Parts of a Business LetterWe have d

Parts of a Business Letter
We have discussed above the qualities of a good business letter. The quality will be
maintained if we give proper attention to each and every part of the letter. Let us now learn
about the different parts of a business letter.
The essential parts of a business letter are as follows:
1. Heading -The heading of a business letter usually contains the name and postal address
of the business, E-mail address, Web-site address, Telephone Number, Fax Number,
Trade Mark or logo of the business (if any)
2. Date - The date is normally written on the right hand side corner after the heading as
the day, month and years. Some examples are 28th Feb., 2003 or Feb. 28, 2003.
3. Reference- It indicates letter number and the department from where the letter is being
sent and the year. It helps in future reference. This reference number is given on the
left hand corner after the heading. For example, we can write reference number as
AB/FADept./2003/27.Inside address - This includes the name and full address of the person or the firm to
whom the letter is to be sent. This is written on the left hand side of the sheet below the
reference number. Letters should be addressed to the responsible head e.g., the
Secretary, the Principal, the Chairman, the Manager etc. Example:
M/S Bharat Fans
Bharat Complex
Hyderabad Industrial Complex
Hyderabad
Andhra Pradesh - 500032
The Chief Manager,
State Bank of India
Utkal University Campus
Bhubaneswar,
Orissa- 751007
5. Subject - It is a statement in brief, that indicates the matter to which the letter relates.
It attracts the attention of the receiver immediately and helps him to know quickly
what the letter is about. For example,
Subject: Your order No. C317/8 dated 12th March 2003.
Subject: Enquiry about Samsung television
Subject: Fire Insurance policy
6. Salutation - This is placed below the inside address. It is usually followed by a comma
(,). Various forms of salutation are:
Sir/Madam: For official and formal correspondence
Dear Sir/Madam: For addressing an individual
Dear Sirs/Dear Madam: For addressing a firm or company.
7. Body of the letter- This comes after salutation. This is the main part of the letter and it
contains the actual message of the sender. It is divided into three parts.
(a) Opening part - It is the introductory part of the letter. In this part, attention of the
reader should be drawn to the previous correspondence, if any. For examplewith
reference to your letter no. 326 dated. 12th March 2003, I would like to
draw your attention towards the new brand of television.
(b) Main part - This part usually contains the subject matter of the letter. It should
be precise and written in clear words.
(c) Concluding Part - It contains a statement the of sender’s intentions, hopes or
expectations concerning the next step to be taken. Further, the sender should
always look forward to getting a positive response. At the end, terms like Thanking
you, With regards, With warm regards may be used.
8. Complimentary close - It is merely a polite way of ending a letter. It must be in
accordance with the salutation. For example:
Salutation Complementary close
i. Dear Sir/Dear Madam Yours faithfully
ii. Dear Mr. Raj Yours sincerely
iii. My Dear Akbar Yours very sincerely (express very informal
relations.)Signature - It is written in ink, immediately below the complimentary close. As far as
possible, the signature should be legible. The name of the writer should be typed
immediately below the signature. The designation is given below the typed name. Where
no letterhead is in use, the name of the company too could be included below the
designation of the writer. For example:
Yours faithfully
For M/S Acron Electricals
(Signature)
SUNIL KUMAR
Partner
10. Enclosures - This is required when some documents like cheque, draft, bills, receipts,
lists, invoices etc. are attached with the letter. These enclosures are listed one by one
in serial numbers. For example :
Encl : (i) The list of goods received
(ii) A cheque for Rs. One Thousand dtt. Feb. 27,2003 (Cheque No........)
towards payment for goods supplied.
11. Copy circulation - This is required when copies of the letter are also sent to persons
apart of the addressee. It is denoted as C.C. For example,
C.C. i. The Chairman, Electric Supply Corporation
ii. The Director, Electric Supply Corporation
iii. The Secretary, Electric Supply Corporation
12. Post script - This is required when the writer wants to add something, which is not
included in the body of the letter. It is expressed as P.S. For example,
P.S. - In our offer, we provide two years warranty

