Customer ordering to products deliv

Customer ordering to products delivery
(Domestic & Export) Defect product return Defected product destruction ICS (O2C)
- Customer ordering to Delivery procedure/ work instruction/ workflow
- Customer ordering process
- Release blocked over credit granted process
- Product loading process
- Produce delivery process
- Transactions recording
- Compliance with the current procedure/ work instruction/ workflow - Defected products return policy/ procedure/ work instruction/ workflow
- Requests for defected products return
- Defected products return authorization
- Received defected products return
- Transactions recording
- Compliance with the current policy/ procedure/ work instruction/ workflow - Defected products destruction procedure/ work instruction/ workflow
- Requests for defected products destruction
- Defected products destruction authorization
- Compliance with the current procedure/ work instruction/ workflow
- Compliance with the Revenue Department rules and regulators - O2C.COL.KC1: Bank reconciliations are prepared and reviewed on a timely basis.
- O2C.INV.KC1: Accounts receivable sub-ledger is reviewed and reconciled to the general ledger.
- O2C.MMD.KC1.Credit Master: Access to Customer Data is restricted to authorized personnel and modification to critical data is properly approved.
- O2C.MMD.KC1.Customer and Price Master: Access to Customer/Price Master Data is restricted to authorized personnel and modification to critical data is properly approved.
- O2C.MMD.KC1.Customer Master: Access to Customer Data is restricted to authorized personnel and modification to critical data is properly approved.
- O2C.POE.KC1.DOMESTIC: Matching of sales orders, shipments and invoices
- O2C.POE.KC1.EXPORT: Matching of sales orders, shipments and invoices
- O2C.POE.KC2: Overdue accounts receivables are reviewed.
- O2C.POE.KC4: Product prices and margins are authorized or reviewed.
Executive Summary

According to the 2015 approved planning, Operational Risk Management (ORM) reviewed the customer ordering to products delivery processes and also performed the walkthrough process to the current approved ICS relevant with O2C operation of Conwood Thailand (CWT) (9 of 47 ICS) during 04 – 05 June 2015 as details of our reviewed scope as mentioned above.

From our reviewed, we found 10 improvement issues, including non-compliance with the current approved ICS relevant with O2C operation. 10 improvement issues were rated risk levels as below summary table.
Risk Levels Total
Catastrophic Major Moderate Minor Insignificant
- 3 4 3 - 10

Key improvement issues were summarized as below:
• Need enhancement over the reviewing process to sales quotation prior to submitting to the customer (Major) – The current practice is that sales quotation is prepared by Order Taker once it is requested by the customer. However, there was no reviewing process as evidence as signature by their supervisor on quotation prior to submitting to the customer. Lack of this process could lead to inappropriate sales transaction incurred due to invalid sales quotation is signed by customer. Logistic Department Manager commits to define authorized person to review and approve sales quotation, implement a reviewing and signing processes by authorized person on sales quotation and ensure that all issued sales quotation are reviewed and approved by defined authorized person prior to submitting to the customer.
• Non-compliance with Credit Control policy (Major) – Per requirement in Credit Control policy, Any blocked over credit limited to the customer, which has the overdue outstanding balances exceeding 30 days, is requested the Credit Committee which consists of members of Finance Department, Sales Department and Marketing Department to review and approve prior to releasing blocked over credit limited to the customer. From our sampling 2 sales order (No. 2040080768 and 2040080769) to verify, and noted that 2 S/O(s) were not approved by Credit Committee as requested by this policy due to the overdue outstanding balances were 36 days. 2 S/O(s) were approved by Finance and Accounting Manager. Non-compliance with Credit Control policy could lead to increase overdue outstanding balances, break customer relationship due to our following up the payment and finally, increase opportunity loss from selling. Credit Control and AR Section Head commits to strictly comply with the current credit control policy.
