราสามารถกำหนดจัดการเอกสารเป็นซอฟต์แวร์ที่ควบคุมและจัดระเบียบเอกสารทั่วทั้งองค์กร มันรวมเอาเอกสารและจับเนื้อหาเวิร์กโฟลว์ที่เก็บเอกสารเย็น / ERM และระบบการส่งออกและระบบการดึงข้อมูล นอกจากนี้กระบวนการที่ใช้ในการติดตามการจัดเก็บและการควบคุมเอกสาร. การจัดการเอกสารเป็นหนึ่งในเทคโนโลยีสารตั้งต้นในการจัดการเนื้อหาและไม่ทั้งหมดว่านานมาแล้วที่มีอยู่เพียงลำพังบนพื้นฐานแบบสแตนด์อโลนเช่นการถ่ายภาพของเวิร์กโฟลว์และพี่น้องเก็บ มันมีบางส่วนของการทำงานขั้นพื้นฐานที่สุดในการจัดการเนื้อหาการจัดเก็บภาษีการควบคุมและความสามารถในการจัดการลงเป็นอย่างอื่น "โง่" เอกสาร นี้จะทำให้มันเพื่อที่ว่าเมื่อคุณมีเอกสารและจำเป็นต้องใช้พวกเขาคุณสามารถที่จะทำเช่นนั้น บางส่วนของคุณสมบัติที่สำคัญในการจัดการเอกสารรวมถึงการเช็คอิน / เช็คเอาท์และล็อคในการประสานงานการแก้ไขพร้อมกันของเอกสารดังนั้นหนึ่งการเปลี่ยนแปลงของบุคคลที่ไม่ได้เขียนทับอื่นควบคุมรุ่นเพื่อให้แท็บสามารถเก็บไว้ในวิธีการที่เอกสารปัจจุบัน มาเป็นและวิธีการที่แตกต่างจากรุ่นที่มาก่อนม้วนกลับเพื่อ "เปิด" รุ่นก่อนในกรณีที่มีข้อผิดพลาดหรือการเปิดตัวก่อนวัยอันควรตรวจสอบเส้นทางที่จะอนุญาตให้มีการฟื้นฟูของใครทำอะไรกับเอกสารในระหว่างการเรียนการสอน ของชีวิตในระบบหมายเหตุและแสตมป์, การจัดการเอกสารในที่สุดก็วิทยการจัดการเนื้อหาในไม่มีวัดขนาดเล็กเพราะมีข้อมูลเพิ่มเติมที่มีให้กับเราในวันนี้กว่าที่เคยเป็นมาก่อนและส่วนใหญ่จะไม่ได้ถูกสร้างขึ้นโดยเรา ขอบคุณที่การบูรณาการประเด็นของทั้งช่วงของแหล่งที่มาเช่นเว็บไดรฟ์หัวแม่มือมาร์ทโฟนและอื่น ๆ จำเป็นที่จะต้องมีการเร่งในการจัดการกับข้อมูลทุกชนิด: ไม่เพียง แต่ในแง่ของสื่อประเภทอื่น ๆ เช่นข้อความเทียบกับภาพกับเสียง ไฟล์ แต่ยังอยู่ในแง่ของวิธีการที่มีโครงสร้าง - และทำให้วิธีการจัดการได้อย่างง่ายดาย - มันทั้งหมด. เอกสารระบบการจัดการช่วงวันนี้ในขนาดและขอบเขตตั้งแต่ขนาดเล็กระบบการกำหนดค่าแบบสแตนด์อโลนทั่วทั้งองค์กรขนาดใหญ่ที่ให้บริการผู้ชมทั่วโลก ระบบการจัดการเอกสารหลายแห่งที่มีวิธีการที่จะรวมการปฏิบัติที่ยื่นเอกสารทางกายภาพมาตรฐานด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ เหล่านี้รวมถึงการจัดเก็บสถานที่การรักษาความปลอดภัยและควบคุมการเข้าถึงรุ่นควบคุมเส้นทางตรวจสอบเช็คอิน / เช็คเอาท์และเอกสารออกโรง. - ดูเพิ่มเติมได้ที่: http://www.aiim.org/What-is-Document-Management#sthash.l8KZmz8m .dpuf

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

อะไรคือระบบการจัดการเอกสาร ( DMS ) การจัดการเอกสาร

คือว่าร้านค้าองค์กรของคุณจัดการและติดตามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ .