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

ส่วนต่าง ๆ ของจดหมายธุรกิจเราได้กล่าวถึงข้างต้นของจดหมายธุรกิจที่ดี คุณภาพจะรักษาถ้า เราให้ความสนใจเหมาะสมกับทุกส่วนของตัวอักษร เราตอนนี้เรียนเกี่ยวกับส่วนต่าง ๆ ของจดหมายธุรกิจส่วนสำคัญของจดหมายธุรกิจมีดังนี้:1. ส่วนหัว - ส่วนหัวของจดหมายธุรกิจมักจะประกอบด้วยชื่อและที่อยู่ไปรษณีย์ธุรกิจ อีเมล์ ที่ อยู่เว็บไซต์ หมายเลขโทรศัพท์ โทรสารหมายเลขค้าเครื่องหมายหรือสัญลักษณ์ของธุรกิจ (ถ้ามี)2. วัน - โดยปกติมีเขียนวันที่บนมุมด้านขวามือหลังจากหัวข้อเป็นวัน เดือน และปี ตัวอย่าง 28 ก.พ. 2003 หรือ 28 ก.พ. 20033. อ้างอิงมันบ่งชี้ตัวอักษรเลขและแผนกที่เป็นตัวอักษรส่ง และปี ในอนาคตช่วยอ้างอิง หมายเลขอ้างอิงนี้ได้ถูกกำหนดในการมุมซ้ายมือหลังจากหัวข้อ ตัวอย่าง เราสามารถเขียนหมายเลขอ้างอิงเป็นที่อยู่ AB/FADept./2003/27.Inside - ซึ่งรวมถึงชื่อและที่อยู่เต็มของบุคคลหรือบริษัทเพื่อซึ่งตัวอักษรจะถูกส่งไป นี้เขียนบนด้านซ้ายมือของแผ่นด้านล่างนี้หมายเลขอ้างอิง ตัวอักษรควรส่งถึงหัวหน้าผู้รับผิดชอบเช่น การเลขานุการ หลัก ประธาน ฯลฯ ผู้จัดการ ตัวอย่าง:แฟน ๆ บารัท M/Sบารัทคอมเพล็กซ์ไฮเดอราบัดเชิงอุตสาหกรรมไฮเดอราบัดรัฐอานธรประเทศ - 500032ผู้จัดการหัวหน้าธนาคารรัฐของอินเดียUtkal ศึกษาภุพเนศวรOrissa - 7510075. ชื่อเรื่อง - เป็นคำสั่งในย่อ ว่าเรื่องที่เกี่ยวข้องกับตัวอักษรมันดึงดูดความสนใจของผู้รับทันที และทำให้เขารู้ได้อย่างรวดเร็วตัวอักษรกำลัง ตัวอย่างเรื่อง: การสั่งซื้อหมายเลข C317/8 ลงวันที่ 12 2003 มีนาคมหัวข้อ: ถามเกี่ยวกับซัมซุงโทรทัศน์หัวข้อ: กรมธรรม์ประกันอัคคีภัย6. ทักทาย - นี้อยู่ด้านล่างภายในที่อยู่ มันมักจะตาม ด้วยเครื่องหมายจุลภาค(,). แบบฟอร์มต่าง ๆ ของคำทักทายที่จะ:คุณ Sir/ม่าย: สำหรับการโต้ตอบอย่างเป็นทางการ และเป็นทางการเรียนคุณ Sir/ม่าย: การแก้ปัญหาแต่ละรักเคารพ/รักม่าย: การแก้ปัญหาของบริษัทหรือบริษัท7. เนื้อความของจดหมายนี้มาหลังจากคำทักทาย เป็นส่วนหลักของตัวอักษรและประกอบด้วยข้อความจริงของผู้ส่ง จะถูกแบ่งออกเป็น 3 ส่วน(ก) เปิดส่วน - เป็นส่วนเกริ่นนำของตัวอักษร ในส่วนนี้ ความสนใจของการควรสามารถดึงผู้อ่านโต้ตอบก่อนหน้านี้ ถ้ามี สำหรับ examplewithอ้างอิงถึง 326 หมายเลขจดหมายของคุณลง 12 2003 มีนาคม อยากดึงความสนใจของคุณไปยังแบรนด์ใหม่ของโทรทัศน์(ข) หลักส่วน - ส่วนนี้มักจะประกอบด้วยเรื่องของจดหมาย ควรสามารถเขียนคำที่ชัดเจน และแม่นยำ(ค) Concluding ส่วน - ประกอบด้วยคำสั่งการของความตั้งใจของผู้ส่ง หวัง หรือคาดหวังเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไปจะต้องดำเนินการ เพิ่มเติม ผู้ส่งควรเสมอหวังว่าจะได้รับการตอบรับ ในตอนท้าย เงื่อนไขเช่น Thankingคุณ ด้วยความนับถือ นับถือสามารถใช้8. คำลงท้าย - มันเป็นเพียงวิธีสุภาพสิ้นจดหมาย ต้องอยู่ในสามัคคี ด้วยการทักทาย ตัวอย่าง:ปิดมื้อทักทายi. Dear Sir/รัก ม่ายคุณ faithfullyii. รักนายราชของคุณอย่างจริงใจiii.เรียนสานคุณมากจริงใจ (ไม่เป็นทางการมากด่วนความสัมพันธ์กัน) ลายเซ็น - มันเขียนในหมึก ด้านล่างปิดฟรีทันที ตราบที่เป็นไปได้ ลายเซ็นควรจะสามารถเข้าใจ ควรพิมพ์ชื่อของผู้เขียนอยู่ใต้ลายเซ็น การกำหนดจะได้รับด้านล่างชื่อพิมพ์ ซึ่งหัวจดหมายไม่ใช้ ชื่อของบริษัทมากเกินไปอาจจะรวมอยู่ด้านล่างนี้ตำแหน่งของผู้เขียน ตัวอย่าง:คุณ faithfullyสำหรับ Electricals Acron M/S(ลายเซ็น)SUNIL KUMARหุ้นส่วน10. เปลือก - ซึ่งจะต้องใช้เอกสารบางอย่างเช่นเช็ค ร่าง บิล ใบเสร็จรับ เงินรายการ ใบแจ้งหนี้ฯลฯ แนบกับจดหมาย เปลือกเหล่านี้จะแสดงรายการหนึ่งในหมายเลขลำดับประจำสินค้า ตัวอย่าง:Encl: (i)รายการสินค้าที่ได้รับ (ii) การเช็คสำหรับอาร์เอส หนึ่งพัน dtt กุมภาพันธ์. 27,2003 (หมายเลขเช็ค...)ต่อการชำระเงินสำหรับสินค้าที่ให้11. คัดลอกหมุนเวียน - นี้จำเป็นต้องสำเนาของจดหมายจะถูกส่งให้ท่านนอกเหนือจากผู้รับ สามารถระบุเป็น C.C. ตัวอย่างC.C. ฉัน ประธาน ไฟฟ้าซัพพลาย บริษัทii. The Director, Electric Supply Corporationiii. The Secretary, Electric Supply Corporation12. Post script - This is required when the writer wants to add something, which is notincluded in the body of the letter. It is expressed as P.S. For example, P.S. - In our offer, we provide two years warranty