• Non-compliance with defected product returning policy (Announcement No. 81/2012) (Major) – According to the request of current defected product returning policy to the defected products returning due to our transportation to the customer stated that Warehouse Division needs to ensure the validity of defected product returned in warehouse prior to further process by signing on D/O to the quantities returned. From our reviewed and noted that Warehouse Division did not consistently perform. In addition, it also requests the summary report of defected products returned due to our transportation to the customers by monthly basis to Logistic Department Manager for charging back to our transportation agency. From our reviewed and noted that there was no summary report of defected product returned due to our transportation to the customers by monthly basis. Non-compliance to this policy could lead to lack of evidence for audit trail and increase risk of repeat issue that increase customer unsatisfactory and operational costs. Logistic Department Manager and Warehouse Division Manager commit to strictly comply with the current defected product returning policy.
• Non-compliance with current ICS (O2C) (Moderate) – According to the requests of ICS no. O2C.MMD.KC1. Credit Master and O2C.MMD.KC1. Customer Master stated that quarterly transaction reviewing process by authorized management is requested, including any adjustment requests for transactions recorded. According to the requests of ICS no. O2C.POE.KC1.DOMESTIC stated that Authorized management needs to monitor long outstanding S/O issued for their further processing and regularly check to ensure the accuracy of tax invoices issued. From our reviewed, those requests in ICS no. O2C.MMD.KC.1. Credit Master, O2C.MMD.KC.1. Customer Master and O2C.POE.KC1.DOMESTIC were not performed by authorized managements. According to the requests of ICS no. O2C.POE.KC.2 stated that Finance and Accounting Manager needs to review and sign on overdue report and Dunning letters must be issued to all customers who have overdue outstanding balances in exceeding 30, 60 and 70 days. From our sampling the period of April 2015 to review and noted that Overdue report was not signed off by Finance and Accounting Manager and Dunning letters were issued based on Credit Control & AR Section Head decision which was not complied with the requests of ICS. Non-compliance with current ICS could lead to unreliable financial statement. Responsible persons commit to strictly comply with ICS.
• Inadequate procedure/ work instruction/ flowchart relevant with stock destruction operations and Non-compliance with the Revenue Department rules and regulators (Moderate) – From our reviewed, there was no procedure/ work instruction/ flowchart relevant with stock. According to the Revenue Department rules and regulators stated that any stock destruction which requests to use the tax benefit is requested the representative person from the Revenue Department (generally be External Auditor) to be witness of defected products destruction which is contrasted with the current practice of Warehouse Division. Per our discussion with Senior Accountant and noted that any cost incurred from defected products destruction (i.e. cost of product, cost of destruction) are grouped as “non-deductible expenses”. However, they did not submit VAT as same as the case of inappropriate stock loss from warehouse to the Revenue Department. Inadequate procedure/ work instruction/ flowchart could lead to incompletely/ inconsistently performed resulting to incorrect or error transactions incurred and Non-compliance with the Revenue Department rules and regulator could lead to face the fine and surcharge payments. Warehouse Division Manager commits to develop related procedure/ work instruction/ flowchart to support the operation and Finance and Accounting Manager consults with Tax Department to find out the solutions.
• Inadequate work instruction/ flowchart relevant with Customer Ordering to Products delivery processes (Moderate) – From our reviewed, the existing flowchart was not sufficient to support the operations of customer ordering to products delivery processes. The existing flowchart is explained only sales ordering process. In addition, the existing flowchart is unclear and there was no work instruction/ flowchart to other processes. Inadequate procedure/ work instruction/ flowchart could lead to incompletely/ inconsistently performed resulting to incorrect or error transactions incurred. Logistic Department Manager commits to develop related work instruction/ flowchart to support the operation.
• Need enhancement over the regularly reviewing to the Conwood Purchasing Order form (Moderate) – From our reviewed, there was no regularly reviewing to the Conwood Purchasing Order form. As a result, the latest reviewed to the Conwood Purchasing Order form was performed on August 1, 2013. Lack of this process could lead to ineffective customer ordering process and increase opportunity loss from selling. Logistic Department Manager commits to implement the annually reviewing process to Conwood Purchasing Order form.