ตามมาตรฐาน ISO 12651-2 , เอกสาร " การบันทึกข้อมูลหรือวัตถุที่สามารถจะถือว่าเป็นหน่วย " ในขณะที่เสียงนี้ค่อนข้างซับซ้อนนิดหน่อย มันค่อนข้างง่ายสิ่งที่คุณใช้ในการสร้าง แจกจ่าย และใช้สำหรับปี

ตอนนี้เราสามารถจัดการเอกสารเป็นซอฟต์แวร์ที่ควบคุมและจัดระบบเอกสารทั่วทั้งองค์กร งานเอกสารและเนื้อหาจับภาพ , เวิร์กโฟลว์ , ที่เก็บเอกสาร เย็น / . . . และระบบผลิต และระบบการค้นคืนสารสนเทศ นอกจากนี้ กระบวนการที่ใช้ในการติดตาม จัดเก็บและควบคุมเอกสาร .

การจัดการเอกสารเป็นหนึ่งในเจ้าของเทคโนโลยีเพื่อการจัดการเนื้อหาและไม่ได้ทั้งหมดที่นานมาแล้ว มี แต่เพียงผู้เดียวบนพื้นฐานแบบสแตนด์อโลนเช่นภาพ , เวิร์กโฟลว์และการจัดเก็บพี่น้อง มันมีบางส่วนของฟังก์ชันการทำงานพื้นฐานที่สุดในการจัดการเนื้อหา , การจัดเก็บภาษีและการควบคุมการจัดการความสามารถลงไม่งั้นเอกสาร " โง่ "นี้จะทำให้มันดังนั้นเมื่อคุณมีเอกสารและต้องการที่จะใช้พวกเขา คุณสามารถที่จะทำเช่นนั้น บางส่วนของคุณสมบัติที่สำคัญในการจัดการเอกสารรวม :

เช็คเอาท์แบบด่วน และ ล็อค , ประสานงานการแก้ไขเอกสารพร้อมกัน ดังนั้น การเปลี่ยนแปลงของคนคนหนึ่ง ไม่เขียนทับอีก
รุ่นควบคุมเพื่อให้แท็บที่สามารถเก็บไว้ในเอกสารปัจจุบัน มาเป็นแล้วมันแตกต่างจากรุ่นที่มาก่อน
ม้วนกลับ , ไปที่ " เปิด " รุ่นก่อนในกรณีที่มีข้อผิดพลาดหรือจุดปล่อย
ตรวจสอบเส้นทางเพื่ออนุญาตให้มีการ บูรณะ ใครทำอะไรกับเอกสารในระหว่างหลักสูตรของชีวิตในระบบการจัดการและแสตมป์

,การจัดการเอกสารในที่สุดก็เป็นวิทยการจัดการเนื้อหาในการวัดขนาดเล็ก เพราะมีข้อมูลเพิ่มเติมสามารถใช้ได้กับเราในวันนี้กว่าที่เคย และส่วนใหญ่ก็ไม่ได้ถูกสร้างขึ้นโดยเรา ขอบคุณที่ร่วมของทั้งช่วงของแหล่งข้อมูลเช่นเว็บ , ไดรฟ์หัวแม่มือ , มาร์ทโฟน ฯลฯ ต้องมีการเร่งจัดการกับข้อมูลทุกประเภท :ไม่เพียง แต่ในแง่ของประเภทของสื่อเช่นข้อความกับภาพและเสียงไฟล์ แต่ยังอยู่ในแง่ของวิธีการและวิธีการจัดการโครงสร้างและจึงพร้อม–มันทั้งหมดเป็น

ระบบการจัดการเอกสารวันนี้หลากหลายในขนาดและขอบเขตจากขนาดเล็กแบบสแตนด์อโลนระบบองค์กรขนาดใหญ่กว้างแบบให้ผู้ชมทั่วโลกระบบจัดการเอกสารจำนวนมากให้หมายถึงรวมมาตรฐานการปฏิบัติทางกายภาพยื่นเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ เหล่านี้รวมถึง : ที่ตั้ง
กระเป๋า

การรักษาความปลอดภัยและควบคุมการเข้าถึงการควบคุมรุ่น


ตรวจสอบ / ตรวจสอบเส้นทางด่วนและล็อคเอกสาร .
- ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ http : / / www.aiim . org / อะไรคือการจัดการเอกสาร# sthash.l8kzmz8m.dpuf