ทีมาของระบบควบคุมภายใน (J-SOX)
นับตั้งแต่เกิดเหตุการณ์ หรือ กรณีศึกษา Enron หรือ WorldCom ซึ่งเกิดการทุจริตเชิงนโยบายขึ้นในบริษัทเหล่านั้น จนทำให้เกิดกฎหมายตัวใหม่ที่ทางรัฐบาลสหรัฐนำมาใช้ นั่นก็คือ Sarbanes-Oxley Act of 2002 (SOX) ซึ่งเป็นการสร้างความเชื่อมั่นให้เกิดขึ้นในตลาดหลักทรัพย์ของสหรัฐอเมริกา ซึ่งเป็นการปฏิรูปการเปิดเผยข้อมูลของบริษัทจดทะเบียนในประเทศสหรัฐอเมริกา ซึ่งมีผลใช้บังคับเมื่อ 30 กรกฎาคม 2002 (2545) โดยเป็นเรื่องเกี่ยวกับความเป็นอิสระของผู้สอบบัญชี มาตรฐานเกี่ยวกับการกำกับดูแลกิจการที่ดี รวมทั้งมีบทลงโทษทางอาญาสำหรับการละเมิดกฎหมายว่าด้วยหลักทรัพย์ด้วย จึงทำให้ประเทศญี่ปุ่นกลัวว่าจะเกิดเหตุการณ์ดังกล่าวขึ้นในประเทศญี่ปุ่น (ซึ่งจริง ๆ ก็เกิดขึ้นแล้วในบางบริษัท) จึงได้ทำการศึกษากฎหมาย SOX ขึ้น และได้ตรากฎหมายขึ้นใหม่เรียกว่า กฎหมาย "J-SOX Act" ซึ่งจะมีผลบังคับใช้กับบริษัทจดทะเบียนของญี่ปุ่นและบริษัทย่อยตั้งแต่ปีงบการเงินในเดือนเมษายน 2551 เป็นต้นไป โดย J-SOX กำหนดให้มีการพัฒนาและดำเนินการควบคุมภายใน (Internal controls) และจัดตั้งกระบวนการประเมินการดำเนินงานของสำนักงานและบริษัทย่อยต่าง ๆ ที่ส่งผลกระทบต่อผลประกอบการรวมของบริษัทในระดับสูง ซึ่งอาจรวมถึงสำนักงานและบริษัทย่อยในต่างประเทศ
ดังนั้น บริษัทในเครือบริษัทญี่ปุ่นในเมืองไทยจึงเกิดการตื่นตัว เนื่องจากผลบังคับใช้จาก J-SOX Act ซึ่งหนทางเดียวที่จะแสดงเจตนาความร่วมมือได้ ก็คือ การจัดอบรมพนักงาน ในเรื่องของ Compliance Rules ซึ่งบางบริษัทเริ่มจัดอบรมตั้งแต่ปี 2003 โดยจัดอบรมในระดับผู้บริหารระดับสูง แต่เนื่องจากลักษณะเอกสารที่ทางบริษัททำแจกให้แก่ผู้บริหารนั้นสร้างความสับสน ทำให้คิดว่าเอกสารดังกล่าวเป็นเอกสารลับ จึงไม่มีการอธิบายให้แก่พนักงานระดับอื่น ๆ ขององค์กรให้รับรู้ จึงก่อให้เกิดมีการทุจริตเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องมาถึงปัจจุบัน ซึ่งปัจจุบันทางแผนกบริหารงานบุคคลของบางบริษัทจึงเริ่มให้ความสำคัญกับเรื่อง องค์กรแห่งการเรียนรู้ นั่นคือ แม้ว่าพนักงานจะเป็นเพียงน็อตตัวเล็กของบริษัทก็ตาม แต่ในเรื่องของกฎระเบียบ กฎหมายต่าง ๆ โดยเฉพาะเรื่องเกี่ยวกับ Good Goverance ซึ่งกำลังเป็นที่โด่งดัง จึงได้จัดอบรมสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับ Compliance Rules ให้แก่พนักงานทุกระดับของบริษัท
PROCESS LEVEL CONTROL
J-SOX คืออะไร
เนื่องด้วยทางประเทศญี่ปุ่นได้มีการบังคับใช้กฎหมาย (J-Sox) ซึ่งจะมีผลบังคับใช้กับบริษัทจดทะเบียนของญี่ปุ่นและบริษัทย่อยตั้งแต่ในปีงบการเงิน 2008 เป็นต้นไป โดย J-SOX กำหนดให้มีการพัฒนาและดำเนินการควบคุมภายใน และจัดตั้งกระบวนการประเมินการดำเนินงานของสำนักงานและบริษัทย่อยต่าง ๆ ที่ส่งผลกระทบต่อผลประกอบการรวมของบริษัท ซึ่งรวมถึงสำนักงานและบริษัทย่อยในต่างประเทศ โดยที่ทาง บริษัท เอ็นอีซี คอร์ปอเรชั่น ซึ่งเป็นบริษัทแม่ของเรา ได้มีการจัดทำระบบควบคุมภายใน (J-Sox) ซึ่งส่งผลให้ทางบริษัทในเครือทั้งหมดรวมถึง บริษัท เอ็นอีซี คอร์ปอเรชั่น(ประเทศไทย)
ประเทศไทย) ต้องมีการจัดทำระบบควบคุมภายใน (J-Sox) ด้วย