Remark:
Key improvement issues mean the improvement issues which have the risk of moderate levels up.

(See more details in below table)



Observation
Risk Recommendation
Management actions agreed or comments
1. Need enhancement over the reviewing process to sales quotation prior to submitting to the customers 0 Catastrophic 1 Major 0 Moderate

ผลลัพธ์ (ไทย) 1:

ลูกค้าที่สั่งซื้อการจัดส่งผลิตภัณฑ์ (ภายในประเทศและส่งออก) ข้อบกพร่องผลิตภัณฑ์คืน Defected ผลิตภัณฑ์ทำลาย ICS (O2C)-ลูกค้าสั่งขั้นตอนการจัดส่ง / งานสอน / ลำดับ-ขั้นตอนการสั่งซื้อลูกค้า -ปล่อยบล็อกผ่านสินเชื่อที่ได้รับการ-โหลดผลิตภัณฑ์กระบวนการ-การผลิต-บันทึกธุรกรรม-ปฏิบัติตามขั้นตอนปัจจุบัน / งานสอน / ลำดับ - นโยบายการส่งคืนผลิตภัณฑ์ประกอบการ / ขั้นตอน / คำแนะนำการทำงาน / ลำดับ-ร้องขอการส่งคืนผลิตภัณฑ์ประกอบการ-การตรวจสอบการส่งคืนผลิตภัณฑ์ประกอบการ-ประกอบการผลิตภัณฑ์รับกลับ -บันทึกธุรกรรม-สอดคล้องกับนโยบายปัจจุบัน / ขั้นตอน / คำแนะนำการทำงาน / ประกอบการลำดับ - กระบวนการทำลายผลิตภัณฑ์ / งานสอน / ลำดับ-คำขอทำลายผลิตภัณฑ์ประกอบการ-การตรวจสอบการทำลายผลิตภัณฑ์ประกอบการ-ปฏิบัติตามกระบวนงานปัจจุบัน / งานสอน / ลำดับ-ปฏิบัติตามกฎกรมสรรพากรและหน่วยงานกำกับดูแล - O2C พันเอก KC1: กระทบยอดธนาคารได้เตรียม และตรวจสอบทันเวลา-O2C ใบส่งของ KC1: บัญชีแยกประเภทย่อยลูกหนี้จะตรวจสอบ และกระทบยอดบัญชีแยกประเภททั่วไป-O2C การส KC1 เครดิตหลัก: การเข้าถึงข้อมูลลูกค้าถูกจำกัดการอนุญาต และปรับเปลี่ยนข้อมูลที่สำคัญมีอนุมัติอย่างถูกต้อง-O2C การส KC1 ลูกค้าและราคาหลัก: การเข้าถึงข้อมูลหลักราคาลูกค้าถูกจำกัดการอนุญาต และปรับเปลี่ยนข้อมูลได้อย่างถูกต้องได้รับการอนุมัติ-O2C การส KC1 ลูกค้าหลัก: การเข้าถึงข้อมูลลูกค้าถูกจำกัดการอนุญาต และปรับเปลี่ยนข้อมูลที่สำคัญมีอนุมัติอย่างถูกต้อง-O2C ท่าโพธิ์ KC1 ภายในประเทศ: ตรงกับใบสั่งขาย ใบแจ้งหนี้และจัดส่ง-O2C ท่าโพธิ์ KC1 ส่งออก: การจับคู่ของใบสั่งขาย การจัดส่ง และใบแจ้งหนี้-O2C ท่าโพธิ์ KC2: จะดูบัญชีที่เกินกำหนดลูกหนี้-O2C ท่าโพธิ์ KC4: ราคาผลิตภัณฑ์และขอบอำนาจ หรือตรวจสอบบทสรุปสำหรับผู้บริหารตาม 2015 อนุมัติการวางแผน ดำเนินงานความเสี่ยงจัดการ (ออมทองอพาร์) ลูกค้าที่สั่งซื้อผลิตภัณฑ์จัดส่งกระบวนการตรวจทาน และยัง ทำการฝึกปฏิบัติการ ICS อนุมัติปัจจุบันที่เกี่ยวข้องกับ O2C ของ Conwood ไทย (CWT) (9 ของ 47 ICS) ระหว่าง 04-05 2015 มิถุนายนเป็นรายละเอียดของขอบเขตของเราสรุปดังกล่าวข้างต้น จากเราทบทวน เราพบประเด็นปรับปรุง 10 รวมถึงไม่มีปฏิบัติตาม ICS อนุมัติปัจจุบันที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงาน O2C 10 ปัญหาปรับปรุงได้คะแนนระดับความเสี่ยงเป็นตารางสรุปด้านล่างนี้ผลรวมของระดับความเสี่ยงรุนแรงใหญ่ปานกลางวิชารองไม่สำคัญ -3 4 3-10ประเด็นสำคัญการปรับปรุงสรุปผลด้านล่าง:•เพิ่มประสิทธิภาพจำเป็นต้องผ่านการตรวจทานก่อนส่งให้ลูกค้า (หลัก) – การปฏิบัติปัจจุบันในใบเสนอราคาขายอยู่ที่ใบเสนอราคาขายถูกเตรียม ด้วยอัญประกาศเมื่อมีการร้องขอจากลูกค้า อย่างไรก็ตาม มีกระบวนการตรวจทานไม่เป็นหลักฐานที่เป็นลายเซ็นของหัวหน้างานในใบเสนอราคาก่อนส่งให้กับลูกค้า ขาดขั้นตอนนี้อาจไม่เหมาะสมขายธุรกรรมที่เกิดขึ้นเนื่องจากใบเสนอราคาขายที่ถูกต้องลงนาม โดยลูกค้าได้ แผนกโลจิสติกผู้จัดการทำการกำหนดผู้ตรวจสอบ และอนุมัติใบเสนอราคาขาย ใช้กระบวนการตรวจทาน และรับรอง โดยบุคคลที่ได้รับอนุญาตบนใบเสนอราคาขาย และมั่นใจว่า ทั้งหมดออกใบเสนอราคาขายจะตรวจทาน และอนุมัติ โดยบุคคลที่ได้รับอนุญาตกำหนดก่อนส่งไปยังลูกค้า•ไม่สอดคล้องกับนโยบายการควบคุมสินเชื่อ (สำคัญ) -ต่อข้อกำหนดในนโยบายการควบคุมสินเชื่อ บล็อคใด ๆ ผ่านเครดิตจำกัดลูกค้า ซึ่งมียอดค้างชำระที่ค้างชำระเกิน 30 วัน มีการร้องขอคณะกรรมการสินเชื่อซึ่งประกอบด้วยสมาชิกของ ฝ่ายการเงิน ฝ่ายขาย และ ฝ่ายการตลาดเพื่อตรวจทาน และอนุมัติก่อนปล่อย บล็อกผ่านเครดิตจำกัดให้กับลูกค้า จากการสุ่มตัวอย่างของเรา 2 ขายใบสั่ง (หมายเลข 2040080768 และ 2040080769) เพื่อตรวจสอบ และการตั้งข้อสังเกตที่ 2 S / O(s) ได้ไม่รับการอนุมัติจากคณะกรรมการสินเชื่อตามร้องขอนี้นโยบายเนื่องจากพ้นกำหนดค้างชำระดุลได้ 36 วัน 2 S / O(s) ได้รับการอนุมัติ โดยผู้จัดการฝ่ายบัญชีและการเงิน ไม่สอดคล้องกับนโยบายการควบคุมสินเชื่ออาจทำให้เพิ่มยอดค้างชำระเกินกำหนด ตัดความสัมพันธ์กับลูกค้าเนื่องจากเราดังต่อไปนี้การชำระ และในที่สุด เพิ่มโอกาสขาดทุนจากการขาย ควบคุมสินเชื่อและ AR ส่วนหัวทำให้สอดคล้องกับนโยบายการควบคุมสินเชื่อปัจจุบันอย่างเคร่งครัด• Non-compliance with defected product returning policy (Announcement No. 81/2012) (Major) – According to the request of current defected product returning policy to the defected products returning due to our transportation to the customer stated that Warehouse Division needs to ensure the validity of defected product returned in warehouse prior to further process by signing on D/O to the quantities returned. From our reviewed and noted that Warehouse Division did not consistently perform. In addition, it also requests the summary report of defected products returned due to our transportation to the customers by monthly basis to Logistic Department Manager for charging back to our transportation agency. From our reviewed and noted that there was no summary report of defected product returned due to our transportation to the customers by monthly basis. Non-compliance to this policy could lead to lack of evidence for audit trail and increase risk of repeat issue that increase customer unsatisfactory and operational costs. Logistic Department Manager and Warehouse Division Manager commit to strictly comply with the current defected product returning policy.