Web enquiries, emails, social media

Web enquiries, emails, social media and live chat facilities all have their place, but the telephone is still the preferred communication tool of choice for many when it comes to business. With this in mind, here’s our tips on getting call answering right first time…

Advertisement

The first one is probably the most obvious but answer the call quickly. Nothing says unprofessional like leaving a caller hanging on a ringing line. They have made the move to call your business over the others listed on Google (and probably cost you a ‘click’ in the process!) so reward them by answering their call quickly.

Answering the phone ‘with a smile on your face’ might sound cheesy but it really works. It doesn’t matter if you are having a bad day, are half way through a complicated spreadsheet or half way out of the door on the way home. Your caller takes priority. Warm and enthusiastic is suddenly the order of the day.

Always mention your company name in your greeting. It confirms where the caller is ringing without them having to check and sets the tone for a professional conversation.

Speak clearly and use professional language – enunciate every word and avoid using ‘cheers’, ‘uh-huh’, ‘mate ‘,’yeah’ etc. You are speaking to a business contact not your drinking pal. Keep it friendly but business-like.

When taking a message check the information you are noting. Re-confirm any spellings that you are unsure of back to the caller. I can almost guarantee any subsequent emails to ‘Katy’ will put you on the back foot if you put ‘Dear Katie’. If you are taking down email addresses or telephone numbers always read these back. You don’t want a red hot business lead in your hand that you can’t get back to.

Trending
Ziferblat's innovative pay-as-you-go pricing
What’s your minimum viable business?
Three things to consider when fundraising
Learn the phonetic alphabet and use it when you are confirming spellings back. It’s not difficult to pick up and N for November sounds so much better than ‘So that’s N for Noddy?’

Even if you have no idea what they are talking about remain positive and professional by using ‘let me find that out for you and come back to you’ rather than ‘I don’t know’ as it shows interest and a willingness to help.

If possible give the caller an idea when they can expect a call back. If your colleague is in a meeting or out of the office for the afternoon explain it may be the following day that they get a response and check if someone else can help them. Your poor colleague may well get a frosty reception if they call back a day later and from the way you took the message the caller had expected a quicker response.

If you have to put people on hold make sure you go back to update them every few seconds or so and remember to keep offering to have them called back

Be aware your out of hours callers are just as important as those who call within office hours. You may well receive calls in the evening and over the weekend particularly if your callers are consumers. Have a professional call answering service in place for these people – your next big sale could come through when your office is closed. Don’t put them off by letting the phone ring or using an impersonal answerphone. A new customer will almost certainly call the next business in your industry that bothers to pick up.