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

ส่วนประกอบของจดหมายธุรกิจ
เรากล่าวถึงข้างต้น คุณภาพของจดหมายธุรกิจที่ดี คุณภาพจะ
รักษาถ้าเราให้ความสนใจที่เหมาะสมกับแต่ละคนและทุกส่วนของจดหมาย ให้เราตอนนี้เรียน
เกี่ยวกับชิ้นส่วนที่แตกต่างกันของจดหมายธุรกิจ .
ส่วนสําคัญของจดหมายธุรกิจมีดังนี้ :
1หัวข้อ - หัวข้อของจดหมายธุรกิจมักจะประกอบด้วยชื่อและที่อยู่ทางไปรษณีย์
ของธุรกิจ อีเมล เว็บไซต์ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ เบอร์แฟกซ์
เครื่องหมายการค้าหรือโลโก้ธุรกิจ ( ถ้ามี )
2 วันที่ - วันที่จะเขียนไว้ที่มุมด้านขวามือหลังจากไปเป็น
วันเดือนและปี บางตัวอย่าง 28 ก.พ. 2003 หรือ 28 ก.พ. 2003
3อ้างอิง - แสดงหมายเลขตัวอักษรและแผนกที่จดหมายถูก
ส่งและปี มันช่วยในการอ้างอิงในอนาคต หมายเลขอ้างอิงนี้ให้บน
มุมซ้ายมือหลังหัวข้อ ตัวอย่างเช่น เราสามารถเขียนหมายเลขอ้างอิงเป็น
AB / fadept / 2003 / 27.inside ที่อยู่ - ซึ่งรวมถึงชื่อและที่อยู่เต็มของบุคคลหรือ บริษัท ที่จะ
ที่จดหมายจะส่งไปนี้เขียนขึ้นบนมือข้างซ้ายของแผ่นด้านล่าง
หมายเลขอ้างอิง จดหมายควรจะส่งไปยังผู้รับผิดชอบหัวเช่น
เลขานุการครูใหญ่ท่านประธาน ผู้จัดการ ฯลฯ ตัวอย่าง :
m / s