• Non-compliance with current ICS (O2C) (Moderate) – According to the requests of ICS no. O2C.MMD.KC1. Credit Master and O2C.MMD.KC1. Customer Master stated that quarterly transaction reviewing process by authorized management is requested, including any adjustment requests for transactions recorded. According to the requests of ICS no. O2C.POE.KC1.DOMESTIC stated that Authorized management needs to monitor long outstanding S/O issued for their further processing and regularly check to ensure the accuracy of tax invoices issued. From our reviewed, those requests in ICS no. O2C.MMD.KC.1. Credit Master, O2C.MMD.KC.1. Customer Master and O2C.POE.KC1.DOMESTIC were not performed by authorized managements. According to the requests of ICS no. O2C.POE.KC.2 stated that Finance and Accounting Manager needs to review and sign on overdue report and Dunning letters must be issued to all customers who have overdue outstanding balances in exceeding 30, 60 and 70 days. From our sampling the period of April 2015 to review and noted that Overdue report was not signed off by Finance and Accounting Manager and Dunning letters were issued based on Credit Control & AR Section Head decision which was not complied with the requests of ICS. Non-compliance with current ICS could lead to unreliable financial statement. Responsible persons commit to strictly comply with ICS.• Inadequate procedure/ work instruction/ flowchart relevant with stock destruction operations and Non-compliance with the Revenue Department rules and regulators (Moderate) – From our reviewed, there was no procedure/ work instruction/ flowchart relevant with stock. According to the Revenue Department rules and regulators stated that any stock destruction which requests to use the tax benefit is requested the representative person from the Revenue Department (generally be External Auditor) to be witness of defected products destruction which is contrasted with the current practice of Warehouse Division. Per our discussion with Senior Accountant and noted that any cost incurred from defected products destruction (i.e. cost of product, cost of destruction) are grouped as “non-deductible expenses”. However, they did not submit VAT as same as the case of inappropriate stock loss from warehouse to the Revenue Department. Inadequate procedure/ work instruction/ flowchart could lead to incompletely/ inconsistently performed resulting to incorrect or error transactions incurred and Non-compliance with the Revenue Department rules and regulator could lead to face the fine and surcharge payments. Warehouse Division Manager commits to develop related procedure/ work instruction/ flowchart to support the operation and Finance and Accounting Manager consults with Tax Department to find out the solutions.• Inadequate work instruction/ flowchart relevant with Customer Ordering to Products delivery processes (Moderate) – From our reviewed, the existing flowchart was not sufficient to support the operations of customer ordering to products delivery processes. The existing flowchart is explained only sales ordering process. In addition, the existing flowchart is unclear and there was no work instruction/ flowchart to other processes. Inadequate procedure/ work instruction/ flowchart could lead to incompletely/ inconsistently performed resulting to incorrect or error transactions incurred. Logistic Department Manager commits to develop related work instruction/ flowchart to support the operation.• Need enhancement over the regularly reviewing to the Conwood Purchasing Order form (Moderate) – From our reviewed, there was no regularly reviewing to the Conwood Purchasing Order form. As a result, the latest reviewed to the Conwood Purchasing Order form was performed on August 1, 2013. Lack of this process could lead to ineffective customer ordering process and increase opportunity loss from selling. Logistic Department Manager commits to implement the annually reviewing process to Conwood Purchasing Order form.Remark:Key improvement issues mean the improvement issues which have the risk of moderate levels up.(See more details in below table) ObservationRisk Recommendation Management actions agreed or comments1. Need enhancement over the reviewing process to sales quotation prior to submitting to the customers 0 Catastrophic 1 Major 0 Moderate