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

สอบถามเว็บ อีเมล์ สื่อสังคม และแชสิ่งอำนวยความสะดวกทั้งหมดมีสถานที่ของพวกเขา แต่โทรศัพท์ยังคงเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ต้องเลือกมากเมื่อมันมาถึงธุรกิจ ด้วย นี่คือเคล็ดลับของเราในการโทรครั้งแรกอยู่ที่ตอบรับ...โฆษณาคนแรกคือ อาจจะมากที่สุดเห็นได้ชัด แต่รับสายได้อย่างรวดเร็ว ไม่มีอะไรบอกว่า ไม่เป็นมืออาชีพเช่นการปล่อยให้ผู้เรียกที่แขวนอยู่บนเส้นเสียง พวกเขาได้ทำการย้ายไปยังโทรติดต่อธุรกิจของคุณผ่านอื่น ๆ แสดงบน Google (และอาจจะใช้ 'คลิก' ในกระบวน) เพื่อ มอบรางวัล โดยตอบสายของตนอย่างรวดเร็วตอบรับโทรศัพท์ 'กับรอยยิ้มบนใบหน้าของคุณ' อาจเสียงชีส แต่ทำงาน มันไม่สำคัญว่าถ้าคุณมีวันที่ไม่ดี กระดาษคำนวณซับซ้อนจนหรือครึ่งทางจากประตูบนทางกลับบ้าน คุณเรียกใช้ลำดับความสำคัญ อบอุ่น และกระตือรือร้นได้ทันทีสั่งของวันพูดถึงชื่อบริษัทของคุณในคำทักทายของคุณเสมอ ยืนยันที่ผู้เรียกเสียง โดยที่พวกเขามีการตรวจสอบ และกำหนดเสียงสำหรับสนทนาแบบมืออาชีพพูดได้อย่างชัดเจน และใช้ภาษามืออาชีพ– ออกเสียงทุกคำ และหลีกเลี่ยงการใช้ 'เชียร์' 'uh-huh' 'คู่' 'ใช่' เป็นต้น คุณกำลังพูดถึงติดต่อทางธุรกิจไม่พาลของคุณดื่ม ให้มันเป็นมิตร แต่ที่ชอบเมื่อการตรวจสอบข้อความข้อมูล คุณจะสังเกต การยืนยันการสะกดที่คุณไม่แน่ใจกลับไปยังผู้เรียก เกือบรับรองอีเมลมาเพื่อ 'เค' จะวางเท้าหลังถ้าคุณใส่ 'รักกรีก' ถ้าคุณมีการลงที่อยู่อีเมล หรือหมายเลขโทรศัพท์อ่านเหล่านี้กลับ คุณไม่ต้องเป็นลูกค้าเป้าหมายของธุรกิจร้อนสีแดงในมือของคุณที่คุณไม่สามารถกลับไปยอดนิยมของ Ziferblat นวัตกรรมคิดราคาธุรกิจของคุณทำงานได้ต่ำสุดคืออะไรสามสิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อมีการระดมทุนเรียนรู้การออกเสียงตัวอักษร และใช้เมื่อท่านยืนยันสะกดกลับ มันไม่ยากที่จะรับ และ N สำหรับพฤศจิกายนเสียงมากดีกว่า ' เพื่อให้ของ N สำหรับ Noddy ?'แม้ว่าคุณมีความคิดสิ่งที่พวกเขากำลังพูดถึงยังคง เป็นบวกและมืออาชีพ โดยใช้ 'ให้ ฉันหาที่ให้คุณกลับมาคุณ' มากกว่า 'ไม่ทราบ' เป็น แสดงสนใจและยินดีที่จะช่วยถ้าเป็นไปได้ ให้โทรความคิดเมื่อพวกเขาสามารถคาดหวังกลับ ถ้าเพื่อนร่วมงานคนในการประชุม หรือจาก office สำหรับช่วงบ่ายอธิบาย อาจวันที่พวกเขาได้รับการตอบสนองและตรวจสอบถ้าใครสามารถช่วยพวกเขา ด้วย เพื่อนร่วมงานคนยากจนอาจได้รับต้อนรับหนาวที่ดีถ้าพวกเขากลับมาเรียกวันภายหลัง และจากทาง คุณเอาข้อความผู้เรียกได้คาดการตอบสนองที่รวดเร็วถ้าคุณต้องการคนไว้ ให้แน่ใจว่า คุณกลับไปปรับปรุงพวกเขาทุกชั่วโมงวินาที และอย่าลืมเก็บไว้นำเสนอให้เรียกกลับระวังออกชั่วโมงโทรเป็นเพียงที่สำคัญเป็นผู้ที่โทรภายในสำนักงาน คุณอาจดีรับโทรศัพท์ ในช่วงเย็น และ ช่วงวันหยุดโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าผู้โทรของคุณเป็นผู้บริโภค มีบริการรับโทรศัพท์ระดับมืออาชีพเป็นที่สำหรับทุกคน – ขายใหญ่ของสินค้าอาจมาถึงเมื่อปิดสำนักงานของคุณ ไม่ได้นำพวกเขาออก โดยให้แหวนโทรศัพท์ หรือใช้ตอบตัวตน ลูกค้าใหม่เกือบแน่นอนจะเรียกธุรกิจต่อไปในอุตสาหกรรมของคุณที่รบกวนจิตใจจะรับ

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

สอบถามข้อมูลเว็บ, อีเมล, สื่อสังคมและสิ่งอำนวยความสะดวกการแชทสดทุกคนมีสถานที่ของพวกเขา แต่โทรศัพท์ยังคงเป็นเครื่องมือสื่อสารที่แนะนำของทางเลือกสำหรับหลาย ๆ คนเมื่อมันมาถึงธุรกิจ กับในใจนี่เป็นเคล็ดลับในการได้รับการตอบรับโทรศัพท์ครั้งแรกขวา ...

โฆษณา

คนแรกน่าจะเป็นที่ชัดเจนที่สุด แต่รับสายได้อย่างรวดเร็ว กล่าวว่าไม่มีอะไรไม่เป็นมืออาชีพเหมือนออกจากโทรแขวนอยู่บนเส้นเสียง พวกเขาได้ทำไปเพื่อเรียกธุรกิจของคุณมากกว่าคนอื่น ๆ ที่ระบุไว้ใน Google (และอาจจะเสียค่าใช้จ่าย 'คลิก' ในกระบวนการ!) เพื่อตอบแทนพวกเขาด้วยการรับสายได้อย่างรวดเร็ว.

ตอบรับโทรศัพท์กับรอยยิ้มบนใบหน้าของคุณอาจจะ เสียงวิเศษ แต่มันได้ผลจริงๆ มันไม่สำคัญว่าถ้าคุณมีวันที่ไม่ดีจะผ่านครึ่งทางสเปรดชีตที่ซับซ้อนหรือครึ่งทางออกจากประตูทางกลับบ้าน โทรของคุณจะให้ความสำคัญ ที่อบอุ่นและมีความกระตือรือร้นก็เป็นคำสั่งของวันที่.

เสมอพูดถึงชื่อ บริษัท ของคุณในการอวยพรของคุณ ยืนยันที่โทรเป็นเสียงเรียกเข้าโดยไม่ได้มีการตรวจสอบและตั้งค่าเสียงสำหรับการสนทนาที่เป็นมืออาชีพ.

พูดอย่างชัดเจนและใช้ภาษามืออาชีพ - แถลงทุกคำพูดและการหลีกเลี่ยงการใช้ 'เชียร์', 'UH-ฮะ', 'คู่', 'ใช่ ' ฯลฯ คุณจะพูดถึงการติดต่อทางธุรกิจไม่ได้เพื่อนดื่มของคุณ ให้มันเป็นมิตร แต่ธุรกิจเหมือน.

เมื่อนำข้อความตรวจสอบข้อมูลที่คุณกำลังสังเกต Re-ยืนยันการสะกดคำใด ๆ ที่คุณไม่แน่ใจกลับไปยังผู้โทร ฉันเกือบจะสามารถรับประกันอีเมลใด ๆ ภายหลังที่ 'เคที' จะทำให้คุณบนหลังเท้าถ้าคุณใส่ 'รักเคธี่' หากคุณกำลังการลงที่อยู่อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์เสมออ่านเหล่านี้กลับ คุณไม่ต้องการเป็นผู้นำธุรกิจสีแดงร้อนในมือของคุณว่าคุณไม่สามารถได้รับกลับไป.

ได้รับความนิยม
Ziferblat นวัตกรรมการจ่ายเงินตามที่คุณไปกำหนดราคา
อะไรธุรกิจที่มีศักยภาพของคุณต่ำสุดที่
สามสิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อการระดมทุน
เรียนรู้สัทอักษรและ ใช้มันเมื่อคุณได้รับการยืนยันการสะกดกลับ ก็ไม่ยากที่จะรับและ N สำหรับเดือนพฤศจิกายนเสียงมากดีกว่า 'เพื่อให้เป็น N สำหรับคนโง่?'

แม้ว่าคุณจะมีความคิดว่าพวกเขาจะพูดคุยเกี่ยวกับไม่มียังคงเป็นบวกและเป็นมืออาชีพโดยใช้ 'ให้ฉันพบว่าออกมาให้คุณและมา กลับมาให้คุณ 'มากกว่า' ผมไม่ทราบว่า 'ในขณะที่มันแสดงให้เห็นถึงความสนใจและความตั้งใจที่จะช่วยให้.

ถ้าเป็นไปได้ให้ผู้ที่โทรมาคิดเมื่อพวกเขาสามารถคาดหวังการโทรกลับ ถ้าเพื่อนร่วมงานของคุณอยู่ในการประชุมหรือออกจากสำนักงานสำหรับช่วงบ่ายอธิบายมันอาจจะเป็นในวันรุ่งขึ้นว่าพวกเขาได้รับการตอบสนองและตรวจสอบว่าคนอื่นสามารถช่วยให้พวกเขา เพื่อนร่วมงานของคุณไม่ดีอาจจะได้รับการต้อนรับที่หนาวถ้าพวกเขาโทรกลับวันต่อมาและจากวิธีการที่คุณเอาข้อความโทรคาดว่าจะมีการตอบสนองที่รวดเร็ว.

ถ้าคุณมีที่จะนำคนที่ถือให้แน่ใจว่าคุณกลับไปปรับปรุงพวกเขาไม่กี่ทุก วินาทีหรือมากและจำไว้เพื่อให้นำเสนอจะมีพวกเขาเรียกว่ากลับมา

จะตระหนักถึงคุณออกชั่วโมงสายที่เป็นเพียงที่สำคัญเป็นคนที่เรียกสำนักงานภายในไม่กี่ชั่วโมง คุณอาจรับสายในตอนเย็นและวันหยุดสุดสัปดาห์โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าโทรติดต่อของคุณเป็นผู้บริโภค มีสายที่เป็นมืออาชีพตอบให้บริการในสถานที่สำหรับคนเหล่านี้ - ขายขนาดใหญ่ของคุณต่อไปอาจจะมาเมื่อผ่านสำนักงานของคุณจะถูกปิด อย่าใส่พวกเขาออกโดยการให้แหวนโทรศัพท์หรือใช้ตอบรับที่ไม่มีตัวตน ลูกค้าใหม่เกือบจะแน่นอนจะโทรหาธุรกิจต่อไปในอุตสาหกรรมของคุณที่รบกวนจิตใจที่จะรับ