/ แฟน Bharat Bharat ซับซ้อนซับซ้อนอุตสาหกรรมบ็าดรัฐอานธรประเทศ

-

500032 ผู้จัดการหัวหน้า ธนาคารรัฐของอินเดีย


utkal วิทยาเขต Bhubaneswar , อินเดีย - 751007
5เรื่องมันเป็นประโยคสั้นๆ ที่บอกถึงเรื่องที่ตัวอักษรที่เกี่ยวข้อง .
มันดึงดูดความสนใจของผู้รับได้ทันที และช่วยให้เขารู้เร็ว
สิ่งที่จดหมายเกี่ยวกับ ตัวอย่างเช่น
เรื่อง : ไม่สั่ง c317 / 8 ลงวันที่ 12 มีนาคม พ.ศ. 2546
Subject : สอบถามเกี่ยวกับโทรทัศน์ซัมซุง
เรื่องกรมธรรม์ประกันอัคคีภัย
6ทักทาย - นี้จะอยู่ด้านล่าง ที่อยู่ข้างใน มันมักจะตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค
( , ) รูปแบบต่างๆของคำทักทาย :
Sir / Madam : อย่างเป็นทางการและเป็นทางการจดหมาย
Dear Sir / Madam : ที่อยู่เป็นคุณนายบุคคล
Dear Sirs / เรียน : ที่อยู่บริษัท หรือ บริษัท
7 เนื้อความของจดหมายนี้มา หลังจากทักทาย นี้เป็นส่วนหลักของจดหมายและมัน
ประกอบด้วยข้อความที่แท้จริงของผู้ส่ง มันเป็นแบ่งออกเป็นสามส่วน
( ) เปิดส่วนที่เป็นส่วนเบื้องต้นของจดหมาย ในส่วนนี้ ความสนใจของผู้อ่าน
ควรวาดให้ติดต่อก่อน ถ้าใด ๆ สำหรับ examplewith
อ้างอิงจากจดหมายของคุณฉบับที่ 326 ลงวันที่ 12 มีนาคม 2003 , ฉันต้องการที่จะดึงความสนใจของคุณที่มีต่อ

แบรนด์ใหม่ของโทรทัศน์( ข ) ส่วนหลักส่วนนี้มักจะประกอบด้วยเนื้อหาของจดหมาย มันควรจะได้แม่นยำและเขียนไว้ชัดเจน

( C ) สรุปคำพูด ส่วนมันมีงบของความตั้งใจของผู้ส่ง ความหวังหรือ
ความคาดหวังเกี่ยวกับขั้นตอนถัดไปถูกจับตัวไป นอกจากนี้ผู้ส่งควร
มักจะมองไปข้างหน้าเพื่อที่ได้รับการตอบสนองในเชิงบวก สุดท้าย เงื่อนไขเหมือนขอบคุณ
คุณ ด้วยความนับถือด้วยความนับถืออบอุ่นอาจจะใช้ .
8 ฟรีปิด - มันเป็นเพียงวิธีที่สุภาพลงท้ายจดหมาย มันต้องอยู่ใน
ตามทักทาย ตัวอย่าง :

ทักทายแบบปิด . Dear Sir Dear Madam / ด้วยความนับถือ
2 เรียนคุณราจขอแสดงความนับถือ
III ที่รักคุณอย่างจริงใจ อัคบาร์ ( ด่วนมากเป็นกันเองมาก
ความสัมพันธ์ ) ลายเซ็น มันเขียนด้วยหมึกทันทีที่ด้านล่างปิดฟรี เท่าที่
เป็นไปได้ลายเซ็นควรจะอ่านออกได้ ชื่อของนักเขียนควรจะพิมพ์
ทันทีด้านล่างลายเซ็น ชื่อจะได้รับด้านล่างที่พิมพ์ชื่อ ไม่มีจดหมายที่
จะใช้ ชื่อของบริษัทก็อาจจะรวมอยู่ด้านล่าง
ชื่อของนักเขียน ตัวอย่าง :

คน faithfully สำหรับ m / s ( ลายเซ็น )

acron ไฟฟ้าSunil Kumar คู่

10 เปลือก -- นี้เป็นสิ่งจำเป็นเมื่อเอกสารบางอย่าง เช่น เช็ค ตั๋วแลกเงิน บิล ใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ ฯลฯ
รายการแนบกับจดหมาย เปลือกเหล่านี้จะปรากฏหนึ่งโดยหนึ่ง
เลขอนุกรม ตัวอย่าง :
Encl : ( i ) รายชื่อสินค้าที่ได้รับ
( 2 ) เช็คหนึ่งพันส่วน อาร์เอส . กุมภาพันธ์ 272003 ( เช็คไม่มี . . . . . ) ต่อค่าสินค้าให้
.
11ปั๊มการไหลเวียน -- นี้เป็นสิ่งจำเป็นเมื่อสำเนาของจดหมายยังส่งไปถึงคน
นอกเหนือจากผู้รับ มันเขียนเป็น C.C . ตัวอย่างเช่น
C.C . ประธาน ไฟฟ้าประปาบริษัท
2 ผู้อำนวยการไฟฟ้าประปาบริษัท
III เลขานุการบริษัทประปาไฟฟ้า
12 โพสต์สคริปต์ -- นี้เป็นสิ่งจำเป็นเมื่อผู้เขียน ต้องการอะไรเพิ่ม ซึ่งไม่ใช่