ผลลัพธ์ (ไทย) 2:

การสั่งซื้อของลูกค้าในการจัดส่งสินค้า
(ภายในประเทศและส่งออก) ผลตอบแทนของผลิตภัณฑ์บกพร่องบกพร่อง ICS ทำลายผลิตภัณฑ์ (O2C)
- การสั่งซื้อของลูกค้าไปยังขั้นตอนการจัดส่งสินค้า / การสอนการทำงาน / ขั้นตอนการทำงาน
- การสั่งซื้อสินค้าของลูกค้า
- ปล่อยบล็อกกระบวนการรับเครดิต
- ขั้นตอนการโหลดสินค้า
- กระบวนการส่งมอบผลิต
- บันทึกการทำธุรกรรม
- การปฏิบัติตามขั้นตอนปัจจุบัน / การสอนการทำงาน / เวิร์กโฟลว์ - ผลิตภัณฑ์ Defected นโยบายการคืน / ขั้นตอนการทำงาน / การเรียนการสอน / ขั้นตอนการทำงาน
- การขอผลิตภัณฑ์เสียกลับ
- ผลิตภัณฑ์ Defected กลับอนุญาต
- รับสินค้าที่เสียกลับ
- บันทึกการทำธุรกรรม
- การปฏิบัติตามปัจจุบัน นโยบาย / ขั้นตอน / การสอนการทำงาน / เวิร์กโฟลว์ - ผลิตภัณฑ์ Defected ขั้นตอนการทำลาย / ทำงานการเรียนการสอน / ขั้นตอนการทำงาน
- การขอเสียการทำลายผลิตภัณฑ์
- ผลิตภัณฑ์ Defected อนุมัติทำลาย
- การปฏิบัติตามขั้นตอนปัจจุบัน / การทำงานการเรียนการสอน / ขั้นตอนการทำงาน
- การปฏิบัติตามกฎระเบียบกรมสรรพากรและหน่วยงานกำกับดูแล - O2C.COL.KC1: การกระทบธนาคารได้จัดทำขึ้นและมีการทบทวนในเวลาที่เหมาะสม.
- O2C.INV.KC1: ลูกหนี้บัญชีแยกประเภทย่อยมีการทบทวนและคืนดีกับบัญชีแยกประเภททั่วไป.
- ปริญญาโท O2C.MMD.KC1.Credit: การเข้าถึง ข้อมูลลูกค้าถูก จำกัด ให้ผู้มีอำนาจและการปรับเปลี่ยนข้อมูลที่สำคัญได้รับการอนุมัติอย่างถูกต้อง.
- O2C.MMD.KC1.Customer ราคาและปริญญาโท: การเข้าถึงลูกค้า / ราคาข้อมูลหลักถูก จำกัด ให้ผู้มีอำนาจและการปรับเปลี่ยนข้อมูลที่สำคัญได้รับการอนุมัติอย่างถูกต้อง.
- O2C.MMD.KC1.Customer ปริญญาโท: การเข้าถึงข้อมูลของลูกค้าถูก จำกัด ให้ผู้มีอำนาจและการปรับเปลี่ยนเพื่อให้ข้อมูลที่สำคัญได้รับการอนุมัติอย่างถูกต้อง.
- O2C.POE.KC1.DOMESTIC: การจับคู่ของการสั่งซื้อการขาย, การจัดส่งและใบแจ้งหนี้
- O2C.POE.KC1 .EXPORT: การจับคู่ของการสั่งซื้อการขาย, การจัดส่งและใบแจ้งหนี้
- O2C.POE.KC2. ลูกหนี้ค้างชำระจะมีการทบทวน
- O2C.POE.KC4: ราคาสินค้าและอัตรากำไรที่ได้รับอนุญาตหรือการตรวจสอบ.
บทสรุปผู้บริหารตามที่วางแผน 2015 ได้รับการอนุมัติการดำเนินงาน การบริหารความเสี่ยง (ออม) การตรวจสอบการสั่งซื้อของลูกค้ากับผลิตภัณฑ์กระบวนการส่งมอบและยังดำเนินการขั้นตอนการแนะนำในปัจจุบันได้รับการอนุมัติ ICS ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของคอนวูด O2C ประเทศไทย (CWT) (ที่ 9 จาก 47 ICS) ในช่วง 04-05 มิถุนายน 2015 รายละเอียดของเรา ขอบเขตการตรวจสอบดังกล่าวข้างต้น. จากการตรวจสอบของเราเราพบ 10 ประเด็นการปรับปรุงรวมถึงการไม่ปฏิบัติตาม ICS ได้รับการอนุมัติในปัจจุบันที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงาน O2C 10 ประเด็นการปรับปรุงถูกจัดอันดับที่ระดับความเสี่ยงดังต่อไปนี้ตารางสรุป. ระดับความเสี่ยงรวมภัยพิบัติเมเจอร์ไมเนอร์ปานกลางเล็กน้อย- 3 เมษายน 03-10 ประเด็นการปรับปรุงที่สำคัญสรุปได้ดังต่อไปนี้: •ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการตรวจสอบการขายใบเสนอราคาก่อนที่จะส่งให้กับลูกค้า (เมเจอร์) - การปฏิบัติในปัจจุบันก็คือว่าใบเสนอราคาขายจะถูกจัดเตรียมโดยการสั่งซื้อ Taker เมื่อมีการร้องขอจากลูกค้า แต่ไม่มีกระบวนการตรวจสอบเป็นหลักฐานเป็นลายเซ็นจากผู้บังคับบัญชาของพวกเขาในใบเสนอราคาก่อนที่จะส่งให้กับลูกค้า ขาดกระบวนการนี้สามารถนำไปสู่การทำธุรกรรมการขายที่ไม่เหมาะสมที่เกิดขึ้นเนื่องจากการขายใบเสนอราคาที่ไม่ถูกต้องมีการลงนามโดยลูกค้า ผู้จัดการฝ่ายโลจิสติกมุ่งมั่นที่จะกำหนดผู้มีอำนาจในการตรวจสอบและอนุมัติใบเสนอราคาขายดำเนินการตรวจสอบและการลงนามกระบวนการโดยผู้มีอำนาจในการขายใบเสนอราคาและให้แน่ใจว่าใบเสนอราคาขายออกทั้งหมดจะถูกตรวจสอบและได้รับอนุมัติจากผู้มีอำนาจกำหนดคนก่อนที่จะส่งให้กับลูกค้า. • การไม่ปฏิบัติตามนโยบายการควบคุมสินเชื่อ (เมเจอร์) - ความต้องการตามนโยบายในการควบคุมเครดิตใด ๆ ที่ถูกปิดกั้นในช่วงเครดิต จำกัด ให้กับลูกค้าที่มียอดคงค้างหนี้ที่ค้างชำระเกิน 30 วันมีการร้องขอคณะกรรมการพิจารณาสินเชื่อซึ่งประกอบด้วยสมาชิกของฝ่ายการเงิน ฝ่ายขายและฝ่ายการตลาดในการตรวจสอบและอนุมัติก่อนที่จะปล่อยสินเชื่อในช่วงที่ถูกปิดกั้น จำกัด ให้กับลูกค้า จากการสุ่มตัวอย่างของเรา 2 ใบสั่งขาย (ฉบับที่ 2040080768 และ 2040080769) เพื่อตรวจสอบและสังเกตเห็นว่า 2 S / O (s) ที่ไม่ได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการพิจารณาสินเชื่อตามที่นโยบายนี้เนื่องจากยอดคงค้างหนี้ที่ค้างชำระ 36 วัน 2 S / O (s) ได้รับอนุมัติจากผู้จัดการฝ่ายการเงินและบัญชี การไม่ปฏิบัติตามนโยบายการควบคุมเครดิตอาจนำไปสู่การเพิ่มขึ้นของยอดคงค้างหนี้ที่ค้างชำระทำลายความสัมพันธ์กับลูกค้าต่อไปเนื่องจากการชำระเงินของเราขึ้นและในที่สุดก็เพิ่มการสูญเสียโอกาสจากการขาย การควบคุมสินเชื่อและ AR หัวหน้าแผนกมุ่งมั่นที่จะปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัดกับนโยบายการควบคุมสินเชื่อในปัจจุบัน. •การไม่ปฏิบัติตามนโยบายที่กลับมาเสียผลิตภัณฑ์ (ประกาศฉบับที่ 81/2012) (เมเจอร์) - ตามคำขอของผลิตภัณฑ์เสียปัจจุบันนโยบายที่จะกลับมา ผลิตภัณฑ์กลับมาเสียเนื่องจากการขนส่งของเราให้กับลูกค้าระบุว่ากองคลังสินค้าต้องการเพื่อให้แน่ใจว่าสินค้าที่ถูกต้องของเสียกลับมาในคลังสินค้าก่อนที่จะดำเนินการต่อไปโดยการลงนามใน D / O ปริมาณกลับ จากการตรวจสอบของเราและตั้งข้อสังเกตว่าฝ่ายคลังสินค้าไม่ได้ดำเนินการอย่างต่อเนื่อง นอกจากนี้ก็ยังขอรายงานสรุปของผลิตภัณฑ์เสียกลับมาเนื่องจากการขนส่งของเราให้กับลูกค้าโดยเป็นรายเดือนให้กับผู้จัดการฝ่ายโลจิสติกสำหรับชาร์จกลับไปที่หน่วยงานการขนส่งของเรา จากการตรวจสอบของเราและตั้งข้อสังเกตว่ามีการรายงานสรุปของผลิตภัณฑ์ไม่เสียกลับมาเนื่องจากการขนส่งของเราให้กับลูกค้าโดยเป็นรายเดือน ไม่ปฏิบัติตามนโยบายนี้อาจนำไปสู่การขาดหลักฐานเพื่อตรวจสอบเส้นทางและเพิ่มความเสี่ยงของปัญหาซ้ำที่เพิ่มค่าใช้จ่ายของลูกค้าและการดำเนินงานที่น่าพอใจ โลจิสติกผู้จัดการฝ่ายและผู้จัดการฝ่ายคลังสินค้ากระทำการอย่างเคร่งครัดตามนโยบายกลับสินค้าที่บกพร่องในปัจจุบัน. •การไม่ปฏิบัติตาม ICS ปัจจุบัน (O2C) (ปานกลาง) - ตามการร้องขอของ ICS ไม่มี O2C.MMD.KC1 ปริญญาโทเครดิตและ O2C.MMD.KC1 ปริญญาโทลูกค้าระบุไว้ว่าการทำธุรกรรมไตรมาสทบทวนกระบวนการโดยผู้บริหารที่ได้รับอนุญาตมีการร้องขอรวมถึงการร้องขอการปรับใด ๆ สำหรับการทำธุรกรรมที่บันทึกไว้ ตามการร้องขอของ ICS ไม่มี O2C.POE.KC1.DOMESTIC ระบุว่าการบริหารจัดการผู้มีอำนาจในการตรวจสอบความต้องการที่ค้างนาน S / O ออกสำหรับการประมวลผลต่อไปของพวกเขาและตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องของใบกำกับภาษีที่ออก จากการตรวจสอบของเราร้องขอผู้ที่อยู่ใน ICS ไม่มี O2C.MMD.KC.1 ปริญญาโทเครดิต O2C.MMD.KC.1 ปริญญาโทและ O2C.POE.KC1.DOMESTIC ลูกค้าที่ไม่ได้ดำเนินการโดยผู้บริหารที่ได้รับอนุญาต ตามการร้องขอของ ICS ไม่มี O2C.POE.KC.2 ระบุว่าการบัญชีและการเงินผู้จัดการฝ่ายต้องการที่จะตรวจสอบและลงนามในรายงานที่ค้างชำระและตัวอักษร Dunning จะต้องออกให้กับลูกค้าทุกคนที่มียอดคงค้างหนี้ที่ค้างชำระเกินใน 30, 60 และ 70 วัน จากการสุ่มตัวอย่างของเราในช่วงเวลาของการเมษายน 2015 เพื่อตรวจสอบและตั้งข้อสังเกตว่ารายงานค้างชำระไม่ได้ลงนามโดยผู้จัดการฝ่ายการเงินและการบัญชีและตัวอักษร Dunning ออกขึ้นอยู่กับเครดิตควบคุมและ AR มาตราการตัดสินใจของหัวหน้าซึ่งไม่เป็นไปตามที่มีการร้องขอของ ICS การไม่ปฏิบัติตาม ICS ปัจจุบันอาจนำไปสู่งบการเงินที่ไม่น่าเชื่อถือ ผู้รับผิดชอบมุ่งมั่นที่จะปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด ICS. •ขั้นตอนไม่เพียงพอ / การสอนการทำงาน / ผังงานที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานการทำลายล้างสต็อกและการไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบกรมสรรพากรและหน่วยงานกำกับดูแล (ปานกลาง) - จากการตรวจสอบของเรามีขั้นตอนไม่มีการทำงาน / การเรียนการสอน / ผัง ที่เกี่ยวข้องกับหุ้น ตามกฎระเบียบของกรมสรรพากรและหน่วยงานกำกับดูแลระบุว่าการทำลายหุ้นใด ๆ ที่ขอใช้สิทธิประโยชน์ทางภาษีที่มีการร้องขอคนตัวแทนจากกรมสรรพากร (โดยทั่วไปจะเป็นผู้สอบบัญชีภายนอก) เพื่อเป็นพยานของการทำลายผลิตภัณฑ์เสียซึ่งจะเปรียบเทียบกับการปฏิบัติในปัจจุบันของ ฝ่ายคลังสินค้า ต่อการสนทนาของเรากับบัญชีอาวุโสและตั้งข้อสังเกตว่าค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากการถูกทำลายผลิตภัณฑ์เสีย (เช่นค่าใช้จ่ายของสินค้าที่ค่าใช้จ่ายของการทำลาย) จะถูกจัดกลุ่มเป็น "ค่าใช้จ่ายที่ไม่สามารถหัก" แต่พวกเขาไม่ได้ส่งภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นเช่นเดียวกับกรณีของการสูญเสียที่ไม่เหมาะสมหุ้นจากคลังสินค้าไปยังกรมสรรพากร ขั้นตอนที่ไม่เพียงพอ / การสอนการทำงาน / ผังอาจนำไปสู่การไม่สมบูรณ์ / ไม่ลงรอยกันดำเนินการส่งผลให้การทำธุรกรรมที่ไม่ถูกต้องหรือข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นและการไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบกรมสรรพากรและหน่วยงานกำกับดูแลอาจนำไปสู่การเผชิญหน้ากับการชำระเงินที่ดีและคิดค่าบริการ ผู้จัดการฝ่ายคลังสินค้ามุ่งมั่นที่จะพัฒนาขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง / ทำงานการเรียนการสอน / ผังเพื่อสนับสนุนการดำเนินงานและผู้จัดการฝ่ายการเงินและบัญชีให้คำปรึกษากับกรมภาษีที่จะหาโซลูชั่น. •การเรียนการสอนการทำงานไม่เพียงพอ / ผังงานที่เกี่ยวข้องกับการสั่งซื้อของลูกค้าผลิตภัณฑ์กระบวนการส่งมอบ (ปานกลาง) - จากการตรวจสอบของเราที่มีอยู่ผังไม่เพียงพอที่จะสนับสนุนการดำเนินงานของลูกค้าที่สั่งซื้อกับผลิตภัณฑ์กระบวนการส่งมอบ ผังที่มีอยู่จะมีการอธิบายการขายเพียงการสั่งซื้อสินค้า นอกจากนี้ผังที่มีอยู่ก็ไม่มีความชัดเจนและไม่มีการเรียนการสอนการทำงาน / ผังกระบวนการอื่น ๆ ขั้นตอนที่ไม่เพียงพอ / ทำงานการเรียนการสอน / ผังอาจนำไปสู่การไม่สมบูรณ์ / ไม่ลงรอยกันดำเนินการส่งผลให้การทำธุรกรรมที่ไม่ถูกต้องหรือมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น ผู้จัดการฝ่ายโลจิสติกมุ่งมั่นที่จะพัฒนาผลงานการเรียนการสอนที่เกี่ยวข้อง / ผังเพื่อสนับสนุนการดำเนินงาน. •ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพที่ผ่านการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอในรูปแบบคอนวูดสั่งซื้อ (ปานกลาง) - จากการตรวจสอบของเรามีการตรวจสอบสม่ำเสมอในรูปแบบคอนวูดสั่งซื้อ เป็นผลให้การตรวจสอบล่าสุดในรูปแบบคอนวูดสั่งซื้อได้ดำเนินการในวันที่ 1 สิงหาคม 2013 การขาดกระบวนการนี้อาจนำไปสู่การสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าไม่ได้ผลและเพิ่มการสูญเสียโอกาสจากการขาย ผู้จัดการฝ่ายโลจิสติกมุ่งมั่นที่จะดำเนินการตามขั้นตอนการตรวจสอบเป็นประจำทุกปีในรูปแบบคอนวูดสั่งซื้อ. หมายเหตุ: . ปัญหาการปรับปรุงที่สำคัญหมายถึงการปรับปรุงปัญหาที่มีความเสี่ยงในระดับปานกลางขึ้น(ดูรายละเอียดในตารางด้านล่างเพิ่มเติม) สังเกตคำแนะนำความเสี่ยงการดำเนินการบริหารจัดการที่ตกลงกันไว้หรือแสดงความคิดเห็น1 ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการตรวจสอบใบเสนอราคาขายก่อนที่จะส่งให้กับลูกค้าภัยพิบัติ 0 1 0 เมเจอร์ปานกลาง

