Walker Books, Inc. (Manual System w

Walker Books, Inc. (Manual System with Minimal PC Support)
(Prepared by Matt Wisser, Lehigh University)
Expenditure Cycle
Purchases System
The purchases process begins with the purchasing agent, who monitors the levels of books available via a computer terminal that lists current inventory. Upon noticing deficiencies in inventory levels, the agent manually generates four hard copies of a purchase order: one is sent to AP, one is sent to the vendor, one is sent to the receiving department, and the last is filed within the department.
Vendors will generally ship the products within five business days of the order. When gooks arrive in the receiving department, the corresponding packing slip always accompanies them. The receiving department clerk unloads the goods and then reconciles the packing slip with the purchase order. After unloading the goods, the clerk manually prepares three hard copies of the receiving report. One copy goes with the gooks to the warehouse, another is sent to the purchasing department, and the final copy is filed in the receiving department. In the warehouse, the copy is simply filed once the goods are stored on the shelves. In the purchasing department, the clerk receives this copy of the receiving report and files it with the purchase order.
When the AP department receives the purchase order, it is temporarily filed until the respective invoice arrives from the vendor. Upon receipt of the invoice, the AP clerk removes the purchase order from the temporary file and reconciles the two documents. The clerk then manually records the liability in the hard copy AP subsidiary ledger. Finally, the clerk files the purchase order and invoice in the open AP file in the department. At the end of the day, the clerk prepares a hard-copy journal voucher and sends it to the general ledger department.
Once the general ledger department receives the journal voucher, the clerk examines it for any obvious errors and then enters the relevant data into the department PC to update the appropriate digital general ledger accounts.
Cash Disbursement System
The AP clerk periodically reviews the open AP file for liabilities that are due. To maximize returns on invested cash, yet still take advantage of vendor discounts, the applicable due date. Upon finding an open accounts payable file in need of payment, the clerk manually prepares a check for the amount due as per the invoice. The hard copy AP ledger is also updated by the AP clerk. The check number, dollar amount, and other pertinent data are manually recorded in the hard-copy check register. The check is then sent to the cash disbursements department. Finally, the invoice is discarded, as it no longer has any relevant information that hasn’t already been recorded elsewhere.
When the cash disbursements clerk receives the unsigned check, she examines it to ensure that no one has tampered with any of the information and that no errors have been made. Because she is familiar with all of the vendors with whom Walker deals, she can identify any false vendors or any payment amounts that seem excessive. Assuming everything appears in order, she signs the check using a signature block that displays the name of the assistant treasurer, Tyler Matthews. Only Matthews’ signature can validate a vendor check. The cash disbursements clerk then photocopies the check for audit trail purposes.
Once the check is signed, it is sent directly to the supplier. The photocopy of the check is marked as paid and them filed in the cash disbursements department. The clerk then creates a journal voucher, which is sent to the general ledger department. Once the general ledger department receives the journal voucher, the clerk examines it for any obvious errors and then enters the relevant data into the department PC to update the appropriate digital general ledger accounts.

ผลลัพธ์ (สโลวัก) 1:

Walker kníh, Inc (manuálna systém s minimálnym PC podpora)(Pripravil Matt Wisser, Lehigh University)Cykle výdavkovNákup systému Nákupy proces začína s kúpnej agenta, ktorý sleduje úroveň knihy k dispozícii počítačový terminál, ktorá obsahuje aktuálny súpis. Na pozoruji nedostatky úrovne zásob, agent ručne vytvára štyri tlačenej podobe nákupnej objednávky: jeden sa odošle AP, jeden je zaslaná dodávateľovi, jeden je poslal do prijímajúcich department a posledný je podaný v rámci oddelenia. Predajcovia sa vo všeobecnosti loď produkty do piatich pracovných dní od objednávky. Keď gooks dorazí v prijímajúcich department, zodpovedajúce dodací list vždy ich sprevádza. Prijímajúci úradník oddelenia uvoľní tovar a potom zmieruje prepravného listu s nákupnej objednávky. Po vyložení tovaru, úradník ručne pripravuje tri kópie vytlačené na papieri príjem správy. Jedna kópia ide s gooks do skladu, iný sa zašle oddelenie nákupu a konečnú kópiu podaná v prijímajúcich department. V sklade, kópia je jednoducho súbor akonáhle je tovar uskladnený v regáloch. V oddelení nákupu, úradník dostane túto kópiu príjem správy a súbory s nákupnej objednávky. Keď AP oddelenie dostane na nákupnej objednávke, dočasne podáva kým dorazí príslušnej faktúry od dodávateľa. Po obdržaní faktúry, AP úradník odstraňuje nákupnej objednávky z dočasného súboru a zlaďuje dva dokumenty. Úradník potom manuálne záznamy zodpovednosť v tlačenej podobe AP dcérskych šeku. Napokon, úradník súbory nákupnú objednávku a faktúru v súbore otvorených AP v oddelení. Na konci dňa, úradník pripravuje poukážku tlačenej denníka a odošle ministerstvu financií. Akonáhle oddelenia financií dostane voucher denníka, úradník skúma akékoľvek zjavné chyby a potom vstúpi do oddelenia PC aktualizovať vhodné digitálne kontá relevantné údaje.Pokladničný systém vyplácania AP úradník pravidelne hostí otvoriť súbor AP pre záväzky, ktoré sú splatné. Maximalizovať návratnosť investovaných peňazí, ale ešte využiť dodávateľa zliav, uplatniteľné pripomenutie dátumu. Po zistení otvorené účty splatné súbor potrebuje platby, úradník ručne pripravuje kontrola splatnú čiastku za faktúru. Výtlačok AP financií sa takisto aktualizuje AP úradníkom. Číslo šeku, peňažnú sumu, a ďalšie relevantné údaje manuálne zaznamenávajú v registri tlačenej odhlásenie. Kontrola je potom poslaný do oddelenia výplaty hotovosti. Napokon, faktúra je zlikvidovať, už nemá žiadne relevantné informácie, ktoré nebol už boli zaznamenané inde. Keď úradník výplaty hotovosti prijíma nepodpísané kontrola, ona skúma to zabezpečiť, aby nikto nebol upravený, akékoľvek informácie a že boli vykonané žiadne chyby. Pretože ona je oboznámený so všetkými dodávateľov, s ktorými sa zaoberá Walker, ona môže identifikovať žiadne falošné predajcovia alebo akékoľvek čiastky platieb, ktoré sa zdajú nadmerné. Za predpokladu, že všetko sa zdá v poriadku, ona podpisuje kontrola pomocou podpis blok, ktorý zobrazuje názov asistent pokladník, Tyler Matthews. Len Matthews podpis môžete overiť kontrola dodávateľa. Hotovostných úhrad úradník potom fotokópie kontroly na účely auditu chodník. Po kontrole sa podpisuje, odoslaním priamo k dodávateľovi. Fotokópia kontroly je označené ako platené a ich súbor v oddelení výplaty hotovosti. Úradník potom vytvorí denník poukaz, ktorý je odoslaný ministerstvu financií. Akonáhle oddelenia financií dostane voucher denníka, úradník skúma akékoľvek zjavné chyby a potom vstúpi do oddelenia PC aktualizovať vhodné digitálne kontá relevantné údaje.