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

ข้อมูลเว็บ , อีเมล , สื่อสังคมและการสนทนาสดเครื่องทั้งหมดมีสถานที่ของพวกเขา แต่ยังเป็นเครื่องมือสื่อสารโทรศัพท์ที่ต้องการเลือกหลายเมื่อมันมาถึงธุรกิจ กับนี้ในใจที่นี่เป็นเคล็ดลับของเราในการเรียกครั้งแรกที่ตอบถูก . . . . . . .โฆษณาแรกหนึ่งคืออาจจะมากที่สุดที่เห็นได้ชัด แต่รับสายอย่างรวดเร็ว ไม่มีอะไรที่บอกว่าพจน์เหมือนออกจากโทรแขวนบนโทรศัพท์สาย พวกเขาได้ย้ายไปเรียกธุรกิจของคุณเหนือผู้อื่นแสดงบน Google ( และอาจจะเสียค่าใช้จ่าย ' คลิก ' ในกระบวนการ ! เพื่อตอบแทนพวกเขาโดยการตอบโทรศัพท์ของพวกเขาได้อย่างรวดเร็วรับโทรศัพท์ด้วยรอยยิ้มบนใบหน้าของคุณ ' อาจจะฟังดูน่าเบื่อ แต่มันได้ผลจริงๆ มันไม่สำคัญว่าถ้าคุณมีวันที่เลวร้ายก็ผ่านไปครึ่งกระดาษคำนวณซับซ้อน หรือครึ่งนึงออกจากบ้านระหว่างทางกลับบ้าน โทรของคุณมาก่อน อบอุ่นและกระตือรือร้นก็เป็นคำสั่งของวันมักจะเอ่ยชื่อ บริษัท ของคุณในการทักทายของคุณ มันยืนยันที่โทรเข้ามาโดยไม่ได้มีการตรวจสอบและการตั้งค่าเสียงสำหรับการสนทนาอย่างมืออาชีพพูดอย่างชัดเจน และใช้ภาษาเพื่ออาชีพชัดเจน ทุกถ้อยคำ และหลีกเลี่ยงการใช้ ' เชียร์ ' ' อืม ' ' เพื่อน ' 'yeah ' ฯลฯ คุณกำลังพูดกับธุรกิจติดต่อไม่ได้ดื่มกัน ให้มันเป็นกันเองแต่ธุรกิจเหมือนเมื่อรับข้อความตรวจสอบข้อมูลคุณ noting Re : ยืนยันการสะกดใด ๆที่คุณไม่แน่ใจของ กลับสาย ฉันเกือบจะสามารถรับประกันใด ๆต่อมาอีเมล์ ' Katy ' จะทำให้คุณบนเท้าหลัง ถ้าคุณเอาเคธี่ที่รัก ' ถ้าคุณกำลังลงที่อยู่อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์เสมออ่านเหล่านี้กลับ คุณไม่ต้องการให้ร้อนแดงนำธุรกิจในมือของคุณว่าคุณจะไม่กลับไปแนวโน้มziferblat นวัตกรรมที่คุณจ่ายไปราคาอะไรคือธุรกิจที่ทำงานของคุณอย่างน้อยสามสิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อการระดมทุนเรียนรู้สัทอักษรและใช้มันเมื่อคุณยืนยันการสะกดกลับ มันไม่ยากที่จะรับ และสำหรับเดือนพฤศจิกายนฟังดูดีกว่า ' นั่นคือ N สำหรับคนโง่ ? 'ถ้าคุณมีความคิดสิ่งที่พวกเขาพูดถึงยังคงเป็นบวก และอาชีพ โดยการใช้ ' ให้ผมหาให้คุณและกลับมาที่คุณ ' มากกว่า ' ไม่รู้ ' มันแสดงความสนใจและความตั้งใจที่จะช่วยถ้าเป็นไปได้ให้โทรความคิดเมื่อพวกเขาสามารถคาดหวังการเรียกกลับ . ถ้าเพื่อนร่วมงานของคุณในที่ประชุมหรือออกจากที่ทำงานบ่ายอธิบายมันอาจจะวันต่อไปที่พวกเขาได้รับการตอบสนอง และดูว่าใครสามารถช่วยให้พวกเขา เพื่อนร่วมงานของคุณไม่ดีอาจจะรับหนาว ถ้าพวกเขา โทร กลับ วันต่อมาและจากวิธีที่คุณเอาข้อความโทรคาดว่าจะมีการตอบสนองได้เร็วขึ้นถ้าคุณต้องวางคนไว้ให้แน่ใจว่าคุณกลับไปปรับปรุงพวกเขาทุกสองสามวินาทีหรือดังนั้นและจำไว้ว่าให้เสนอเพื่อให้มีการเรียกกลับระวังหน่อยเวลาโทรเป็นสำคัญพอๆกับผู้ที่โทรมาในเวลาราชการ คุณอาจได้รับการเรียกในตอนเย็น และช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าสายของคุณเป็นผู้บริโภค มีบริการตอบรับโทรมืออาชีพในสถานที่สำหรับคนเหล่านี้และการขายใหญ่ต่อไปจะมาถึง เมื่อสำนักงานของคุณถูกปิด อย่าใส่ปิด โดยให้โทรศัพท์ หรือการใช้เครื่องตอบรับโทรศัพท์อัตโนมัติที่ . ลูกค้าใหม่เกือบแน่นอนจะเรียกธุรกิจต่อไปในอุตสาหกรรมของคุณที่กวนใจรับ