ผลลัพธ์ (ไทย) 3:

ลูกค้าการสั่งซื้อ การจัดส่งสินค้า ( &ภายในประเทศ การส่งออกผลิตภัณฑ์บกพร่องจาก ICS ) กลับทำลายผลิตภัณฑ์ ( การ )
- ลูกค้าสั่งส่งงาน / การสอน / ขั้นตอนเวิร์กโฟลว์
- ลูกค้ากระบวนการสั่งซื้อ
- ปล่อยสินเชื่อให้บล็อกผ่านกระบวนการ
- ผลิตภัณฑ์ กระบวนการผลิต กระบวนการจัดส่งโหลด
-

- รายการบันทึก- ความสอดคล้องกับปัจจุบันขั้นตอน / งานการเรียนการสอน / เวิร์กโฟลว์ - บกพร่องผลิตภัณฑ์นโยบายการคืนสินค้า / ขั้นตอน / งานการเรียนการสอน / เวิร์กโฟลว์
- ขอบกพร่องผลิตภัณฑ์คืน
-
- ได้รับอนุญาตจากสินค้าคืนจากผลิตภัณฑ์คืน
-
รายการบันทึก- ความสอดคล้องกับกระแสนโยบาย / ขั้นตอน / งานการเรียนการสอน / การทำลายกระบวนการเวิร์กโฟลว์ - ผลิตภัณฑ์ / งานการเรียนการสอน / เวิร์กโฟลว์
- ร้องขอการทำลายการทำลายสินค้า
-
- ผลิตภัณฑ์อนุมัติตามขั้นตอนการปฏิบัติงานปัจจุบัน / / / เวิร์กโฟลว์
- สอดคล้องกับกรมสรรพากรกฎและควบคุม - o2c.col.kc1 :กระทบยอดธนาคาร จัดเตรียมและตรวจสอบทันเวลา
- o2c.inv.kc1 : บัญชีลูกหนี้ บัญชีแยกประเภทย่อยได้และคืนดีกับบัญชีแยกประเภททั่วไป .
- o2c.mmd.kc1.credit อาจารย์ : การเข้าถึงข้อมูลลูกค้า จำกัด การอนุญาตบุคลากรและการปรับเปลี่ยนข้อมูลที่สำคัญได้อย่างถูกต้องผ่าน . . .
- o2c.mmd.kc1.customer และปริญญาโท ราคา :การเข้าถึงลูกค้า / ราคาข้อมูลหลักจำกัดอนุญาตบุคลากรและการปรับเปลี่ยนข้อมูลที่สำคัญได้อย่างถูกต้องผ่าน . . .
- o2c.mmd.kc1.customer อาจารย์ : การเข้าถึงข้อมูลลูกค้า จำกัด การอนุญาตบุคลากรและการปรับเปลี่ยนข้อมูลที่สำคัญได้อย่างถูกต้องผ่าน . . .
- o2c.poe.kc1.domestic : การจับคู่ของใบสั่งขาย , การจัดส่งและใบแจ้งหนี้
- o2c.poe.kc1.export :การจับคู่ของใบสั่งขาย , การจัดส่งและใบแจ้งหนี้
- o2c.poe.kc2 : ลูกหนี้บัญชีค้างชำระจะถูกตรวจสอบ .
- o2c.poe.kc4 : ราคาสินค้าและขอบอนุญาตหรือตรวจทาน .
สรุปผู้บริหาร

ตาม 2015 อนุมัติแผนด้านบริหารความเสี่ยงด้านปฏิบัติการ ( ORM ) สุดท้ายลูกค้าการสั่งซื้อการจัดส่งสินค้าและกระบวนการยังแสดงขั้นตอนกระบวนการที่ปัจจุบันได้รับอนุมัติไอซีที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของบริษัทไทย ( CWT ) ( 9 47 ไอซี ) ระหว่าง 04 และ 05 มิถุนายน 2015 ตามรายละเอียดของเราตรวจสอบขอบเขตดังกล่าวข้างต้น

จากเราได้ เราพบปัญหา 10 โครงการรวมทั้งการไม่ปฏิบัติตามด้วยปัจจุบันอนุมัติไอซีที่เกี่ยวข้องกับการดําเนินการ . 10 ประเด็นการปรับปรุงอยู่ระดับความเสี่ยงดังนี้ ตารางสรุปรวม
.
ระดับความเสี่ยงภัยพิบัติใหญ่ปานกลางเล็กน้อยไม่สำคัญ
- 3 4 3 - 10

ที่สำคัญการปรับปรุงปัญหาสรุปได้ดังนี้
- ต้องผ่านกระบวนการการตรวจสอบใบเสนอราคาก่อนที่จะส่งขายให้กับลูกค้า ( รายใหญ่ ) และการปฏิบัติในปัจจุบันที่กล้วยๆขึ้นเพื่อต้องการเมื่อมีการร้องขอจากลูกค้า อย่างไรก็ตามยังไม่มีการทบทวนกระบวนการหลักฐานลายเซ็น โดยผู้บังคับบัญชาของพวกเขาในใบเสนอราคาก่อนที่จะส่งถึงลูกค้า