J-SOX ทำอย่างไร
J-SOX ก็คือการที่เราเขียนวิธีการทำงานของเรา (ทุกแผนกที่เกี่ยวข้อง) ไว้ในรูปเอกสาร ซึ่งประกอบไปด้วย (Flowchart, Description, RCM) ระบุช่องทางเดินของเอกสาร รวมถึงเอกสารประกอบ และการอนุมัติในแต่ละขั้นตอนให้ชัดเจน และมีเพิ่มเติมในบางขั้นตอนที่เห็นว่าไม่มีการควบคุม อาจจะต้องมีการเพิ่มการควบคุมเข้าไป เช่น ไม่มีผู้ตรวจสอบสำหรับเอกสารที่จัดทำ ก็ต้องเพิ่มให้เป็นระดับหัวหน้างานมีการเข้ามาตรวจสอบก่อน ๆ ที่จะส่งเอกสารไปในขั้นตอนต่อไป เพื่อให้เห็นว่าเอกสารที่มีการจัดทำมีความถูกต้องและน่าเชื่อถือ
ใครเป็นผู้ทำ J-SOX
J-SOX เป็นหน้าที่ของทุกท่านที่เกี่ยวกับกระบวนการที่มีการจัดทำของบริษัทฯ ไม่ว่าเป็นด้านผู้บริหาร หรือฝ่ายปฏิบัติการ ก็คือให้ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบในจุดนั้น ๆ จัดทำเอกสาร และปฏิบัติงานจริงตามเอกสารที่เขียนไว้ให้เป็นหลักปฏิบัติอย่างสม่ำเสมอ
ทำไมต้องทำ J-SOX
ก็อย่างที่กล่าวในข้างต้นว่าทำไม ทุกท่านลองนึกภาพตามนะครับ สมมุติว่าในหนึ่งครอบครัวมีพ่อ แม่ และลูก ๆ ถ้าลูก ๆ เป็นเด็กไม่ดี ท่านคิดว่าคนอื่น ๆ ในสังคมจะมองว่าพ่อ แม่เป็นคนดีน่าเชื่อถือหรือไม่ ก็เหมือนกันเพราะว่าเราเป็นบริษัทลูกที่ต้องส่งผลการประกอบการไปรวมกับทางบริษัทแม่ที่ญี่ปุ่น เพื่อส่งเข้าไปแสดงในตลาดหุ้น ถ้าเราสามารถปฏิบัติตามระบบได้ดีผลการประกอบการเป็นที่น่าเชื่อถือ ทางสังคมก็จะให้ความเชื่อมั่นในชื่อเสียงบริษัท และสิ่งที่ตามมาก็คือ บริษัทมีชื่อเสียง มีความน่าเชื่อถือ ทางผู้ซื้อก็จะสั่งสินค้าของบริษัทเรา ทำให้บริษัทมีผลประกอบการที่เพิ่มมากขึ้น มีความมั่นคงในธุรกิจ และก็ส่งผลให้พนักงานมีความเป็นอยู่ที่ดี มีความมั่นคงในอนาคต เป็นต้น
J-SOX เพิ่มงานให้ท่านหรือไม่
สำหรับบางท่านในตอนแรกอาจจะยังไม่เข้าใจ และเห็นว่าเป็นการเพิ่มงาน หรือเพิ่มความยุ่งยากให้ท่านจากงานประจำที่ทำปกติ แต่ถ้าท่านเข้าใจดีแล้ว จะเห็นได้ว่า “J-SOX” ก็คืองานที่ท่านได้ปฏิบัติอยู่เป็นประจำนั่นเอง เพียงแต่ทางผู้จัดทำระบบควบคุมภายใน “J-SOX” ได้เขียนวิธีการทำงานของท่านไว้ในเอกสาร และเพิ่มเติมในบางจุดที่เห็นว่าไม่มีการควบคุมที่เพียงพอเข้าไปเพื่อถือเป็นคู่มือในการปฏิบัติงานต่อไป เท่านั้นเอง
ได้อะไรจากระบบควบคุมภายใน (J-SOX)
ถ้าถามว่าเราได้อะไรจากระบบควบคุมภายใน (J-SOX) ถ้าท่านเป็นผู้ปฏิบัติงานเองท่านจะทราบดีว่าท่านได้อะไร แต่ที่แน่ ๆ ที่ทุกท่านมีเพิ่มมากขึ้น คือความละเอียดรอบคอบในการตรวจสอบเอกสารที่ท่านได้รับ ก่อนที่ท่านจะดำเนินการในขั้นตอนต่อไป ว่าเอกสารที่ได้รับมีรายการประกอบครบและถูกต้องตามที่ระบุไว้ตามเอกสารการควบคุมภายใน (J-SOX) หรือไม่ ถ้าครบถ้วนท่านก็สามารถดำเนินการในขั้นตอนต่อไปไดเลย แต่ถ้าไม่เรียบร้อยท่านก็ต้องทวงถามหรือส่งคืนเอกสารให้ผู้ที่จัดทำเพื่อการแก้ไขที่ถูกต้องต่อไป
ส่วนในด้านบริษัทฯ ถ้าการจัดทำระบบควบคุมภายใน “J-SOX” ได้มีการปฏิบัติได้ตามมาตรฐานแล้ว สิ่งที่ตามมาคือ การให้การยอมรับในความน่าเชื่อถือในข้อมูลของผลประกอบการ
ข้อดี
1. มีคู่มือในการปฏิบัติงานที่ชัดเจน
2. พนักงานใหม่สามารถศึกษาเอกสารคู่มือ (Flowchart, Description, RCM) และทำงานได้ด